ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………… 3
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И НОРМАТИВНО – ПРАВОВАЯ БАЗА КОМИТЕТА ПО ОБРАЗОВАНИЮ…………………………………………..
7
1.1. История развития комитета по образованию – как муниципального органа управления…………..…………………………………………………… 7
1.2. Законодательная и нормативно-правовая база – как основа деятельности и ведения делопроизводства в комитете по образованию…………………….
10
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ В КОМИТЕТЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ……………………..
19
2.1. Структура, цели и задачи комитета по образованию………..………..…… 19
2.2. Виды документов, образующихся в результате деятельности комитета по образованию………………………………………………………………….. 37
2.3 . Документооборот и основы организации делопроизводства в комитете по образованию………………………………………………………………… 64
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В КОМИТЕТЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ…….…………………………
77
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..….…… 86
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…. 89
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………….……………………… 95
ВВЕДЕНИЕ
Данная работа представляет собой изучение и анализ проблемы документационного обеспечения управления в органах муниципальной власти и управления на примере комитета по образованию Администрации Великого Новгорода. На основании изученного материала излагаются рекомендации по совершенствованию некоторых аспектов документационной структуры в рассматриваемом органе муниципального управления.
Актуальность темы состоит в том, что лишь некоторое время назад организации и учреждения стали заниматься налаживанием рационального документационного обеспечения, а так как комитет по образованию является муниципальным органом управления и проблемы недостаточного финансирования, отсутствие единого подхода в использовании документационных и информационных ресурсов и недостаточная открытость информации все еще тормозят процесс развития эффективного и совершенного документационного обеспечения в органах муниципального управления, то решение поставленных проблем в данной работе поможет обеспечить устойчивое развитие комитета, качественно и на более высоком уровне совершать документирование образовательного процесса в городе.
Объектом исследования темы является – комитет по образованию Администрации Великого Новгорода.
Предметом исследования этой работы – документационное обеспечение управления в комитете по образованию Администрации города.
Целью дипломной работы является – изучение и совершенствование документационного обеспечения управления в органах муниципальной власти и управления на примере комитета по образованию Администрации Великого Новгорода.
Для достижения поставленной цели исследуемой темы были поставлены следующие задачи:
– изучение истории и нормативно-правовой базы комитета по образованию;
– изучение основных аспектов документационной структуры комитета по образованию;
– определение путей совершенствования документационного обеспечения управления в комитете по образованию.
В ходе написания работы были использованы – Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральный закон «Об образовании», общеотраслевой нормативный акт ГСДОУ, ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации», подробно изучены все основные документы рассматриваемого органа управления в т.ч. положения, инструкции, правила, а также в качестве основной литературы были использованы исследования следующих авторов – А.Н. Белов, А.А. Белов «Делопроизводство и документооборот»; «Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)» под ред. Т.В. Кузнецовой; Н.М. Березина, Е.П. Воронцова «Кадровое делопроизводство»; В.И. Андреева «Практика делопроизводства: организация и ведение»; М.И. Басаков «Современное делопроизводство».
В книге «Делопроизводство и документооборот» наиболее полно обобщены и проанализированы вопросы теории и практики современного делопроизводства и нормативного регулирования корреспонденции. Изложены требования к составлению и оформлению всех видов внутренних документов и ведению внешней деловой переписки. Книга содержит всю необходимую информацию для правильной и рациональной организации работы персонала управления организацией.
В учебнике для вузов «Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)» под ред. Т.В. Кузнецовой дана характеристика законодательных актов, регламентирующих работу с документами. Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности.
Авторы книги «Кадровое делопроизводство» подробно рассматривают требования к содержанию и оформлению трудового договора, приказов (распоряжений) по личному составу, ведению трудовых книжек, личных дел и личной карточки. В тексте и приложениях приведены примеры составления и оформления основных видов кадровых документов.
В учебно-практическом пособии В.И. Андреевой «Практика делопроизводства: организация и ведение», дается системное представление о составе управленческой документации, рассматриваются правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.
Книга «Современное делопроизводство» дает необходимые сведения о структуре и функциях делопроизводственной службы, технологии учета и регистрации документов, контроля исполнения документации. Значительное место в книге занимает раздел механизации и компьютеризации процессов документационного обеспечения управления, задача которого отразить основные тенденции перехода от традиционного к электронному документообороту.
Вся использованная научная литература отвечает современным требованиям и стандартам по документационному обеспечению управления и наиболее полно освещает вопросы, поставленные при исследовании и написании данной работы.
Для изучения поставленной темы в дипломной работе были применены методы системного и сравнительного анализа, нормативного исследования литературы, а также методы опроса, изучения и наблюдения.
В первой главе четко прослеживается история развития комитета – как муниципального органа управления, также рассматривается нормативно-правовая база, которая используется в деятельности комитета.
Во второй главе системно излагаются цели, задачи и структура комитета, подробно описываются виды документов, образующихся деятельности этого муниципального органа управления, далее излагаются основы организации делопроизводства в комитете.
В третьей главе предлагаются пути совершенствования документационного обеспечения управления комитета на основе материалов, полученных в результате исследования и изучения документационной структуры комитета.
В дипломной работе приведен список использованных источников и литературы.
Также дипломная работа сопровождается приложениями, где отражены образцы различных видов документов комитета, также в них предлагаются усовершенствованные формы документов для улучшения качества работы представленного муниципального органа.
Теоретическая значимость данной дипломной работы состоит в том, что в ней раскрыты все необходимые для полного исследования аспекты документационной деятельности и организации делопроизводства в комитете, сделаны выводы по каждой из глав и выявлены, на основе выбранных методов исследования, недостатки в организации документационного обеспечения в данном муниципальном органе управления.
Практической значимостью проведенного исследования являются предложения совершенствования некоторых аспектов документационной структуры комитета, которые помогут более качественного и эффективного совершать процесс документирования деятельности в комитете.
Общий объем работы составляет 94 страницы.
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ И НОРМАТИВНО – ПРАВОВАЯ БАЗА КОМИТЕТА ПО ОБРАЗОВАНИЮ
1.1. История развития комитета по образованию – как муниципального органа управления
Свою историю комитет по образованию Администрации Великого Новгорода – как муниципальный орган управления начинает в 1992 году. Постановлением Администрации города Новгорода от 06.01.1992 №1 «О реорганизации органов управления Администрации города Новгорода» образован комитет по образованию Администрации города на базе упраздненного отдела народного образования горисполкома.
Согласно Положению о комитете по образованию, вышедшему в 1992 году, это муниципальный орган управления образованием в составе Администрации города Новгорода, реализующий единое руководство системой муниципальных образовательных учреждений. Комитет создается по решению местных органов самоуправления и работает под руководством местной Администрации и областного комитета образования.
Подведомственными и подотчетными комитету являются муниципальные образовательные учреждения города, если же необходимо осуществить какие-либо функции по отношению к немуниципальным образовательным учреждениям, то комитет исполняет их по соглашению с ними или их учредителями.
Основными направлениями деятельности комитета являются:
– анализ состояния системы образования;
– выработка программ развития образования;
– осуществление кадровой политики в образовании. Подбор и расстановка руководителей образовательных учреждений, определение перспективных потребностей в педагогических кадрах;
– организация методической помощи учреждениям и работникам образования;
– устройство детей, оставшихся без попечения родителей, в детские дома, школы-интернаты, на воспитание в семьи граждан;
– разработка предложений по охране материнства и детства, улучшению условий воспитания детей в семье.
15 декабря 2000 года происходит переименование комитета по образованию, теперь согласно постановлению Администрации Великого Новгорода от 14.12.2000 №175 «Об изменении структуры Администрации города», создается комитет по образованию, молодежной политике, физической культуре и спорту. Следовательно, меняется структура, компетенция и основные функции этого муниципального органа управления.
Теперь комитет по образованию, молодежной политике, физической культуре и спорту является структурным подразделением Администрации города, подотчетным в своей деятельности Мэру Великого Новгорода.
Комитет обладает правами юридического лица, имеет смету расходов, самостоятельный баланс, печать со своим наименованием, а также соответствующие штампы и бланки. Финансируется комитет за счет средств городского бюджета.
Естественно, в процессе изменения функций и задач комитета, какие-то упраздняются, какие-то, как, например, функции, касающиеся решения вопросов усыновления (удочерения), а также опеки и попечительства были переданы в ведение комитета по социальным вопросам, опеки и попечительства. Новыми же направлениями деятельности комитета стали – создание условий для развития физической культуры и спорта на территории города, обеспечение социальной поддержки и содействие занятости детей, подростков и молодежи.
Комитет содействует реализации комплексных планов развития и укрепления материально-технической базы муниципальных учреждений образования, физической культуры и спорта, центров и клубов по месту жительства для работы с несовершеннолетними и молодежью. Также координирует взаимодействие муниципальных органов, учреждений образования, физической культуры и спорта, учреждений реализующих молодежную политику, с находящимися на территории города подобными учреждениями, независимо от их типов и видов, а также ведомственной принадлежности.
Для решения некоторых вопросов образования, комитет обеспечивает взаимодействие с благотворительными, общественными и другими некоммерческими организациями социальной направленности. Организация отдыха, оздоровления и занятость детей и подростков в летний период и каникулярное время тоже является координирующей и контролирующей функцией комитета.
Новым видом деятельности для комитета становится проведение лицензирования муниципальных образовательных учреждений и оказание помощи в подготовке аттестации и государственной аккредитации.
В связи изменениями задач и функций, комитет претерпел и структурные изменения. Теперь в комитет по образованию, молодежной политике, физической культуре и спорту входят четыре управления, которые курируют основные направления деятельности комитета, это общее и профессиональное образование, дополнительное образование и досуговая деятельность, физическая культура и спорт, финансово-экономическое обеспечение. Осуществление функции по молодежной политике, кадровому обеспечению, информационно-техническому обслуживанию взяли на себя отделы. Связывающим структурным звеном комитета является канцелярия. Руководство деятельностью комитета на основе единоначалия осуществляет заместитель Главы администрации города, председатель комитета по образованию, молодежной политике, физической культуре и спорту, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Мэром города в установленном порядке. Также у председателя комитета имеются заместители.
17 декабря 2002 года создан комитет по образованию, физической культуре и спорту на основании постановления Администрации Великого Новгорода от 17.12.2002 №193 «О внесении изменений в структуру и штатное расписание Администрации города». Здесь четко прослеживается, что функции и направления деятельности в области молодежной политики в комитете были упразднены и переданы в комитет культуры и молодежной политики. В остальном же деятельность комитета оставалась прежней, но уже без отдела по молодежной политики.
С 1 января 2006 года и до настоящего времени действует комитет по образованию, созданный постановлением Администрации Великого Новгорода от 18.11.2005 №237 «О внесении изменений в штатное расписание Администрации Великого Новгорода».
И снова переименование комитета ведет к делегированию функций по физической культуре и спорту управлению по физической культуре и спорту. Также происходят изменения и в самой структуре муниципального органа, но более подробно о них и работе самого комитета будет сказано в следующих главах.
1.2. Законодательная и нормативно-правовая база – как основа деятельности и ведения делопроизводства в комитете по образованию
Нормативно-правовую базу любого муниципального органа управления составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов, а также методических документов, регламентирующих все вопросы, касающиеся деятельности данного органа управления.
В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов.
Ниже приведены краткие характеристики законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, использующихся в деятельности комитета по образованию.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику для комитета в сфере образования, является Конституция Российской Федерации.
В Конституции записано, что каждый имеет право на образование, также гарантируется общедоступность и бесплатность дошкольного, основного общего и среднего профессионального образования в государственных или муниципальных образовательных учреждениях и на предприятиях. На конкурсной основе каждый вправе бесплатно получить высшее образование в государственном или муниципальном образовательном учреждении. Основное общее образование является обязательным.
Следующим по важности является Федеральный закон «Об образовании», который разграничивает компетенцию и ответственность в области образования федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, регулирует вопросы отношений в области образования, которые должны решаться одинаково всеми субъектами Российской Федерации, а также вводит установочные нормы по вопросам, которые относятся к компетенции субъектов Российской Федерации и в соответствии с которыми последние осуществляют собственное правовое регулирование в области образования.
В ведении субъектов Российской Федерации в области образования находятся определение и осуществление политики в области образования, то есть осуществление Федеральной целевой программы развития образования, формирование государственных органов управления образованием и руководство ими, организация предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного, начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам.
Органы субъектов должны создавать, реорганизовывать и ликвидировать образовательные учреждения, а также проводить лицензирование, аттестацию и государственную аккредитацию образовательных учреждений. Осуществлять подготовку, переподготовку и повышение квалификации педагогических работников.
Такие функции как издание нормативных документов в пределах своей компетенции, формирование бюджета в части расходов на образование, осуществление надзора и контроля в сфере образования и исполнение государственных образовательных стандартов за образовательными учреждениями, исполняются органами субъектов Российской Федерации в сфере образования , то есть непосредственно касаются и комитета по образованию – как муниципального органа управления.
Закон Российской Федерации от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (с изм. и доп. от 24.07.1998) – где определяется обязанность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.
Федеральный закон «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31.07.1995 №119-ФЗ (с изм. и доп. от 18.02.1999), посвященный правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентирующий порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.
Также в своей деятельности комитет использует Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003.№131-ФЗ.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом.
