АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ ООО «АДРИВЕР»

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4
ГЛАВА1 ИССЛЕДОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ СРЕДСТВ И МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ 8
1.1 Сущность процесса документооборота в организации 8
1.2 Проблемы и перспективы электронных технологий документооборота в организации 14
1.3 Анализ современных методов и средств управления электронным документооборотом в организации 20
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «АДРИВЕР» 28
2.1 Общая характеристика организации ООО «Адривер» 28
2.2 Исследование системы управления документооборотом в ООО «Адривер» 31
ГЛАВА 3ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «АДРИВЕР» 38
3.1 Проект внедрения совершенствования системы электронного документооборота в ООО «Адривер» 38
3.2 Оценка эффективности внедрения проекта усовершенствованной системы электронного документооборота в ООО «Адривер» 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 55
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 59


ВВЕДЕНИЕ

Глобальная информатизация общества и бизнеса способствует быстрому увеличению массивов информации. Управленческая деятельность связана с информационным обменом между субъектами и объектами управления. При отсутствии необходимой информации невозможно принятие своевременных решений, определения стратегии развития организации. Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование информационных технологий. Под влиянием новых информационных технологий происходят коренные изменения в системе управления, автоматизируются процессы обоснования и принятия решений, организация их выполнения, повышается профессионализм специалистов, занятых в управленческой деятельности. Если раньше все документы на предприятии велись в бумажном виде, то в настоящее время все чаще используется электронный документооборот.
Сегодня эффективно использовать информацию могут только те предприятия, которые оперативно реагируют на изменения и внедряют новейшие информационные ресурсы в своей деятельности. Поэтому возникает необходимость в разработке и построении новой документально-коммуникационной системы с использованием современных информационных технологий. Основным инструментом для построения комплекса новой документационной формации является внедрение систем электронного документооборота, которые могут совершенно изменить его схему в компании и значительно повысить эффективность деятельности ее работников. В связи с этим вопрос внедрения систем электронного документооборота в деятельности современных предприятий является актуальным и требует анализа.
Анализ последних исследований и публикаций. Количество научных работ, изучающих вопросы работы с системами электронного документооборота и их внедрения в управленческую деятельность, в настоящее время значительно увеличилось. Сегодня существует целый ряд работ по основам организации электронного документооборота, которые изложили основные подходы к внедрения систем электронного документооборота, предоставили принципы их построения и сформулировали требования к возможностей систем. Современными, актуальными и практически полезными являются работы А. Николашина, Ж. Кудрицкой, Г. Охрименко и др. Сегодня много исследователей уделяют значительное внимание вопросам внедрения и использования систем электронного документооборота в органах государственной власти, учебных заведениях, то есть субъектах, объединенных в единый аппарат и которые имеют общее государственное финансирования. Однако в работе предприятий с частной формой собственности используются совсем другие механизмы, каналы коммуникационной связи и источники финансирования. Поэтому применение систем электронного документооборота в их деятельности для коммуникации как с внешней, так и с внутренне средой требует исследований. Таким образом, можно сделать вывод, что актуальность темы, которой мы решили посвятить данную выпускную квалификационную работу, подсказана нам и обусловлена самой жизнью, теми экономическими и социальными условиями, которые сложились в настоящее время в сфере бизнеса.
Целью написания дипломной работы является повышение качества делопроизводства ООО «Адривер» на основе применения современных средств электронного документооборота.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
1.Исследование современных систем управления документооборотом в организации.
2.Анализ существующей системы управления документооборотом в ООО «Адривер».
3.Разработка предложений по совершенствованию системы управления электронным документооборотом в ООО «Адривер».
Объект исследования: ООО «Адривер».
Предмет исследования: система управления документооборотом и пути повышения ее эффективности за счет электронных технологий.
Методы исследования: системный, комплексный и динамический подходы, традиционный анализ документов.
Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, М.Кирпичникова, Т.В.Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В.Кирсановой, М.В. Стенюкова, М.В.Ватолиной, А.В.Пшенко, В.Ф.Янковской, Н.М.Березиной, Т.В.Сигановой и других.
В публикации Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. под заглавием «О системах электронного документооборота» описаны основные системы и параметры электронного документооборота, Глущенко П.В. в своей работе описывает актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в управлении, в статье Свиридова О.В. «Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии» изучаются отраслевые особенности внедрения электронного документооборота, в учебном пособии «Основы информационной безопасности авторов Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов описываются аспекты информационной безопасности внедрения электронного документооборота, а Скиба О.А. затрагивает проблематику внедрения системы электронного документооборота, их риски и способы преодоления.
Дипломная работа представлена в виде введения, трех глав, заключения и списка использованных источников.
Во введении приводиться актуальность работы, анализ последних исследований и публикаций по ее теме, указаны цель и задачи работы, объект и предмет ее исследования, также описаны методы исследования и и теоретическая основа работы. Указана ее структура.
Первая глава посвящена изучению сущности процесса документооборота в организации, проведено исследование современных систем управления документооборотом в организации,
Во второй главе проведен анализ существующей системы управления документооборотом в ООО «Адривер» и указаны ее недостатки.
В третьей главе осуществлены разработки предложений по совершенствованию системы управления электронным документооборотом в ООО «Адривер».
В заключении указаны основные результаты и выводы по проделанной работе.


ГЛАВА1 ИССЛЕДОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ СРЕДСТВ И МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность процесса документооборота в организации

