ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИТАРНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ «КВАНТ»

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………….……

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП ПО «КВАНТ»…………………………………..
1.1. История создания и основные направления деятельности предприятия ……………………………………………………………..
1.2. Нормативно-правовая база организации и деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» …………………………………………………………………
1.3. Организационное устройство ФГУП ПО «КВАНТ» …………………
1.4. Организация кадровой службы ФГУП ПО «КВАНТ» ……………….

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП ПО «КВАНТ» …………………………………………………………
2.1. Нормативно-правовые и нормативно-методические акты, регламентирующие документирование кадровой деятельности……………
2.2. Виды кадровых документов и требования к их оформлению ……….
2.2.1. Документирование поступления на работу ………………………….
2.2.2. Трудовой договор и его оформление …………………………………
2.2.3. Документирование трудовых отношений ……………………………

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП ПО «КВАНТ» ………………………………………………………………………

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………….

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………..

ПРИЛОЖЕНИЯ ……………………………………………………………… ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.1
Документы используются в разных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни. В области управления документ – средство фиксации и передачи управленческих решений.
Документы являются информационной основой деятельности любой организации. Управление неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина документированная информация в Законе “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” :
Документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.2
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.3

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, так как связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.
Актуальность выбранной темы обусловлена важностью документирования кадровой деятельности, в связи с появлением организаций, предприятий различных организационно-правовых форм, не уделяющих должного внимания этому участку работы. Знание работниками кадровых служб законодательно-правовых и нормативно-методических актов обеспечит решение этой проблемы и правильное ведение кадровой документации.
Объектом исследования дипломной работы стало Федеральное государственное унитарное предприятие Производственное объединение «Квант», его структурное подразделение – отдел кадров.
Предметом исследования является изучение и анализ документирования кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ».
Цель написания дипломной работы изучить организацию документирования кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» и предложить пути ее совершенствования.
При написании диплома решались следующие задачи:
— ознакомление с историей создания и основными направлениями деятельности предприятия;
— рассмотрение и анализ нормативно-правовой базы организации и деятельности ФГУП ПО «КВАНТ»;
— изучение организационного устройства ФГУП ПО «КВАНТ»;
— анализ организации кадровой службы ФГУП ПО «КВАНТ»;
— изучение и анализ нормативно-правовых и нормативно-методических актов, регламентирующих документирование кадровой деятельности;
— рассмотрение видов кадровых документов и требований к их оформлению;
— анализ документирования поступления на работу;
— рассмотрение трудового договора и его оформления;
— рассмотрение документирования трудовых отношений;
— разработка предложений по совершенствованию кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ».
Практическая значимость дипломного исследования состоит в том, что оно позволяет оценить организацию работы с документами в отделе кадров предприятия и повысить эффективность его деятельности.
При работе над темой была использована специальная литература по делопроизводству, в том числе и кадровому, следующих авторов как Т.В. Кузнецова, М.В. Стенюков, Т.А. Быкова, М.Ю. Рогожин.
Использовано издание Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», где рассмотрены нормативно – правовая и нормативно – методическая база делопроизводства, а также способы документирования.1
Представлено справочное издание М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству», в котором собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота в организации, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения.2
Из издания Т.А. Быковой автор узнал об истории отечественного делопроизводства, а также о государственном регулировании делопроизводства в РФ на современном этапе и документировании управленческой деятельности.3
Для раскрытия организационного устройства ФГУП ПО «КВАНТ», изучения формирования структуры предприятия и производственного взаимодействия автор использовал учебник Б.З. Мильнера.1 При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников. В работе использованы как опубликованные, так и неопубликованные источники.
Изучение комплекса нормативно – правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно – методическую базу делопроизводства, было необходимо для проверки соответствия им деятельности отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ».
Документирование кадровой деятельности – это, прежде всего, документирование трудовых отношений, основные понятия и правила которых, закреплены в нормативно – правовых актах. Нормативно – правовые акты изучены также для выяснения соответствия им локальных нормативно – правовых документов на ФГУП ПО «КВАНТ».
К опубликованным источникам относятся:
— Конституция Российской Федерации. Принята 12 декабря 1993 г.;
— Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая;
— Трудовой кодекс Российской Федерации;
— Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. №161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»;
— Закон Российской Федерации от 21 июля 1993г. №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004);
— Федеральный закон РФ от 1 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Федеральный закон РФ от 8 июля 2006г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;
— Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. №225 «О трудовых книжках»;
— Постановление Минтруда России от 10 октября 2003г. №69. Инструкция по заполнению трудовых книжек;
— Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 г. №1. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
— Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
— ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
— ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
— ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами, Общие требования;
— Основные правила работы архивов организаций. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Утвержден руководителем Федеральной архивной службы России от 6 октября 2000 г.
К неопубликованным источникам относятся локальные нормативные акты ФГУП ПО «КВАНТ»:
— Устав ФГУП ПО «КВАНТ»;
— Коллективный договор ФГУП ПО «КВАНТ»;
— Правила внутреннего трудового распорядка;
— СТП ВИРЖ 4.2-01-03 «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление записями»;
— Руководящий документ. Инструкция. Правила подготовки и оформления организационно-распорядительной документацией.
Структурно дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
Во введении рассматриваются объект, предмет и цель дипломной работы, ее задачи. Рассмотрены также источники, использованные при написании работы.
В первой главе «Организация и нормативная регламентация деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» рассмотрены история создания предприятия и основные направления его деятельности, нормативно – правовая база организации, организационное устройство ФГУП ПО «КВАНТ» и организация кадровой службы предприятия.
Во второй главе «Документирование кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» освещены нормативно – правовые и нормативно – методические акты, регламентирующие документирование кадровой деятельности, рассмотрены виды кадровых документов и требования к их оформлению.
В третьей главе предложены направления совершенствования кадровой деятельности предприятия, а в частности создание номенклатуры дел отдела кадров для повышения эффективности работы с документами, обеспечению их учета и быстрому поиску при направлении документов в дела. Наличие номенклатуры имеет большое значение для повышения культуры работы отдела.
В заключении сделаны выводы по проведенному анализу документирования кадровой деятельности на ФГУП ПО «КВАНТ». Можно сказать, что процесс документирования в отделе кадров регламентирован нормативно-правовыми и нормативно-методическими актами, а создание и введение номенклатуры дел этого структурного подразделения внесет более четкое выполнение документирования кадровой деятельности.
В конце работы даны приложения, в которых приведены образцы документов, формирующихся в процессе деятельности кадровой службы предприятия.
Общий объем работы составляет 100 страниц.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И НОРМАТИВНАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП «ПО «КВАНТ»

1.1. История создания и основные направления деятельности предприятия

Федеральное государственное унитарное предприятие Производственное объединение «Квант» (ФГУП ПО «Квант») г. Великий Новгород – предприятие Федерального агентства по промышленности, образовано в соответствии с Постановлением Ленсовнархоза № 28 от 7 января 1958 года «О создании телевизионного завода». На протяжении 50 лет предприятие производит средства радиоэлектронной безопасности, продукцию по заказу Министерства обороны, а также радио и видеоаппаратуру бытового назначения.
Продукцию, выпускаемую на ФГУП ПО «Квант» всегда отличали высокое качество и надежность. Производимые на предприятии компоненты военного назначения в разные годы поставлялись на экспорт в страны Европы, Азии, Африки и Южной Америки.
В августе 1958 года в кротчайшие сроки коллективом завода были разработаны, освоены и выпущены первые 100 телевизоров марки «КВН» для приема передач черно-белого изображения. Уже к концу года их выпускалось более 200 штук в сутки.
В июне 1961 года был разработан новый телевизор марки «Волхов», с 1968 года освоено производство самой популярной и удачной модели — «Садко». Телевизоры марки «Садко-303», «Садко-306» удостоены Государственного знака качества.
С октября 1977 года налажено массовое производство телевизоров «Садко» цветного изображения, пользующиеся неизменным спросом населения. За период с 1968 по 1977 годы выпуск черно-белых телевизоров составил более 2 млн. штук.
С 1984 года освоен выпуск унифицированных безламповых цветных телевизоров. Ежедневно с конвейеров выходило более 2 тысяч штук, а в течение года выпуск цветных телевизоров 3-го, 4-го и 5-го поколений составлял более 260 тысяч экземпляров.
Телевизор марки «Садко Ц-380» в 1988 году был удостоен медали ВДНХ СССР, а предприятие за большой вклад в развитие радиоэлектроники, увеличение объемов производства и улучшение качества и надежности выпускаемой продукции награждено переходящим Красным знаменем Министерства радиопромышленности.
В последнее время предприятие выпускало лучшие в своей отрасли отечественные аналоговые телевизоры, первые в России телевизоры с цифровой обработкой сигнала, бытовые настольные деревообрабатывающие станки, УКВ-ЧМ радиоприемники, всеволновые телевизионные антенны.
За свою 50-летнюю историю завод неоднократно признавался победителем социалистического соревнования и награждался переходящим Красным знаменем Министерства радиоэлектронной промышленности. В предыдущие годы предприятие получило ряд наград международных организаций, в том числе приз «Golden Eagl» французской ассоциации. В 1998 году цифровой телевизор «Садко-63ТЦ-7000» стал лауреатом общероссийской программы «100 лучших товаров России», а телевизор 6-го поколения «Садко-6001» стал дипломантом данной программы. В 1999 году предприятие награждено дипломом победителя конкурса Администрации Новгородской области за качество.
Однако в истории предприятия были и сложные периоды. С 1992 года в связи с отсутствием государственного заказа, на ФГУП ПО «Квант» отмечается снижение выпуска современной военной техники. В 1995 году объемы производства составляли всего 12% к уровню 1991 года. Финансовое положение предприятия осложнялось тем, что Министерство обороны не соблюдало условия контракта по оплате поставленной военной продукции, при этом, задолженность ежегодно росла и не индексировалась. В результате сложившейся ситуации ФГУП ПО «Квант» утратило оборотные средства. В то же время регулярно насчитывались пени, штрафы по задолженности бюджету и внебюджетным фондам, по кредитам, а также другим платежам. Предприятию не хватало денежных средств для оплаты поставщикам, выплаты заработной платы работникам, в связи с чем, к началу 1996 года находилось на грани банкротства, что соответственно вызвало необходимость сокращения штатов. К 2004 году численность сотрудников предприятия сократилось почти в 5 раз.
От банкротства ФГУП ПО «Квант» спасло лишь производство телевизоров, но и оно, из-за снижения объемов производства, отсутствия качественной комплектующей базы, а также вследствие проводимой государством таможенной и налоговой политики, становилось все менее рентабельным. Сложившаяся критическая ситуация была характерна и для других радиоэлектронных производств. Так, к середине 1990-х годов из предприятий, осуществляющих выпуск телевизоров, сохранились лишь единицы. Исключение составляли минский «Горизонт» и витебский «Витязь», которым в отличие от российских предприятий руководство Беларуси предоставило льготы по налогам.
С 1996 года начался медленный, но неуклонный рост объемов производства продукции военного назначения. Несмотря на разрушительную конверсию, на предприятии были сохранены производственные мощности, высокие технологии и уникальное оборудование, а также высококвалифицированный кадровый состав.
Преодолению критической ситуации способствовало и то, что предприятие сохранило статус государственного, и имело хоть и минимальный, но постоянный госзаказ. В последнее время объемы производства на ФГУП ПО «Квант» постоянно увеличиваются. Так, в 2005 году количество выпущенной продукции по отношению к предыдущему году составило 140, 7%; в 2006 году — 134,5%; в 2007 году — 154%. В настоящее время предприятие вышло на новый уровень технологического производства.
В марте 2006 года Федеральным агентством по промышленности РФ утвержден проект генеральной реконструкции предприятия, предусматривающий обновление производственных фондов с финансированием основных затрат из федерального бюджета. Введен в эксплуатацию новый современный участок сборочно-монтажного производства, идет техническое перевооружение механообрабатывающего производства.
В настоящее время на предприятии трудится 425 человек со стажем 20 и более лет, из них 215 имеют награды министерского уровня. За последние полтора года численность работающих увеличилась на 150 человек, среди которых значительная часть молодежь. Общая численность сотрудников составляет 1150 человек, большая часть которых — высококвалифицированные рабочие и инженерно-технический персонал.
ФГУП ПО «Квант» — динамично развивающееся современное предприятие, сохранившее свою специализацию и располагающее полным производственным циклом, начиная от механозаготовительного до сборочно-монтажного производства. На предприятии функционируют различные объекты социальной сферы: медицинский пункт, столовая, гостиница. В распоряжении работников имеется база отдыха в Новгородском районе.
В 1998 году предприятие получило сертификат соответствия на систему качества объединения в соответствии с требованиями стандартов ИСО 9001 и ежегодно его подтверждает.