Устав Великого Новгорода, Областной закон « О местном самоуправлении в Новгородской области». Вот далеко не весь перечень законодательных и нормативно-правовых актов, использующихся в деятельности комитета, т.к. каждый отдел имеет совокупность законов и подзаконных нормативных актов, регламентирующих и касающихся деятельности непосредственно для исполнения своего функционала.
Для организации делопроизводственного обеспечения управления в комитете, используются следующие нормативные акты.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – в настоящее время наиболее полный общеотраслевой нормативный акт, регламентирующий работу с деловыми документами. ГСДОУ базируется на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973 году и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
Основная цель использования данной системы в комитете – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов на всех уровнях их подготовки, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации.
Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закрепление изменений, связанных с появлением негосударственных форм собственности, в том числе и в образовании, и совершенствование работы аппарата управления.
В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами. Принципиальное отличие такой системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий, таких как современные текстовые редакторы, электронная почта, Интернет, автоматизированная номенклатура дел. Это позволит наиболее полно и широко использовать систему документационного обеспечения управления в соответствии с новыми техническими достижениями.
ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – национальный государственный стандарт России, который является важнейшим нормативным документом по оформлению деловой документации. Принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №65-ст. В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются и на организационно-распорядительные документы, относящийся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации. Данный стандарт находит непосредственное применение и в комитете по образованию.
Далее необходимо рассмотреть локальные нормативно-правовые документы, относящиеся к работе комитета по образованию. Основополагающим документом, который характеризует общие принципы работы комитета, является положение о комитете по образованию Администрации Великого Новгорода, утвержденное постановлением Администрации Великого Новгорода от 18.11.2005 №237 «О внесении изменений в штатное расписание Администрации Великого Новгорода». В Положении изложены основные задачи комитета, его функции, права, структура, основные положения о руководстве комитета и заключительные положения, т.е. правила осуществления ликвидации и реорганизации комитета.
Правила внутреннего трудового распорядка, также являются локальным нормативным актом – документом, детально регламентирующим вопросы повседневной деятельности комитета. Данный документ содержит следующие разделы – общие положения, где определяется цель, для которой разработаны правила и перечисляются конституционные гарантии персонала комитета по образованию; порядок найма и высвобождения работников, включает процедуру приема на работу (перечень необходимых документов), условия работы; основные обязанности работников, перечисляет круг обязанностей работников комитета по своей должности; основные обязанности администрации, определяет перечень обязанностей руководства комитета, которые должны выполняться в соответствии с Трудовым кодексом и другими законодательными актами РФ; рабочее время и его использование, оговаривается начало и окончание работы, перерывы для отдыха, порядок предоставления отпусков; поощрения за успешные результаты работы, перечисляются виды поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, разработку и внедрение рационализаторских предложений в области организации образовательного процесса; ответственность за нарушение трудовой дисциплины, оговаривает меры дисциплинарного воздействия, перечисляет виды нарушений трудовой дисциплины. Правила внутреннего трудового распорядка при необходимости могут корректироваться приказом председателя комитета по образованию при согласии заинтересованных отделов.
Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность комитета в соответствии с вышеназванным положением о комитете по образованию. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах. Утверждается постановлением администрации Великого Новгорода. Штатное расписание разрабатывается по унифицированной форме Т-3.
Структурными подразделениями комитета по образованию являются отделы. Для каждого из них создается положение, где определяется порядок формирования отдела, его задачи, функции, права, ответственность, структура и организация работы отдела, а также порядок реорганизации и ликвидации. Положения об отделах утверждаются председателем комитета по образованию.
Должностная инструкция – эффективное средство управления персоналом. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, а также позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника.
Данные организационно-правовые документы составляются и используются в комитете. В них устанавливаются для всех работников комитета конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Должностная инструкция состоит из разделов – общие положения, функции и должностные обязанности работника, а также права, ответственность и взаимоотношения (связи по должности). Утверждается должностная инструкция председателем комитета по образования.
Еще одним важным документом, определяющим систему организации делопроизводства в комитете по образованию, является инструкция по организации делопроизводства в Администрации Великого Новгорода.
Данная инструкция создана на основе типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая излагает общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – это особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описание процедуры документооборота, также инструкция находит применение в качестве примера для создания собственных систем документационного обеспечения управления в организации.
Инструкция по организации делопроизводства в Администрации Великого Новгорода устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан в Администрации Великого Новгорода в соответствии с Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТом
Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Инструкция включает общие положения; правила оформления документов (подробно описано расположение и обозначение реквизитов документов); правила подготовки и составления отдельных видов документов; определены требования к текстам документов и контроль за их исполнением; определены главные требования при приеме, регистрации и оформлении поступающих документов и отправке исходящих документов, порядок работы с устными письменными обращениями граждан, порядок формирования дел и экспертизы ценности документов.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к эффективному осуществлению и надлежащему документированию такого направления деятельности как образование. Хотя при этом некоторые действующие акты подчас дублируют, противоречат друг другу, а иногда содержат устаревшие требования. Поэтому, на сегодняшний день, стоит проблема оптимизации сложившейся системы документационного обеспечения управления, т.е. требования, устанавливаемые нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать условия документирования и документооборота в Российской Федерации и на местном уровне.
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ В КОМИТЕТЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ
2.1. Структура, цели и задачи комитета по образованию
Комитет по образованию Администрации Великого Новгорода создается постановлением Администрации Великого Новгорода и является ее структурным подразделением. В своей деятельности комитет подотчетен Мэру Великого Новгорода. Также он осуществляет взаимодействие с другими структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода, органами государственной власти, Думой Великого Новгорода и другими организациями и гражданами по вопросам образования.
Комитет является юридическим лицом, имеет свою печать, штамп с названием комитета, печать для обеспечения кадровой работы, а также бланки со своим наименованием. Вся деятельность комитета финансируется за счет средств городского бюджета.
Говоря о тех задачах, которые реализует в своей деятельности комитет, необходимо отметить, что вся деятельность данного муниципального органа основана на исполнении законодательства Российской Федерации и Новгородской области в сфере образования. Важнейшей задачей, стоящей перед комитетом, является осуществление муниципальной политики в области образования в соответствии с решениями Думы Великого Новгорода и постановлениями Администрации Великого Новгорода. Основываясь на полномочиях Администрации Великого Новгорода, комитету необходимо организовать предоставление общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным образовательным программам, а также дополнительное и дошкольное образование на территории города. Еще одной задачей комитета
является организация детского отдыха летом и в каникулярное время.
В связи с осуществлением на территории РФ национальных проектов, в том числе и в области образования, комитет разрабатывает городские программы развития образования и содействует в реализации комплексных планов развития и укрепления материально-технической базы муниципальных учреждений образования. Что же касается контроля, то в приделах своей компетенции комитет следит за выполнением нормативно-правовых актов Администрации Великого Новгорода, а также установленных правил, нормативов и стандартов в работе образовательных учреждений.
Для осуществления данных задач комитет в установленном порядке вносит Мэру Великого Новгорода предложения о совершенствовании структуры управления образованием, а также различные предложения в Администрацию и в Думу Великого Новгорода о мерах по экономическому стимулированию организаций, обеспечивающих значительный вклад в решение проблем образования.
Комитет по образованию может представлять Администрацию Великого Новгорода в органах государственной власти и местного самоуправления.
Одной из функций комитета, является оказание организационно-методической помощи муниципальным образовательным учреждениям по вопросам, связанным с применением действующего законодательства в приделах своей компетенции.
Для осуществления главной задачи по реализации целевого развития образования комитет разрабатывает муниципальную программу по развитию образования и другие целевые программы, которые вносит потом на утверждение в Думу Великого Новгорода. Также комитет создает необходимые условия для реализации прав граждан на образование, для этого организуется учет детей, подлежащих обязательному обучению, в образовательных учреждениях по образовательным программам основного общего образования, формирует в установленном порядке муниципальный заказ учреждениям профессионального образования на подготовку кадров для города, и создает организационно-методические условия для реализации учебно-воспитательных программ.
Анализируя состояние материально-технической базы учреждений, комитет подготавливает предложения по проведению капитальных ремонтов и капитального строительства.
Проекты постановлений о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных учреждений образования готовит также комитет по образованию.
Еще одной важной задачей является – финансирование муниципальных образовательных учреждений, которое осуществляется путем создания условий для осуществления самостоятельной финансово-хозяйственной деятельности, привлечения внебюджетных средств для финансирования программ развития образования и муниципальных учреждений города, формирования в установленном порядке размещения муниципального заказа на средства, выделенные системе образования.
Как известно, для осуществления деятельности в финансово-экономической области необходима бухгалтерия. Но по тем или иным обстоятельствам у некоторых образовательных учреждений нет данного структурного подразделения, и поэтому при комитете создана централизованная бухгалтерия, которая осуществляет бухгалтерский учет данных учреждений, а также проводит в подведомственных учреждениях инспекторскую и контрольно-ревизионную работу, проверку бухгалтерского учета, отчетности и осуществляет внутриведомственный финансовый контроль. Она представляет в установленные сроки в комитет экономики и финансов Администрации Великого Новгорода бухгалтерскую отчетность комитета, а также находящихся в его ведении учреждений и организаций в соответствии с законодательством РФ.
Рассматривая работу комитета по образованию в области кадровой политики, необходимо назвать основные функции в данном направлении деятельности – это осуществление подбора руководителей образовательных учреждений и представление информации об этих кандидатурах в комитет муниципальной службы Администрации Великого Новгорода для назначения на должность и освобождения от нее в установленной форме представления и, конечно же, подбора работников самого комитета.
Еще одной функцией в данном направлении деятельности является подготовка и повышение квалификации руководящих работников образовательных учреждений, проведение аттестации педагогических работников и формирование резерва руководящих кадров для подведомственных учреждений, и их обучение.
Комитет также вправе устанавливать размеры надбавок за качество и напряженность работы руководителям образовательных учреждений всех типов и видов, в соответствии с положением о материальном стимулировании руководителей подведомственных учреждений.
Комитет, обладая функциями и задачами, имеет определенные права. Комитет может привлекать научные учреждения и высококвалифицированных специалистов для разработки целевых программ развития образовательных учреждений, образовывать временные научные коллективы и комиссии, а также запрашивать и получать в установленном порядке от органов местного самоуправления и организаций независимо от их организационно-правовой формы и ведомственной принадлежности сведения, материалы и документы, необходимые для решения вопросов, входящих в компетенцию комитета.
Для улучшения качества образования и привнесения инновационных достижений в этой области, комитет осуществляет подготовку соглашений и договоров о сотрудничестве с международными, зарубежными организациями в данном направлении деятельности.
Для стимулирования деятельности педагогических работников комитет вправе производить их награждение Благодарственным письмом, Почетной грамотой комитета или представлять к наградам, утвержденным на уровне города, области и России.
Переходя к рассмотрению структуры комитета (Приложение 1) нужно отметить, что структурными подразделениями этого муниципального органа являются отделы:
– отдел общего образования;
– отдел профессионального образования и охраны труда;
– отдел по воспитанию, дополнительному образованию и досуговой деятельности;
– отдел финансово-экономического обеспечения;
– отдел кадрового обеспечения;
– отдел информационно-технического обеспечения;
– отдел материально-технического обеспечения;
– общий отдел (канцелярия).
Комитет возглавляет заместитель Главы администрации Великого Новгорода, председатель комитета, принимаемый на работу и увольняемый с работы Мэром Великого Новгорода. Председатель комитета имеет своих заместителей и осуществляет свое руководство на принципах единоначалия.
При комитете создается коллегия по вопросам образования, которую возглавляет председатель комитета, а состав этой коллегии утверждается распоряжением Администрации Великого Новгорода.
Председатель комитета, как и все остальные работники, имеет свою должностную инструкцию, утвержденную в соответствии с Порядком подготовки, утверждения положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников Администрации города, утвержденным постановлением Администрации Великого Новгорода от 01.07.2003 №172 в соответствии с которой и осуществляется работа председателя и заместителя Главы администрации Великого Новгорода.
Как заместитель Главы администрации Великого Новгорода председатель комитета исполняет должностные обязанности в соответствии с постановлением Администрации Великого Новгорода от 17.02.2006 №43 «О распределении должностных обязанностей между Мэром Великого Новгорода и заместителями Главы администрации Великого Новгорода», в том числе координирует деятельность департамента образования, физической культуры и спорта, состоящего из комитета по образования и управления по физической культуре и спорту Администрации Великого Новгорода. Возглавляет наблюдательный совет по контролю за деятельностью муниципальных предприятий и учреждений, курируемых комитетом по образованию, городскую межведомственную комиссию по вопросам организованного отдыха детей и подростков, межведомственный совет по вопросам воспитания детей и молодежи Великого Новгорода, а также различные конкурсные комиссии по размещению муниципального заказа на средства, выделяемые для муниципальных учреждений образования.
Что же касается работы, как председателя комитета, то в ходе руководства деятельностью комитета реализует государственную, региональную и муниципальную политику и определяет приоритетные направления развития системы образования, подготовки кадровых ресурсов территории, финансирования, материально-технического и кадрового обеспечения отрасли.
Вопросы участия комитета в международных, российских и областных мероприятиях решаются председателем комитета. В круг его обязанностей также входит организация разработки проектов нормативных правовых актов, исполнение федеральных областных законов, программ развития образования и планирование работы, контроль за деятельностью комитета, обеспечение эффективного взаимодействия с другими структурными подразделениями Администрации Великого Новгорода.