Традиционно в экономической теории в качестве базовых ресурсов управления рассматриваются природные, материальные, трудовые, финансовые и информационные.
Причём в последнее десятилетие большинство специалистов в области менеджмента постоянно подчёркивают возрастающую роль именно информационных ресурсов, которые, с одной стороны, позволяют руководству современных организаций получать доступ к ресурсам других видов, а, с другой стороны, обеспечивают управление всеми организационными ресурсами
Большая часть информационных потоков (около 70 %), образующихся в системах управления, фиксируется в организационно-распорядительных документах, которые :
во-первых, являются информационной основой принятия управленческих решений,
во-вторых, содержат в себе результаты принятия управленческих решений,
в-третьих, представляют собой средство для практической реализации управленческих решений.
Организационно-правовые документы (учредительный договор, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и т.д.) закрепляют административно-правовые основы деятельности организации посредством установления взаимосвязи между составляющими системы её управления
Плановые документы (программы, планы, графики) содержат информацию о стратегических и тактических планах менеджмента организации .
Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения) являются средством осуществления управления оперативно-административной деятельностью организации.
Справочно-информационные документы (докладные записки, объяснительные записки, деловая переписка) заключают в себе информацию, которая инициирует принятие управленческих решений менеджментом организации.
Справочно-аналитические документы (акты, справки, сводки, заключения, перечни, списки) содержат результаты аналитики организационных коммуникаций и, соответственно, составляют основу для принятия управленческих решений менеджментом организации.
Кадровые документы (резюме, приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки ф. Т-2 и т.д.) обеспечивают управление персоналом организации .
Отчётные документы (отчёты, аналитические справки) позволяют установить соотношение между целями, запланированными менеджерами, и итоговыми результатами деятельности организации.
Значимость документированной информации для обеспечения управленческой деятельности придаёт ей статус менеджмент-ресурса.
Состояние организации работы с управленческими документами во многом отражает и определяет эффективность систем управления.
Высокими показателями состояния документооборота объекта управления являются :
1. Наличие табеля и альбома унифицированных форм организационно-распорядительных документов;
2. Соблюдение нормативно-методических требований к оформлению организационно-распорядительных документов;
3. Оптимальное соотношение между технологиями работы с управленческими документами и масштабами и спецификой деятельности организации;
4. обеспечение сохранности и хранения организационно-распорядительных документов в соответствии с нормами, установленными законодательством.
В том случае, если вышепредставленные показатели характерны для системы документационного обеспечения управления, то это свидетельствует о том, что в организации :
во-первых, существуют устойчивые административно-правовые основы для менеджмент-деятельности;
во-вторых, осуществляется продуктивное взаимодействие между всеми ступенями управления;
в-третьих, высокий уровень исполнительской дисциплины;
в-четвёртых, созданы объективные информационные условия для принятия и реализации управленческих решений.
Если какие-либо из отмеченных параметров позитивного состояния системы документационного обеспечения управления нарушены, это позволяет сделать вывод, что для объекта управления характерно :
во-первых, отсутствие стратегии и тактики организационного развития;
во-вторых, непродуктивность функционального взаимодействия между структурными подразделениями;
в-третьих, нерациональное использование организационного потенциала и ресурсов.
На сегодняшний день процесс управления документами включает в себя дополнительные функции, среди которых :
• Отслеживание версий для проверки того, как изменяются документы со временем.
• Совместное использование документов для проверки того, как изначально и повторно используется документ в разных бизнес-процессах.
• Электронный обзор для того, чтобы предоставить пользователям возможность добавления документов к конкретному документу без изменения изначального документа.
• Система безопасности документов для укрепления контроля доступа для пользователей к разным документам.
• Управление процессом опубликования для совершения контроля над передачей документов в реестры разных публикационных процессов.
• Интеграция в производственном процессе для связи цикла существования документов с людьми, проектами, и планами.
Нет сомнения в том, что незапланированные и неуправляемые документы могут нанести вред коммуникациям, снизить ресурсы организации и, что, возможно, наиболее ущербно, привести организацию к такому положению, в котором она потеряет возможность дальнейшего развития.
Таким образом, грамотное управление документами может помочь организации достичь качественно новых уровней контроля, понимания и конкурентоспособных преимуществ.
Теперь организации вынуждены рассматривать свои потребности и цели, а также проверять тип и суть информации, которую они собирают, для того, чтобы установить процедуру пользования документами. Управление документами дает возможность быстрого доступа к правильной версии какого-либо документа организации во исполнение требований организации касательно развития в таком богатом информационном пространстве.
Эффективная система управления документами позволяет :
• Увеличить продуктивность. С помощью веб-браузера и клиентского/сервисного доступа, можно получить мгновенный доступ к основной информации во всей организации.
• Сократить накладные расходы. Используя возможности хранения электронных данных всеобщих функций архивации, можно устранить затраты, связанные с косвенными и юридическими проблемами физического хранения бумажных документов.
• Совершать равномерный доступ к информации. Независимо от формы, в которой сохраняется документ вся важная деловая информация доступна присоединенным организациям через Интернет и приложения порталов.
• Управлять всей информацией. Все типы файлов в логических группированиях
и индексах соединены, и, таким образом, могут быть зафиксированы в
центральном электронном хранилище.
• Рационализировать бизнес-процессы. Документы могут маршрутизироваться через сложные бизнес-процессы, сокращая количество ошибок и потраченного времени.
• Совершать быстрый доступ к информации. Обширные базы данных имеют систему ссылок с помощью мета-тегов, что позволяет пользователям находить нужную информацию за несколько секунд.
• Просматривать информацию в точном виде. Документы проходят процесс очистки и проверки, таким образом, гарантируя безусловную точность данных.
• Управлять рисками ответственности. Правила хранения документов употребляются при создании документов, и риск возбуждения судебного процесса сокращается благодаря применению правил хранения автоматизированных юридических документов.
Все предприятия, независимо от формы собственности, масштабов и сферы деятельности, создают, обрабатывают и хранят документы. Их движение в учреждении от даты создания или получения до даты завершения операции или сделки.
Электронный документооборот — высокотехнологичный и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности работы предприятия, который обеспечивается консолидированными информационными ресурсами.
Гарантией успешной работы предприятия всегда эффективная деятельность его кадров. Но для качественного обслуживания клиентов и потребностей предприятия вчерашние методы обработки информации уже не являются наилучшими. Поэтому сегодня необходимо иметь доступ к информационных ресурсов и сократить временные затраты на решение задач.
Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ данных позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее обработку и анализ.
Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, базируется на соответствующих технологиях извлечения информации из базы данных.