1.2. Нормативно – правовая база организации и деятельности ФГУП ПО «КВАНТ»

Ряд статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливает обязательность документирования, а также виды и разновидности документов, создаваемых при совершении актов гражданских взаимоотношений (их возникновении, прекращении).1
В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственной, общественной, коммерческой, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности, местонахождения при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Одним из основных законов, регламентирующих деятельность ФГУП ПО «КВАНТ» является федеральный закон № 169-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»,2 в котором предъявляются требования к таким средствам индивидуализации, как фирменное наименование унитарного предприятия, его бланки, штампы, печати, почтовый адрес, содержанию устава, порядку документирования распорядительной деятельности.
Федеральный закон определяет в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации правовое положение государственного унитарного предприятия и муниципального унитарного предприятия (далее также – унитарное предприятие), права и обязанности собственников их имущества, порядок создания, реорганизации и ликвидации унитарного предприятия.
Унитарным предприятием признается коммерческая организация, не наделенная правом собственности на имущество, закрепленное за ней собственностью. В форме унитарных предприятий могут быть созданы только государственные и муниципальные предприятия. Имущество унитарного предприятия принадлежит на праве собственности Российской Федерации, субъекту Российской федерации или муниципальному образованию.
От имени Российской федерации или субъекта Российской Федерации права собственника имущества унитарного предприятия осуществляют органы государственной власти Российской Федерации или органы государственной власти субъекта Российской Федерации в рамках их компетенции, установленной актами, определяющими статус этих органов.
Имущество унитарного предприятия принадлежит ему на праве хозяйственного ведения или на праве оперативного управления, является неделимым и не может быть распределено по вкладам (долям, паям), в том числе между работниками унитарного предприятия.
Унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия.
Унитарное предприятие вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.
Унитарное предприятие должно иметь полное фирменное наименование и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке. Полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование.
Место нахождения унитарного предприятия определяется местом его государственной регистрации.
Унитарное предприятие должно иметь почтовый адрес, по которому с ним осуществляется связь, и обязано уведомлять об изменении своего почтового адреса орган, осуществляющих государственную регистрацию юридических лиц.
Государственное или муниципальное предприятие может быть создано в случае:
— необходимости использования имущества, приватизация которого запрещена, в том числе имущества, которое необходимо для обеспечения безопасности Российской Федерации;
— необходимости осуществления деятельности, предусмотренной федеральными законами исключительно для государственных унитарных предприятий;
— необходимости осуществления научной и научно – технической деятельности в отраслях, связанных с обеспечением безопасности Российской федерации;
— необходимости разработки и изготовления отдельных видов продукции, находящейся в сфере интересов Российской Федерации и обеспечивающей безопасность Российской Федерации.
Решение об учреждении унитарного предприятия должно определять цели и предмет деятельности унитарного предприятия.
Учредительным документом унитарного предприятия является его устав.
Устав предприятия утверждается уполномоченными государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъекта Российской Федерации или органами местного самоуправления.
Устав унитарного предприятия должен содержать:
— полное и сокращенное фирменное наименование унитарного предприятия;
— указание на место нахождения унитарного предприятия;
— цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;
— сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;
— наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор);
— порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;
— перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;
— иные предусмотренные этим законом сведения.
Унитарное предприятие подлежит государственной регистрации в органе, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, в порядке, установленном федеральным законом о государственной регистрации юридических лиц.
Собственник имущества унитарного предприятия в отношении указанного предприятия:
— принимает решение о создании унитарного предприятия;
— определяет цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;
— определяет порядок составления, утверждения и установления показателей планов (программы) финансово – хозяйственной деятельности унитарного предприятия;
— утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;
— назначает на должность руководителя унитарного предприятия, заключает с ним, изменяет и прекращает трудовой договор в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;
— согласовывает прием на работу главного бухгалтера унитарного предприятия, заключение с ним, изменение и прекращение трудового договора;
— утверждает бухгалтерскую отчетность и отчеты унитарного предприятия.
ФГУП ПО «КВАНТ» – унитарное предприятие, основанное на праве хозяйственного ведения. Решение об учреждении федерального государственного предприятия было принято федеральным органом исполнительной власти – Федеральным агентством по промышленности. Собственником имущества ФГУП ПО «КВАНТ» является Федеральное агентство по управлению федеральным имуществом.
Руководителем ФГУП ПО «КВАНТ» является генеральный директор Капралов Геннадий Николаевич, являющийся единоличным исполнительным органом предприятия, который назначается и подотчетен собственнику имущества унитарного предприятия.
Учредительным документом ФГУП ПО «КВАНТ» является устав.
Под уставом – как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.1
Устав ФГУП ПО «КВАНТ» утвержден приказом №305 Российского агентства по системам управления от 17 ноября 2000 г. Зарегистрирован комитетом по управлению муниципальным имуществом г. Великого Новгорода от 20 ноября 2000 г. № 621.
Устав имеет следующие реквизиты:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дату (датой устава является дата его утверждения);
— гриф утверждения;
— отметку о регистрации устава;
— место издания;
— подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт):
1. Общие положения.
2. Цели, задачи, предмет деятельности.
3. Правовой статус.
4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи).
5. Финансово – материальная база (уставной капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими).
6. Учет и отчетность.
7. Контроль за финансово – хозяйственной деятельностью.
8. Права и обязанности участников.
9. Порядок ликвидации и реорганизации.
На ФГУП ПО «КВАНТ» устав оформлен в соответствии с требованиями, изложенными в федеральном законе «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» № 169-ФЗ и ГОСТ Р 6.30-2003.1
К локальным нормативным актам, регламентирующим деятельность предприятия, относится коллективный договор, в котором закреплены понятия касающиеся трудовых отношений. Коллективный договор утверждается конференцией трудового коллектива и подписывается генеральным директором и председателем профсоюзного комитета. В нем, например, принято решение о поощрении и награждениях к юбилейным датам работников. Размер поощрения зависит от стажа работы на предприятии. Оформлением поощрений занимается отдел кадров.
Другим локальным нормативным актом предприятия являются Правила внутреннего трудового распорядка, которые регламентируют порядок приема и увольнения работников, права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений. Трудовой Кодекс РФ (ст. 189, 190 и др.) четко определил роль и место Правил внутреннего трудового распорядка (далее — Правила) в трудовом распорядке организации.
В текст Правил рекомендуется включать следующие положения:
— порядок приема и увольнения работников;
— режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
— перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
— время предоставления перерыва в работе для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);
— специальные перерывы для обогревания и отдыха для определенных видов работ (ст. 109 ТК РФ);
— второй выходной день (ст. 111 ТК РФ);
— продолжительность дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 119 ТК РФ);
— дни выдачи заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
— дополнительные виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).
На ФГУП ПО «КВАНТ» Правила внутреннего трудового распорядка утверждены генеральным директором и председателем профсоюзного комитета предприятия. Правила являются приложением к коллективному договору.
С Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия работники знакомятся при оформлении приема на работу (ст. 68 ТК РФ) в отделе кадров и расписываются в журнале об ознакомлении работников с Правилами внутреннего трудового распорядка, который имеет четыре графы: фамилия, имя, отчество, поступающего на работу; должность; дата ознакомления; подпись.
Еще одним нормативным актом, разрабатываемым на предприятии, является штатное расписание, форма которого унифицирована – форма № Т-3.1 В штатном расписании закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Применяется оно для оформления структуры, штатного состава и штатной численности предприятия в соответствии с его Уставом. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и о месячном фонде заработной платы. На ФГУП ПО «КВАНТ» составляется штатное расписание по подразделениям. Штатное расписание отдела кадров подписывается начальником этого подразделения, начальником отдела труда и заработной платы, согласовывается с заместителем генерального директора по кадрам и режиму и утверждается генеральным директором. Гриф утверждения заверяется печатью. Штатное расписание составляется и утверждается ежегодно на начало календарного года, но может изменяться и раньше, в связи с изменением штатных единиц и повышением заработной платы.
В соответствии со штатным расписанием наименование должности указывается в трудовом договоре, в приказах по личному составу, в трудовой книжке.

1.3.Организационное устройство ФГУП ПО «Квант»

Организационная структура является ключевым параметром внутренней среды организации. Организационные структуры создают и изменяют, рассматривают как предпосылку достижения высоких результатов и причину состоявшихся неудач. Представляя собой важнейшую внутреннюю ситуационную переменную, организационная структура выполняет роль несущей конструкции предприятия.
Структура организации – это фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических и человеческих элементов. Схема любой организации показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц. Простота и ясность функционирования должны обеспечить ее понимание средой, минимизировать затраты и ориентировать членов организации на результаты деятельности, а не на затрачиваемые усилия. Оптимальная организационная структура создает благоприятные условия для процесса принятия управленческих решений, ее стабильность делает организацию устойчивой и в тоже время позволяет успешно реагировать на изменения внутренней и внешней среды 1.
Обусловленная теми или иными управленческими решениями организационная структура предприятия является одной из динамичных ситуационных переменных – изменения в составе собственников и высших менеджеров, перемены во властных структурах и совершенствование законодательства сопровождаются, как правило, трансформацией структуры организации.
Линейно – функциональная структура управления представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Ее основу составляет так называемый “шахтный” метод построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и пр.). По каждой из них формируется иерархия служб, пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы аппарата управления организацией оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система материального поощрения, ориентированная прежде всего на достижение высоких показателей каждой службы. За конечный результат в целом отвечает линейный руководитель (руководитель организации), задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение.
Тип управленческой структуры ФГУП ПО «Квант» — линейно – функциональный, изображен на рисунке 1.
Структура предприятия утверждается генеральным директором и согласовывается с исполнительным, финансовым и коммерческим директорами и заместителем генерального директора по кадрам и режиму.

Рис. 1. Структура управления ФГУП «ПО «Квант»

Во главе ФГУП ПО «КВАНТ» стоит генеральный директор, который имеет четырех заместителей:
— исполнительный директор;
— финансовый директор;
— коммерческий директор;
— заместитель генерального директора по кадрам и режиму.
Непосредственно генеральному директору подчиняется также общий отдел, имеющий в своем составе бюро делопроизводства и секретариат, и управление по качеству, состоящее из ОТК (отдела технического контроля), ЛВК (лаборатория внешнего качества), ЛУКС (лаборатория управления качеством сертификации), ИЦ ЭО (испытательный центр электрооборудования) и ОМ (отдел метрологии).
Между отдельными подразделениями возникают вертикальные и горизонтальные связи.
Вертикальные связи – это связи руководства и подчинения, соединяющие иерархические уровни в организации и ее частях, например, связь между генеральным директором и начальниками отделов.
Горизонтальные связи – это связи между двумя и более равными по положению в иерархии или статусу частями или членами организации. Их главное предназначение – способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации при решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях.1Например, связи между заместителями генерального директора, начальниками отделов, специалистами разных подразделений.
ФГУП ПО «КВАНТ» предприятие, состоящее из множества подразделений и выпускающее продукцию по государственному заказу Министерства обороны Российской Федерации, поэтому схема управления структурных подразделений этого предприятия является информацией для служебного пользования. Организационное устройство предприятия рассмотрим на примере отдельного блока, представленного на рисунке 2.

Рис. 2. Построение организации по линейно-функциональному принципу
На рисунке 2 представлены структурные подразделения, имеющие следующее обозначение:
— ПЭО – планово-экономический отдел;
— ОТ и З – отдел труда и заработной платы.;
— ОТО – отдел технического обеспечения.;
— ОАС – отдел автоматизированных систем.
Данный тип структуры сформирован по продуктовому признаку. ФГУП ПО «КВАНТ» выпускает широкую номенклатуру продукции для различных рынков, поэтому продуктовая структура управления наиболее типичная для этого предприятия, при которой центральной штаб-квартире организации подчиняются специализированные по видам продукции отделения с самостоятельной хозяйственной деятельностью. Он является оптимальным для предприятия на данном этапе его развития.

1.4. Организация кадровой службы ФГУП ПО «КВАНТ»

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии — создание отдела кадров. На ФГУП ПО «КВАНТ» отдел кадров представлен самостоятельным структурным подразделением, подчиненным заместителю генерального директора по кадрам и режиму, изображенным на рисунке 3.

Группа по работе с персоналом и кадровыми документами:
инженер – 2
инспектор — 2 Ведущий инженер по подготовке кадров — 1 Табельное бюро:
Старший табельщик — 1
Табельщик — 1