Необходимо отметить такие аспекты работы председателя комитета как – согласование уставов государственных образовательных учреждений, в отношении которых комитет наделен отдельными государственными полномочиями по их управлению и внесение на утверждение в Администрацию Великого Новгорода уставов подведомственных муниципальных учреждений. В заключение рассмотрения деятельности председателя комитета, можно сказать, что утверждение положений о структурных подразделениях комитета и централизованной бухгалтерии при комитете, обслуживающей лицевые счета этого муниципального органа, должностных инструкций специалистов и руководителей структурных подразделений, определение компетенции и должностных обязанностей своих заместителей, а также утверждение регламента работы и контроль за соблюдением трудовой дисциплины – является прямой обязанностью председателя данного муниципального органа управления.
Далее, исходя из структуры комитета, у председателя есть три заместителя – Первый заместитель председателя комитета, заместитель председателя комитета, заведующий отделом по воспитанию дополнительному образованию и досуговой деятельности и заместитель председателя комитета, заведующий отделом финансово- экономического обеспечения.
Рассматривая должностные обязанности первого заместителя председателя комитета, нужно сказать, что он, как и все остальные сотрудники комитета назначается и освобождается от должности Мэром Великого Новгорода в установленном порядке.
В своей работе руководствуется федеральными областными законами, Уставом и решениями Думы Великого Новгорода, положением о комитете и его отделах и распоряжениями заместителя Главы администрации Великого Новгорода, председателя комитета по образованию.
Приоритетными направлениями в деятельности первого заместителя являются – создание условий устойчивого функционирования единой системы общего и профессионального образования на уровне федеральных, региональных и городских нормативов, государственных образовательных стандартов по программам дошкольного, общего и начального профессионального образования. Осуществление отраслевого принципа управления и организационно-методического руководства образовательными учреждениями города и службами обеспечения и поддержки образования, финансируемыми из городского бюджета на основе программно-целевого и государственно-общественного характера управления.
Первый заместитель выполняет такие должностные обязанности как, выявление и анализ результатов работы отделов и подведомственных муниципальных образовательных учреждений по основным направлениям деятельности, реализации Программ развития образования области и города в соответствии с утвержденными критериями и показателями. Несомненно, он заинтересован и в реализации конечных результатов этих программ.
Также он планирует и организует деятельность курируемых отделов городского методического центра по работе с руководящими кадрами муниципальной системы образования, как правило, это текущее и перспективное планирование.
По вопросам своей компетенции первый заместитель проводит подготовку и проведение совещаний, семинаров, конференций с руководителями образовательных учреждений, участвует в формировании бюджета в части расходов на образование и мониторинг его использования.
В процессе осуществления своих функций руководит городским методическим и экспертным советом, а также проверяет готовность образовательных учреждений к новому учебному году, помогает в подготовке к лицензированию, аттестации или государственной аккредитации подведомственных учреждений.
В конце учебного года он представляет председателю комитета письменный проблемный анализ о своей деятельности и деятельности в муниципальных образовательных учреждениях, по мере же необходимости, в устном виде председателю сообщает о деятельности муниципальных органов управления образованием в рамках реализации региональной программы развития образования.
Необходимо также отметить еще одну должность – это помощник заместителя Главы Администрации Великого Новгорода, который непосредственно подчиняется председателю комитета по образованию.
Помощник организует работу по обеспечению административно-распорядительной деятельности и взаимодействию своего руководителя со структурными подразделениями комитета и организовывает работу руководителя с гражданами.
Еще одним основным направлением деятельности является координация работы по делопроизводству со всеми отделами комитета, т.е. помощник принимает, просматривает и регистрирует поступающие на рассмотрение руководителя документы, корреспонденцию и личные заявления, передает их в соответствии с визой председателя в структурные подразделения комитета или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов, перед этим проверяя правильность оформления подготовленных документов или их проектов, которые передаются руководителю на подпись, и осуществляет контроль за рассылкой исходящей документации комитета. Принимает решения о предоставлении председателю комитета документов, требующих срочного рассмотрения.
Помощник осуществляет подготовку заседаний и совещаний, проводимых руководителем, для этого собирает необходимые материалы и оповещает участников о месте и времени его проведения, повестке дня и согласовывает графики встреч председателя и руководителей вышестоящих организаций или педагогическими коллективами.
Организует работу приемной, для этого регулирует поток посетителей или, если возможно, самостоятельно решает вопросы возможности приема, оформляет карточки приема граждан по личным вопросам и направляет их в отдел по работе с обращениями граждан Администрации города, а также организует проведение телефонных переговоров председателя, передает телефонограммы и записывает информацию, полученную в отсутствии руководителя.
В общем смысле, можно сказать, что помощник является циркулирующим звеном в организации делопроизводства в комитете и организатором работы председателя.
Теперь, что касается работы отделов комитета. Начнем их рассмотрение с отдела общего образования.
Отдел общего образования, как и все остальные отделы, создается постановлением Администрации города при утверждении структуры комитета и является его структурным подразделением.
Отдел создан в целях осуществления государственной, региональной и муниципальной политики в сфере всех ступеней образования и реализации Федеральной, региональной и городской программ развития образования.
Отдел в своей деятельности подотчетен председателю комитета и первому заместителю председателя.
В своей деятельности он руководствуется Конституцией РФ, Законом Российской Федерации «Об образовании», Декларацией прав ребенка, законодательством РФ и Новгородской области.
В задачи отдела входит общее руководство и координация деятельности всех структур системы дошкольного и общего образования. Проведение комплексного анализа функционирования и развития дошкольного и общего образования в городе, в том числе статистического и экономического. Разработка научно-обоснованных предложений стратегии муниципальной политики развития сферы этих ступеней обучения, формирование и реализация на ее основе муниципальных проектов и программы развития в части дошкольного и общего образования. Также отдел разрабатывает нормативно-правовые документы, регулирующие деятельность систем дошкольного и общего образования, и конечно, осуществляют контроль за их выполнением подведомственными учреждениями.
Отдел развивает международное сотрудничество в области дошкольного и общего образования и ведет межрегиональные связи в рамках своей компетенции, в том числе на межведомственной основе.
В комитете существует определенный порядок приема в муниципальные образовательные учреждения, который разрабатывается данным отделом.
Отдел общего образования создает банк данных по всем направлениям деятельности в сфере образования и подготовке кадровых ресурсов города. Разрабатывает предложения по развития оптимальной сети учреждений дошкольного и общего образования, необходимые для обеспечения интересов и запросов населения, проектированию строительства зданий образовательных учреждений.
В этом отделе согласовываются годовые и учебные календарные планы, а также графики образовательных учреждений.
Данный отдел тесно взаимодействует с отделом кадров в вопросах подготовки и проведения аттестации педагогических, руководящих работников и совместно готовятся проекты договоров с образовательными учреждениями на целевую или курсовую подготовку и переподготовку специалистов. В отделе идет подготовка проектов приказов, распоряжений по вопросам своей деятельности и ведется организованная работа с населением по вопросам дошкольного и общего образования через приемы граждан по личным вопросам, заявлениям, письмам и обращениям.
Отдел общего образования возглавляет заведующий, который в процессе своей деятельности несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и осуществление им своих функций таких как – соблюдение финансовой, штатной и трудовой дисциплины.
Кроме заведующего в состав отдела входят шесть специалистов, каждый по определенному направлению работы:
– главный специалист по дошкольному образованию;
– главный специалист по начальному общему образованию;
– главный специалист по среднему общему образованию и инновационной деятельности;
– главный специалист по специальному (коррекционному) образованию;
– главный специалист по исполнению законодательства об образовании, охране прав и интересов несовершеннолетних;
– главный специалист по лицензированию, аттестации образовательной деятельности.
В целях реализации принципов коллегиальности в управлении системой образования и обеспечения ее эффективной деятельности, специалисты отдела могут принимать участие в совете директоров и заведующих, городском методическом и экспертном совете, а также в городских и областных аттестационных и аккредитационных комиссиях по образовательным учреждениям.
Следующее структурное подразделение комитета – это отдел профессионального образования и охраны труда. Основные задачи и направленность деятельности очень пересекаются с функциями и задачами отдела общего образования, с той лишь разницей, что данный отдел реализует в рамках города государственную политику в сфере общего и профессионального образования с учетом специфики областного центра.
Также отдел занимается контролем за соблюдением санитарных, пожарных норм и техники безопасности в учреждениях подведомственных комитету.
Отдел анализирует состояние условий охраны труда и учебного процесса, причин несчастных случаев с обучающимися, производственного травматизма и профессиональной заболеваемости работников и, как следствие, разрабатывает и принимает меры по их предупреждению и снижению. В процессе своей деятельности отдел готовит проекты приказов и распоряжений по вопросам общего и профессионального образования, организует разработку и пересмотр инструкций по охране труда для персонала комитета, не реже одного раза в пять лет.
Отдел профессионального образования и охраны труда возглавляет заведующий, который организует свою работу и работу всего отдела в соответствии с положением об отделе, также в состав отдела входит главный специалист.
Далее будет раскрыта деятельность отдела по воспитанию, дополнительному образованию и досуговой деятельности детей.
Отдел реализует законодательства РФ в области дополнительного образования, воспитания и организованной досуговой деятельности детей, а также разрабатывает основы городской политики в этой области.
Отдел взаимодействует с органами социальной защиты, Новгородским отделением Регионального фонда социального страхования, комитетами администрации города, областными профсоюзами по выработке и осуществлению политики в области организации летнего отдыха детей и подростков.
Выступает заказчиком и координирует проведение детских общегородских массовых мероприятий.
Отдел на заседаниях межведомственной комиссии представляет к назначению муниципальных стипендий одаренных детей, который особо отличились в области культуры, науки и спорта, а также имеют высокие результаты на различных конкурсах и олимпиадах.
Что же касается организационно-штатной структуры отдела, то возглавляет его заведующий, и как уже выше было отмечено, заместитель председателя комитета, а также:
– главный специалист по воспитанию;
– главный специалист по дополнительному образованию;
– ведущий специалист по вопросам организации оздоровительного отдыха детей и подростков.
Отдел проводит заседания межведомственной комиссии по вопросам организованного труда и отдыха детей, координационного совета городского научного общества учащихся и организационных комитетов по подготовке и проведению массовых мероприятий по художественно-эстетическому, прикладному, техническому и интеллектуальному творчеству детей и подростков.
Отдел финансово-экономического обеспечения выполняет задачи по формированию и исполнению бюджета в сфере образования, а также определяет направления и приоритеты финансово-экономического развития образования, путем проведения анализа финансово-хозяйственной деятельности в образовательных учреждениях для обеспечения их нормального функционирования и эффективного использования бюджетных средств.
В экономической деятельности комитета также разрабатываются определенные программы по реализации национального проекта, в частности программа «Финансовая политика».
Отдел составляет в установленном порядке проект бюджета сферы образования города, роспись расходов и осуществляет казначейское исполнение этого бюджета. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность и финансовые показатели муниципальных образовательных учреждений и совместно с отраслевыми отделами комитета разрабатывает предложения о снижении расходов бюджетных средств и увеличении доходов за счет привлечения внебюджетных источников финансирования.
По части контроля отдел осуществляет проверки правильности постановки бухгалтерского учета и отчетности, соблюдение инструкций по ведению бухгалтерского учета муниципальными подведомственными учреждениями и структурными подразделениями комитета.
Отдел возглавляет заведующий и одновременно заместитель председателя комитета, который в приделах своей компетенции и направлений деятельности готовит проекты приказов и договоров от имени комитета, распределяет должностные обязанности между специалистами отдела и выполняет другие функции, необходимые для обеспечения деятельности комитета.
Для решения задач и выполнения возложенных функций в состав отдела также входят:
– 2 главных специалиста по экономическим вопросам;
– 1 главный специалист по казначейскому исполнению бюджета.
Далее рассмотрим один из основных отделов в каждом учреждений – это отдел кадрового обеспечения.
Отдел кадрового обеспечения комитета по образованию решает кадровые вопросы аппарата комитета и централизованной бухгалтерии при комитете и подведомственных учреждений, а также формирует и готовит резерв руководящих кадров для учреждений сферы образования.
Отдел оформляет всю кадровую документацию, в том числе обеспечивающую социальные гарантии и социальную защиту работников комитета и подведомственных учреждений. Готовит статистическую отчетность, такую как РИК – 83, сведения о молодых специалистах, форму Т-6 и отчет об итогах аттестации педагогических и руководящих работников.
Для эффективного осуществления управления персоналом отдел изучает количественный и качественный состав сотрудников комитета и организует работу по формированию резерва муниципальных служащих, готовит документы в комитет муниципальной службы Администрации Великого Новгорода по назначению, увольнению, переводу работников комитета и руководителей образовательных учреждений, а также их отпускам. Оформляет кадровую документацию на работников централизованной бухгалтерии при комитете.
Структура данного отдела состоит из заведующего, главного и ведущего специалистов.
Последние два отдела – это отдел информационно-технического обеспечения и материально-технического обеспечения комитета по образованию. Главной задачей отдела информационно-технического обеспечения является организация технической поддержки реализации городской информационной политики и деятельности комитета, а также участие в разработке основных направлений информационной политики в сфере образования. Отдел участвует в формировании единого информационного пространства и международной проектной деятельности.