1.2 Проблемы и перспективы электронных технологий документооборота в организации

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации .
Современная система управления документами совмещает в себе хранение, категоризацию, и извлечение документов, крупноформатных таблиц, графиков, и документов-изображений (сканированных) электронными способами. Каждому документу присваивается запись типа индексной карточки, в которой содержится такая информация, как данные об авторе, описание документа, дата создания и тип приложения, используемого для данного документа. Такие документы в основном создаются для хранения на менее дорогих пленочных или оптических дисках, с которых они могут быть извлечены при необходимости в будущем .
Современные электронные документы могут содержать мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они называются сложными документами. С помощью систем управления документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам доступа. Образы и архивированные документы можно извлечь за несколько секунд. Распознавание оптического типа используется для «чтения» документов и для обращения их в компьютерные текстовые файлы. Будучи отправлен на сохранение, документ можно дублировать неограниченное количество раз. Также, части документа можно вырезать и вставлять в другие документы.
Система управления документами может помочь компании в следующем :
• Управлять документами, распространяемыми и хранимыми в хранилищах по всей компании.
• Предоставлять услуги хранения, отслеживания, контроля версий, индексирования, и поиска документов.
• Управлять проверками документов и «аудиторскими расследованиями» для отслеживания предыдущего местонахождения документа.
• Открывать доступ к информации как внутри, так и вне агентства.
• Облегчать доступ к любому документу через компьютерные сети правительства и Интернет.
• Производить запись образов документов и обработку формы.
• Обеспечивать технологии делопроизводства и программного обеспечения для рабочих групп для совершения объединительного управления документами, ориентированного на операции.
Таким образом, компании могут, посредством систем управления документами, управлять электронным путем всеми типами документов на протяжении всего периода их существования и независимо от формата. Процесс включает в себя прием и производство бумажных, электронных или факсимильных документов, а также отслеживание, архивация и поиск документов. Такая система должна объединять управление документами, создание образов документов, и поточных рабочих процессов в единую систему. Например, бумажный документ можно сканировать и присоединить к электронной почте, образу или текстовому документу. Другими словами, такая система должна быть объединенной в пакет и оборудованной рабочим столом и сканерами рабочей группы для конвертации бумажных документов в цифровые файлы, которые потом можно редактировать, хранить, передавать и извлекать многократно и разными пользователями в сети агентства .
Целью управления делопроизводством является автоматизация процедур обращения с документами внутри организации путем замены системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой. Сеть предоставляет систему маршрутизации, которая переносит документы в хранилище и извлекает их от туда, а также распространяет их среди пользователей, которым нужно просмотреть и внести изменения в документы или подписать их, подтверждая их аутентичность. Управление делопроизводством способствует сотрудничеству групп путем автоматизации процессов и устранения ручной работы.
Редактирование и публикация является типичным примером сотрудничества, который может иметь пользу от управления делопроизводством. Во многих правительственных организациях почти все подразделения и ведомства выполняют редактирование и публикацию документов. В департаменте редактирования любого парламента, например, документы, передаются поэтапно, от составителей через редакторов и к их изданию. Большое количество людей, включая составителей, редакторов, других членов организаций, главных редакторов и т.п. вовлечены в процесс издания одного документа. Используя существующую сеть и ее ресурсы, весь процесс создания документа и финальный результат могут сохраняться в серверной системе и печататься время от времени.
Ключевыми характеристиками управления делопроизводством является то, что :
• Документы содержат информацию о маршрутизации, которая служит для распространения документов среди предустановленных пользователей или устройств.;
• Документы могут иметь одновременный к себе доступ.
• Документ считается в «процессе разработки» до того времени, пока он не выйдет из процесса делопроизводства. Авторизированные пользователи выходят из работы на разных стадиях, закрывая доступ к дальнейшему редактированию частей целого документа.
• Системное программное обеспечение содержит систему регистрации документов, а также менеджера по очередизации и делопроизводству, которые управляет ею.
С точки зрения управления, система делопроизводства может помогать главам отделов в отслеживании потока информации и лучше им управлять. Система управления делопроизводством может устранить много действий, занимающих большое количество времени и средств, таких, как проведение собраний, телефонные звонки и доставка экспресс-почты. Управление делопроизводством также позволяет пользователям просматривать большие файлы изображений, графиков, звуковые и видеофайлы.
Люди имеют возможность поиска информации по Интернету с разных мест. Этот факт заставил организации поддерживать соответствующий уровень доступа к разным документам для того, чтобы сохранить их целостность и конфиденциальность. Таким образом, система, в которой внедрено управление документами, должна иметь две фундаментальные характеристики
• Широкая доступность. Широкий уровень доступа экономит ограниченные финансовые ресурсы, интеллектуальный капитал и ширину полосы пропускания. Для обеспечения широкой доступности и гибкости в предоставлении доступа, системы управления документами должны соответствовать требованиям офисов с разными потребностями и, возможно, в разных местах. Это часто осуществляется с помощью компакт-дисков, ноутбуков, или пересылкой документов по электронной почте. Доступ к документам на основе браузеров устраняет ограничения, привносимые местонахождением и компьютерной платформой. Также, передача документов через Интернет или локальную сеть позволяет системным администраторам запустить систему управления документами по всей их сети или даже для общественного использования.
• Всесторонняя безопасность. Система всесторонней безопасности должна позволять системному администратору контролировать, какие папки или документы может видеть пользователь, и какие действия он может произвести с такими документами. Качественная система доступа открывает доступ для каждого авторизированного работника, как в офисе, так и в другом отдаленном месте или через Сетку, без нарушения безопасности системы .
Работа с электронными документами требует создания системы управления документами и документооборотом в масштабе информационной системы предприятия (ИС). Эта система охватывает все этапы жизненного цикла документов:
— создание;
— хранение;
— поиск;
— обработку;
— сдачу в архив;
— удаление документа.
Документы в информационной системе по направлениям информационных потоков распределяются :
— входные внешние документы;
— входные внутренние документы;
— выходные документы, созданные в информационной системе предприятия.
Входные наружные документы регистрируются, при необходимости превращаются в электронные документы. Все входящие документы хранятся в архиве в течение регламентированного срока. Если документ имеет директивный характер, тогда разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их выполнения, а документ берется под контроль. Входной документ может содержать информацию, которая является исходной для решения отдельных задач. Такие документы подлежат обязательному введению в базу данных. Для электронных документов используется маршрутизация: передача документа исполнителю, введение документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и тому подобное.
Внутренние документы обслуживают функции управления, все формы документов и схема документооборота регламентированы конфигурацией информационной системы, которая используется на предприятии.
Выходные электронные документы рассылаются получателям с помощью стандартных информационных технологий. Для рассылки может использоваться: курьерский связь (передача печатных копий документов или машинных носителей), электронная почта, Web-публикации .
Сегодня активно внедряется класс информационных технологий, направленных на обеспечение безбумажной информационной поддержки жизненного цикла продукта — CALS-технологиями (от англ. Computer Aided Acquisition and Logistic Support) . Областями применения CALS-технологий принято считать: совершенствование деятельности в области разнородных процессов, происходящих на всех этапах жизненного цикла (ЖЦ) продукции; управление цепочками поставок в течение всего ЖЦ продукции (от создания концепции изделия до его утилизации); электронная интеграция организаций (предприятий), участвующих в этих процессах на различных этапах ЖЦ; управление поддержкой ЖЦ продукции. За прошедшие годы CALS-технология получила широкое развитие в оборонной промышленности и военно-технической инфраструктуре Министерства обороны США.

1.3 Анализ современных методов и средств управления электронным документооборотом в организации

В настоящее время существует множество СЭД . Написаны они для множества современных платформ: Microsoft Windows, Unix-подобных, BSD. Имеют различные виды клиентских приложений от крупных и мелких клиентов, также написанных в нескольких различных вариациях под те же платформы до веб-клиентов, поддерживающих «правильную» кроссплатформенность. Но у всех существующих СЭД имеется существенный недостаток, который не позволяет выйти электронному документообороту на глобальный уровень. Недостаток заключается в том, что компании не имеют возможности оперативно обмениваться между собой различными документами в электронном виде. Решение этой проблемы определенно выведет электронный документооборот на качественно новый уровень.
Решение заключается в создании единой СЭД, организованной по принципу веб¬сайта. Организация СЭД в виде веб-приложения имеет ряд преимуществ, присущих всем веб-приложениям :
— кроссплатформенность;
— глобальный доступ;
— централизованное администрирование;
— высокая степень защищенности от сбоев.
Кроме того, компании, используя такие глобальные СЭД, получают большие организационные и экономические преимущества:
— отсутствие необходимости в квалифицированных специалистах для развертывания и поддержки сложных и громоздких СЭД на рабочих станциях;
— отсутствие необходимости дорогостоящего оборудования и программного обеспечения для функционирования серверных частей;
Архитектуру веб-ориентированной СЭД можно разделить на три функциональных блока:
— Центральное веб-сервер.
— Сервер баз данных;
— Клиентское приложение (веб-браузер).
Центральное веб-сервер является сердцем системы и реализует логику работы, механизмы аутентификации, разграничения прав доступа, резервирование данных, правила работы с СУБД и файлами. Сервер баз данных осуществляет хранение, резервирование, в определенной мере контроль доступа, защиту данных.
Архитектура одного из вариантов СЭД показана на рисунке 1.