Рис. 3. Структура отдела кадров

Рациональная организация постановки кадровой службы начинается с определения организационно-правового положения службы, ее структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документированием кадровой деятельности. Для этого в подразделении разработаны организационно-правовые документы:
— положение об отделе кадров;
— должностные инструкции на каждого работника отдела кадров.
«Положение» – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. Таким образом, положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадров предприятия, обязательные для выполнения его сотрудниками.1
Положение об отделе кадров на ФГУП ПО «КВАНТ» применяется как самостоятельный правовой акт, который подписан начальником структурного подразделения, а утвержден генеральным директором.
Положение о структурном подразделении – документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению следует относится с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста, но при этом может учитывать специфику организации и деятельности. Документ оформляют на общем бланке организации, который содержит наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, гриф утверждения.2 Положение об отделе кадров на ФГУП ПО «КВАНТ» принято 7 февраля 2005г. и имеет следующую структуру:
I. Общие положения
II. Основные задачи
III. Организационная структура
IV. Функции
V. Обязанности
VI. Права
VII. Ответственность
VIII. Взаимодействие с другими службами
В «Общих положениях» говорится о руководстве и подчиненности отдела кадров, о регламентации деятельности сотрудников должностными инструкциями, чем руководствуется в своей работе отдел кадров и др.
В «Основных задачах» и «Функциях» излагаются сведения об основных задачах и важнейших функциях отдела кадров, а также роль и место кадрового органа в деятельности предприятия. К основным задачам отдела кадров можно отнести:
— прием сотрудников на работу;
— учет сотрудников;
— оформление документов персонального учета;
— документирование деятельности сотрудников;
— подбор (поиск и отбор) сотрудников для предприятия;
— расстановка сотрудников предприятия;
— становление в должности и адаптация сотрудников;
— изучение сотрудников предприятия и их перемещение, оценка их работы;
— увольнение сотрудников;
— профессиональная подготовка и переподготовка сотрудников;
— организация приема сотрудников предприятия по служебным и личным вопросам;
— работа с письменными обращениями сотрудников;
— аналитическая работа и подготовка отчетов;
— архивная и справочная работа;
— кадровая работа в подразделении;
— планирование кадровой работы;
— организационно-методическое руководство кадровой работой на предприятии.
В «Организационной структуре» положения об отделе кадров определена организационно-штатная структура и численный состав подразделения, распределенный по категориям.
Раздел «Обязанности» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню знаний и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в этом разделе излагается компетенция и обязанности руководителя.
К должностным обязанностям начальника отдела кадров относятся:
— возглавлять работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;
— организовывать разработку прогнозов, определять текущие и перспективные потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и центрами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информировать работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использовать средства массовой информации для помещения объявлений о найме сотрудников;
— осуществлять работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделении предприятия;
— обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;
— участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала и готовить предложения по совершенствованию проведения аттестации;
— организовывать своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для предоставления персонала к поощрениям и награждениям;
— проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы;
— осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом и др.
Начальник отдела кадров должен знать:
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— трудовое законодательство;
— структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;
— кадровую политику и стратегию предприятия;
— порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах, источники обеспечения предприятия кадрами;
— состояние рынка труда, системы и методы оценки персонала;
— методы анализа профессионально — квалификационной структуры кадров;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— организацию табельного учета;
— методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности и др.
В разделе «Права» определены полномочия отдела кадров в пределах его компетенции.
В разделе «Ответственность» определена коллективная ответственность отдела кадров за своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел; соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы кадровой службы.
Раздел «Взаимодействие с другими службами» предполагает согласованность выполнения определенных действий отдела кадров с подразделениями по кадровому обеспечению деятельности предприятия. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения кадровых мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления. Документационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка исполнения документов. От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.
В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.
Отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ» в процессе своей деятельности взаимодействует и с другими структурными подразделениями, такими как:
— лаборатория управления качеством организации;
— бюро делопроизводства;
— отделом труда и заработной платы;
— экономическим и финансовым отделами;
— отделом автоматизированных систем;
— технической библиотекой;
— всеми подразделениями.
Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников отдела кадров, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых –регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников с тем, чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т.д.
При разработке должностной инструкции необходим глубокий и всесторонний анализ всех видов выполняемых работ, что позволяет сформулировать весь комплекс требований, предъявляемых к должности.
Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника отдела, а также является основанием для применения объективных мер административного воздействия.1
Правила составления должностной инструкции установлены ГСДОУ.1
В отделе кадров ФГУП ПО «КВАНТ» согласно штатному расписанию кроме начальника отдела кадров работают еще семь человек: в группе по работе с персоналом и кадровыми документами — два инженера и два инспектора; один ведущий инженер по подготовке кадров; табельщик и старший табельщик в табельном бюро.
Должностная инструкция каждого работника состоит из следующих разделов: общие положения, квалификационные требования и необходимый уровень знаний, обязанности, права, ответственность (см. Приложение 1).
В разделе «Общие положения» определяются следующие позиции:
— подчиненность работника;
— основные задачи работника;
— порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
— основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе «Квалификационные требования и необходимый уровень знаний» устанавливаются профессиональные требования к работнику (уровень образования и стаж работы) и знания необходимые для этой должности.
В «Обязанностях» указываются обязанности работника, связанные с его основными задачами и функциями, занимаемой должности.
В разделе «Права» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе «Ответственность» устанавливается дисциплинарная, административная ответственность за неисполнение или ненадлежащее выполнение трудовых функций работника.
Должностные инструкции на работников отдела кадров разрабатывает начальник отдела кадров, он согласовывает их с юридической службой и утверждает. Ознакомление работника с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа. Она состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», личной подписи работника, инициалов, фамилии и даты ознакомления.
Таким образом, нормативно – правовая база организации и деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» основана на Конституции Российской Федерации, Гражданском кодексе Российской Федерации, Трудовом кодексе Российской Федерации и федеральных законах. В соответствии с этими законодательно – правовыми актами составлена локальная нормативная база предприятия, представленная Уставом предприятия, коллективным договором и другими положениями.
Существующая в настоящее время линейно – функциональная структура управления ФГУП ПО «КВАНТ» создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей.
Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на отдел кадров, который является самостоятельным структурным подразделением. Непосредственное руководство отделом кадров осуществляет его начальник, который подчиняется заместителю генерального директора по кадрам и режиму. Деятельность сотрудников отдела кадров регламентируется должностными инструкциями, разработка которых осуществляется начальником отдела кадров на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. В своей работе отдел кадров руководствуется «Положением об отделе кадров», законодательными и нормативно – правовыми актами, распорядительными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения управления.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП ПО «КВАНТ»

2.1. Нормативно – правовые и нормативно – методические акты, регламентирующие документирование кадровой деятельности

Работа с кадровыми документами имеет свои особенности. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работающего при оформлении пенсии.
Для правильного ведения кадровой документации необходимо знать и постоянно руководствоваться законодательно – правовыми актами о труде и нормативно – методическими документами по делопроизводству, что использует в своей деятельности отдел кадров ФГУП ПО «КВАНТ».
В главе 2 Конституции Российской Федерации закреплены права и свободы человека и гражданина. Право каждого на труд и остальных, связанных с ним правах, определяет статья 37 Конституции Российской Федерации (принятой всенародным голосованием 12 декабря 1993 г.).
Основной функцией кадровой деятельности является оформление трудовых отношений. Для их оформления следует руководствоваться прежде всего Трудовым кодексом Российской Федерации.1
Статья 5 Трудового кодекса Российской Федерации определяет законодательные и иные нормативно — правовые акты, регулирующие трудовые отношения в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными конституционными законами. Они указаны в последовательности их значимости:
— трудовое законодательство, включая Трудовой кодекс, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащих нормы трудового права;
— иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права;
— указы Президента Российской Федерации;
— постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
— нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъекта Российской Федерации;
— нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
— коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.
В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям ТК РФ, учитывая внесенные изменения.1
Трудовой кодекс РФ содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков, а в некоторых случаях устанавливает и конкретные сроки подготовки документов. Например, приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), изготовление и выдача работнику копий документов, связанных с работой (ст.62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) – все эти документы должны быть оформлены в трехдневный срок.
Нормативно –правовая база кадровой деятельности определена еще в нескольких актах:
Государственное регулирование норм работы с документами распространяется и на конфиденциальную информацию. Так, Закон РФ от 21.07.1993 №5485-1 «О государственной тайне» (в ред. от 22.08.2004) определил перечень сведений составляющих государственную тайну, и порядок засекречивания этой информации.
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.1 Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве: архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственного архивов, депозитарного хранения и др. Закон определил полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности.
Федеральный закон от 08.07.2006 № 149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2 регулирует отношения, возникающие при:
— осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространении информации;
— применении информационных технологий;
— обеспечении защиты информации.
Закон установил ряд терминов (таких, как информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекомуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация и оператор информационной системы), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.
К основным общегосударственным нормативно-методическим документам по организации делопроизводства относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).1 Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях (учреждениях), их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов. Поиск документов и информации; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
ГОСТ Р 6.30-20032 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в «Общероссийский классификатор управленческой деятельности» (ОКУД) (класс 0200000).
Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р 51141-981 нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения, В стандарт включены 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины , используемые в документировании, в организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах.
В тексте Основных правил работы архивов организации можно выделить две части.2 В первой освещены делопроизводственные вопросы:
— требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, введения (раздел 3.4);
— порядок формирования дел в делопроизводстве (раздел 3.5); организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве (раздел 2);
— порядок выделения дел к уничтожению (раздел 2.4);
— подготовка дел к передачи в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив (разделы 3.6 и 3.7).
В другой части правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»1, утвержденный и введенный в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007г. №28-ст регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего и внешнего пользования.
Стандарт:
— распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы (далее — организации);
— содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
— содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;
— содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
В стандарте даются определения таким терминам, как архивный орган; архивное учреждение; система управления документами; документ; доступ; индексирование; классификация; контроль; контроль действий и другие.
При работе с кадровой документацией также необходимы:
— «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»2;
— «Инструкция по заполнению трудовых книжек»3;
— «Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»1 и
— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»2.
В «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» определено ведение трудовых книжек, внесение изменений и исправлений в трудовую книжку, выдача и заполнение дубликата трудовой книжки и вкладыша в нее.
«Инструкция по заполнению трудовых книжек» устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек, а также форму приходно – расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и форму книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Перечень закрепляет состав кадровых документов, касающихся вопросов приема, перемещения, увольнения и учета работников, их награждения, аттестации и квалификации. Перечень используется для определения сроков хранения, отбора на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности предприятия. В перечне в разделе 8 «Кадровое обеспечение» подробно расписаны сроки хранения документов кадровой деятельности.
В «Альбоме унифицированных первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» даны формы кадровых документов по личному составу, таких как приказ о приеме на работу, увольнении, переводе работников и другие. На ФГУП ПО «КВАНТ» для документирования кадровой деятельности используются все эти формы.
На предприятиях и в организациях могут разрабатываться и утверждаться стандарты как один из видов локального нормативного акта. На ФГУП ПО «КВАНТ» разработан и утвержден СТП ВИРЖ 4.2-01-03 «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление записями». Стандарт разработан лабораторией управления качеством и сертификации (ЛУКС), утвержден 14.03.2003 исполнительным директором-первым заместителем генерального директора и введен в действие приказом генерального директора №327 от 01.10.2003. В стандарте учтены требования ГОСТ Р ИСО 9001-2001, ГОСТ РВ 15.002-2003. Стандарт устанавливает порядок управления записями, имеющие отношение к обеспечению выполняемых предприятием видов деятельности и содержащих данные о качестве выпускаемой продукции или о степени ее соответствия установленным требованиям. Управление записями распространяется на регистрацию данных о качестве продукции, результативности процессов системы менеджмента качества (СМК) и об удовлетворенности потребителей. Стандарт распространяется на деятельность всех подразделений и всего персонала предприятия, принимающих участие в ведении и поддержании в рабочем состоянии записей. В этом стандарте для работников отдела кадров, занимающихся подготовкой и переобучением персонала, даются формы записей следующих видов документов:
— заявление на присвоение разряда (см. Приложение 1);
— протокол заседания экзаменационной комиссии;
— акт о выполнении пробной работы (см. Приложение 2);
— протокол заседания квалификационной комиссии для рабочих;
— журнал учета по присвоению разрядов на предприятии;
— протокол заседания аттестационной комиссии;
— протокол заседания аттестационной комиссии специалистов и служащих.
Другим локальным нормативным актом, утвержденным на предприятии, является «Руководящий документ. Инструкция. Правила подготовки и оформления организационно-распорядительной документацией», разработанная бюро делопроизводства и введенная в действие приказом генерального директора от 23 января 2004 г. В инструкции учтены требования ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Эта инструкция устанавливает единый порядок подготовки и оформления организационно — распорядительной документации. Инструкция обязательна для всех подразделений предприятия.
К инструкции даны приложения, в которых показаны образцы наиболее распространенных видов документов (протокол, письмо (см. Приложение 4), приказ (см. Приложение 5), распоряжение (см. Приложение 6), докладная записка (см. Приложение 7)).
К локальным нормативным актам, регламентирующим кадровую деятельность, относятся также: Коллективный договор, Штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции.
Ответственным за процесс управления организационно – распорядительной документацией является начальник бюро делопроизводства. Критерием результативности процесса является отсутствие замечаний по обеспечению работников предприятия организационно – распорядительной документацией.
Таким образом, работник отдела кадров должен знать действующее законодательство и нормативно-методические акты, следить за их изменениями, так как на этих знаниях основывается документирование кадровой деятельности предприятия.

2.2 Виды кадровых документов и требования к их оформлению

Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены новые унифицированные формы документов, которые значительно упростили работу инспекторов отдела кадров по составлению приказов по личному составу, графиков отпусков и других кадровых документов.
В состав обязательной кадровой документации входят следующие документы:
— трудовой договор;
— приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1, № Т-1а);
— личная карточка (форма № Т-2);
— личное дело;
— приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, № Т-5а);
— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, № Т-9а);
— приказ о предоставлении отпуска (форма № Т-6, № Т-6а);
— приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8, № Т-8а);
— табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
— личные заявление работников предприятия;
— графики отпусков.1
Трудовому договору более подробно автор посвятил параграф 2.2.2 «Трудовой договор и его оформление», а оформлению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты параграф 2.2.3 «Документирование трудовых отношений».
Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, текст, подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей), печать. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.
Приказы являются одними из важнейших документов предприятия.
Приказы предприятия делятся на две основные группы:
— приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
— приказы по личному составу (персоналу предприятия).
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно — биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.
Для оформления приказов по личному составу на ФГУП ПО «КВАНТ» используют унифицированные формы в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
На ФГУП ПО «КВАНТ» приказы по личному составу подписываются заместителем генерального директора по кадрам и режиму и визируются начальником отдела кадров, начальником отдела труда и заработной платы и начальником юридического отдела. Приказы о награждениях и поощрениях работников подписывает генеральный директор, и визируют у финансового директора или главного бухгалтера, начальника отдела труда и заработной платы, начальника отдела кадров и заместителем генерального директора по кадрам и режиму.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: адресат (кому адресовано), автор, наименование вида документа, наименование структурного подразделения, текст, дата, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.1
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия «ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ».2 Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.
При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.
При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов — с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).1
При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.
При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.
При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под расписку.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).
Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.
Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы применяется для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду.1
Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Ведением табеля учета использования рабочего времени на ФГУП ПО «КВАНТ» занимается табельщик и старший табельщик.
Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность предоставления отпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований. График отпусков отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ» составляется ежегодно в начале января и подписывается начальником отдела кадров, начальником отдела труда и председателем профсоюзного комитета.
Одним из видов кадровых документов, используемых на ФГУП ПО «КВАНТ», является справка.
Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждений фактов, событий.
В отдел кадров обращаются работники предприятия за справками, подтверждающими сам факт работы на предприятии, стаж работы на предприятии, оплату труда, для предъявления по месту требования (см. Приложение 8).
Такие справки оформляются в отделе кадров на бланках справок формата А5, имеющих трафаретный текст, содержащий:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дату;
— регистрационный номер;
— текст;
— подпись;
— печать.
Датой справки является дата ее подписания инспектором отдела кадров или начальником отдела кадров, подпись заверяется печатью.
Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.
Наименование организации, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в тексте.
Справки составляют в одном экземпляре.
Еще одним документом, используемым в документировании кадровой деятельности, является докладная записка.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого – либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе должностного лица, так и по указанию (письменному или внутреннему) руководителя.
Докладные записки используемые внутри предприятия называются внутренними.
Разновидностью докладной записки являются представления, используемые при документировании кадровой деятельности, составляемые руководителем структурного подразделения в адрес генерального директора. Представления составляют в случаях поощрения работников, наложения взысканий, проведения аттестации.
Внутренняя докладная записка (представление) оформляется на простом листе бумаги по типу общего бланка (см. Приложение 9).
Внутренняя докладная записка (представление) включает:
— название структурного подразделения;
— вид документа;
— дату;
— адресат;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель.
Еще одним видом кадровых документов является объяснительная записка.
Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины какого – либо события, факта, поступка.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками предприятия по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающих в процессе производственной и трудовой деятельности. Обычно их составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, проступках и др. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, описание фактов, послуживших поводом к ее написанию. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги, пишутся обычно от руки с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем с указанием должности, личной подписи, инициалов и фамилии.