Для решения задачи по организации технической поддержки реализации городской информационной политики отдел взаимодействует с комитетом по информатизации Администрации Великого Новгорода и оказывает консультативную помощь подведомственным образовательным учреждениям.
Если говорить об обеспечении технической и информационной поддержки деятельности комитета, то отдел в данном случае организовывает развитие локальной компьютерной сети комитета. Проводит анализ модернизации имеющейся компьютерной техники в комитете по мере необходимости и изучает потребность сотрудников комитета в программном обеспечении при составлении технического задания, которое отправляется отделу информатизации института образовательного маркетинга и заключает с ним соответствующие договоры. Также отдел ведет учет компьютерной техники комитета и составляет заявки на её приобретение.
Вся сеть компьютерных и периферийных устройств комитета находится в области компетенции данного отдела, и работа этого отдела отражается на качестве и своевременности выполнения функций и задач всего комитета по образованию.
Возглавляет отдел информационно-технического обеспечения заведующий, а помогает ему в выполнении всех вышепоставленных задач ведущий специалист.
Отдел материально-технического обеспечения ведет работу по контролю за соблюдением строительных и санитарных норм в учреждениях, подведомственных комитету, а также контролирует обустройство территорий, прилегающих к этим учреждениям.
Для выполнения этих задач отдел обследует состояние зданий и инженерных сетей учреждений, формирует базу данных об их техническом состоянии и оборудовании и разрабатывает план мероприятий по подготовке к осенне-зимнему периоду и новому учебному году по капитальному ремонту и строительству. Анализирует информацию о техническом состоянии зданий, находящихся в оперативном управлении образовательных учреждений, и формирует на его основе список по капитальным ремонтам и реконструкции.
Отдел участвует в аттестации заместителей руководителей образовательных учреждений по административно-хозяйственной работе, а также организует работу и функционирование служб по содержанию зданий комитета.
Структура данного отдела такова:
– заведующий отделом;
– главный специалист;
– ведущий специалист.
И, несомненно, главный отдел, основные задачи которого организационное и документационное обеспечение деятельности комитета и подведомственных образовательных учреждений, – это общий отдел или канцелярия. В структуру данного отдела входит – заведующий и ведущий специалист.
В отделе идет обеспечение документооборота и ведение архива организации. Отдел выдает информационно-справочную документацию, как структурным подразделениям комитета, так и подведомственным учреждениям. Выполняет машинописные и множительные работы, контролирует выполнение приказов и своевременное исполнение входящей документации вышестоящих организаций. Также канцелярия обеспечивает своевременное поступление информации о системе образования в средства массовой информации, через пресс-центр Администрации Великого Новгорода и обновляет информацию на сайте комитета по образованию.
Как и во всех организациях, так и в комитете по образованию, в штатном расписании имеется обслуживающий персонал – это водители, администраторы, сторожа и уборщики служебных помещений.
Что же касается бухгалтерского учета и начисления заработной платы, то этим занимается централизованная бухгалтерия при комитете. Данное учреждение обслуживает все образовательные учреждения, не имеющие самостоятельной бухгалтерии и непосредственно сам комитет. В сферу их деятельности, помимо выше указанных функций, входят, также ведение работы по расчетам с банком, подотчетными лицами и кредиторам, а также осуществление оперативного контроля за оплатой счетов. Бухгалтерия принимает, проверяет и обрабатывает авансовые отчеты, счета-фактуры на выполнение работ и услуг, приобретение товарно-материальных ценностей.
Завершая рассмотрение структуры комитета необходимо отметить что, ликвидация и реорганизация комитета осуществляется постановлением Администрации города, в соответствии с действующим законодательством обеспечивается соблюдение прав и законных интересов его работников.
Итак, мы рассмотрели все структурные подразделения комитета по образованию. Их задачи, функции, права и направления деятельности специалистов в каждом их этих отделов, что дало общее представление об организации работы комитета.
В процессе работы отделы руководствуются Конституцией Российской Федерации, законами РФ и Новгородской области, постановлениями и распоряжениями Администрации Великого Новгорода, локальными актами комитета, только каждый отдел в соответствии со своими направлениями деятельности и положением об отделе.
В целом, можно сказать, что структура комитета хоть и довольно сложна, но в ней продуманы все необходимые направления и должностные единицы для реализации основополагающих целей и задач, поставленных перед таким муниципальным органом управления как комитет по образованию.
2.2. Виды документов, образующихся в результате деятельности комитета по образованию
Правильная организация делопроизводства считается одним из важнейших критериев успешной деятельности любого муниципального органа управления.
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.
Делопроизводство следует рассматривать как часть управления, поскольку реализация всех его функций в той или иной степени связан с элементами делопроизводства.
В функции делопроизводства входят: предварительное рассмотрение документа, регистрация, его распределение по структурным подразделениям для исполнения, учет, организация обработки, установление форм и реквизитов, контроль исполнения документов, справочно-информационное обслуживание.
В современных системах муниципальных органов власти и управления делопроизводство можно рассматривать как подсистему документационно-информационного обеспечения управленческого аппарата.
Функции делопроизводства в муниципальных органах управления определяются количественными параметрами, с помощью которых оценивается общий объем работ по их реализации. Такими параметрами будут: объем документов или видов работ, проводимых в единицу времени, объем документов, приходящийся на каждого работника или структурное подразделение.
Организация делопроизводства непосредственно в комитете, осуществляется в общем отделе – канцелярии. Оно проводится в централизованной форме, т.е. все функции приема, регистрации, обработки и распределения корреспонденции по структурным подразделениям комитета, а также учет и контроль исполнения, производятся в единой, общей для всего учреждения службе.
В повседневной работе комитета создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Документы принимаются к исполнению, если они отвечают определенным требованиям. Комплекс документов, создаваемых в комитете, определяется такими факторами как – круг вопросов решаемых в процессе деятельности данного муниципального органа; порядком разрешения этих вопросов, т.е. на основе коллегиальности или единоначалия, а также объемом и характером внешних связей.
Если попытаться классифицировать документы в рассматриваемом органе, то получается, что в комитете образуются письменные, электронные и графические документы.
Письменные документы – это документы созданные машинописным способом, а также изготовленные с применением компьютерных принтеров и множительных аппаратов.
Электронные – это документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих компьютерную обработку информации.
И, наконец, графические – это различные схемы, планы, графики, раскрывающие деятельность комитета по образованию. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста.
В комитете создаются такие виды документации как – организационно-правовые, организационно-распорядительные, информационно-справочные и документы по личному составу, что же касается централизованной бухгалтерии, то там создаются документы по финансово-расчетным операциям и бухгалтерскому учету.
Итак, начнем рассмотрение видов документов, образующихся в деятельности комитета с организационно- распорядительной документации.
Организационно-распорядительные документы – это письменные документы, в которых фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности учреждения.
В комитете, как председатель, так и остальные служащие не только прямо связаны с организационно-распорядительной документацией, но и причастны в своей повседневной деятельности к их созданию.
Организационно-распорядительная документация – это и организационно-правовое обеспечение комитета в целом; это и документация, касающаяся взаимоотношений комитета с вышестоящим муниципальным органами власти и подчиненными образовательными учреждениями; это и документы, регламентирующие процесс управления с самом комитете и его структурных подразделениях, то есть отделах.
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» документы делятся на следующие группы:
– организационно-правовые (положения, уставы, инструкции, правила);
– распорядительные (приказы, решения, постановления, распоряжения);
– документы по личному составу (личные дела, личные карточки, трудовые книжки и т.д.);
– справочно-информационные (протоколы, докладные записки справки, акты, письма).
Организационно-правовые документы по сравнению с распорядительными и справочно-информационными, обладают высшей юридической силой, так как документы двух других групп создаются на базе именно организационно-правовой документации. На основе предложенного перечня, можно рассматривать документацию, которая ведется в комитете, только исходя из специфики этого муниципального органа.
Основным организационно-правовым документом в комитете, как уже выше было сказано, является положение.
Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, права и обязанности, организацию работы как в комитете в целом, так и его структурных подразделениях. В положении также отражены права и обязанности отдельных должностных лиц.
Данное положение о комитете по образованию является индивидуальным, оформляется на бланке и имеет такие реквизиты как – название организации, гриф утверждения, наименование вида документа, место издания и дату, индекс, заголовок, отметки о согласовании, визы и собственно сам текст.
Текст положения включает следующие разделы:
– общие положения (здесь указывается подотчетность комитета, его взаимодействте с другими структурными подразделениями и юридический адрес);
– основные задачи;
– основные функции;
– права комитета;
– обеспечение деятельности комитета;
– структура комитета (здесь раскрываются названия отделов);
– руководство комитетом (раскрываются общие положения о работе председателя комитета);
– заключительные положения (о ликвидации и реорганизации комитета).
Положение составляется руководителями структурных подразделений с последующим утверждением председателя комитета.
Аналогичные реквизиты и разделы содержат в себе положения об отделах комитета, где четко прописываются функции, задачи и направления деятельности того или иного отдела комитета.
Следующий вид организационной документации – инструкции.
Инструкция – это правовой акт, издаваемый с целью установления правил, регулирующих специальные стороны деятельности комитета, его структурных подразделений, должностных лиц.
Обязанность издания инструкции лежит на отделе профессионального образования и охраны труда т.к. направление деятельности отдела по охране труда работников образования и самого комитета, обязывает издавать данный распорядительный документ по разным тематикам (Приложение 2).
Особенностью инструкций является их обязательное утверждение подписью председателя комитета в грифе утверждения. В инструкции всегда устанавливается срок введения, а иногда и действия данного документа. Текст инструкции состоит из разделов, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты и излагается, как правило, в третьем лице или безличной форме.
Формуляр инструкций имеет следующие реквизиты – наименование организации, структурного подразделения, название инструкции, гриф утверждения, дату, заголовок, индекс, место издания и подпись.
Разновидностью этого вида документов являются должностные инструкции, определяющие организационно- правовое положение работника в структурном подразделении. Должностные инструкции на работников комитета разрабатываются на базе типовых должностных инструкций для работников отдельных категорий с учетом квалификационных характеристик, изложенных в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
Утверждаются должностные инструкции председателем комитета и согласовываются со специалистом, по должности которого она написана.
Теперь, что касается распорядительных документов. Издание данного вида документов сопровождается возникновением и решением вопросов организационного типа, как в системе образования, так и в работе комитета. Также в области планирования действий и сроков для выполнения различных плановых заданий и показателей в образовании, решение вопросов труда и заработной платы сотрудников комитета. Это далеко не полный перечень наиболее характерных оснований обязательного издания распорядительной документации в муниципальном органе управления.
В практике управления из распорядительных документов чаще других применяется приказ.
В комитете по образованию приказы издаются по основной деятельности и по личному составу. Проекты приказов готовят отделы, каждый по своему направлению деятельности.
При работе с приказом, составители должны согласовать его, если это необходимо, со всеми заинтересованными отделами и должностными лицами для получения их визы. Во всех случаях обязательна виза составителя приказа и руководителя структурного подразделения, который готовит проект приказа.
Особо надо сказать о визе юриста, который работает от Администрации Великого Новгорода в данном учреждении и рассматривает проекты приказов, определяя целесообразность их издания, соответствие проекта действующему законодательству, отсутствие противоречий ранее изданным приказам или их частичного дублирования.
Завизированный проект приказа передают председателю комитета на подпись. Приказ вступает в силу с момента его подписания или даты, специально оговоренной в приказе. С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица, которые расписываются на первом экземпляре приказа.
Приказы по основной деятельности могут издаваться по указанию вышестоящих муниципальных органов власти, по инициативе руководителя и на основании докладных записок должностных лиц. Если основанием для издания приказа послужило указание вышестоящего органа, то в нем обязательно надо указать полное наименование, номер и дату этого документа.
Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей (Приложение 3).
В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа, в распорядительной – предписываются конкретные действия. Распорядительная часть приказа всегда начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».
Приказы оформляют на бланке приказов, где в состав формуляра входят такие реквизиты как – наименование вышестоящей организации, т.е. Администрация Великого Новгорода, наименование организации (комитет по образованию), место издания, название вида документа (приказ), дата, номер, заголовок к тексту (отвечающий на вопрос «о чем?»), текст, подпись, визы.
В констатирующей части излагают причины издания приказа, но данная часть может быть опущена, если распорядительная не нуждается в обосновании.
В распорядительной части приказа содержатся предписания, излагаемые по пунктам с указанием исполнителей и сроков исполнения. Срок исполнения может быть общим для всех предписываемых действий или дифференцированным по отдельным пунктам. Отдельным пунктом определяется орган или должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением приказа.
При необходимости текст приказа может быть подразделен на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются по порядку. В последнем пункте могут перечисляться ранее изданные распорядительные документы, отменяемые, дополняемые или изменяемые настоящим приказом.
После подписания приказы регистрируются, а затем размножаются в количестве, необходимом для рассылки в общеобразовательные учреждения или по отделам. Список на рассылку готовит исполнитель приказа.
Если приказ содержит значительно большой текст, то в приказе излагаются основные вопросы, сам же текст печатается в приложениях. Приложения могут быть в виде схемы, таблицы, списка. На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или его пункту оно относится.
Теперь о приказах по личному составу. Данные приказы издаются при оформлении на работу сотрудников централизованной бухгалтерии при комитете, их перемещении, увольнении, предоставлении отпуска, объявлении им поощрения, благодарности или наложения мер дисциплинарные взыскания.