Рис. 1. Архитектура одного из вариантов СЭД

Для построения такой архитектуры можно выбрать несколько подходов и средств . Подход 1. Использование популярного средства создания веб-приложений скриптового языка PHP, технологии AJAX, СУБД MySQL и веб-сервера Apache.
Из преимуществ языка PHP (англ. PHP: Hypertext Preprocessor — «PHP: препроцессор гипертекста» — язык программирования, созданный для генерирования HTML-страниц на веб-сервере и работы с базами данных) следует выделить следующие:
— автоматическое извлечение POST(В этом типе запроса параметры помещаются в тело HTTP-запроса, а размер передаваемых данных в байтах указывается в заголовке Content-Length) и GET-параметров (GET-запрос — это самый распространенный вид HTTP-запроса. При помощи него происходит запрос браузером любого файла веб-сервера, а также переменных окружения веб-сервера в предопределённые массивы что это?;
— взаимодействие с большим количеством различных систем управления базами данных (MySQL, MySQLi, SQLite, PostgreSQL, Oracle (OCI8), Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, ODBC, mSQL, IBM DB2, Cloudscape и Apache Derby, Informix, Ovrimos SQL, Lotus Notes, DB++, DBM, dBase, DBX, FrontBase, FilePro, Ingres II, SESAM, Firebird /InterBase, Paradox File Access, MaxDB, Интерфейс PDO);
— широкие возможности использования Объектно-ориентированного программирования
— (начиная с версии PHP5)
— наличие фреймворков, облегчающих разработку крупномасштабного веб-приложения, такого как глобальная СЭД.
— кроссплатформенность.
Выбор СУБД и веб-сервера не является однозначным в данном вопросе, но наиболее предпочтительно использовать связку MySQL — Apache, так как этим средствам схожи общие преимущества, а именно надежность, гибкость, высокий уровень безопасности, быстродействие, масштабируемость.
Подход 2. Использование технологии Microsoft ASP.NET и фреймворка ASP.NET MVC Framework.
ASP.NET является объединенной платформой веб-приложений, обеспечивающей выполнение служб, необходимых для сборки и развертывания веб-приложений на уровне предприятий. ASP.NET предоставляет новую модель и инфраструктуру программирования для создания более защищенных, масштабируемых и устойчивых в работе приложений, предназначенных для любых средств просмотра или устройств. ASP.NET является частью платформы Microsoft .NET Framework, компьютерной среды, упрощающей разработку приложений для исключительно разветвленной среды Интернета. .NET Framework включает среду CLR, которая обеспечивает выполнение основных служб, например управления памятью, управления потоками, защиты кода программ. Среда также включает библиотеку классов .NET Framework, которая представляет обширное объектно-ориентированное собрание типов, используемых разработчиками для создания приложений. ASP.NET предлагает следующие возможности :
— Управляемость. ASP.NET использует текстовую иерархическую систему конфигурации, упрощающую применение параметров к среде сервера и веб-приложений. Поскольку сведения о конфигурации сохраняются в виде простого текста, новые параметры могут применяться без помощи локальных средств администрирования. Все изменения файлов конфигурации распознаются автоматически и применяются к приложению.
Безопасность. ASP.NET предоставляет стандартные схемы авторизации и проверки подлинности для веб-приложений. Разработчики могут без труда добавлять, удалять или изменять данные схемы в зависимости от требований приложения.
Простота развертывания. Приложение ASP.NET развертывается на сервере простым копированием необходимых файлов на сервер. Перезапуск сервера не требуется даже для развертывания и замены выполняющегося скомпилированного кода.
Повышенная производительность. ASP.NET является скомпилированным кодом, выполняющимся на сервере. Возможности раннего связывания, компиляции по требованию JIT (just-in-time), оптимизации кода для выполнения на конкретном компьютере и кэширования служб позволяют повысить производительность страниц ASP.NET по сравнению с производительностью обычных страниц ASP.
Гибкое выходное кэширование. В ASP.NET возможно кэширование данных страницы, частей страницы или целых страниц, в зависимости от требований приложения .
Многоязыковая поддержка. ASP.NET использует кодировку Юникод на внутреннем уровне для представления данных запросов и ответов. Параметры многоязыковой поддержки можно настроить для каждого компьютера, каталога и для каждой отдельной страницы.
Поддержка мобильных устройств. ASP.NET поддерживает все виды обозревателей на всех видах устройств. Для новых мобильных устройств разработчики используют те же технологии программирования, что и для традиционных обозревателей рабочего стола.
Масштабируемость и доступность. При создании ASP.NET учитывались возможности масштабируемости, специально разработанные для улучшения производительности в разветвленных многопроцессорных средах. Более того, процессы подвергаются пристальному наблюдению и управлению со стороны служб IIS и среды ASP.NET CLR, поэтому при сбое одного из процессов вместо него создается новый процесс, что помогает поддерживать приложения в рабочем состоянии для обработки запросов.
Трассировка и отладка. ASP.NET содержит службы трассировки, которые могут быть включены во время отладки на уровне приложения и на уровне страницы.
Сведения можно просматривать на странице или с помощью средства просмотра трассировки на уровне приложения. ASP.NET поддерживает локальную и удаленную отладку с помощью средств отладки .NET Framework как в процессе разработки, так и в процессе работы приложения. При внедрении приложения инструкции трассировки могут быть оставлены в коде производства, что не отражается на производительности.
Интеграция с .NET Framework. Поскольку ASP.NET является частью .NET Framework, мощность и гибкость всей платформы доступны веб-приложениям. К библиотеке классов .NET, как и к решениям службы сообщений и доступа к данным, без труда можно получить доступ через сеть. ASP.NET не зависит от языка программирования, поэтому разработчики могут выбрать язык, наилучшим образом подходящий для приложения. Кроме того, совместимость среды CLR сохраняет существующую функциональность в разработке на основе COM .
Совместимость с существующими приложениями ASP. ASP и ASP.NET могут параллельно выполняться на веб-сервере IIS, не вступая в конфликт.
Повреждение существующего приложения ASP при установке ASP.NET невозможно. ASP.NET обрабатывает только файлы с расширением .aspx. Файлы с расширением .asp продолжают обрабатываться программами ASP. Однако следует иметь в виду, что состояние сеанса и состояние приложения не являются общими для страниц ASP и ASP.NET.
ASP.NET включает две возможности для распределенных приложений: веб-формы и веб-службы XML. Эти возможности поддерживаются одной инфраструктурой конфигурации и отладки :
— Технология веб-форм разрешает сборку мощных веб-страниц на основе форм.
— Страницы веб-форм используют повторно используемые встроенные или специальные компоненты для упрощения кода страницы.
— Веб-службы XML, создаваемые с помощью ASP.NET, разрешают удаленный доступ к серверам. С помощью веб-служб XML предприятия могут создавать программные интерфейсы для данных и основных рабочих задач, к которым, в свою очередь, приложения клиентов и серверов могут получить доступ для работы с ними. Веб-службы XML обеспечивают обмен данных с помощью таких стандартов, как служба сообщений XML и параллельный брандмауэр HTTP в сценариях клиент-сервер и сервер-сервер. Веб-службы XML можно вызвать из программы, написанной на любом языке и выполняющейся на любой операционной системе.
Изначально ASP.NET спроектирована на использование в качестве СУБД Microsoft SQL Server. Это достаточно мощная и тяжелая СУБД, требующая больших капитальных вложений, но куда более функциональная, чем MySQL. С другой стороны, мы можем использовать и MySQL в паре с ASP.NET. Для этого необходимо использовать MySQL ODBC Driver на машине, с которой будет осуществляться подключение к базе данных .

Выводы:
Целью управления делопроизводством является систематизация и организация процедур обращения с документами внутри организации путем замены системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Современные электронные документы могут содержать мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они называются сложными документами. С помощью систем управления документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам доступа.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «АДРИВЕР»

2.1 Общая характеристика организации ООО «Адривер»

ООО «Адривер» зарегистрировано 26 июня 2004 года по адресу 196143, г. Санкт-Петербург, ул. Ленсовета, д. 63, литер А. офис 18. В соответствии с данными Росстата, главным направлением операционной деятельности компании является «Трудоустройство и подбор персонала».
В компании трудится 7 сотрудников – рис. 2.

Рису. 2. Анализ кадрового состава в ООО «Адривер» в 2013 году

При подборе специалистов в компанию ООО «Адривер» большое внимание уделяется навыкам и умениям работника, а также его квалификационным характеристикам, конечно, не мало важен и стаж работы сотрудника. При приеме на работу в среднем стаж составляет 5 лет. Средний стаж сотрудников ООО «Адривер» составляет более 10 лет. На рисунке 3 показан трудовой стаж персонала, который имеют сотрудники ООО «Адривер». Так, 5 человек работают уже более 10 лет, 1 человек имеет стаж 5-10 лет и 1 человек – 3-5 лет.

Рис. 3. Анализ трудового стажа персонала ООО «Адривер» в 2014 году

При анализе пола, возраста и образования было выявлено, что в новосибирском филиале работает 100% женщин, средний возраст которых составляет 30 лет, и все сотрудники имеют высшее образование в сфере управления персоналом.
Исходя из полученных данных, можно сделать выводы о тенденциях в динамике кадрового состава ООО «Адривер», предположив природу этих тенденций. В компании ООО «Адривер» в среднем работают женщины 30 лет с высшим образованием, имеющие трудовой стаж более 10 лет. Такая динамика наблюдается по причине того, что специалисты работают с клиентами, набирают клиентскую базу, расширяют ее. При работе с людьми необходим опыт общения, сюда входит умение убеждать, терпимость, умение быстро находить выход из сложных ситуаций и отвечать на трудные вопросы клиентов. Все это приобретается со временем, поэтому человек, не имеющий большого стажа, просто не сможет работать в сфере HR.
В компании ООО «Адривер» линейно-функциональный тип организационной структуры (рисунок 4).