2.2.1 Документирование поступления на работу

Перед тем как преступить к документированию поступления на работу, инженер по персоналу ФГУП ПО «КВАНТ» ведет устную беседу с соискателем работы. Инженер по персоналу знакомит со свободными вакансиями и с квалификационными требованиями, предъявляемыми к соискателю работы. Иногда инженеру по персоналу приходится направлять соискателя работы к начальнику цеха или подразделения для собеседования, куда требуется работник. Для этого выдается поступающему на работу лист оформления (см. Приложение 10), в котором указывается фамилия, имя, отчество начальника цеха или подразделения к которому направляется поступающий на работу; фамилия, имя, отчество соискателя работы, который направляется для переговоров о работе в цехе или подразделении по специальности (должности). Лист оформления подписывается начальником отдела кадров с указанием даты оформления. Если поступающий на работу по своим квалификационным требованиям не подходит для работы в цехе или подразделении, то ему отказывают в оформлении на работу. Если соискатель работы подходит начальнику цеха или подразделения в результате личного ознакомления с принимаемым, то он в листе оформления дает заключение в отдел кадров на какую работу, с каким разрядом, окладом оформлять работника. Начальник цеха или подразделения подписывает этот лист оформления и проставляет дату. Поступающий на работу возвращается в отдел кадров к инженеру по персоналу с листом оформления для дальнейшего оформления документов.
При приеме на работу с вредными производственными факторами инженер по персоналу требует предоставить медицинское заключение, исходя из которого вопрос о приеме на работу решается в положительную или отрицательную сторону.
Если договоренность достигнута, приступают к письменному оформлению зачисления на работу.
Все документирование трудовых отношений работника и работодателя на ФГУП «ПО «КВАНТ» опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудовой кодекс Российской Федерации, поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к статье 65 Трудового кодекса требует от поступающего на работу следующие документы:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при заключении трудового договора впервые страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем);
— документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующих специальных знаний или специальной подготовки.
Поступающий на работу еще должен предоставить:
— идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);
— три фотографии 4*6 с правым углом (на личную карточку, пропуск, карточку в бюро пропусков.
Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеющие трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, оформят их на предприятии после зачисления на работу.
Вместе с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, которое содержит следующие реквизиты (см. Приложение 11):
— адресат (генеральный директор ФГУП ПО «КВАНТ» Капралов Геннадий Николаевич);
— автор, т. е. чье заявление, с указанием адреса места жительства;
— вид документа – заявление;
— текст, в котором надо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник;
— подпись;
— дата.
Если оговаривались какие – либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день – это также пишется в тексте заявления.
На предприятии в настоящее время от поступающего на работу на ФГУП ПО «КВАНТ» не требуется написания автобиографии и заполнения анкеты, так как вся требующаяся информация содержится в личной карточке работника (форма « Т-2).
При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу, проводится инженером по технике безопасности инструктаж по технике безопасности, производственной санитарии, противопожарной охране и другими правилами по охране труда под роспись в журнале по технике безопасности. Принятому на работу дается табельный номер и учетная карточка (см. Приложение 12) в Бюро пропусков для оформления пропуска.
В соответствии с статьей 16 Трудового кодекса Российской Федерации трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора (более подробно в параграфе 2.2.2).
На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» (статья 68 ТК РФ).
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (статья 68 ТК РФ).
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.
Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской федерации «О первичных учетных документах» от 8 июля 1997 года № 835 были разработаны и переутверждены 05.01.2004 Постановлением Госкомстата новые формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В соответствии с Постановлением формы по учету кадров распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, в том числе они используются и на ФГУП «ПО «КВАНТ». К утвержденным формам относятся форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о приеме работника на работу заключается в оформлении и учете лиц, принимаемых предприятием на работу по трудовому договору.1
Приказ о приеме на работу (форма №Т-1) составляется на каждого, вновь зачисляемого на предприятие. При одновременном приеме нескольких работников допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме № Т-1а, особенно на временные работы.
При оформлении приказа указываются:
— фамилия, имя, отчество работника;
— наименование структурного подразделения;
— профессия (должность);
— испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу;
— условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
— основание приема на работу (ссылка на заключенный с работником трудовой договор).
Эти данные берутся из трудового договора.
Приказы о приеме на работу на ФГУП «ПО «КВАНТ» подписывает заместитель генерального директора по кадрам и режиму, а визируют начальник отдела кадров, начальник отдела труда и заработной платы и начальник юридического отдела.
Подписанный приказ регистрируют и объявляют работнику(ам) под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
На основании приказа заполняется трудовая книжка, в нее вносится запись о приеме на работу и заполняется личная карточка (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54). Статья 66 Трудового кодекса определила, что «Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством Российской Федерации».
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, когда работа у работодателя является для работника основной. Лица, принятые на работу на ФГУП ПО «КВАНТ», сдают свою трудовую книжку в отдел кадров.
Все записи, внесенные в трудовую книжку на последнем месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или работника отдела кадров и печатью предприятия или отдела кадров.
На лиц, поступивших на работу впервые, трудовая книжка заполняется не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Инспектор отдела кадров заполняет трудовую книжку на основании документов, а не слов поступающего на работу. Очень важно внимательно заполнять титульный лист трудовой книжки, содержащей общие сведения о работнике, потому что именно эти сведения подтверждают принадлежность трудовой книжки его владельцу.
Следует обратить особое внимание при заполнении титульного листа трудовой книжки на правильную запись имени и фамилии, чтобы владельцу такой трудовой книжки не пришлось доказывать через суд, что это именно его трудовой стаж.
Дату рождения надо указывать только на основании паспорта или свидетельства о рождении. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.
Не менее важным является четкая запись сведений о работе. Инспектор кадров вносит наименование должности строго по штатному расписанию. Основанием для записи сведений о работе является только распорядительный документ.
«В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству» (статья 66 ТК РФ).
Трудовые книжки хранятся как документы строгой отчетности в отдельных картотеках в шкафах, исключающих возможность их утраты и порчи.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки не действителен.
Книгу учета трудовых книжек и вкладышей к ним ведет инспектор отдела кадров. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные вновь.
Книга учета трудовых книжек на ФГУП «ПО «КВАНТ» пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.
На всех сотрудников, принятых на работу, заводится также личная карточка (форма № Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.
В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, данных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, детально описывается порядок оформления личных карточек, которые заполняются инженером по персоналу на лиц, принятых на работу, на основании:
— приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а);
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— свидетельство о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
— документов воинского учета – для военнообязанных лиц и лиц подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличие специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником.
В содержании документа отражаются сведения:
— о наименовании предприятия, где работает данный работник;
— о персональных данных общего характера;
— о воинском учете (для работников из числа военнообязанных);
— о приеме на работу и переводе данного работника на другую работу;
— об аттестации;
— о повышении квалификации;
— о профессиональной подготовке;
— о поощрениях и наградах;
— о предоставляемых данному работнику отпусках;
— о социальных льготах, на которые данный работник имеет право в соответствии с законодательством;
— основаниях для увольнения ( в случае увольнения данного работника).1
Реквизитами документа являются:
— гриф утверждения документа – указывается наименование, дата и номер документа, в соответствии с которым утверждена форма № Т-2);
— код организации (учреждения) – указывается по ОКПО;
— код формы документа указывается по ОКУД;
— наименование организации (учреждения) – указывается в соответствии с регистрационными документами;
— номер документа – указывается в соответствии с принятой в организации (учреждении) системой регистрации документов;
— дата документа – указывается дата, начиная с которой производится оформление документа;
— наименование документа – «Личная карточка работника»;
— текст документа – представляет собой комбинацию таблиц и трафаретного текста;
— подпись (подписи) – указываются подписи работника, сведения о котором отражены в документе, и работника кадрового органа, оформившего документ.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров.
Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих.
Таким образом, оформление на работу требует от работников отдела кадров, выполнения целого ряда операций: составления проектов трудового договора и приказа, оформления личной карточки формы № Т-2, внесения соответствующей записи в трудовую книжку. Личные карточки, трудовая книжки расставляются для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного их ведения, отражения движения работника по службе (в форме № Т-2, трудовой книжке, дополнении к личному листку).

2.2.2 Трудовой договор и его оформление

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор.
В Трудовом кодексе Российской Федерации весь третий раздел посвящен трудовому договору.
В соответствии со статьей 16 Трудового кодекса трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Определение трудового договора дается в статье 56 ТК РФ.
Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.1
Сторонами трудового договора являются (см. Приложение 13):
— работодатель – ФГУП ПО «КВАНТ» в лице генерального директора Капралова Геннадия Николаевича;
— работник – граждане, достигшие 16 лет.
В трудовом договоре указываются:
— фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор;
— сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
— место и дата заключения трудового договора.
Существенными условиями трудового договора являются:
— место работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения);
— дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;
— наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации;
— права и обязанности работника;
— права и обязанности работодателя;
— характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
— режим труда и отдыха;
— условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
— виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
— об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения и (или) о рабочем месте;
— об испытании;
— о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
— об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
— о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
— об улучшении социально – бытовых условий работника и членов его семьи;
— об уточнении применительно к условиям данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.1
Запрещается необоснованный отказ в заключение трудового договора.
Запрещается отказывать в заключение трудового договора женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей.
Запрещается отказывать в заключение трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы.
По требованию лица, которому отказано в заключение трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме.
Отказ в заключение трудового договора может быть обжалован в судебном порядке.
Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме.
Трудовые договоры могут заключаться:
— на неопределенный срок;
— на определенный срок не более пяти лет срочный трудовой договор), если иной срок не установлен Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.1
Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный срок.
Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника:
— с учетом характера предстоящей работы;
— с учетом условий ее выполнения;
— с учетом интересов работника;
— в случаях, непосредственно предусмотренных законом.
С целью проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок, в пределах предусмотренных законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируется конкретный срок испытания (с какого по какое время).2
Поскольку представителем работодателя в трудовых отношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанности по трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся:
— обязанности эффективно организовать труд работников;
— создавать условия для безопасного и высокопроизводительно труда, оборудовать рабочие места в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности;
— своевременно выплачивать работникам обусловленную договором заработную плату.
В трудовой договор могут быть внесены обязательства работника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся в представление широких возможностей для получения знаний и навыков, создании соответствующих условий для их приобретения.
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя.
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления в договора в силу.
Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительной причины в течение недели, то трудовой договор аннулируется. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным.
Содержание договора составляет весь комплекс условий, определяющих взаимные права и обязанности сторон. Некоторые условия трудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условия трудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могут изменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже по взаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает с установленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и не указывать это условие.
При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка.
На предприятие используется также трудовой договор на выполнение определенной работы, т. е. принятый на работу работник обязуется в срок, прописанный в договоре, выполнить установленный объем работы за указанную оплату (см. Приложение 14).
При заключении трудового договора на выполнение определенной работы лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю согласно статьи 65 ТК РФ:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации ли наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующих специальных знаний или специальной подготовки.
Сторонами трудового договора являются:
— работодатель –генеральный директор ФГУП ПО «КВАНТ» Капралов Геннадий Николаевич;
— работник.
В трудовом договоре указываются:
— фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор;
— сведения о документах, удостоверяющих личность работника;
— идентификационный номер налогоплательщика;
— сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
— место и дата заключения трудового договора.
Существенными условиями трудового договора являются:
— место работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения);
— дата начала и окончания работы;
— наименование должности, профессии с указанием квалификации;
— объем работы;
— общая сумма оплаты за выполненный объем работы по договоренности.
Трудовой договор на определенный вид работы подписывается двумя сторонами, составляется в 2 экземплярах, один из которых остается у работника.
После исполнения установленного объема работы составляется акт о выполнении работы на основании которого производится расчет с работником.
Форма трудового договора ФГУП ПО «КВАНТ» и трудовой договор на выполнение определенной работы соответствуют существующему законодательству.
2.2.3 Документирование трудовых отношений