Приказ председателя комитета может быть аннулирован только другим приказом или же приказом вышестоящего учреждения.
Решения по вопросам нормативного характера, организационным, кадровым или другим внутренним вопросам комитета, могут оформляется как приказами, так и распоряжениями.
Распоряжение – это документ, издаваемый председателем комитета или его заместителями по вопросам их компетенции. Также как и проекты приказов, проекты распоряжений издаются в отделах и оформляются аналогично приказам по основной деятельности.
Распоряжение оформляется на специальном бланке, где реквизитами являются – герб Великого Новгорода, наименование вышестоящего учреждения, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись и визы.
Структура текста распоряжения состоит из вводной части, где указывается на основании какого нормативно документа или положения дел в данной организации, требуется принятие каких-либо конкретных действий.
Распорядительная часть начинается со слов – установить, утвердить, предлагаю и.т.д. Каждый пункт этой части представляет конкретное действие с указанием исполнителя и срока исполнения.
Документ подписывается председателем комитета или его заместителями.
Такой вид документов как решение – являющееся правовым актом, принимаемым в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, в комитете не издается. Данную функцию берет на себя Администрация города и другие вышестоящие органы власти и управления.
Следующий рассматриваемый вид документации – это справочно-информационные документы.
К документам этой группы относятся:
– протоколы;
– служебные письма, факсограммы, телефонограммы;
– докладные и объяснительные записки, справки, акты.
Как и в любом учреждении, в комитете нередко проводятся заседания по различным вопросам, которые оформляются протоколами.
В комитете составляется ежегодный план работы, где планируется оперативная работа комитета, повторяющаяся периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени.
План работы имеет типовую форму в виде таблицы и содержит следующие реквизиты – гриф утверждения, наименование документа – ПЛАН, указание года, на который составляется план. Далее в таблице представлены следующие графы – номер записи по порядку, содержание работы, фамилия исполнителя (структурного подразделения), срок исполнения, отметка об исполнении с указанием даты.
План работы подписывают руководители структурных подразделений или должностные лица, ответственные за его выполнение. В отделах комитета ведутся еще и индивидуальные планы работ, которые составляются сотрудниками в конце рабочей недели на следующую неделю.
Протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов комитета.
На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в течение трех дней обрабатывают, обязательно перечитывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю. Председателем заседания является председатель комитета или в его отсутствие заместители, секретарем – главный специалист канцелярии.
В зависимости от вопросов заседания или совещания протокол могут подписывать председатель коллегиального органа, члены комиссии и секретарь.
В комитете издаются краткие и полные протоколы. Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения; остальные протоколы полные.
В формуляр протокола включаются следующие реквизиты – наименование вида документа – ПРОТОКОЛ, вид заседания или совещания, дата заседания, текст, подпись председателя и секретаря (Приложение 4).
Датой протокола является дата заседания.
В формуляр также включается повестка дня и текст, в котором последовательно излагается ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.
Текст протокола состоит их вводной и основой частей. Вводной части указываются фамилии и инициалы председателя комиссии, секретаря, а также всех присутствующих членов коллегиального органа. Во вводной части содержится повестка дня.
Основной текст протокола подразделяется на пункты в соответствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по форме – «Слушали» – «Выступили» – «Решили».
Слово «Слушали» пишется прописными буквами после цифры обозначающей номер вопроса, затем указывается должность, инициалы и фамилия докладчика.
Слово «Выступили» также пишется прописными буквами. Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего. В протокол вносится краткая запись, тех выступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конструктивные предложения и т.д.
В разделе «Решили» записывается принятое решение, их может быть несколько по разным вопросам. Стиль протокольных решений – краткий и не допускающий двойного толкования.
Затем протоколы и подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Копии протоколов заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по мере минования надобности в них, с обязательным составлением акта о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.
Протоколам присваиваются порядковые номера в приделах календарного года.
Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это обязательно должно быть зафиксировано.
Бывают ситуации, когда заинтересованному лицу, требуется представить куда-либо решение коллегиального органа, по вопросам касающиеся непосредственно его работы, в этом случае выдается выписка из протокола.
Также выписки выдаются и из приказов по личному составу или по основной деятельности. Во всех этих документах реквизитом «вид документа» будет – выписка, далее указывается текст, касающийся человека, которому необходима выписка.
В выписке из протокола указываются председатель, секретарь, присутствующие и полностью повестка дня. Текст из протокола состоит из разделов «Слушали» и «Постановили». В реквизите «подпись» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подписи председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят.
Любые выписки заканчиваются «заверительной надписью» т.е. полностью пишется должность и инициалы сотрудника выдавшего данную выписку, также она заверяется печатью канцелярии, или, если это выписка из приказа по личному составу, то печатью отдела кадров.
Далее рассмотрим документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта, события или действия – это акт.
В большинстве случаев в комитете акты составляются комиссиями по приемке образовательных учреждений или в связи с передачей документов и материальных ценностей между отделами и подведомственными учреждениями. Комиссии назначаются председателем комитета и действуют на основании приказа.
В состав комиссии входят работники, которые в силу свой квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку фактам, подлежащим обследованию. Акт составляется одним несколькими должностными лицами, где фиксируются установленные факты и содержатся выводы и рекомендации.
В составлении акта принимают участия заинтересованные лица, т.е. руководители образовательных учреждений или сотрудники, деятельность которых проверяется.
После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в акте о том, что они ознакомлены с его содержанием. В акт включаются только те факты, подлинность которых проверена одним из членов комиссии.
Текст акта состоит их вводной и констатирующей частей. Во вводной части указывается:
– основание для составления акта;
– комиссия, составившая акт;
– лица, присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта могут быть указания вышестоящего учреждения или председателя комитета, планы работ и нормативны документы.
Когда акт составляется комиссией, то вначале записывается председатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке фамилий с указанием инициалов и должностей.
В разделе «Присутствовали» перечисляются в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов.
В конце текста помещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта. Число экземпляров определяется нормативными документами или практической необходимостью.
Акт подписывается председателем комиссии и его членами, участвовавшими его составлении. Присутствовавшие акт не подписывают. Почти все акты утверждаются председателем комитета и могут служить основанием для издания приказов, распоряжений или докладных записок, адресованных в любые органы, в том числе и судебно-следственные.
Реквизиты данного документа – наименование организации, гриф утверждения, наименование вида документа, дата, место составления, заголовок, текст, подписи.
Возвращаясь к схеме структуры комитета по образованию, можно предположить, что отделы не имеют никого взаимодействия друг с другом, но это не так, абсолютно все отделы ежедневно обмениваются информацией и осуществляют совместную работу друг с другом. Это взаимодействие происходит с помощью единой базы данных, электронной почты и Интернета, также в своей работе комитет использует служебные записки, которые являются деловой внутренней перепиской между структурными подразделениями или должностными лицами, докладными и объяснительными записками.
Объяснительная записка может быть написана руководителем общеобразовательного учреждения или сотрудником отдела в целях изложения причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий или поручений, отступления от узаконенных правил в работе. Эта записка пишется на имя председателя комитета и рассматривается в отделе, по направлению деятельности которого совершена должностная ошибка. Объяснительная и докладная записки очень похожи по оформлению и по приемам изложения.
Реквизитами этого вида записок является – адресат, должность, фамилия и инициалы автора записки, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст, дата составления, подпись должностного лица, составившего записку. Разница заключается в том, что докладная записка составляется в большинстве случаев по инициативе работника в форме информационного, инициативного или отчетного характера, а объяснительная по требованию вышестоящего должностного лица. В докладной записке содержится объективное освещение какого-либо вопроса, а также излагаются предложения и меры, которые следует принять для быстрейшего выполнения данного дела. В объяснительной записке освещаются причины негативных явлений в работе, в поведении и иногда излагается просьба составителя записки. К докладной и объяснительной запискам могут быть приложены документы, подтверждающие или углубляющие их содержание.
Также комитет выдает различные справки, которые содержат и подтверждают какие-либо данные или сведения о работниках комитета или руководителях образовательных учреждений. Такие справки выдаются заинтересованным лицам лично на руки. Иногда справки могут предоставляться по запросам вышестоящих лиц или организаций.
Форма справки зависит от назначения и содержания. Справки, связанные с основной деятельностью комитета, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, общеобразовательным учреждениям и централизованной бухгалтерии, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются председателем комитета или его заместителями, внутренние самим составителем. Отдел кадрового обеспечения выдает справки подтверждающие факт работы в этом муниципальном органе или же общеобразовательном учреждении, а также категорию и степень квалификации сотрудников.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Ее текст может состоять из разделов. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, текст может оформляться в виде таблицы.
Внешние справки подписываются Мэром Великого Новгорода, заместителями Главы администрации города, управляющим делами Администрации города или руководителями комитетов, управлений или их заместителями, внутренние – руководителем структурного подразделения или исполнителем.
Справки, касающиеся подтверждения уровня заработной платы выдает централизованная бухгалтерия при комитете.
Так как содержание справок часто повторяется, то в комитете существуют бланки формализованного вида, имеющие адресные данные комитета и трафаретный текст.
При выдаче, справки регистрируются как исходящие документы.
Итак, завершая рассмотрение справочно-информационной документации комитета, необходимо сказать и о письмах, которые использует комитет в своей деятельности.
В общем смысле, письмо – это одно из средств обмена информацией и оперативного руководства самыми разнообразными процессами деятельности организации.
Государственной системой документационного обеспечения управления предусмотрено, что учреждение организует и ведет переписку с вышестоящими, подведомственными и другими организациями, а также гражданами в приделах своей компетенции.
В комитете письма подготавливаются по требованию вышестоящих органов власти, по просьбе подведомственных учреждений, при осуществлении оперативных связей или при передаче информации, также по просьбе граждан.
Служебное письмо пишется на бланке комитета формата А4. Обязательными реквизитами служебного письма являются (Приложение 5):
– наименование организации (Администрация Великого Новгорода) и ее подведомственность (комитет по образованию);
– справочные данные о комитете;
– дата;
– регистрационный номер;
– ссылка на дату и номер поступившего документа;
– адресат;
– заголовок к тексту;
– текст;
– подпись;
– отметка о наличие приложений, если есть;
– фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя;
– отметка о правлении копий в другие адреса.
С левой стороны бланка, на котором оформляется письмо, оставляются поля шириной до 20 мм для подшивки письма в дело.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей.
Письма, отсылаемые за подписью председателя комитета, визируются исполнителем письма, руководителем структурного подразделения, а в особо важных случаях и первым заместителем председателя.
Объем писем не превышает двух страниц машинописного текста.
В комитете широко применяются типовые тексты и тексты-трафареты, занесенные в электронную базу, где каждый из отделов выбирает подходящий для себя текст с однотипной информацией, что позволяет сэкономить время и упростить процесс составления и печатания письма.
Существует большая разновидность служебных писем. В работе комитета в основном используют письма – просьбы, обращения, предложения, запросы, требования, как правило, такие письма требуют письменного ответа. Если же это – письма – напоминания, подтверждения, извещения, то ответа на данные виды писем не требуются.
Цель и принадлежность того или иного письма строится в соответствии с его названием. Например, в письмах – просьбах автор побуждает адресата совершить какое-либо определенное действие (Приложение 5). В письмах – напоминаниях адресат побуждает к действию, которое он должен был выполнить, но не выполнил. Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты или погашении кредита, а в письмах – запросах адресат побуждает к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
Современные средства связи позволяют передать информацию через факс, телефон и Интернет.
Телефоном сотрудники комитета пользуются постоянно, через него проходит очень много информации, которую надо передать срочно и лично, благодаря телефонной связи с интересующим абонентом можно связаться в любую минуту или оставить сообщение о своем звонке на автоответчике.
Следующее средство передачи информации – это факс.
Факсограммой называют любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. Документы, передаваемые по факсу всегда оформляются в строгом соответствии с требованиями предъявляемыми к виду отправляемого документа. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, используют четкий, контрастный, крупный шрифт.
И конечно, прочно вошедшее в нашу жизнь, электронное письмо. Электронная почта в комитете используется как для пересылки сообщений между отделами, так и для передачи сообщений между общеобразовательными учреждениями и вышестоящими организациями и органами власти по Новгородской области.
Через электронную почту в локальной сети сотрудники могут оперативно обмениваться информацией, а также находить любую интересующую информацию о своей работе через глобальную сеть Интернета.
Электронное письмо включает адрес или несколько адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию и непосредственно текст. В целом требования к оформлению теста документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны нормам, изложенным для написания обычного служебного письма.
И теперь, о документах, которые выполняют функции связанные с документированием трудовых правоотношений, как сотрудников комитета, так и руководителей подведомственных им учреждений – это кадровая документация или документы по личному составу.
Эта документация является неотъемлемой частью практической деятельности комитета, так как закрепляет трудовые отношения работников и работодателя, подтверждает трудовой стаж, является средством доказательства при разрешении индивидуальных трудовых споров.
В комитете по образованию данный вид документации ведет отдел кадрового обеспечения, где каждый из сотрудников занимается организацией и подготовкой определенного набора документов по личному составу. А это такие документы как:
– трудовые договоры;
– заявления и приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, увольнении;
– трудовые книжки;
– личные карточки и личные дела;
– характеристики, резюме и автобиографии;
– аттестационные листы.