Рис. 4. Организационная структура ООО «Адривер»

Существуют некоторые недостатки линейной структуры управления, такие как:
a) отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;
b) тенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, требующих участия нескольких подразделений;
c) тенденция к формализации оценки эффективности и качества работы подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;
d) перегрузка управленцев верхнего уровня;
e) повышенная зависимость результатов работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев [24].
Но, несмотря на недостатки структуры, такой тип управления вполне рационален для данного предприятия, так как здесь четко прослеживается обратная связь между начальником и подчиненными, присутствует ясная система единоначалия, из чего исходит быстрая и прямая реакция работников на поставленные задачи руководителя, ну и, конечно, четко обозначена ответственность за исполнительскую деятельность .

2.2 Исследование системы управления документооборотом в ООО «Адривер»

На предприятии установлена локальная сеть(рисунок 5) с пропускной способностью 10 и 100 мега-бит, исполненной как на витой паре, так и на коаксиальном кабеле.
Сервер локальной сети ООО «Адривер»: Используются сетевая ОС — Solaris 10. Клиенты сети — Microsoft Windows XP SP 3.
Сервер SQL: 2* Intel Xeon -3 ГГц, L2-K3in — 2Mb, частота системной шины — 800 МГц / RAM 2 ГБ с возможностью расширения до 4 ГБ, DDR2 SDRAM DIMM (PC3200)/ HDD 6*300Gb 15000 об/мин, Ultra 320 SCSI HDD; ОС: Solaris 10; БД: Sun Fire E6900 Racked Server.
В сети, построенной по топологии типа «звезда» каждая рабочая станция подсоединяется кабелем (витой парой) к концентратору или хабу (hub). Концентратор обеспечивает параллельное соединение ПК и, таким образом, все компьютеры, подключенные к сети, могут общаться друг с другом. На рисунке 6 представлено логическое представление топологии типа «звезда».

Рис. 5. Топология локальной сети ООО «Адривер»

Данные от передающей станции сети передаются через хаб по всем линиям связи всем ПК. Информация поступает на все рабочие станции, но принимается только теми станциями, которым она предназначается. Так как передача сигналов в топологии физическая звезда является широковещательной, т.е. сигналы от ПК распространяются одновременно во все направления, то логическая топология данной локальной сети является логической шиной.
Преимущества сетей топологии звезда:
• легко подключить новый ПК;
• имеется возможность централизованного управления;
• сеть устойчива к неисправностям отдельных ПК и к разрывам соединения отдельных ПК.
Недостатки сетей топологии звезда:
• отказ хаба влияет на работу всей сети;
• большой расход кабеля;
Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации.
Сегодня отлаженное делопроизводство и документооборота на предприятиях любой сферы деятельности стали неотъемлемой частью эффективной работы. А потому слова «конкурентоспособный» и «эффективный» стали синонимами.
К сожалению, на сегодняшний день, в ООО «Адривер» отсутствует автоматизированная система документооборота и все документы между сотрудниками и клиентами в различных формах и форматах передаются в рамках файловой системы локальной сети (рис. 5) или по электронной почте. В последнее время используются социальные сети Вконтакте, Одноклассники. Все это говорит о существенно низком уровне организации документооборота в ООО «Адривер» с очень большими рисками потери, несанкционированного доступа и прочих проблем в сфере обращения с документами.
Внедрение систем автоматизации документооборота в ООО «Адривер», как и в других предприятиях сферы услуг, позволит сделать работу консультантов более эффективной. Это происходит в первую очередь за счет того, что уменьшается продолжительность времени, затрачиваемого на выполнение некоторых операций. Например, поиска и форматирования резюме, размещения его на сайте кадрового агентства, отправка работодателю и др.
Посредствам системы автоматизации документооборота происходит формализация процессов в агентстве, разработка одинаковых для консультантов стандартов качества, а также информирование руководителя о текущем состоянии любого из проектов. Все это в итоге способствует повышению управляемости ООО «Адривер» и всех бизнес-процессов ООО «Адривер».
Вопросы, которые сегодня актуальны для кадрового агентства ООО «Адривер» — это:
Ведение клиентской базы, истории взаимодействия с клиентами, планирование такого взаимодействия в будущем.
Введение в должность нового сотрудника либо замена сотрудника.
Огромное количество работы, связанной с резюме каждого кандидата.
Планирование объемов работы для каждого консультанта, объективная оценка их деятельности.
Объективное отношение к работе кадрового агентства.
Неудобство работы с бумажными документами.
Благодаря внедрению систем в ООО «Адривер» все эти задачи могут быть с легкостью решены.
Автоматизированная система ООО «Адривер» помогает также в организации работы агентства, у которого имеются филиалы. В течение нескольких минут в центральный офис поступает вся необходимая информация по каждому из филиалов.
Существенным преимуществом описываемой системы является защита данных, которые перемещаются по каналам связи зашифрованными. Также каждый электронный документ удостоверяется электронной подписью, идентифицирующей его автора. Несмотря на то, что база данных одинакова для всех сотрудников, каждый из них может видеть лишь те документы, которые нужны ему для работы.
Помимо перечисленных возможностей внедрение систем автоматизации в кадровых агентствах позволит:
1) Вести информацию о клиенте и историю взаимодействия с ним в электронном виде.
Все это безусловно поможет в дальнейшем для планирования нового сотрудничества. В системе можно предусмотреть возможность календарного планирования, что позволяет помнить о звонке или запланированной встрече. Существенно упрощает работу с документами встроенная система, позволяющая генерировать документы по шаблонам. С ее помощью договоры, акты, заявки и иные документы создаются автоматически, также в них подставляются и необходимые реквизиты. Предусмотрена возможность отдельного формата документов для каждого клиента.
2) Вводить нового сотрудника в должность без лишних сложностей.
При внедрении системы автоматизации документооборота процесс введения сотрудника в должность существенно упрощается, т. к. все сведения, связанные с деятельностью агентства, фиксируются в системе, в том числе и ситуация, которая складывается на месте работы.
Сотрудник получает доступ к необходимым данным, а также возможность совершения действий в системе на основе своих должностных полномочий. Вся информация, касающаяся вакансий, кандидатов, собеседований и др. находится на рабочем месте консультанта. Поэтому, если возникает необходимость передать дела другому сотруднику, то такая передача осуществляется сменой сотрудника на должности.
3) Осуществлять ежедневную работу с вакансиями и резюме.
Системой автоматизации документооборота предлагается несколько средств, позволяющих уменьшить объемы работы, связанной с классификацией резюме. Во-первых, можно переложить на кандидатов часть такой работы. При заполнении резюме ими может быть использована специальная веб-форма, данные которой попадают затем в систему. Во-вторых, упрощенный поиск кандидатов на определенную вакансию. Он может происходить либо по полям в резюме, либо по тем файлам, которые в него вложены. Вы сможете сохранить свой запрос и использовать его при поиске в будущем.
Помимо этого посредствам системы на специализированных сайтах происходит автоматическая публикация о вакансиях, что существенно экономит время сотрудника.
Таким образом, очевидны преимущества внедрения электронного документооборота в ООО «Адривер» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.
Одной из дополнительных возможностей данной системы является контроль над своевременным исполнением сотрудниками своих обязанностей. Так, если истек срок, отведенный для работы с документом, автоматизированная система оповещает соответствующего сотрудника об этом. Если сообщение игнорируется, то оно направляется руководителю.
Таким образом, внедрение системы автоматизации документооборота в ООО «Адривер» – это необходимое условие для перехода на более качественный уровень управления бизнес-процессами швейного производства.
Выводы:
ООО «Адривер» это компания, главным направлением операционной деятельности которой является трудоустройство и подбор персонала.
На предприятии установлена локальная сеть с пропускной способностью 10 и 100 мега-бит, исполненной как на витой паре, так и на коаксиальном кабеле.
На сегодняшний день, в ООО «Адривер» отсутствует автоматизированная система документооборота и все документы между сотрудниками и клиентами в различных формах и форматах передаются в рамках файловой системы локальной сети или по электронной почте. В последнее время используются социальные сети Вконтакте, Одноклассники. Все это говорит о существенно низком уровне организации документооборота в ООО «Адривер» с очень большими рисками потери, несанкционированного доступа и прочих проблем в сфере обращения с документами.
Очевидны преимущества внедрения электронного документооборота в ООО «Адривер» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.