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на новый Трудовой кодекс Российской Федерации.
Документирование поступления на работу (параграф 2.2.1) и оформление трудового договора (параграф 2.2.2) автор уже рассмотрел.
Теперь остановимся на рассмотрении особенностей содержания и порядка оформления перевода, поощрений и взысканий, отпусков, командировок и увольнения.
Инспектор отдела кадров оформляет переводы (перемещения) работника в процессе его деятельности в организации. Переводы носят различный характер: повышение по должности, переход в другое структурное подразделение, понижение, изменение вида работы в связи с повышением квалификации или заболеванием.
Первым документом является личное заявление работника с просьбой о переводе, где ставиться виза руководителя подразделения, откуда переходит работник, свидетельствующая о том, что он не возражает против его перехода, и виза руководителя подразделения, куда переходит работник. При перемещении внутри структурного подразделения перевод может оформляться докладной запиской руководителя подразделения с обоснованием причины перевода.
Переводам посвящена статья 72 Трудового кодекса РФ. «Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных частями второй и третьей статьи 72 настоящего Кодекса…».
На основании заявления или докладной записки делаются изменения к трудовому договору и составляется приказ о переводе, имеющий унифицированную форму: приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе нескольких работников (форма № Т-5).
Если при переводе условия трудового договора изменяются, то эти изменения вносятся непосредственно в текст договора или оформляются дополнительным соглашением в качестве приложения к договору.
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу заключается в оформлении и учете перевода работника на другое место работы в пределах предприятия.1
В содержании приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу указываются:
— фамилия, имя, отчество работника;
— наименование структурного подразделения по прежнему и новому месту работы;
— профессия (должность) по прежнему и новому месту работы;
— основание для перевода на другую работу (ссылка на изменение к заключенному ранее с работником трудовому договору).
Приказ подписывает заместитель генерального директора по кадрам и режиму и визируют начальник отдела кадров, начальник отдела труда и заработной платы и начальник юридического отдела.
На основании приказа делаются соответствующие записи в личной карточке работника (форма № Т-2) и лицевом счете работника (форма № Т-54).
Данные о переводе на основании приказа обязательно вносятся в трудовую книжку в соответствии с правилами о порядке ведения трудовых книжек не позднее недельного срока с даты подписания приказа.
Таким образом, оформление переводов требует составления нескольких документов и внесения соответствующих изменений в целый ряд документов.
Приступая к работе, сотрудники по разному проявляют себя на предприятии и работают с разной степенью старания и результаты их работы могут поощряться или наоборот, на них накладываются различные меры взысканий. Все эти моменты обязательно документируются.
Поощрениям за труд посвящена статья 191 Трудового кодекса РФ, в которой называются основные формы поощрения: объявление благодарности, награждение именным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию «лучшего по профессии» и выдача премии.
Коллективным договором на ФГУП ПО «КВАНТ» принято решение о поощрении и награждениях к юбилейным датам. Размер поощрения зависит от стажа работы работника на предприятии.
Объявляются все эти формы поощрения приказом генерального директора и оформляются по форме № Т-11 – Приказ (распоряжение) о поощрении работника и форме № Т-11а – Приказ (распоряжение) о поощрении работников. Эта форма особенно удобна при премировании к каким-нибудь знаменательным датам или юбилейным датам организации.
Если поощрение не предполагает денежного вознаграждения, из текста приказа по форме № Т-11 исключается раздел «в сумме…». Приказ подписывает генеральный директор предприятия и визируют финансовый директор или главный бухгалтер, начальник отдела труда и заработной платы, начальник отдела кадров и заместитель генерального директора по кадрам и режиму.
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о поощрении работника заключается в оформлении и учете поощрений за успехи в работе.1
В содержании приказа (распоряжения) о поощрении работника указываются:
— фамилия, имя, отчество работника;
— наименование профессии (должности) работника;
— наименование структурного подразделения;
— мотивы поощрения;
— вид поощрения (благодарность, почетная грамота, ценный подарок, премия);
— основание для поощрения.
Основанием для составления таких приказов служит докладная записка (представление) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник.
Работник знакомится с приказом, ставя свою роспись на первом экземпляре приказа.
На основании приказа инспектор отдела кадров вносит соответствующие записи в личную карточку работника – форма № Т-2 и в трудовую книжку.
В соответствии с правилами ведения трудовых книжек, в трудовую книжку вносятся сведения о награждениях государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками и значками, дипломами о присвоении званий. Запись о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся. Запись в трудовой книжке о награждениях и поощрениях вносится не позднее недельного срока после издания приказа.
В соответствии со статьей 192 Трудового кодекса РФ «За совершение дисциплинарного поступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания». В статье перечислены и формы дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.
Взыскания оформляются приказами. Так как причины взысканий разнообразны и наложение взыскания требует особенно тщательного обоснования, эти приказы не имеют унифицированной формы. Приказы о наложении взысканий составляются на основании докладной записки руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, а также объяснительной записки самого сотрудника.1 Статья 193 Трудового кодекса РФ указывает: «До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт».
Взыскания объявляются работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня издания приказа, не считая времени отсутствия работника на работе. В статье 193 Трудового кодекса РФ оговорено, что в случае отказа работника подписать указанный приказ (распоряжение) составляется акт. Взыскания в трудовую книжку не записываются.
Согласно статьи 194 Трудового кодекса РФ «если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим дисциплинарного взыскания.
Работодатель до истечения срока со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников». Снятие дисциплинарного взыскания также оформляется приказом.
Приказы подписываются заместителем генерального директора по кадрам и режиму и визируются начальником отдела кадров, начальником отдела труда и заработной платы, начальником юридического отдела.
К работе с кадровой документацией относится также оформление отпусков.
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска заключается в оформлении и учете отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами и заключенным с работником трудовым договором.1
Оформляется отпуск цепочкой документов, которую открывает график отпусков. Он составляется на каждый календарный год. Руководители структурных подразделений заблаговременно представляют графики отпусков на своих сотрудников для составления сводного графика отпусков организации в целом. График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков имеет обязательную унифицированную форму – форма № Т-7.
В соответствии с инструкцией к Альбому унифицированных форм, график отпусков «применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам». График отпусков — сводный график, при составлении которого учитывают действующее законодательство, специфику деятельности предприятия и пожелания работников.
График отпусков подписывают начальники подразделений, начальник отдела кадров, начальник труда и заработной платы.
Составляется график отпусков в 3-х экземплярах. Один остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию и третий передается в структурное подразделение.
В обязанности инспектора отдела кадров входит контроль за соблюдением графика очередности отпусков в течение года.
Основанием для предоставления отпуска служит личное заявление работника, которое пишется на имя генерального директора и содержит следующие реквизиты:
— адресат (кому адресовано);
— автор (с указанием должности и структурного подразделения, где работает работник);
— указания вида документа;
— текст;
— дата;
— подпись работника.
В тексте заявления указывается, какой вид отпуска просит предоставить работник: очередной ежегодный или целевой дополнительный (учебный, специальный). Указывается продолжительность отпуска и с какого числа предполагается его начало. Если в отпуск уходит руководящий работник, в заявлении указывается на кого он возлагает исполнение своих обязанностей на время нахождения в отпуске. Если работник уходит не в ежегодный отпуск, а в отпуск по каким-то обстоятельствам, то в заявлении должно содержаться основание предоставления такого отпуска со ссылкой на соответствующий документ, который прилагается к заявлению, например, в заявлении об учебном отпуске делается ссылка на справку из учебного заявления; при отпуске по беременности и родам ссылаются на листок по нетрудоспособности, в заявлении об отпуске за больным членом семьи ссылаются на документы из медицинских учреждений.
Заявление пишется в одном экземпляре, визируется руководителем структурного подразделения и передается в отдел кадров. На основании заявления и графика отпусков составляется приказ.
В содержании приказа (распоряжения) о предоставлении работнику отпуска указываются:
— фамилия, имя, отчество работника;
— наименование профессии (должности) работника;
— наименование структурного подразделения;
— вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.);
— период, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск;
— продолжительность отпуска (в календарных днях);
— даты начала и окончания отпуска.
При составлении приказа на отпуск конкретному работнику используется унифицированная форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику». Если в отпуск оформляется сразу несколько работников, составляется приказ по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».
Приказы о предоставлении отпуска работникам подписываются заместителем генерального директора по кадрам и режиму и визируются начальником отдела кадров, начальником отдела труда и заработной платы, начальником юридического отдела.
Приказы об отпуске объявляются работникам под роспись.
На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
Таким образом, оформление отпусков требует проведения следующих операций: составление графика очередных отпусков, контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года, оформление приказа об отпуске, его регистрация, внесение данных об отпуске в форму № Т-2.
Достаточно часто в связи с производственной необходимостью работник отзывается из отпуска. В соответствии с статьей 125 Трудового кодекса РФ отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. Для отзыва из отпуска утвержденная унифицированная форма такого приказа не предусмотрена, поэтому он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа из отпуска.
Приказы об отпусках формируются в отдельные дела и имеют по Перечню типовых управленческих документов срок хранения 5 лет (ст. 6а).
К кадровой документации относятся и документы о командировании работников.
Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.
Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается вышестоящим руководителем. Этот же документ содержит и отчет о выполнении задания, что очень удобно и сокращает количество создаваемых документов.
Только после оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется один человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если одновременно направляются несколько работников, используется форма № Т-9а.
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку заключается в оформлении и учете направления работника в командировку.1
В содержании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку указываются:
— фамилия, имя, отчество работника, направляемого в командировку;
— наименование структурного подразделения;
— наименование профессии (должности);
— цель, время и место командировки.
В необходимых случаях в документе указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работника в командировку.
После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. В нее вносят все необходимые данные из приказа.
Так как командировочные расходы оплачиваются по суткам, командировочное удостоверение и является тем учетным документом, в котором фиксируется время прибытия сотрудника в пункт назначения и время выбытия из него. При этом отметки о приезде и отъезде делаются в каждом пункте назначения и заверяются подписью ответственного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.
К работе с кадровой документацией относится также оформление прекращения трудового договора с работником.
Глава 13 Трудового кодекса РФ посвящена прекращению трудового договора. В соответствии со статьей 77 основаниями прекращения трудового договора являются:
1) соглашение сторон (статья 78);
2) истечение срока трудового договора (статья 79), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80);
4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя (статья 81);
5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);
6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизации (статья 75);
7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора (статья 73);
8) отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (части третья и четвертая статьи 73);
9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность (часть первая статьи 72);
10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (статья 83);
11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы (статья 84).
Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Увольнение работника также отражается в цепочке документов и начинается с заявления или служебной записки.
На основании личного заявления или служебной записки составляется проект приказа.
Функциональное назначение приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником (об увольнении работника) заключается в оформлении и учете факта увольнения работника.1 Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора имеет унифицированную форму № Т-8 при увольнении одного работника и № Т-8а – нескольких работников.
В содержании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником указываются:
— фамилия, имя, отчество работника;
— наименование профессии (должности) работника;
— наименование структурного подразделения;
— основание увольнения;
— отметка о согласии профсоюзного органа предприятия с увольнением работника.
Основание увольнения указывается обязательно со ссылкой на статью Трудового кодекса. На основании приказа о прекращении трудового договора с работником делается запись в личной карточке работника (форма № Т-2), лицевом счете работника (форма № Т-54), трудовой книжке работника, после чего производится расчет с работником по форме № Т-61 («Записка-расчет при прекращении трудового договора с работником»).
После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник знакомится с приказом под роспись. По требованию работника инспектор отдела кадров обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа.
Приказ подписывается заместителем генерального директора по кадрам и режиму и визируется начальником отдела кадров, начальником отдела труда и заработной платы, начальником юридического отдела.
Увольняемый работник также знакомится с приказом под роспись.
Приказ после подписания регистрируется.
Копия приказа помещается в личное дело.
На основании приказа о прекращении действия трудового договора делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка — расчет при прекращении действия трудового договора».
Личная карточка после внесения соответствующих записей переставляется в картотеку уволенных лиц, где помещается по алфавиту фамилии.
В трудовой книжке в строгом соответствии с приказом делается запись о прекращении трудовой деятельности с указанием даты и причины увольнения, и затем книжка выдается на руки увольняющемуся.
Все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, заверяются начальником отдела кадров и печатью.
Работнику выдается трудовая книжка на руки в день увольнения. Увольняющийся работник расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируется дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи.
Личное дело после помещения в него приказа об увольнении закрывается для передачи в архив на долговременное хранение.
Таким образом, документирование кадровой деятельности охватывает все процессы, связанные с управлением кадрами и оформлением трудовых отношений.
Носителями информации являются многочисленные формы и виды документов, состав которых определяется компетенцией и функциями отдела кадров.
Умение правильно и грамотно документировать кадровую деятельность, руководствуясь нормативно – методическими документами, является критерием профессионализма работников кадровой службы предприятия. Все локальные нормативные акты и документы, созданные на ФГУП ПО «КВАНТ», соответствуют предъявляемым к ним требованиям.

ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФГУП ПО «КВАНТ»

В процессе деятельности ФГУП ПО «КВАНТ», как и в другой любой организации, получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.1
Для отдела кадров надобность в такой информации возникает практически ежедневно. За последнее время очень частыми стали обращения работников или бывших работников за справками, подтверждающими их стаж.
Быстрый поиск для использования таких документов возможен лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.2
Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года. Исполненные документы, т.е. имеющие отметку об исполнении, помещаются в дела в тот же день к концу того же дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключает возможность потери документов и обеспечивает их сохранность. Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел должна обеспечить единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел в структурном подразделении. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Это одно из важнейших значений номенклатуры. Это очень важно и для кадровых документов.
Номенклатура дел – «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.1
Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения, главным назначением которого является систематизация документов, т.е. распределение документов после их исполнения в дела и определение системы хранения документов в учреждении. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документов. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепленная в индексацию дел, используется при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.2
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив предприятия со сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками свыше 10 лет.
Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры предприятия. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно – методических документах: «Государственной системе документационного обеспечения управления», «Основных правилах работы архивов организаций», «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел. Номенклатура дел должна быть на каждом предприятии и охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности предприятия. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного подразделения, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел.
На ФГУП ПО «КВАНТ» существует сводная номенклатура дел, которая составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура предприятия составляется на пять лет и отправляется в Архивное управление Новгородской области, которое дает заключение экспертно – проверочной комиссией Архивного управления Новгородской области. На основании этого заключения, после согласования сводная номенклатура дел утверждается генеральным директором предприятия.
Номенклатура дел ежегодно пересматривается, уточняется и утверждается генеральным директором предприятия.
Сводная номенклатура ФГУП ПО «КВАНТ» разработана специалистами Бюро делопроизводства предприятия вместе с начальником отдела кадров и начальниками других подразделений, так как только ведущие специалисты и руководитель могут полно перечислить круг вопросов, которыми занимается подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. Их совместная работа обеспечила составление сводной номенклатуры предприятия, охватывающей всю документацию всех структурных подразделений, отвечающей всем предъявленных к ней требованиям.
Так как в отделе кадров отсутствует номенклатура дел структурного подразделения, автор дипломной работы вместе с начальником отдела кадров решили ее создать, на основе сводной номенклатуры и изученной литературы по этому вопросу.
Приступая к составлению номенклатуры дел отдела кадров, автор дипломной работы изучил требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложенные в «Основных правилах работы архивов организаций», «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Автор использовал также положение о структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения, а также папки с материалами и регистрационные журналы, так как главным источником при составлении номенклатуры дел являются сами документы.
Номенклатура дел отдела кадров составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты:
— наименование структурного подразделения;
— наименование вида документа;
— дата;
— номер;
— место составления;
— гриф утверждения;
— текст, т.е. содержательная часть номенклатуры дел
— подпись;
— гриф согласования.
Содержательная часть номенклатуры дел составляется в виде таблицы из пяти граф:
1. Индекс дела.
2. Заголовок дела.
3. Количество дел, единиц хранения.
4. Срок хранения и номер статьи по перечню.
5. Примечания.
Заполнение каждой графы номенклатуры дел производится с учетом требований, закрепленных в нормативно – методических документах.
В графе 1 указывается индекс каждого дела, который представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из номера структурного подразделения из сводной номенклатуры дел с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения. В сводной номенклатуре дел ФГУП ПО «КВАНТ» отделу кадров присвоен условный номер 08.
В графе 2 указываются заголовки дел. При формировании номенклатуры дел в начало документа выносятся заголовки дел, содержащих организационно – распорядительную документацию, а затем, в порядке уменьшения значимости соответствующих документов (организационных, договорных, планово – отчетных), заголовки остальных дел.
В графе 3 при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. Соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, а также номера статей по соответствующему перечню, на основании которых установлен срок хранения.
В графе 5 при оформлении проекта номенклатуры дел никаких записей не делается. В дальнейшем – в течение всего срока действия номенклатуры дел – в данной графе указываются:
— названия перечней документов, использованных при определении дел к уничтожению;
— отметки о заведении дел, о переходящих делах, а также о выделение дел к уничтожению;
— сведения о лицах, ответственных за формирование дел;
— отметки о передаче дел другим предприятиям для продолжения работы с ними.1
При составлении номенклатуры дел отдела кадров необходимо определить состав документов, часть из них, имеет унифицированную форму, состав которых уточнен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и другие.
Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.2
Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:
1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).
2. Штатное расписание предприятия.
3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.
4. Приказы по основной деятельности (копии).
5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.
6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела.
9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
11. Переписка с другими организациями по вопросам деловой квалификации.
12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
14. Список резервов кадров на выдвижение.
15. График отпусков сотрудников предприятия.
16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
17. Картотека трудовых книжек.
18. Алфавитные карточки персонального учета кадров (форма № Т-2).
19. Журнал учета граждан по вопросам трудоустройства.
20. Акты приема – передачи при смене начальников отдела кадров.1
Рекомендации по систематизации наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятия содержаться в Типовой инструкции по делопроизводству. Так, организационно – распорядительные документы рекомендуется систематизировать по видам и хронологии, располагая их вместе с приложениями: сначала документ, затем – соответствующее приложение.
Основные виды распорядительных документов – приказы и распоряжения должны перемещаться в отдельные дела. В свою очередь, приказы по основной деятельности должны располагаться в составе дел отдельно от приказов по кадрам (персоналу). Последние, при значительном количестве, целесообразно помещать в самостоятельные дела с учетом их функционального назначения: отдельно – приказы о приеме на работу, отдельно – приказы об увольнении и т.п. При объединении различных видов приказов по кадрам в составе одного дела следует учитывать сроки хранения, установленные в отношении каждого вида приказов.
Документы в составе личных дел работников располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Планы, отчеты группируются отдельно.
Документы, образующие переписку предприятия, подлежат систематизации в пределах календарного года в прямой хронологической последовательности, при этом документ – ответ (исходящий документ), как правило, помещается непосредственно за документом запросом (входящим документом).
В номенклатуре дел структурного подразделения располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 08 – 03 (08 – соответствует цифровому обозначению отдела кадров, 03 – порядковому номеру заголовка дела, заведенному в отделе кадров). Индексация должна быть постоянной и повторяться из года в год. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел, сформированных в разных структурных подразделениях.
Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида документа (приказы, контракты, протоколы);
— краткое содержание («Переписка со сторонними организациями и гражданами по кадровым вопросам»);
— дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2007г.»).1
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «копии» – в конце заголовка, например, Должностные инструкции работников отдела кадров (копии)».
Самая сложная часть работы при разработке номенклатуры дел – составление заголовков дел.
Основное требование – заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов.2
В заголовках дела, предназначенных для группировки документов одной разновидности, этот вид документа указывается во множественном числе, например, «Договоры об обучении работников предприятия с учебными заведениями г. Великого Новгорода».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например, «Переписка с учебными заведениями г. Великого Новгорода о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников предприятия».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на который составлены документы, например, «Годовой отчет по повышению квалификации кадров».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в наименовании дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например, «Документы по аттестации и переаттестации работников на особо опасных объектах (письма, договоры)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Толщина дела не должна превышать 4 см, что примерно составляет 250 листов. Если количество листов документов, включенных в дело, превышает этот предел, дело делят на несколько частей – томов. Точное количество частей может стать известным только по окончании делопроизводственного (т. е. календарного) года, поэтому эта графа заполняется в конце текущего года.1
Каждое дело должно иметь свой конкретный срок хранения. Сроки устанавливаются в зависимости от значимости документов, включенных в дело, и могут быть постоянными или временными (один год, три года, пять лет, десять лет, пятнадцать лет и т.д.).
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов и определения возможности уничтожения документов, которые не имеют научной и практической ценности. Четвертая графа в номенклатуре дел заполняется на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. И номера статей по перечню.2
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2000 г., является основным нормативным документом для определения срока хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений.
Сроки хранения дел, которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией, для проведения которой создаются экспертные комиссии (ЭК). Экспертные комиссии определяют конкретные сроки и в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка «До минования надобности». Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.
В графе 4 могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новыми», «ЭК», «ЭПК». Отметка «ЭК», помимо прочего, может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.
Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью классифицируются по срокам хранения:
— Документы с постоянным сроком хранения;
— Временным свыше 10 лет;
— И временным до 10 лет.
Документы разного срока хранения не должны группироваться в одно дело, но в случаях необходимости такого формирования дел время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения.
Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела, например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.
Автор дипломной работы составил номенклатуру дел для отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ». Номенклатура дел структурного подразделения составлена в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа с делами; третий передается в архив предприятия.
По сводной номенклатуре дел предприятия, отдел кадров имеет цифровое обозначение – 08. Соответственно индекс каждого дела, который представляет собой выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из номера структурного подразделения из сводной номенклатуры дел с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в пределах номенклатуры дел этого структурного подразделения, например, 08 – 09.
Номенклатура дел отдела кадров составлена по унифицированной форме, в которой каждая из пяти граф имеет свое назначение, описанное выше в этом параграфе, и требует правильного заполнения (см. Приложение 15).
Номенклатура дел структурного подразделения вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если функции и задачи структурного подразделения не меняются, а в нашем случае они остаются прежними, согласованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается начальником отдела кадров.
Не реже одного раза в 5 лет номенклатура структурного подразделения, также как и сводная, подлежит пересоставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, непредусмотренными делами, а также могут уточняться сроки хранения отдельных дел. В конце года в номенклатуре дел заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в структурном подразделении. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 «Количество дел (томов, частей)». В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно) (см. Приложение 16).
Для хранения дел, выделяется отдельный шкаф, к внутренней дверце которого прикрепляется рабочий экземпляр номенклатуры дел, так как это облегчает поиск нужного дела и необходимого документа.
Номенклатура дел структурного подразделения – отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ» — утверждается заместителем генерального директора по кадрам и режиму и подписывается начальником отдела кадров.
Номенклатура дел структурного подразделения на следующий календарный год составляется в 4 квартале текущего года для того, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было ввести в действие.
Качество номенклатуры дел определяется тем, насколько она способствует установлению единой системы формирования дел, обеспечению их учета, быстрому поиску документов, ориентации исполнителей при направлении документов в дела. Качество номенклатуры дел имеет большое значение для повышения культуры работы управленческого аппарата. Для установления качества номенклатуры дел целесообразно ввести учет возникающих вопросов и затруднений при группировке исполненных документов в дела с помощью таблицы, состоящей из четырех столбцов:
1. Дата записи.
2. Индекс дела.
3. Возникающие вопросы затруднения.
4. Предложения по составлению номенклатуры на следующий год.
При анализе записей в такой таблице можно получить данные о качестве номенклатуры дел. Если в течение срока действия номенклатуры дел не возникают трудности при группировке документов в дела, ее модно рекомендовать для дальнейшего использования.
При совершенствовании номенклатуры важно установить причины затруднений при ее применении, например, нечеткие формулировки наименований дел, отсутствие дел необходимых наименований.
Для четкой организации документов и правильного формирования дел необходим систематический контроль за их использованием. Он позволяет выявлять недостатки в систематизации документов, ликвидировать трудности при группировке документов в дела, уточнять сроки их хранения.
При подшивке документов в дело необходимо проверять правильность их оформления. Неправильно оформленные документы должны возвращаться исполнителю на доработку. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещено.
Таким образом, проанализировав документирование кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ», автор дипломной работы сделал вывод, что основным направлением совершенствования деятельности отдела кадров является создание номенклатуры дел этого подразделения. Использование номенклатуры дел, составленной автором дипломной работы, позволит обеспечить единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел в структурном подразделении. Ускорение поиска дел обеспечит оперативный доступ к ретроспективным документам, которые в настоящее время являются востребованными.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Федеральное государственное унитарное предприятие Производственное объединение «Квант» (ФГУП ПО «КВАНТ») – предприятие Федерального агентства по промышленности, образованное в 1958 году. На протяжении 50 лет ФГУП ПО «КВАНТ» производит уникальную военную технику и товары бытовой электроники, отличающиеся высоким качеством и надежностью.
Несмотря на сокращение производства и численности работников в период перестройки, в настоящее время предприятие развивается, наращивает объемы выпуска продукции, ведет реконструкцию и обновление основных производственных фондов. В этом огромная заслуга руководства, сохранившего высококвалифицированные кадры, и работников предприятия.
Существующая в настоящее время линейно – функциональная структура управления ФГУП ПО «КВАНТ», выбранная руководством, создает условия для осуществления предприятием своей деятельности и достижения установленных целей.
Нормативно – правовая база организации и деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» регламентируется законодательно-правовыми и нормативно-методическими актами, на основе которых составлена локальная нормативная база организации, представленная Уставом предприятия, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями, инструкциями и другими документами, регламентирующими его деятельность.
ФГУП ПО «КВАНТ» большое предприятие с множеством структурных подразделений, в процессе управления которыми создается большое количество документов, являющихся важнейшими носителями информации. Документы способствуют взаимодействию между структурными подразделениями.
Документ –это лицо предприятия, поэтому его грамотному оформлению уделяется большое внимание. Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, обязательных элементов оформления официального документа. Для этого на предприятии специалисты Бюро делопроизводства и отдела кадров руководствуются ГОСТами, положениями и другими нормативно-методическими актами, а также локальными нормативными актами.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является правильное документирование трудовых правоотношений. Документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников уделяется большое внимание. Документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека.
В документировании кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ» создаются и используются различные виды документов (приказ, справка, докладная записка, заявление и др.), а также унифицированные формы документов, введенные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Кадровая документация играет существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека, продолжает оставаться актуальной и в условиях рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости.
Проанализировав документирование кадровой деятельности ФГУП ПО «КВАНТ», автор дипломной работы сделал вывод, что основным направлением совершенствования деятельности отдела кадров является создание номенклатуры дел этого подразделения. Использование номенклатуры дел, составленной автором дипломной работы, позволит осуществить единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел в структурном подразделении. Ускорение поиска дел обеспечит оперативный доступ к ретроспективным документам, которые в настоящее время являются востребованными.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники
1.1. Опубликованные

1. Конституция Российской Федерации: принята на всенар. голосовании 12 дек. 1993 г. // Рос. газета. – 1993. – 25 декабря.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая [от 30.11.1994 № 52-ФЗ]. Часть вторая [от 26.01.1996 № 14-ФЗ]. Часть третья [от 26.11.2001 № 147-ФЗ] // Собр. законодательства Рос. Федерации. -1994. — № 32. — Ст. 3301; 1996. — № 5. — Ст. 410; 2001. — № 49. — Ст. 4552.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации. [ 30.12.2001 № 197-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 24.07.2002 № 97- ФЗ, от 25.07.2002 № 116-ФЗ, от 30.06.2003 № 86-ФЗ, от 27.04.2004 № 32-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 29.12.2004 № 201-ФЗ, от 09.05.2005 № 45-ФЗ, от30.06.2006 № 90-ФЗ)] – СПб.: «Издательский дом Герда», 2007. – 256 с.
4. О государственных и муниципальных унитарных предприятиях: федер.
закон [от 14.11.2002 № 161-ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
5. Об архивном деле в Российской Федерации: федер. закон от 01.10.2004 № 125-ФЗ//Рос. газета. – 2004. – 25 ноября.
6. Об информации, информационных технологиях и о защите информации:
федер. закон [от 08.07.2006 № 149-ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
7. О персональных данных: федер.закон [от 27.07.2006 № 152-ФЗ] // Российская газета. — 2006. – 29 июля.
8. О трудовых книжках. Постановление правительства Российской Федерации [от 16.04.2003 № 225] // СПС Консультант Плюс.
9. Инструкция по заполнению трудовых книжек: Постановление Минтруда России [от 10.10.2003 № 69] // СПС Консультант плюс.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД. — 1991.
11. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Издательство стандартов, 1998.
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.
13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. // Стандартинформ, 2007.
14. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
15. Основные правила работы архивов организаций. Всероссийский исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
16. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Утвержден Росархивом 06.10.2000.