Между тем существуют унифицированные системы документации, внедрение которых облегчает труд работников кадрового отдела и дает большую экономию времени.
В настоящее время разработаны и используются отдельные унифицированные документы по личному составу – это:
-ф. № Т-1 – приказ (распоряжение) о приеме на работу;
– ф. № Т-2 – личная карточка;
– ф. № Т- 5 приказ (распоряжение) о переводе;
– ф. № Т- 6 приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
– ф. № Т- 8 приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
– ф. № Т- 9 приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку:
– ф. № Т- 10 командировочное удостоверение;
– ф. № Т- 11 приказ (распоряжение) о поощрении работника.
В отделе кадров заключаются трудовые договора со всеми сотрудниками комитета, руководителями общеобразовательных учреждений, а также со всеми работниками централизованной бухгалтерии при комитете.
Вспомним, что трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
Заметим, что у работников комитета и руководителей общеобразовательных учреждений работодателем является Мэр Великого Новгорода, а у сотрудников централизованной бухгалтерии – председатель комитета по образованию.
Структура договора может быть различной в зависимости от назначения документа, но некоторые условия должны присутствовать в каждом договоре.
Различаются существенные (обязательные) и дополнительные условия трудового договора (Приложение 6).
К существенным условиям трудового договора относятся:
– место работы (с указанием структурного подразделения);
– дата начала работы;
– наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
– права и обязанности работника;
– права и обязанности работодателя;
– характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
– режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
– виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
К дополнительным относятся такие условия трудового договора, которые могут касаться иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника. В обязанности работника могут быть включены, например, соблюдение коммерческой тайны, достижение определенных результатов труда и т.д.
Испытательный срок также относится к дополнительным условиям трудового договора. Устанавливается испытательный срок в целях проверки соответствия работника предлагаемой работе. Условия испытания определяется в трудовом договоре, и закрепляются в приказе о приеме на работу. Срок испытания, как правило, не превышает трех месяцев. В срок испытания не засчитываются периоды, в которые работник отсутствовал на работе. Если работник не выдержал испытания, он может быть уволен до истечения испытательного срока без выплаты выходного пособия.
Трудовые договоры могут заключаться:
– на неопределенный срок;
– на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).
Срочный трудовой договор заключается в случае, если трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы.
В комитете при поступлении на работу на работника заполняется типовая форма договора, разработанная с учетом специфики работы этого органа, что позволяет сократить время разработки данного документа и избежать различных неточностей при его заполнении.
Далее работник, который хочет устроиться на работу, пишет личное заявление, на основе которого ведущий специалист кадрового обеспечения составляет проект приказа о приеме на работу (Приложение 7), если это касается работника бухгалтерии или проект распоряжения, если работника берут на работу в качестве сотрудника комитета по образованию или назначают на должность руководителя общеобразовательного учреждения.
Вообще, все кадровые правоотношения на сотрудников комитета и руководителей подведомственных учреждений оформляются распоряжениями, на работников бухгалтерии создаются приказы.
Содержание приказа (распоряжения) должно в точности соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Проект приказа (распоряжения) визируется заведующим отдела кадрового обеспечения, юристом, ведущим специалистом кадрового отдела, бухгалтерией и председателем комитета.
Также в комитете предусмотрены случаи перевода на постоянное или временное изменение трудовой функции при продолжении работы у того же работодателя или переводе на постоянную работу к другому работодателю. Эти случаи закрепляются приказами (Приложение 8) (распоряжениями), которые составляются на основании личного заявления работника.
В приказе (распоряжении) прописывается должностной оклад работника со всеми надбавками и главный бухгалтер или отдел кадров должен ознакомить работника с его новой должностной инструкцией. К приказу (распоряжению) еще составляется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Глава 13 Трудового кодекса РФ, описывает случаи прекращения трудового договора, на основании которого в отделе кадрового обеспечения комитета составляется приказ (Приложение 9) (распоряжение) о расторжении трудового договора и увольнении работника на основании его личного заявления.
На основании приказа (распоряжения) об увольнении делают запись в трудовой книжке и личной карточке, а бухгалтерия производит расчет и выплачивает компенсацию за неиспользованный ежегодный отпуск. Трудовой договор прекращается в день, названный в приказе (распоряжении). Как правило, этот день должен быть позже даты издания приказа (распоряжения).
Данный приказ (распоряжение) визируется заведующим отдела финансово-экономического обеспечения комитета, заведующим кадрового отдела, юристом, ведущим специалистом и ставится дата и подпись ознакомления самого работника.
Согласно статье 114 Трудового кодекса РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с охранением места работы и среднего заработка.
В отделе кадров составляются приказы (распоряжения) о ежегодном отпуске (Приложение 10), об отпуске без сохранения заработной платы, об отпуске по беременности и родам, а также по уходу за ребенком (Приложение 11). Также в практике работы комитета встречаются случаи, когда необходимо вызвать сотрудника из отпуска, это тоже оформляется приказом или распоряжением (Приложение 12). Все вышеперечисленные приказы оформляются только при подаче личного заявления работника. Такого вида приказы визируются также как и приказы об увольнении и приеме на работу, а распоряжения визирует Мэр города, заведующий отделом кадрового обеспечения, юрист.
В ходе работы комитета происходит награждение тех или иных сотрудников и работников подведомственных учреждений, а иногда и наложение дисциплинарного взыскания и все это оформляется приказами (распоряжениями). Сотрудники в соответствии с приказом (Приложение 13) могут награждаться Благодарственным письмом, Почетной грамотой, Письмом комитета образования области, Благодарственным письмом Мэра города, на основании ходатайств заинтересованной стороны.
Дисциплинарные взыскания оформляются на основании служебных записок либо председателя комитета, либо главного бухгалтера, если это касается работника централизованной бухгалтерии. Как правило, данные приказы или распоряжения (Приложение 14) сопровождаются объяснительными записками обвиняющейся стороны.
Главный специалист отдела кадрового обеспечения занимается аттестацией, аккредитацией, подготовкой и переподготовкой кадров комитета и общеобразовательных учреждений. Все эти процессы тоже сопровождаются изданием приказов (распоряжений). Например, в распоряжении о направлении на курсы (Приложение 15) прописывается название и направление курсов, а также их продолжительность. А приказ (распоряжение) о командировке содержит информацию, о месте и сроках командировки, также вкратце объясняется цель предполагаемой командировки (Приложение 16). Главный специалист обязан ознакомить работника с его приказом или распоряжением, где работник ставит дату и подпись, подтверждающую свое ознакомление и согласие.
Итак, получается, что схема издания приказов и распоряжений такова – все приказы по личному составу издаются и печатаются в отделе кадрового обеспечения комитета, распоряжения же печатаются в Администрации города на основании проектов составленных в комитете образования, которые пересылаются путем электронной программы Lotus Notes сотрудниками отдела кадров. Дело в том, что все личные дела находятся в Администрации города, поэтому отдел кадров комитета составляет проекты распоряжений, а уже Администрация во главе с Мэром их согласовывает, подписывает и выводит на печать. После этого распоряжения возвращаются в отдел кадров, который и знакомит руководителей общеобразовательных учреждений и сотрудников комитета с ними.
Теперь о трудовых книжках, личных карточках и личных делах, оформляемых в комитете по образованию.
На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу.
Трудовая книжка оформляется в соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 №69.
Трудовая книжка является сложным по составу информации документом и включает следующие элементы – обложка, титульный лист, содержательная часть (сведения о работе, сведения о награждениях).
Все записи в трудовую книжку производятся без каких-либо сокращений.
На внутреннюю сторону обложки выносят сведения об изменениях в записях, сделанных на титульном листе. На титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия или специальность, которые указывается на основании паспорта и документов об образовании.
В комитете существует «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним», где зарегистрированы все трудовые книжки сотрудников комитета и руководителей общеобразовательных учреждений. Трудовые книжки хранятся в сейфе отдела кадрового обеспечения.
В централизованной бухгалтерии ведется «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них».
Личная карточка (форма Т-2) – это один из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.
Все записи в карточке делаются на основании: паспорта, трудовой книжки, документов об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.
Личная карточка состоит из таких разделов как – общие сведения, сведения о воинском учете, прием на работу и переводы на другую работу, аттестация, повышение квалификации, поощрения и награды, отпуск и дополнительные сведения.
Все последующие изменения данных работников отражаются в личной карточке и заверяются подписью ведущего специалиста кадрового отдела.
Заполняются личные карточки ведущим специалистом отдела кадров от руки. Основанием для заведения личной карточки является приказ (распоряжение) о приеме на работу. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по фамилиям работников, отдельно по руководителям общеобразовательных учреждений, централизованной бухгалтерии и сотрудникам комитета. Карточки уволенных работников формируются в отдельные дела и хранятся 75 лет.
Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, впоследствии – все остальные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника комитета или работников подведомственных ему учреждений. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.
Основу личного дела составляют – личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку по учету кадров.
Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании заграницей, об участии в выборных органах. Этот листок заполняется от руки самим работником в одном экземпляре. Регистрационным номером личного листка является номер личного дела.
Дополнение к личному листку по учету кадров заполняется после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров.
В начале личного дела составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. При завершении личного дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрой и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
После завершения дела оформляется лист-заверитель. Он имеет установленную форму и помещается в конце дела.
Подводя итог рассмотрению документации в муниципальных органах управления, а в частности, в комитете, нужно отметить, что в процессе управления таким довольно большим учреждением председатель, совместно со своими заместителями и сотрудниками отделов, принимает многочисленные решения по организации работы комитета, подведомственных ему учреждений, этим и объясняется существование в комитете множества документов, как по основной деятельности, так и по личному составу. Все это многообразие находит практическое применение в работе комитета и свою юридическую и фактическую обоснованность.
2.3. Документооборот и основы организации делопроизводства в комитете по образованию
Документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправления.
Основной задачей документооборота в муниципальных органах власти и управления является прямоточность в движении документов и однократность их обработки.
Документооборот в муниципальных органах управления состоит из потоков входящей, исходящей и внутренней документации.
К входящим документам относятся – документы органов власти и управления, постановления, распоряжения, приказы, различные документы от подведомственных учреждений, в том числе личные заявления, а также жалобы и обращения граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются некоторые операции. Это прием документов, который в комитете осуществляется в приемной председателя его помощником, также помощник проводит первоначальную обработку, т.е. проверяет целостность вложений и правильность доставки, ставит отметку о поступлении документа с помощью штампа и далее подготавливает этот документ для передачи по назначению – либо председателю, либо в структурное подразделение. Потом идет рассмотрение документов руководством комитета и отделами, где собственно документы получают свое исполнение и снова возвращаются в приемную для направления его на подпись председателю комитета и другим заинтересованным лицам.
К числу исходящих документов относятся – различные распоряжения, приказы, ответные или инициативные письма, адресованные подведомственным учреждениям или вышестоящим органам управления. Также проекты приказов, касающееся работников бухгалтерии с которыми должен ознакомиться главный бухгалтер. Составление проектов исходящих документов происходит в отделах, которые потом согласовывают и визируют документ у должностных заинтересованных лиц и подписывают у председателя, далее исходящий документ регистрируется и отправляется по назначенному адресу путем электронной почты или курьера.
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, согласование, визирование, подписание, исполнение.
Однако некоторые виды внутренних документов имеют свои маршруты. Например, докладные и служебные записки или различного рода справки поступают через помощника руководителя прямо к председателю или одному из заместителей, на имя которого они написаны.
Теперь определим понятие и системы регистрации документов в комитете.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания им юридической силы.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы комитета по всем документам.
Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в комитет. Регистрируются документы, поступающие из вышестоящих органов власти и управления, приказы, протоколы, отчеты и планы.
Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в комитет только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
В комитете по образованию используется журнальная форма регистрации и частично электронная.
Журнал входящей корреспонденции ведется у помощника председателя в приемной. Журнал исходящей корреспонденции и книга приказов по основной деятельности ведется в канцелярии, а книга приказов по личному составу в отделе кадрового обеспечения.
Графами в данных книгах приказов являются – регистрационный номер приказа, дата и наименование приказа.
В журнал исходящей корреспонденции вносятся данные о номере документа, исходных данных документа, кратком содержании, дальнейшем направлении документа и проставляется отметка об исполнении.
Контроль за исполнением служебных документов должен обеспечивать своевременное и качественное решение содержащихся в них вопросов. Контроль за качественным исполнением поручений, содержащихся в документах, осуществляется председателем, заведующими отделов или уполномоченными ими лицами.
Ответственным исполнителем считается лицо, названное в распорядительных документах, резолюции председателя комитета первым. Все перечисленные в резолюции исполнители в равной степени ответственны за качественное исполнение документа и обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, представлять все необходимые материалы и сведения. Обобщение представленных исполнителями материалов и сведений возлагается на ответственного исполнителя.
Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан по указанию председателя или его заместителей передать неисполненные документы другому исполнителю и поставить об этом в известность руководителя структурного подразделения, обеспечивающего контроль. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными. В случаях увольнения или перехода исполнителя в другой отдел комитета документы передаются по акту.
Организацию контроля и проверки исполнения документов и поручений в комитете осуществляет помощник председателя комитета.
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Для документов регулярно и периодически разрабатываемых в комитете устанавливаются типовые сроки исполнения. Типовые сроки устанавливаются законодательно в различных федеральных нормативных актах и локальных нормативно-правовых документах.