ГЛАВА 3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В ООО «АДРИВЕР»

3.1 Проект внедрения совершенствования системы электронного документооборота в ООО «Адривер»

Внедрение системы СЭД в ООО «Адривер» подразумевает проведение определенной процедуры, которая позволит оптимизирвоать этот процесс:
1. Выбор наиболее оптимальной системы СЭД в условиях внедрения в ООО «Адривер».
2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Адривер».
3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Адривер».
4. Анализ эффективности использования выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Адривер».
Проведем внедрение системы СЭД в условиях внедрения в практику ООО «Адривер» на основе предложенной процедуры.
Выбор системы электронного документооборота — шаг ответственный, во многом определяющий как дальнейшее развитие электронного документооборота, так и самой организации или предприятия. Очень часто выбор системы руководство компании возлагает на руководителей и специалистов службы ДОУ. Как им разобраться в обилии предложенных рынком СЭД, сильно отличающихся по функционалу и стоимости, и выбрать наиболее подходящее решение для своей компании?
Выбор системы электронного документооборота зависит от уровня зрелости документооборота в компании и, соответственно, ее готовности к организации электронного документооборота. Выбор системы также зависит от того, что заказчик хочет от нее получить (цели внедрения системы мы распишем ниже), какими ресурсами (денежными, временными, человеческими и пр.) он располагает для достижения желаемого .
Цели внедрения СЭД в ООО «Адривер» подразумевает такие характеристики программы СЭД:
1. Комплексный охват деятельности ООО «Адривер»;
2. Отслеживание изменения вакансий на рынке труда ООО «Адривер»;
3. Учет предложений на рынке труда ООО «Адривер»;
4. Организация различных видов деятельности ООО «Адривер;
5. Проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности ООО «Адривер» за любой период времени;
6. Ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
7. Ведение многовалютного учета ООО «Адривер»;
8. Представление данных ООО «Адривер» в российском или международном стандарте;
10. Возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
11. Максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
12. Работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
13. Максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
14. Возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.
Все системы электронного документооборота нужно оценить и сравнить.
Критерии эффективности СЭД были нами ранжированы по уровню их значимости для потенциального пользователя в условиях ООО «Адривер Наиболее важным для ООО «Адривер» оказался ценовой критерий СЭД в максимальной комплектации. Ему был присвоен наивысший балл –1. Другие критерии получили значения в диапазоне от 0 до 1 пропорционально уровню своей значимости для пользователей – табл. 1.

Таблица 1
Коэффициентов значимости критериев

Итоговый балл каждой СЭД высчитывался в качестве суммы оценок, полученных по каждому критерию, умноженных на вес каждого критерия. Итоговая таблица результатов исследования приведена ниже.
Итоговая таблица рейтинга систем электронного документооборота – рис. 7.

Рис. 7. Итоговая таблица рейтинга систем электронного документооборота в условиях работы в ООО «Адривер»

Таким образом, победителем рейтинга в условиях работы стала система Е1 ЕВФРАТ компании Cognitive Technologies. Система имеет наиболее полный функционал при минимальной стоимости. Отсутствие дополнительно закупаемых модулей делают систему привлекательной для заказчиков разного статуса и ранга.
Система «ЕФРАТ» является одной из самых известных программных продуктов, разработанных для автоматизации документооборота на предприятии, а так же подходит под требования для ООО «Адривер». В первую очередь стоит упомянуть, что система «ЕФРАТ — Документооборот» соответствует всем правилам ГОСТа по делопроизводству и, в то же время, демонстрирует удивительную гибкость функций и настроек.
Также, важно учесть, что для использования системы не требуется установка дополнительного программного обеспечения, что сокращает затраты на внедрение.
Система обладает возможностями расширенного поиска с применением морфологического анализа текста. Она проста и удобна при использовании благодаря интуитивно понятному интерфейсу.
«ЕФРАТ — Документооборот» активно использует криптографические средства защиты и электронную цифровую подпись (ЭЦП). В систему встроен развернутый инструментарий, который повышает скорость адаптации сотрудников предприятия — менеджер журналов и отчетов, дизайнер форм и маршрутов.
Безусловно, существует опция по ограничению прав доступа.
Благодаря встроенному генератору отчетов можно формировать детальные аналитические данные по любому типу документации.
Благодаря поддержке web-интерфейса, система позволяет работать с документацией в любой стране мира через браузер.
Внедрение системы ЕВФРАТ дает ощутимые преимущества как среднему и малому бизнесу (Рисунок 8), которому, в силу высокой стоимости, недоступна комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе нескольких специализированных программных продуктов, так и крупным организациям, получающим возможность сократить затраты на приобретение и поддержку целого парка специализированных программ.

Рис. 8. Польза внедрения

Затраты на внедрение электронного документооборота окупаются менее чем за год работы (Рисунок 9). По оценкам отечественных экспертов, внедрение электронного документооборота в государственных структурах способно на 15-20% сократить расходы на бюрократический аппарат и на 25-30% — непосредственно аппарат.