1.2. Неопубликованные

1. Устав ФГУП ПО «КВАНТ». Зарегистрирован распоряжением комитета по управлению муниципальным имуществом города Великого Новгорода от 20.11.2000 № 621.
2. Коллективный договор ФГУП ПО «КВАНТ». Действующий. Зарегистрирован Комитетом по социальным вопросам Администрации Великого Новгорода отделом охраны труда и трудовых отношений 11.04.2006 № 42. Утвержден на конференции трудового коллектива.
3. Правила внутреннего трудового распорядка. Действующие. Утверждены генеральным директором и председателем профсоюзного комитета ФГУП ПО «КВАНТ».
4. СТП ВИРЖ 4.2-01-03 «Стандарт предприятия. Система менеджмента качества. Управление записями». Утвержден исполнительным директором-первым заместителем генерального директора и введен в действие приказом генерального директора № 327 от 01.10.2003.
5. Руководящий документ. Инструкция. Правила подготовки и оформления организационно-распорядительной документации. Утвержден генеральным директором и введен в действие 23.01.2004.

2. Литература

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. / М.И. Басаков. — 2-е изд., перераб. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2000. — 320 с.
2. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. — СПб.: Питер, 2004. — 256 с.
3. Бобылева М.П. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2007.- № 1.- с. 13-15.
4. Быкова Т.А. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Уч.-метод. пособие / Т.А. Быкова, Е.М. Емышева, О.В. Мосягина. — М.: МИФИ, 1996.- 68 с.
5. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник / Под. общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В.Санкина. — М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
6. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие / И.Н. Васильева, Г.С. Желнинский. — 2-е изд. — М.: Вузовский учебник, 2004. — 272 с.
7. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе / А.В. Верховцев. – М.: ИНФРА, 2000. – 186 с.
8. Виханский О.С. Менеджмент: Учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. — 3-е изд. — М.: Экономистъ, 2004. — 528 с.
9. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. / Ю.М. Демин. – 2-е изд., перераб. и доп. — СПб.: Питер, 2005. – 224 с.
10. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда: Учеб. Пособие. / Л.Н. Зудина. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1997. – 256 с.
11. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364 с.
12. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). / Т.В. Кузнецова. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.
13. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. / Б.З. Мильнер. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 720 с.
14. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2005. – 93 с.
15. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. / Т.В. Печникова, А.В. Печникова. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 1999. — 124 с.
16. Пустозерова В.М. Ведение трудовых книжек по новому Трудовому кодексу. –М.: ЗАО «Книга сервис», 2003.
17. Резник С.Д. Персональный менеджмент: Учебник для вузов. / С.Д. Резник и др. – Пенза: ПГАСА, 2000. – 372 с.
18. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. / М.Ю. Рогожин. – СПб.: Питер, 2005. – 160 с.
19. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. / М.Ю. Рогожин. – СПб.: Питер, 2004. – 208 с.
20. Санкина Л.В. Документы – основания к приказам по личному составу // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. — № 2. – с. 54-62.
21. Сотов П.В. Сборник трудовых документов. / П.В. Сотов. – М., 1997, 87 с.
22. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству / М.В. Стенюков. – М.: А- Приор, 2007. – 176 с.
23. Стенюков М.В. Делопроизводство (конспект лекций). / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2005. – 144 с.
24. Трудовые книжки: новый порядок оформления. – М.: Информцентр XXI века, 2005. – 72 с.
25. Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – 2-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М – 638 с.
26. Филиппов А.В. Работа с кадрами. / А.В. Филиппов. – М.: Экономика, 1990. – 168 с.
27. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство. – 2001. — № 1. – с. 32-38.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ФГУП ПО «КВАНТ»
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.2000 № 00
Великий Новгород УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
_________И.О. Фамилия
«__»____________2000 г.

инспектора отдела кадров (заведующая архивом)
.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Инспектор отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров.
1.2 Основными задачами инспектора отдела кадров являются:
— своевременное и качественное оформление, ведение кадровых документов на работников предприятия;
— обеспечение учета и сохранности трудовых книжек, личных дел, личных карточек работников и другой документации отдела кадров.
1.3 Инспектор отдела кадров осуществляет свою работу на основании положения об отделе кадров и настоящей должностной инструкции.
1.4 Инспектор отдела кадров назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела кадров.
1.5 В случае временного отсутствия инспектора отдела кадров, его функции в соответствии с распоряжением начальника отдела кадров исполняют другие сотрудники подразделения.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ И НЕОБХОДИМЫЙ УРОВЕНЬ ЗНАНИЙ
2.1 На должность инспектора отдела кадров назначается лицо, имеющее среднее специальное образование и стаж работы не менее 3-х лет.
2.2 Инспектор отдела кадров должен знать:
— трудовое законодательство, архивные документы, положения, инструкции, приказы и другие руководящие материалы по оформлению документации по кадрам;
— порядок оформления приема на работу, перевода на другую работу, предоставление отпусков, прекращение трудового договора;
— порядок оформления, ведения, учета и хранения трудовых книжек и личных дел, ведение учета движения кадров и составление отчетности по ним;
— структуру предприятия и его подразделений.

3. ОБЯЗАННОСТИ

3.1 Инспектор отдела кадров обязан:
3.1.1 Вести работу с клиентами (выдача обходных листов на увольнение, заполнение и выдача трудовых книжек, оформление справок и т.п.).
3.1.2 Вести учет и документацию по награждениям работников. Разносить приказы по предприятию от вышестоящих организаций, решения, постановления о поощрении и награждении работников предприятия в их трудовые книжки.
3.1.3 Оформлять больничные листки, отпуска работникам предприятия.
3.1.4 Нести ответственность за сохранность трудовых книжек, карточек личного учета, печатей и штампов отдела кадров, контролировать их исполнение по назначению.
3.1.5 Готовить документы в Пенсионный Фонд для оформления страховых свидетельств обязательного пенсионного страхования работникам предприятия. 3.1.6 Вести свою работу архива предприятия, в том числе:
— обрабатывать документы в архиве предприятия, готовить документацию для передачи в областной архив;
— предоставлять архивные документы и оказывать помощь работникам бухгалтерии и ОК для выдачи различных справок (по стажу, льготному стажу, заработной плате и т.д.) работникам и бывшим работникам предприятия, Пенсионному Фонду.
3.1.7 Выполнять задания и поручения начальника отдела кадров, касающиеся кадровой работы.
3.1.8 Знать и уметь выполнять при необходимости обязанности других инспекторов отдела кадров.
3.1.9 Выполнять задания и поручения начальника отдела кадров.
3.1.10 Соблюдать нормы и правила техники безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии.

4. ПРАВА

4.1 Инспектор отдела кадров имеет право:
4.1.1 Получать от начальника отдела кадров и руководителей подразделений необходимую для работы информацию;
4.1.2 Вносить предложения по совершенствованию учета кадровой работы, улучшению работы по своим направлениям деятельности;
4.1.3 Давать указания подразделениям предприятия по вопросам работы с кадрами, требовать их выполнения.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1 Инспектор отдела кадров несет ответственность за ненадлежащее выполнение, возложенных на него обязанностей, в том числе:
— несвоевременное и некачественное исполнение текущей работы и заданий;
— низкую трудовую и исполнительную дисциплину;
— несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Должностную инструкцию подготовил:
Начальник отдела кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата

СОГЛАСОВАНО
Юрисконсульт
_________И.О. Фамилия
Дата

С инструкцией ознакомлен(а) Подпись И.О. Фамилмя
Дата

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Форма заявления на присвоение разряда

Председателю квалификационной комиссии предприятия

от__________________________________________________________________

цех №_________профессия_____________разряд_________________________

образование________________стаж работы по данной профессии____________

кем присвоен_________________________________________________________

дата присвоения последнего разряда_____________________________________

Заявление

Прошу принять от меня технический экзамен на повышение разряда
с_________________ на _______________________________________________
По специальности_____________________________________________________
Имею подготовку в объеме норм требований профессионально-квалификационной характеристики для данного разряда.
Подготовился к сдаче на разряд _________________________________________
____________________________________________________________________
(указать где и когда обучался или готовился самостоятельно)
Подпись_______________

Заключение начальника цеха

Подпись
«___» _________________200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма акта о выполнении пробной работы

АКТ
«____» _______________200 г. № __________
проверки знаний _____________________________________________________
(наименование профессии и разряд)
1. Фамилия_______________________________________________________имя_______________отчество____________ год рождения___________________
2. Образование ________________ где учится_____________________________
3. Профессия до обучения _____________________________________________
4. Разряд пробы ______________________________________________________
5. Наименование пробы _______________________________________________
__________________________________________________________________
(краткое описание выполненной работы)
6. Чертеж ___________________________________________________________
7. Норма времени на единицу __________________________________________
8. Фактически отработанное время _____________________________________
подпись нормировщика
9. Оценка качества работы ____________________________________________
подпись контролера ОТК и штамп
10. Оценка теоретических знаний ________________________________________
_______________________________________________________________
На основании выполненной работы и теоретических знаний, соответствующих требованиям тарифно-квалификационного справочника
Присвоить ________________ разряд ______________________________
Протокол квалификационной комиссии № _____ от «__» _________200 г.
Председатель комиссии: __________________________________________
Члены комиссии:__________________________________________
__________________________________________
__________________________________________
ОТиЗ__________________________________________
ОТК__________________________________________
Мастер цеха __________________________________________
Проверил: ведущий инженер ОК ___________________________________

«___»____________200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Пример оформления письма

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРЯТИЕ
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «КВАНТ»
Б. Санкт-Петербургская ул., д. 73/1
Г. Великий Новгород, 173001
тел.: (816-2) – 62-71-17
факс: (816-2) – 62-43-33
ОКПО 07555528 ОГРН 1025300788358
ИНН 5321030020 КПП 532101001

____________________№___________________
На № ______________от ___________________

Об условиях продажи запасных
частей

В связи с производственной необходимостью просим сообщить стоимость и условия продажи нашему объединению запасных частей для тормопластавтомата. Условия продажи и стоимость просим сообщить по телефону 63-13-56.

Генеральный директор Подпись Г.Н. Капралов

В.К. Иванов
63-13-56

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Пример оформления приказа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «КВАНТ»
ПРИКАЗ
«__» ________ 200_ №___
г. Великий Новгород

Об организации ремонтной службы

С целью повышения оперативности и проведения ремонтных работ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Организовать в цехе № 6 ремонтно – наладочные работы.
2. Начальнику цеха № 6 Иванову Г.В. совместно с начальником цеха № 8 Петровым И.М. подготовить и передать мне на рассмотрение до 30.11.2007 предложения по штатному расписанию, производственным площадям и оборудованию цеха № 8.
3. Контроль за выполнение данного приказа возложить на главного инженера Козякова В.В.

Генеральный директор Подпись Г.Н. Капралов

А.П. Сидорова
48-95

ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Пример оформления распоряжения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ
УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ
«КВАНТ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
ОТ _________________ № _____________
Великий Новгород

О переаттестации лиц, связанных с эксплуатацией
кранштабелеров и межэтажных подъемников

В целях повышения уровня знаний по охране труда при эксплуатации кранштабелеров и межэтажных подъемников
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Провести консультации с работниками подразделений: ОМТС, ИЦ ЭО, ПДО на право пользования указанными механизмами до 00.00.2006.
2. О результатах переаттестации доложить на совещании 00.00.2006.
3. Назначить ответственным лицом за проведение консультаций старшего инженера по ПкиН Дружинина Г.И..

Исполнительный директор –
1-й зам. генерального директора Г.Д. Кондрашов

В.А. Дружинин
42 – 35

ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Пример оформления докладной записки

Цех № 11
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.2006 № 00
г. Великий Новгород Генеральному директору
ФГУП ПО «КВАНТ»
Г.Н. Капралову

О выдаче денег подотчет

Прошу дать указание на выдачу денег подотчет на приобретение запчастей для станка за наличный расчет.

Начальник цеха № 11 Е.С. Козелков

ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Пример оформления справки

Федеральное государственное унитарное предприятие Производственное объединение «Квант»
ФГУП ПО «КВАНТ»

СПРАВКА
22.01.2007 № 28
Великий Новгород

Антипова Галина Алексеевна, 22.08.1951 года рождения, работает ведущим инженером отдела кадров ФГУП ПО «КВАНТ». На 22 января 2007 г. стаж ее работы на предприятии составляет 25 лет 3 месяца 18 дней.
Основание: трудовая книжка от 26.03.1970, вкладыш в трудовую книжку АТ-III № 468194 от 15.04.1994
Справка дана для предъявления по месту требования.