Если же председатель в своей резолюции указывает какой-то конкретный срок исполнения, который отличается от установленного перечня, то такой срок будет являться индивидуальным сроком исполнения документа.
Также отдельные сроки исполнения назначаются на письменные и устные обращения граждан.
Письменное обращение, поступившее в комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Обращения по вопросам, не требующим дополнительного изучения и проверок, рассматриваются безотлагательно, но не позднее 15 дней.
В исключительных случаях или в случае направления запроса председатель или другое уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения еще на 30 дней, предварительно уведомив об этом гражданина, направившего обращение.
Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений осуществляется всеми отделами комитета, только каждый отдел действует в приделах своей компетенции и направления деятельности отдела.
Все обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в приемной помощником председателя в журнале приема граждан по личным вопросам и обращениям.
Обращения, поступившие в течение месяца от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, учитываются под одним номером. Такие обращения с пометкой “вторичное” подкладываются к обращению, поступившему первым.
Зарегистрированные обращения в зависимости от их содержания направляются для рассмотрения председателю комитета, заместителям или другим должностным лицам.
Контроль над рассмотрением обращений граждан осуществляет председатель комитета или его заместители.
Ответственные работники, рассматривающие обращения, взятые на контроль, информируют председателя о результатах рассмотрения.
Ответы на обращения готовятся в соответствии с постановлением Администрации города от 18.04.2003 № 101 “О порядке подготовки служебных писем и организации контроля за служебной перепиской”.
К ответам на обращения граждан, в зависимости от существа рассматриваемых вопросов могут прилагаться справки, заключения специалистов, акты проверок и пр.
Обращения граждан могут быть в форме предложения, заявления или жалобы.
Итак, нами был рассмотрен широкий спектр документов, образующийся в результате деятельности комитета. Далее все документы, посвященные определенному вопросу или участку деятельности комитета, после исполнения группируются в дело, в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке. Сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности комитета, с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От ее качества зависит оперативность работы с документами. Номенклатура дел необходима для распределения группировки исполненных документов в дела, для установления сроков хранения, для создания справочной картотеки исполненных документов, а также она служит учетным документом в архиве комитета для дел временного хранения до 10 лет включительно.
Свои номенклатуры дел подготавливают все отделы комитета. Ответственность за разработку сводной номенклатуры дел возлагается на канцелярию. Сводная номенклатура дел включает номенклатуры дел всех отделов (Приложение 17).
В комитете создается индивидуальная номенклатура дел на основе примерной номенклатуры дел Администрации города. Индивидуальная номенклатура дел отражает специфику документации комитета по образованию.
Утвержденные номенклатуры дел действуют на протяжении многих лет. В конце каждого года вносятся изменения, если они были, и номенклатура дел вновь вводится в действие с 1 января следующего года.
Ежегодный экземпляр номенклатуры дел – документ постоянного хранения, который включается в раздел номенклатуры службы ДОУ. Номенклатура подлежит пересоставлению и переутверждению лишь в случае коренного изменения функций и структуры учреждения.
Прежде чем составить номенклатуру дел, тщательно изучается состав, содержание и количество документов, циркулирующих в комитете. При этом используются положение о комитете, штатные расписания, действующие перечни документов, классификаторы, прошлогодние номенклатуры дел, описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет).
В номенклатуру не включаются печатные издания (сборники постановлений правительства, справочники, брошюры, указатели), а также другие вспомогательные материалы, не отражающие вопросы основной деятельности комитета.
Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. В течение всего срока действия номенклатуры, в ней своевременно оставляются отметки о заведении дел, сдаче их в архив, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и о передаче дел в другую организацию или подведомственное учреждение для продолжения.
В номенклатуре указывается наименование разделов и подразделов классификационной схемы и наименование (заголовки) дел.
Если в течение года в комитете возникают новые документируемые участки работы, они дополнительно вносится в номенклатуру. Для этого в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
Документы комитета, отложившееся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся в течение краткого срока и затем выделяются к уничтожению.
Решение вопросов об отборе документов на архивное хранение или о выделении документов к уничтожению в связи с истечением сроков хранения принимаются по результатам проведения экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Для проведения экспертизы ценности документов в комитете создана экспертная комиссия (ЭК), деятельность которой регламентируется положением об экспертной комиссии.
Протоколы заседаний ЭК подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения комиссии вступают в силу после утверждения председателем комитета.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения проводится ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел с обязательным полистным просмотром дел.
Экспертизе ценности подвергаются и электронные документы. ЭК определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение, данный перечень утверждается экспертной комиссией комитета. На данный вид документации составляется самостоятельная опись. Хранение электронной документации осуществляется путем использования программы Lotus Notes.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел. При этом учитывается срок хранения документов и их функциональная принадлежность. По срокам хранения документы разделяются на документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет). По функциональной принадлежности выделяют документы по личному составу.
Таким образом, составляются описи трех видов: постоянного, временного сроков хранения и документов по личному составу. На документы со сроком хранения до 10 лет включительно опись не составляется, эти документы включаются в акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего комитета. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то названия каждого подразделения указывают перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Акт согласовывается с экспертной комиссией комитета и оформляется по унифицированной форме.
Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив комитета.
Архив комитета по образованию является его структурным подразделением. Сотрудником, отвечающим за организацию работы архива, является ведущий специалист канцелярии. Он оформляет дела на хранение, осуществляет их упорядочение и списание, передает на государственное хранение документы согласно распоряжениям Администрации Великого Новгорода. Оформляет на хранение дела ликвидированных муниципальных образовательных учреждений и выдает архивные справки по ходатайствам различных организаций, учреждений и заявлений граждан.
В комитете проводится полное или частичное оформление дел, в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения и временного хранения (свыше 10 лет) подлежат полному оформлению, дела временного хранения (до 10 лет включительно) – частичному оформлению.
Полное оформление дел включает – подшивку дела в твердую обложку, перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь, нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами, в соответствии с правилами нумерации листов дела сформулированных в основных правилах работы архива организации, составление заверительной надписи дела и внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела т.е. уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела или даты.
При наличии ошибок в нумерации листов дела при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается употребление литерных номеров листов.
Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе – заверителе установленной формы и отражает, при необходимости, особенности физического состояния дела и его формирования.
Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в листе заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается ведущим специалистом канцелярии. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи, то составленная опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменение состава документов дела отражаются в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие акты.
Следующая процедура предархивной подготовки дел – это описание дела, т.е. вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.
На обложке дела постоянного и временного срока хранения указывается: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела, дата, количество листов, срок хранения дела.
Заголовок дела переносится из номенклатуры дел комитета. На обложке дела арабскими цифрами указывается дата заведения дела и его окончание. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи и сроки хранения дела.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет включительно передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению. Поэтому такие дела подлежат частичном оформлению – дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительная надпись не составляется и не проводится пересистематизация документов в деле, располагая их в прямом хронологическом порядке.
После всех вышеописанных действий составляется сводная опись дел комитета, которую готовит ведущий специалист канцелярии и по которой он сдает дела на постоянное хранение, а также годовой раздел сводной описи.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному председателем комитета.
Комитет может сократить срок хранения документов в своем архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекращения или нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов.
Все вышеперечисленные аспекты документационного обеспечения комитета называются делопроизводством.
Делопроизводство – это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами.
В ходе рассмотрения данной главы было выяснено, что делопроизводство в комитете по образованию ведется в зависимости от вида и специфики работы и объема документооборота, а также с учетом нормативов и рекомендаций для этого муниципального органа управления.
Основными функциями документационного обеспечения в комитете являются следующие виды работ:
– прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
– оформление и отправка исходящих документов;
– изготовление и размножение документов;
– контроль за сроками исполнения документов;
– хранение документов;
– методическое руководство всеми отделами комитета по вопросам постановки делопроизводства;
– повышение квалификации персонала.
Итак, все многочисленные операции, ежедневно совершаемые в муниципальных органах власти и управления, должны оформляется документами.
В комитете между отделами перемещаются служебные записки, акты, протоколы согласований и другие документы. Внешняя информация в комитете поступает по разнообразным каналам в виде писем, факсов, телефонных звонков, сообщений по электронной почте или через курьера. Внутри подразделений сотрудники также обмениваются информацией.
Таким образом, в комитете постоянно циркулируют информационные потоки. Для повышения эффективности работы комитета необходимо обеспечить рациональное управление потоками документов, исключить их дублирование при создании, оформлении и регистрации, а также усовершенствовать информационную базу данных комитета, что позволит наиболее быстро работать с электронными документопотоками.
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В КОМИТЕТЕ ПО ОБРАЗОВАНИЮ
В результате анализа системы документационного обеспечения управления комитета по образованию Администрации Великого Новгорода были выявлены некоторые недостатки, которые определили основные направления совершенствования делопроизводства.
В целях совершенствования работы с документами в комитете предлагается ввести ряд изменений и дополнений в некоторые этапы делопроизводства.
Итак, начнем с входящей документации. Иногда в комитет поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой помощник председателя, затрудняется определить регистрируемую документацию. Для уточнения он идет к председателю комитета. Во избежание этого в комитете должен быть перечень нерегистрируемой документации. А так как такой список отсутствует, то предлагается воспользоваться списком, разработанным на основе анализа работы помощника председателя комитета по первичной обработке входящей документации. Не подлежат регистрации первичные документы материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения (Приложение 18).
В части рационализации документов по личному составу необходимо исключить дублирование создания проектов распоряжений на руководителей общеобразовательных учреждений. Схема дублирования состоит в том, что проект распоряжения составляется дважды, сначала в комитете по образованию на основании личной карточки, потом этот проект пересылается по базе Lotus Notes в Администрацию, где он снова переписывается на бланке Администрации Великого Новгорода, размножается в нужном количестве экземпляров, подшивается в личные дела руководителей, после чего остальные экземпляры проекта снова возвращают в комитет по образованию для ознакомления руководителей. Исключение дублирования можно провести путем передачи личных дел комитету и разрешения Администрации города издавать распоряжения на бланках города в базе Lotus Notes непосредственно в комитете по образованию. Далее через курьера распоряжения будут передаваться на подписание Мэру города, а потом сотрудник отдела кадров Администрации будет знакомить руководителей с проектом изданного документа.
В последние годы при подборе и расстановке кадров в отделе кадрового обеспечения широко стали использовать резюме. Данный документ содержит в себе биографические, деловые и личные качества работника. Главное построить структуру резюме так, чтобы потенциальный работник мог четко и содержательно указать все необходимые работодателю данные о себе и изложить информацию, характеризующую его как специалиста и личность.
Структура бланка, предложенная в комитете, не включает всю полноту информативности и содержательности. Для более эффективного и качественного подбора кадров резюме должно содержать следующие реквизиты (Приложение 19):
– наименование вида документа;
– фамилия, имя, отчество;
– год рождения;
– семейное положение;
– цель;
– образование;
– опыт работы;
– специальные знания;
– дополнительная информация (интересующий размер заработной платы,
согласие на выезды в командировки и т.д.);
– адрес;
– телефон.
Резюме лиц, принятых на работу, хранятся в личных делах сотрудников.
При анализе работы подготовки документов к архивному хранению, было выявлено, что все описи дел составляет ведущий специалист общего отдела, хотя процедуры по оформлению дел для передачи в архив должны выполняться специалистами структурных подразделений, о чем прямо сказано в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих.
В связи с этим в каждом отделе комитета ежегодно под методическим руководством архива должны составляться описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Описи, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел комитета, которую должен выполнять ведущий специалист общего отдела и по которой он сдает дела на постоянное хранение. Описи составляются в трех экземплярах и представляются в архив комитета через год после завершения дел в делопроизводстве. В опись дел структурного подразделения вносятся заголовки дел в соответствии с принятой схемой систематизации документов, закрепленной в номенклатуре дел. Каждое дело, внесенное в опись, получает самостоятельный порядковый номер, в том числе каждый отдельный том многотомного дела. Если в опись подряд вносятся дела с одинаковыми заголовками, то полностью пишется только заголовок первого дела, а другие дела обозначаются словами «то же».
В конце описи заполняется итоговая запись, ставятся подпись составителя и дата оформления описи. Опись утверждается заведующим структурного подразделения комитета после согласования с ведущим специалистом общего отдела (Приложение 20). Введение данного вида документа в отделы поможет более точно и правильно составлять описи по отделам и существенно сократить работу специалиста, который готовит документы для передачи в архив, следовательно, вся необходимая документация по передаче дел в архив будет более эффективной, качественной и исполненной в назначенные сроки.
Следующим направлением совершенствования документационного обеспечения комитета является введение такого понятия как – учет объема документооборота.
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходимо проводить в комитете для определения загрузки отделов. Отдельных работников и комитета в целом. В дальнейшем полученные данные могут быть использованы при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.
Входящие документы будут учитываться в приемной комитета, исходящие в общем отделе (канцелярии). Внутренние документы учитываются по месту их подготовки в отделах. Каждый документ учитывается один раз.
Систематический подсчет документооборота поможет определить динамику его роста. Анализ этих данных необходимо использовать при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников.
Учет объема документооборота периодически может осуществлять заведующий общим отделом (канцелярией) по определенной форме (Приложение 21).