Рис. 9. Возрастание эффективности

По результатам западных исследований (данные Gartner Group), при обычном «бумажном» документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов. После внедрения систем автоматизации электронного документооборота, уже в течение первого года эксплуатации, суммарная цена передачи одного документа падает, даже с учетом стоимости внедрения, больше чем на 10 долларов. При массовом переходе на электронный документооборот цена одного документа становится еще меньше, за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения. Согласно маркетинговым исследованиям, проведенным Cognitive Technologies весной 2009, более 70% предприятий среднего и малого бизнеса и 25—30% крупных организаций, несмотря на наличие широкого спектра предложений для различных направлений деятельности (CRM, HRM, управление проектами и др.), используют для автоматизации бизнес-процессов стандартные офисные программы и электронную почту. Такая ситуация вызвана тем, что существующие в настоящий момент решения для автоматизации деятельности организации в первую очередь ориентированы на выполнение учетных функций, слабо обеспечивая движение документов и возможности коллективной работы. При этом функционал подобных систем избыточен для большинства компаний среднего и малого бизнеса, и их использование усложняет, а не упрощает работу сотрудников.
С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр. В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.
Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.
Готовность внедрения системы ЕВФРАТ по клику особенно актуальна в современных экономических условиях, когда даже крупные организации не готовы к долгосрочным проектам с отложенным по времени результатом, дорогостоящим консалтингом и серьезными доработками.
Преимущества системы ЕВФРАТ как коробочного решения:
• Полнота комплекта поставки (СУБД НИКА);
• Отлаженность и стабильность работы;
• Готовность к внедрению «по клику» (установка системы ЕВФРАТ занимает менее 10 минут);
• Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
• Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
• Низкая стоимость владения системой.
Преимущества системы ЕВФРАТ как проектного решения:
• Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
• Широкие возможности интеграции системы в инфраструктуру предприятия;
• Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика.
Вывод:
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств быстрого обмена информации через вычислительную технику.
Кроме этого, система ЕВФРАТ это:
— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизвод ства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
— Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;
— Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установленных рабочих мест системы);
— Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными затратами;
— Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);
— Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);
— Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);
— Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;
— Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.
Преимущества системы ЕВФРАТ и ее позиции на российском рынке СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций и СМИ.
Награды СЭД ЕВФРАТ:
— ЕВФРАТ — самая функциональная система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства iXBT.com, 16 декабря 2010 г.
— Cognitive Technologies — крупнейший поставщик СЭД 2010
— РБК (CNews Analytics), ноябрь 2010 г.
— Cognitive Technologies is the largest Russian document and content man agement services provider in 2009 IDC, 2010 г.
2. Адаптация выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Адривер».
Рассмотрим основные возможности адаптации системы «ЕФРАТ — Документооборот» в условиях работы в ООО «Адривер».
Система «ЕФРАТ — Документооборот» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации ООО «Адривер».
Ввод и регистрация документов. Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему ООО «Адривер». Технология «понимания» документов — поиск в электронном документе реквизитов и данных — и технология Drag&Recog — распознавание реквизитов с отсканированного документа — обеспечивают оптимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.
Поиск документов. Возможен поиск для всех случаев деятельности ООО «Адривер» — по документам, по поручениям, расширенный поиск, поиск по форме. Полнотекстовый поиск с использованием морфологии русского языка. Настройка поисковых папок.
Работа с электронными документами. Применяемая схема документооборота ООО «Адривер» обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов, автоимпорт и поддержка версионности документов, создание аналитических отчетов и многое другое.
Контроль исполнения. Взаимодействие сотрудников ООО «Адривер» в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ ООО «Адривер» никогда не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится, в следствие чего время согласования документов сокращается в десятки раз.
Оптимизация движения документов (технология Workflow). Реальные бизнес-процессы ООО «Адривер» поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow и BPM. В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блок-элементы схемы и связи представлены в наглядной графической форме.
Автоматическое выполнение многих стандартизированных операций позволяет максимально упростить и ускорить взаимодействие с системой «ЕФРАТ — Документооборот».
Рассылка документов. Автоматическая рассылка документов ООО «Адривер» по адресам электронной почты избавит от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени.
Хранение документов. Система «ЕФРАТ — Документооборот» позволяет создать единый электронный архив документов ООО «Адривер» практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска сотрудники ООО «Адривер» смогут найти нужный документ за считанные секунды, а система автоматического резервного копирования позволит сохранить целостность базы документов.
Внутренняя и внешняя почта. Система «ЕФРАТ — Документооборот» позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков, а также дублировать сообщения на электронную почту. Таким образом, пользователи ООО «Адривер» могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.
Настройка и кастомизация. Для удобства пользователей в системе «ЕФРАТ — Документооборот» включен инструмент для визуального редактирования форм документов ООО «Адривер» — графический дизайнер форм. Пользователь ООО «Адривер» получает возможность без привлечения программиста оперативно добавить необходимый реквизит на форму документа или создать форму с нуля. Е1 является документо-ориентированной системой, которая оперирует сущностью «документ», что позволяет менять, добавлять, удалять реквизиты формы документа в системе без изменения структуры базы данных. Стандартные формы документов ООО «Адривер» могут быть созданы сотрудниками организаций пользователей системы в течение получаса, при этом база данных автоматически формируется на основании созданных форм.
Безопасность и отказоустойчивость. Встроенный в Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов ООО «Адривер» в случае технических сбоев и аварий. Е1 поддерживает использование протокола SSL для шифрования, расширенную квалифицированную электронную подпись КриптоПро и других сертифицированных криптопровайдеров, доменную авторизацию.
Интеграция с 1С, IBM Domino\Notes, SharePoint. Е1 в базовой версии обладает специальным модулем, который позволяет быстро встроить систему в любую существующую программную инфраструктуру компании ООО «Адривер» и организовать удобную связь документов и справочников с другими системами. Самостоятельно пользователи могут организовать двухстороннюю интеграцию с 1С, MS SharePoint, IBM Domino\Notes, XML.
Отчёты, журналы. Е1 содержит в своём составе мощный встроенный Менеджер отчетов, который позволяет настроить любые по сложности шаблоны отчетов в табличной форме, в виде графиков и диаграмм, а также выгрузить отчеты во все популярные офисные приложения: MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Open Office, PDF.
Подытожив, можно сказать, что «ЕФРАТ — Документооборот» создает единое рабочее информационное пространство на всем предприятии без больших хлопот и финансовых затрат.
3. Использование выбранной оптимальной системы СЭД в условиях ООО «Адривер».
Внедрение системы электронного документооборота позволит компании ООО «Адривер» решить следующие задачи:
1) поддерживать бизнес-процессы. Функционально решение обеспечивает как административный документооборот (управление договорами, финансово-экономическими и кадровыми документами), так и операционный (взаимоотношения с клиентами). Внедрение СЭД должно быть также ориентировано на юридическую значимость документооборота, которую придает электронная цифровая подпись;
2) обеспечить контроль прохождения документов между сотрудниками и подразделениями с учетом нормативных сроков исполнения каждого этапа бизнес-процессов, а также правомерности, полноты и правильности заполнения контролируемых реквизитов электронных документов на каждом этапе;
3) интегрировать документооборот на корпоративном уровне и ввести по всей компании и ее филиалам единый порядок и регламент обмена информацией;
4) гибко изменять бизнес-процессы с последующей автоматической перестройкой системы. Внедрение электронного документооборота позволяет адаптировать схему согласования документов под текущую организационную структуру и иерархию взаимоотношений;
5) уменьшить объемы бумажного документооборота и сократить затраты на операционную деятельность;
6) организовать защищенный обмен электронными документами с удаленными структурными подразделениями организации и контрагентами, подключившимися к системе;
7).обеспечить надежную защиту от различных угроз (подлог, потеря документа, несанкционированное ознакомление или публикация документа).
На данный момент наиболее рекомендуемой системой электронного документооборота является ЕФРАТ ДОКУМЕНТООБОРОТ (СУБД НИКА) включающая в себя все виды компонентов требующихся для:
1) улучшения повышения исполнительской дисциплины;
2) повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и под
разделений в целом;
3) сокращения времени исполнения поручений;
4) оптимизации маршрутов прохождения документов;
5) повышения оперативности получения необходимой информации.
В таблице 2 приведены основные затраты на внедрение системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер».

Таблица 2
Основные затраты на внедрение системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер»
Статья расходов Сумма, руб. Ответсвенные
Покупка системы «ЕФРАТ — Документооборот» 100 000 Директор филиала
Обучение персонала работе с системой «ЕФРАТ — Документооборот» 100 000 Офис-менеджер
200 000

Таким образом, общая сумма затрат составит 200 000 руб.

3.2 Оценка эффективности внедрения проекта усовершенствованной системы электронного документооборота в ООО «Адривер»

Оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО «Адривер» — рис. 10.

Рис. 10 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по времени обслуживания единичного документа в системе работы ООО «Адривер»

Далее оценим эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по количеству операций единичному документу в системе работы ООО «Адривер» — рис. 11.

Рис. 11 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по количеству операций единичного документа в системе работы ООО «Адривер»

И в завершении оценим общий экономический эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по величине прибыли ООО «Адривер» — рис. 11.