Начальник отдела кадров Подпись В.В.Чубаров

ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Пример оформления докладной записки

Отдел кадров
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
00.00.2008 № 00
г. Великий Новгород Генеральному директору
ФГУП ПО «КВАНТ»
Г.Н. Капралову

О замене рабочих столов

Довожу до Вашего сведения, что отдел кадров в настоящее время имеет рабочие столы, имеющие износ 80%.
Прошу рассмотреть вопрос о приобретении пяти новых рабочих столов.

Начальник отдела кадров В.В. Чубаров

ПРИЛОЖЕНИЕ 10

ЛИСТ ОФОРМЛЕНИЯ

Начальнику цеха № ________________________________
тов. _______________________________________________
Направляется гр._____________________________________________________
для переговоров о работе в Вашем цехе (отделе) по специ¬альности (должности)__________________________________________________________
Начальник отдела кадров __________________________

« ___» _________________ 200 г.

В ОТДЕЛ КАДРОВ

Заключение начальника цеха (отдела) в результате личного ознакомления с принимаемыми (указать на какую работу зачислить, примерно разряд, оклад, объем работы, загрузка и пр.) ___________________________________________ ____________________________________________________________________
Начальник цеха (отдела) ____________________
Мастер____________________
«___» ________________200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 11
Пример оформления заявления

Генеральному директору
ФГУП ПО «КВАНТ»
Г.Н. Капралову
Ивановой Марии Петровны,
проживающей по адресу:
Великий Новгород,
ул. Б. С.-Петербургская, д. 111, кв. 427

Заявление

Прошу принять меня на должность инспектора отдела кадров

Дата Подпись

ПРИЛОЖЕНИЕ 12

Место
Для
Фотокарточки

Кабина №
Ячейка №
Пропуск №
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

Прошу выдать ______________________________ пропуск
(постоянный, временный)
Фамилия___________________________________________
Имя______________ Отчество ________________________
Назначенному приказом № ___________________________
От “ ___ “ ____________________200 г.
На ________________ в цех (отдел)____________________
(должность)
Начальник отдела кадров ____________________________
(подпись)

“Согласовано”

Начальник отдела режима ___________________________
(подпись)

“Разрешаю”

Начальник охраны __________________________________
(подпись)

Дата выдачи “ ___” ____________________ 200 г.
Пропуск действителен по _______________ 200 г.
Пропуск продлен по ___________________ 200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 13

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

г. Великий Новгород “___”_________200__года

Федеральное государственное унитарное предприятие Производственное объединение «Квант», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице генерального директора Капралова Геннадия Николаевича, действующего на основании Устава с одной стороны, и гражданин (ка) Российской Федерации, ____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
именуемый (ая) в дальнейшем “Работник”, с другой стороны, заключили настоящий договор о ни¬жеследующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. «Работник» принимается на работу ________________________________
____________________________________________________________________
(наименование места работы: структурное подразделение, цех, отдел и т. д.)
по профессии (должности) согласно штатному расписанию _________________
____________________________________________________________________
(полное название профессии, должности, квалификации)
1.2. «Работник» обязан приступить к работе с «__» _______________ 200 г.
1.3. Трудовой договор заключен на неопределенный срок и действует
с « __ » ________________ 200 г.
1.4. Срок испытания __________________________________________________

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
2.1. Права и обязанности «Работника»
«Работник» имеет право на:
• изменение и расторжение настоящего договора в порядке и на условиях, которые установлены Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ), иными федеральными законами;
• предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
• рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда;
• своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с настоящим договором;
• а также другие права, предоставленные ТК РФ.

«Работник» обязан:
• добросовестно исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией, квалификационными требованиями и заданиями руководства подразделения;
• соблюдать правила внутреннего трудового предприятия;
• соблюдать трудовую, производственную и финансовую дисциплину;
• выполнять установленные нормы труда;
• выполнять качественно и своевременно поручения, задания и указания руководящих, должностных лиц предприятия, данных ими в соответствии с их компетенцией;
• соблюдать требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии;
• бережно относиться к имуществу предприятия и других работников;
• способствовать созданию благоприятного морального климата и рабочей обстановки на предприятии;
• незамедлительно сообщить Работодателю либо непосредственному руководителю о возникнове¬нии ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества Работода¬теля;
• не разглашать полученную во время работы коммерческую и иную конфиденциальную инфор¬мацию (коммерческую тайну).

2.2. Права и обязанности «Предприятия»
«Предприятие» имеет право:
• изменить и расторгнуть настоящий трудовой договор в порядке и на условиях, которые установ¬лены ТК РФ, иными федеральными законами;
• поощрять Работника за добросовестный эффективный труд;
• требовать от Работника исполнения им трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу «Предприятия» и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка предприятия;
• привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установ¬ленном ТК РФ, иными федеральными законами.
«Предприятие» обязано:
• соблюдать ТК РФ, законы и иные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты;
• предоставлять Работнику работу, обусловленную трудовым договором;
• обеспечивать безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда;
• обеспечивать Работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей;

3. ОПЛАТА ТРУДА
3.1.Работнику устанавливается:
• должностной оклад (тарифная ставка) _______________ руб. в месяц или ____________________ руб. за 1 час работы;
• надбавка (доплата) ________________________________________________
(указать вид доплат в % к окладу, ставке)

3.2. В зависимости от результатов работы может выплачиваться премия в соответствии с положением о премировании.

4. РЕЖИМ ТРУДА И ОТДЫХА
4.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя продолжительностью 40 часов.
4.2. Режим рабочего времени:
Начало работы ________________________________
Окончание работы _____________________________
Перерыв для отдыха и питания с ____час. до ___ час.
4.3. Работнику ежегодно предоставляется отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Отпуск за первый год предоставляется по истечении шести месяцев непрерывной работы. Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в соответствии с очередностью предоставления отпусков, согласно утверждаемого графика отпусков. Предоставляется дополнительный отпуск за вредные условия труда _____ рабочих дней.
4.4. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику по его заявлению может быть предоставлен кратковременный отпуск без сохранения заработной платы.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
5.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового распорядка предприятия, а также причинения материального ущерба, он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству.
5.2. «Предприятие» несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него обязательств на основании и в порядке, определенном действующим законодательством.

6. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ
6.1. На период действия настоящего договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством.

7. ОСОБЫЕ УСЛОВИЯ
7.1. Условия настоящего договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.
7.2. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, стороны руководствуются действующим законодательством.
7.3. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством.
7.4. Договор составлен в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится на предприятии, а другой у Работника.

ПОДПИСИ СТОРОН

РАБОТНИК:
______________________________________
(фамилия, имя отчество)
паспорт _______________, выданный
« __ » _______________________года
________________________________
(когда и кем выдан)
проживающий по адресу:___________
_________________________________
_________________________________
Подпись _______________
« __ » ____________________ 200 г. РАБОТОДАТЕЛЬ:
ФГУП ПО «КВАНТ»
Б. Санкт-Петербургская, 73
Генеральный директор
____________________ Г.Н. Капралов
« __ » _____________________ 200 г.

Трудовой договор получил (а) ____________ ___________________________
(подпись) (ФИО)
« __» _________________ 200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 14

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
на выполнение определенной работы

1. Федеральное государственное унитарное предприятие ПО «Квант» в лице генерального директора Капралова Геннадия Николаевича, именуемое в дальнейшем «Предприятие» и гражданин
____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, дата рождения, адрес)
____________________________________________________________________
(данные паспорта: серия, номер, когда и кем выдан)
__________________________________________________________________
номер страхового пенсионного свидетельства:___________ИНН:_____________
именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о нижеследующем;
2. Работник__________________________________________________________
принимаемый на работу________________________________________________
(наименование структурного подразделения предприятия, цех, отдел, лаборатория и т. д.)
по профессии (должности) _____________________________________________
(полное название профессии, должности, квалификации)
3. Срок действия договора:
Начало работы ______________________________________________________
Окончание работы____________________________________________________
4. Работник обязуется выполнять качественно и в срок следующую работу ____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(указать конкретно, что должно быть сделано)
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Общая сумма оплаты за выполненный объем работы по договоренности между сторонами уста¬навливается в размере _____________________________ _________________________________________________________________руб.
6. Расчет за выполненный объем работы производится согласно акту о выполне нии работы.
7. Работник в случае нарушения трудовой дисциплины несет дисциплинарную ответственность, пре¬дусмотренную ст. 192 ТК РФ.
8. Предприятие и Работник несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязательств на основании и в порядке, определенном действующим законодатель¬ством.

ФГУП ПО «КВАНТ»
ул. Б. Санкт-Петербургская, 73, г. В. Новгород
_____________________________ Г.Н. Капралов
«___»________________________________200 г. Работник___________________________________________________________
«___» _______________________200 г.
Приказ № ___ от _____________200 г.

Трудовой договор получил ______________ ____________________________
«___» ______________________ 200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ 15

ФГУП ПО «КВАНТ»
ОТДЕЛ КАДРОВ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____________ №__________
________________________
на 20___ год
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель генерального директора
По кадрам и режиму
Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Индекс
дела Заголовок дела
(тома, части) Кол-во дел
(томов, частей) Срок хранения и № статьи по Перечню Примечания
1 2 3 4 5
08-01 Приказы Федерального агентства по промышленности (РОСПРОМ) (копии) ДМН
ст. 1б
08-02 Штатное расписание и изменения к нему Постоянно
ст. 32а
08-03 Приказы о приеме на работу 75 лет ЭПК
ст. 6б
08-04 Приказы о переводе на другую работу 75 лет ст. 6б
08-05 Приказы об увольнении 75 лет ст. 6б
08-06 Приказы по основной деятельности предприятия (копии) ДМН
ст. 6а
08-07 Приказы о взысканиях 5 лет ст. 6б
08-08 Приказы о предоставлении отпусков 5 л.
ст. 6б
08-09 Приказы о командировках 5 лет
ст. 6б
08-11 Личные карты работников (форма № Т-2)

75 лет ЭПК
ст. 339
1 2 3 4 5
08-12 Личные дела:
— руководителей
— работников Постоянно
75 лет ЭПК
ст. 337 б

08-13 Документы о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников (заявки, докладные записки и другое) 5 лет
ст. 335
08-14 Документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) 3 года
ст.351
08-15 Личные карточки работников 75 лет ЭПК ст.339
08-16 Личные дела:
-руководителя
-работников 75 лет ЭПК ст.337 а,б
08-17 Анкеты, резюме лиц не принятых на работу 1 год
ст.341
08-18 Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения,
свидетельства) До востребования
ст.342 Невостребованные — не менее 50 лет
08-19 Докладные записки не вошедшие в состав личных дел 5 лет
ст.343
08-20 Журнал регистрации приказов по личному составу

75 лет
ст. 358а

08-21

1 Отчеты о наличии, учете, текучести, распределении и использовании кадров

2

3 5 лет ЭПК
ст.262

4

5
08-22 Переписка со сторонними организациями и гражданами по кадровым вопросам 5лет
ст.264
08-23 Списки временных работников и совместителей 75 лет
ст.350 г

08-24 Карточки учета бывших работников – ветеранов предприятия Постоянно ст.350
08-25 Положение об отделе кадров (копия) ДМН
ст. 16
08-26 Должностные инструкции работников отдела кадров (копии) ДМН
ст.35а
08-27 Утвержденные учебные планы повышения квалификационных кадров Постоянно ст.371а
08-28 Годовой отчет по повышению квалификации кадров Постоянно ст.114 б
08-29 Смета расходов по подготовке кадров Постоянно ст.112 а
08-30 Протоколы заседаний квалификационных комиссий 15 лет ЭПК ст.359

08-31 Журналы учебных занятий, курсов 1 год
ст.377
08-32 Документы по аттестации и переаттестации работников 5 лет
ст.636
08-33 Переписка с учебными заведениями Великого Новгорода о профессиональной подготовке, переподготовке работников предприятия 5 лет ЭПК ст.369
1 2 3 4 5
08-34 Утверждение программы по повышению квалификации работников Постоянно
ДМН
ст.371 а
08-35 Переписка с учебными заведениями Великого Новгорода об организации курсов повышения квалификации 3 года
ст.374
08-36 Утвержденная номенклатура дел (сводная) Постоянно ст.66а
08-37 Дело фонда (исторические справки, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению) Постоянно
ст. 73 Передается на государственное муниципальное хранение при ликвидации предприятия
08-38

Описи дел:
а)постоянного хранения (утвержденные)
б)временного хранения
Постоянно
3 года
ст.74а а)неутвержденные — до минования надобности
б)после уничтожения дел

Начальник отдела кадров
Дата Подпись Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК структурного подразделения
От __________ № ___________

Должность руководителя архива (лица, ответственного за архив)
Дата Подпись Расшифровка подписи
ПРИЛОЖЕНИЕ 16

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 20__ году на предприятии (структурном подразделении):

По срокам хранения Всего В том числе:
Переходящих С отметкой «ЭПК»
1 2 3 4
Постоянного
Временного
(свыше 10 лет)
Временного
(до 10 лет вкл.)
ИТОГО

Начальник структурного подразделения (должность руководителя службы ДОУ)
Дата Подпись Расшифровка подписи

ИТОГОВЫЕ СВЕДЕНИЯ ПЕРЕДАНЫ В АРХИВ:

Должность лица, передавшего сведения
Дата Подпись Расшифровка подписи

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Яндекс.Метрика