Современный этап развития общества характеризуется интенсивной информатизацией всех сфер его жизнедеятельности. Данный факт определяет необходимость широкого использования информационных технологий по всем направлениям развития общества и, в частности, муниципального управления.
Использование информационных технологий предоставляет принципиально новые возможности для повышения эффективности работы органов местного самоуправления.
Основными трудностями, значительно тормозящими развитие информатизации в органах муниципального управления, являются:
– недостаточное финансирование;
– низкий уровень профессионализма специалистов по информатизации органов муниципального управления;
– отсутствие единого подхода в использовании информационных ресурсов;
– недостаточная открытость информации и многое другое.
Кроме того, слабое развитие информационно-коммуникационных технологий и их практическое использование во многом определяется низким уровнем информационной, компьютерной грамотности муниципальных служащих.
В связи с внедрением в комитет электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то в комитете существуют участки, где работа строится традиционными методами, что значительно замедляет и усложняет процесс работы.
Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах сотрудников отделов комитета, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.
В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:
– регистрация входящей и исходящей документации;
– обеспечение контроля за исполнением поручений;
– поиск и пересылка документов.
На данном же этапе было выявлено дублирование при регистрации входящих, исходящих документов, а также приказов по основной деятельности, т.е. их регистрируют в журнальном и в электронном варианте. Приказы по личному составу вовсе регистрируют только в книге приказов по личному составу.
Следовательно, необходимо усовершенствовать электронную систему регистрации документов, таким образом, чтобы ею было удобно, быстро и легко пользоваться всем сотрудникам комитета, т.к. настоящая система регистрации сложна в обращении и не дает полной гарантии сохранения данных, поэтому для перестраховки сотрудники комитета и пользуются двойной формой регистрации.
При регистрации входящего документа необходимо производить заполнение следующих полей:
Таблица 1
Поля для электронной регистрации входящих документов
Поле электронной карточки
(реквизиты документов) Заполнение поля
1 2
Дата получения Автоматически проставляется текущая дата
Продолжение таблицы 1
1 2
Регистрационный номер документа Содержит порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится в регистрационный штамп поступившего документа
Подразделение Название подразделения получившего документ
Корреспондент Указывается название организации приславшей документ
Дата документа Вводится дата, указанная на документе
Номер документа Вводится буквенно-цифровой номер, указанный на документе
Количество листов Указывается количество страниц (листов)
Количество листов приложений Вводится количество листов приложений. Если приложений нет, указывается ноль.
Вид документа Вводится наименование и вида документа
Краткое содержание Переносится заголовок документа
После заполнения перечисленных в таблице полей реквизитов, важные документы передаются председателю комитета, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст переносятся на выделенные поля карточки. Остальная корреспонденция передается в отделы или ответственным сотрудникам. Сведения об эти данных также заносятся в электронную регистрационную карточку в графу «ответственный исполнитель» и «срок исполнения».
Исполненный документ подшивается в дело, а в поле «номер дела» вносится запись номера дела по номенклатуре дел, в которое подшит документ.
Регистрационная форма для исходящих документов аналогична форме для входящих документов. Отличия должны заключатся лишь в том, что для исходящего документа дата документа будет дата подписания утверждения и отправки, где указывается название структурного подразделения подготовившего документ, исходящий номер переносится на отправляемый документ, адресатом будет название организации или учреждения, которой посылается документ.
Таким образом, данная регистрационная форма документов обеспечит наиболее эффективный сбор и хранение необходимых данных обо всех документах, образующихся в результате деятельности комитета, позволит внедрить автоматизированный контроль исполнения документов, подготовить внутреннюю опись документов и дать справку о состоянии движения документов в комитете.
В процессе деятельности комитета могут использоваться современные электронные системы и средства для коллективного анализа и обсуждения принимаемых решений. Это относится, например, к заседаниям с использованием средств отображения результатов голосования. Но сначала необходимо предусмотреть норму, по которой информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и индивидуального информирования с применением средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций, экранов, средств проведения селекторных совещаний), должна подлежать обязательному электронному протоколированию и документированию.
Для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации органом муниципального управления должна применяться электронная цифровая подпись. С вступлением в силу закона об электронной подписи , стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе. Использование электронной подписи позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.
Таким образом, современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления органах муниципальной власти и управления, неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах муниципального управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Грамотный и комплексный подход в управлении и решение обозначенных в данной работе проблем поможет обеспечить устойчивое развитие рассматриваемого органа муниципального управления, более эффективно и качественно совершать процесс документационного обеспечения управления, что, в конечном итоге, должно обеспечить более высокий уровень документирования образовательного процесса.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Комитет по образованию Администрации Великого Новгорода уже 16 лет является муниципальным органом власти, который осуществляет политику в области образования города.
Комитет организовывает предоставление общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным образовательным программам, а также дополнительное и дошкольное образование на территории города.
В связи с осуществлением на территории РФ национальных проектов, в том числе и в области образования, комитет разрабатывает городские программы развития образования и содействует в реализации комплексных планов развития и укрепления материально-технической базы муниципальных учреждений образования.
Для реализации многочисленных функций и задач, поставленных перед комитетом, создан большой штат компетентных сотрудников, работающих в структурных подразделениях (отделах), каждый в своем направлении. В структуре комитета учтены все необходимые направления деятельности, которые важны при эффективном осуществлении муниципальной политики в области образования.
Не маловажную роль для рациональной и более качественной деятельности комитета играет правильно организованное документационное обеспечение управления.
Все многочисленные операции, ежедневно совершаемые в комитете, оформляются документами. Между отделами перемещаются служебные записки, акты, протоколы согласований и другие документы. Внешняя информация в комитете поступает по разнообразным каналам в виде писем, факсов, телефонных звонков, сообщений по электронной почте или через курьера. Внутри подразделений сотрудники также обмениваются информацией.
Таким образом, в комитете постоянно циркулируют информационные потоки. Для повышения эффективности работы комитета необходимо обеспечить рациональное управление потоками документов, исключить их дублирование при создании, оформлении и регистрации, а также усовершенствовать информационную базу данных комитета, что позволит наиболее быстро работать с электронными документопотоками.
В ходе реализации поставленной цели данной работы была изучена вся нормативно-правовая документация, которая используется в деятельности комитета, особенно тщательно была рассмотрена область делопроизводства, в результате чего были выявлены некоторые аспекты документационной структуры, которые нуждаются в определенной корректировке и применении различных путей совершенствования.
В частности, было выявлено:
– отсутствие списка нерегистрируемой корреспонденции;
– использование устаревшего бланка резюме;
– нарушение процесса подготовки документов к архивному хранению;
– дублирование при создании распоряжений по личному составу;
– дублирование в регистрации документов.
Также было предложено проводить учет документооборота, который позволит определить динамику его роста документов в комитете. Анализ этих данных возможно будет использовать при формировании штатов структурных подразделений, рациональной организации рабочего дня сотрудников. Для более качественной, быстрой и эффективной работы всего муниципального органа управления необходимо усовершенствовать информационную базу данных комитета. Было предложено использовать современные электронные системы и средства для коллективного анализа и обсуждения принимаемых решений, ввести в действие электронно-цифровую подпись для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи и представления информации органом муниципального управления.
В представленной работе на основе выявленных недостатков в деятельности комитета в делопроизводстве, предложены способы наиболее рационального и эффективного решения данных проблем.
Комплексный подход в управлении и применение усовершенствованных форм документов представленных в данной работе поможет обеспечить устойчивое развитие рассматриваемого органа муниципального управления, более эффективно и качественно совершать процесс документационного обеспечения управления, что, в конечном итоге, должно обеспечить более высокий уровень документирования образовательного процесса в городе. А это значит, что поставленные перед комитетом проблемы будут решаться, хотя бы на документационном уровне, более быстро, без излишнего применения бюрократии и документационного дублирования.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1 Опубликованные
1. Конституция Российской Федерации: принята на всенар. голосовании 12 дек. 1993 г.// СПС Консультант Плюс.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации [от 30.декабря 2001 №197 -ФЗ] (в ред. от 30.06.2006)// СПС Консультант Плюс.
3. Об образовании: федер. закон [в ред.21.07.2007 №194 –ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
4. Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации: федер. закон [от 06.10.2003.№131-ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
5. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон [от 22.10.2004 №125-ФЗ].
6. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации: федер закон [от.02.05.2006 №59 –ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
7. Об электронной цифровой подписи: федер. закон [10.02.2002 № 1–ФЗ] //СПС Консультант Плюс.
8. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения : утв. приказом Главархива СССР [от 25 мая 1988г. №33]// СПС Консультант Плюс .- 1991.
9. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: утв. и введ. в действие постановлением Госстандарта Рос. Федерации [от 3 марта 2003 года № 65 – ст]//СПС Консультант Плюс.
10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: утв. и введ. в действие постановлением Госстандарта России [от 27.02.1998 №28].
11. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: утв. постановлением Правительства РФ [от 16.04.2003 №225].
12. Инструкция по заполнению трудовых книжек: утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ [от 10.10.2003 №69].
1.2. Неопубликованные
1. О реорганизации органов управления Администрации города Новгорода: постановление Администрации города Новгорода [от 06.01.1992 №1].
2. Об изменении структуры Администрации города: постановление Администрации города Великого Новгорода [от 14.12.2000 №175].
3. О внесении изменений в структуру и штатное расписание Администрации города: постановление Администрации Великого Новгорода [17.12.2002 №193].
4. О внесении изменений в штатное расписание Администрации Великого Новгорода: постановление Администрации Великого Новгорода
[17.12.2002 №193].
5. О порядке подготовки служебных писем и организации контроля за служебной перепиской: утв. постановлением Администрации города [от 18.04.2003 № 101].
6. Положение о комитете по образованию: утв. постановлением Администрации города Великого Новгорода [от 14.08.2003 №232].
7. О распределении должностных обязанностей между Мэром Великого Новгорода и заместителями Главы администрации Великого Новгорода: постановление Администрации Великого Новгорода[от 17.02.2006 №43].
8. Инструкция по организации делопроизводства в Администрации Великого Новгорода: утв. постановлением Администрации Великого Новгорода [от 08.07.2003 №186].
9. Штатное расписание Администрации Великого Новгорода: утв. постановлением Администрации Великого Новгорода [от 10.10.2006 №333].
10. Должностная инструкция заместителя Главы Администрации Великого Новгорода, председателя комитета по образованию: утв. Мэром В.Новгорода
[от 10.01.2007].
11. Должностная инструкция первого заместителя председателя комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. заместителем Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12.2006].
12. Должностная инструкция помощника заместителя председателя комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. заместителем Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 07.08.2006].
13. Положение об отделе общего образования комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
14. Положение об отделе профессионального образования и охраны труда комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
15. Положение об отделе по воспитанию, дополнительному образованию и досуговой деятельности детей комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 20.12 2006].
16. Положение об отделе финансово-экономического обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
17. Положение об отделе кадрового обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 10.01 2007].
18. Положение об отделе информационно-технического обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 10.01 2007].
19. Положение об отделе материально-технического обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
20. Положение об общем отделе комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 10.01 2007].
21. Положение централизованной бухгалтерии при комитете по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 10.01 2007].
22. Должностная инструкция ведущего специалиста общего отдела комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
23. Должностная инструкция главного специалиста отдела кадрового обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
24. Должностная инструкция заведующего отделом кадрового обеспечения комитета по образованию Администрации Великого Новгорода: утв. зам. Главы Администрации Великого Новгорода, председателем комитета по образованию [от 22.12 2006].
2. Литература
1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006.- 272 с.
2.Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. – М.: ЭКСМО, 2008 – 352 с.
3. Басаков М.И. Делопроизводство 100 экзаменационных ответов: Экспресс-справочник для студентов вузов/ М.И. Басаков. – М.: ИКЦ МарТ, 2004.- 336 с.
4. Басаков М.И. Современное делопроизводство: учебное пособие./М.И. Басаков – Ростов-на-Дону.: Феникс 2007. – 480 с.
5. Белов А.А. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/ А.А Белов А.Н. Белов.- 6-е изд. перераб. и доп. – М.: изд. ЭКСМО, 2007.- 560 с.
6. Березина Н.М. Воронцова Е.П. Лысенко Л.М. Кадровое делопроизводство / Н.М. Березина Е.П. Воронцова Л.М. Лысенко.- СПб.: изд. Питер, 2004. – 105с.
7. Березина Н.М. Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство / Н.М. Березина М.М. Бахарева. – 2-е изд. – СПб.: изд. Питер, 2007. – 224 с.
8. Коршунова Л.Н. Документирование управленческой деятельности / Л.Н.Коршунова Н.А. Проданова. – Ростов-на-Дону.: Феникс, 2007 – 192с.
9. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие./ Н.П. Крюкова – М.: ИНФРА-М 2008 – 268 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В Кузнецова.- 2-е изд. испр. – М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 2000. – 328 с.
11. Ларин М.В. Управление документацией в организациях/ М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. – 286 с.
12. Рогожин М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин. – М.: изд. Индекс – Медиа, 2007. – 240 с.
13.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учебное пособие / О.П. Сологуб.- 3-е изд.- М.: Омега, 2008.- 207с.
14. Стелюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия / М.В. Стелюков. – М.: А – Приор, 2007.- 176 с.
3. Адреса Интернет – ресурсов
Сайт комитета по образованию Администрации Великого Новгорода [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www adm.nov.ru