Рис. 11 . Эффект внедрения системы «ЕФРАТ — Документооборот» в ООО «Адривер» по величине прибыли ООО «Адривер»

Таким образом, в работе исследованы и проанализированы информационные потоки деятельности ООО «Адривер», а также разработан проект по внедрению системы электронного документооборота.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью управления делопроизводством является автоматизация процедур обращения с документами внутри организации путем замены системы, основанной на использовании бумаги, электронной системой.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Современные электронные документы могут содержать мультимедийную информацию, включая графики, аудио и видео клипы, и они называются сложными документами. С помощью систем управления документами, физические документы возможно отсканировать, индексировать и сохранять в компьютерах для обеспечения быстрого к таким документам доступа.
В работе были проанализированы достижения, перспективы развития в области систем электронного документооборота. Было рассмотрено два подхода к проектированию и созданию веб-ориентированных СЭД. Плюсами первого подхода являются: полная поддержка кроссплатформенности, бесплатность, простота перехода на новую версию среды. Минусы заключаются в отсутствии четко ориентированной парадигмы программирования, низкая производительность по сравнению с ASP.NET. Плюсы второго подхода: высокая производительность, наличие компилятора, широкая реализация объектной модели, встроенная поддержка AJAX. Основной минус ASP.NET — это необходимость использования на стороне сервера лицензионного платного программного обеспечения Microsoft. Основываясь на этих исследованиях, можно сделать вывод о том, что выбор того или иного подхода зависит от конкретной ситуации даже в рамках одной и той же задачи. Но именно использование веб-технологий наиболее оправданно для построения глобальных СЭД.
Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ существующих систем электронного документооборота и технологии документационного обеспечения предприятия ООО «Адривер» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления путем внедрения системы электронного документооборота.
Практически любая деятельность в нынешнем обществе тесно связана с получением, накоплением, хранением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков. Целостность современного мира как сообщества обеспечивается в основном за счет интенсивного информационного обмена.
На современном этапе развития общества наибольшую ценность приобретает не новый, но всегда ценный, ресурс, называемый информацией. Информация становится сегодня главным ресурсом научно-технического и социально-экономического развития мирового сообщества
Поэтому в новых условиях возникает потребность увеличения темпов обработки информации.
Показана очевидность преимущества внедрения электронного документооборота в ООО «Адривер» перед бумажным. Автоматизированная система поможет сделать их доступнее, лучше обеспечивает сохранность. Также с ее помощью можно будет следить за статусом выставленных счетов, подписания, получения или отправки бумажных документов.
Для решения проблем по обработки информации предприятию ООО «Адривер» необходимо внедрить систему электронного документооборота.
В процессе данного исследования проанализированы системы электронного документооборота и подобрана наиболее подходящая под условия ООО «Адривер».
Руководству компании следует обратить особое внимание на то, что существующая система на данный момент является актуальной и достаточной для полноценной автоматизации документооборота .
Для экономического роста предприятия необходимо использовать современные технологии. Анализ теоретического материала позволяет рекомендовать руководству компании новые технологии в создании и построении системы электронного документооборота.
Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.
В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств быстрого обмена информации через вычислительную технику.
На данный момент наиболее рекомендуемой системой электронного документооборота является ЕФРАТ ДОКУМЕНТООБОРОТ (СУБД НИКА) включающая в себя все виды компонентов требующихся для:
1) улучшения повышения исполнительской дисциплины;
2) повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
3) сокращения времени исполнения поручений;
4) оптимизации маршрутов прохождения документов;
5) повышения оперативности получения необходимой информации.
С учетом этих тенденций в системе ЕВФРАТ, кроме традиционных функций электронного документооборота, реализованы новые возможности по автоматизации бизнес-процессов организации, таких как: взаимодействие с заказчиками, управление договорами, прием обращений граждан и пр.
В их основе лежат принципиально новые технологии, разработанные специалистами Cognitive Technologies. Таким образом, использование системы ЕВФРАТ позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом ЕВФРАТ интегрирована с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.
Кроме того, система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ совмещает в себе отлаженность коробочного продукта и гибкость проектного решения.
Это означает что, с одной стороны, система ЕВФРАТ готова к быстрому вводу в эксплуатацию, обеспечивая быструю отдачу от инвестиций, а, с другой, содержит инструменты адаптации, которые позволяют в рамках «мини-проектов» учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем без дополнительного программирования.
По результатам западных исследований (данные Gartner Group), при обычном «бумажном» документообороте цена одного документа варьируется от 16 до 120 долларов за счет затрат на выпуск документов.
Таким образом, в работе исследованы и проанализированы информационные потоки деятельности ООО «Адривер», а также разработан проект по внедрению системы электронного документооборота.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. — М: Стандартинформ, 2007. — 34 с.
2. Габдулхакова Н.К. Анализ методов проектирования систем электронного документооборота для малого предприятия // Материалы VI Международной студенческой электронной научной конференции «Студенческий научный форум» URL:
www.scienceforum.ru/2014/349/195 (дата обращения: 16.04.2015).
3. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С. 83-85.
4. Глущенко П.В. Актуальные аспекты формирования и применения систем электронного документооборота в управлении. 2011 С. 111-114.
5. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / О.В.Свиридова / Современные наукоёмкие технологии. 2012, №9.
6. Основы информационной безопасности: учебное пособие для студ. вузов, обуч. по спец. в области информ. безопасности: [теория и практика] / авт.: Е. Б. Белов, В. П. Лось, Р. В. Мещеряков, А. А. Шелупанов.—М.: Горячая линия-Телеком, 2006.—544.
7. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 02.12.2014)
8. Скиба, О.А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления [Электронный ресурс] / PRO-Делопроизводство и СЭД. — Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения : 18.12.2014).
9. В чем выгода систем электронного документооборота? [Электронный ресурс] / АрмаДок. — Режим доступа : http://armadoc.ru/index.php/rtl-demos/analiticheskie-stati/83-press-tsentr/171-v-chem-vygoda-sistem-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения : 17.12.2014).
10. Российский рынок СЭД/ECM [Электронный ресурс] / TAdviser. — Режим доступа : http://www.tadviser.ru/index.php/Статья :СЭД_(рынок_России) (дата обращения : 17.12.2014).
11. Кузнецов, С. Л. Требования к системам электронного документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. — 2014. — №3 [Электронный ресурс]. — Режим доступа : http://www.top—personal.ru/officeworkissue.html?354 (дата обращения: 16.12.2014).
12. СЭД: все ли они могут?. [Электронный ресурс]. — Режим доступа: http://www.cnews.ru. (дата обращения: 20.03.2015).
13. Храмцовская Н.А. СЭД в России: первые плоды «ползучей революции» [Электронный ресурс] // ECM-Journal: сайт. — URL: http://ecm-journal.ru (дата обращения: 20.08.2007).
14. Электронные офисные системы. Клиенты. [Электронный ресурс]. — Режим доступа:http://www.eos.ru. (дата обращения: 22.04.2014).
15. Aminbakhsh S., Gunduz M., Sonmez R. Safety risk assessment using analytic hierarchy process (AHP) during planning and budgeting of construction projects // Journal of Safety Research. 2013. V. 46. P. 99-105.
16. Jianqing Z. The Application of Analytic Hierarchy Process in Mine Gas Prevention System // Procedia Engineering. 2011. V. 26. P. 1576-1584
17. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения: 02.12.2014)
18. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.12.2014)
19. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-приложений — Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. — 336 с.
20. ASP.NET // Microsoft Technet [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения: 04.12.2011)
21. Dino Esposito Programming Microsoft ASP.NET 4 — Redmond, Washington: Microsoft Press, 2011 — 992 с
22. СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2688/. (дата обращения: 02.12.2011)
23. Исследование российских СЭД // Портал ITeam [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2886/. (дата обращения: 02.12.2011)
24. AJAX // Портал Wikipedia [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Ajax. (дата обращения: 03.02.2015)
25. Кристиан Дари, Богдан Бринзаре, Филип Черчез-Тоза AJAX и PHP. Разработка динамических веб-приложений — Москва: Изд-во Символ-Плюс, 2009. — 336 с.
25. ASP.NET // Microsoft Technet [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://technet.microsoft.com/ru-ru/library/cc783228(WS.10).aspx (дата обращения: 04.02.2014)

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Яндекс.Метрика