ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….. 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ……………………………………………..………………………….
12
1.1. История создания органов управления архивным делом…………………
12
1.2. Организационно-правовые основы деятельности архивного управления области……………………..……………………………………………………….
19
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ ……………………………………………………………………….
33
2.1. Документационное обеспечение деятельности архивного управления области……………………………………………………………………………..
33
2.2. Недостатки в документационном обеспечении деятельности архивного управления и пути их решения……………………………………………………
41
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………..….…… 51
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…. 56
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………….……………………… 60
ВВЕДЕНИЕ
Данная научная работа представляет собой первый опыт глубокого анализа проблемы организационно-правового и документационного обеспечения деятельности архивного управления Новгородской области.
Актуальность избранной темы обуславливается ролью и значением документационного обеспечения управления в разработке и принятии эффективных управленческих решений в сфере архивного дела. К большому сожалению, в современной научной литературе, посвященной документационному обеспечению управления, практически не разработано темы выработки и принятия управленческого решения в повседневной деятельности по руководству архивным делом в субъектах Российской Федерации.
Объектом исследования данной работы является механизм разработки и принятия управленческих решений архивным управлением Новгородской области при исполнении им важнейшего установленного законодательством полномочия: государственное управление архивным делом в Новгородской области.
Предметом исследования являются конкретные инструменты управленческого механизма по организации и руководству архивным делом в Новгородской области:
1.Управленческие документы архивного управления;
2.Рабочие органы архивного управления.
Целью научной работы является изучение механизмов подготовки и принятия управленческих решений в органе исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела.
Задачами этой работы являются:
1. Изучение научной базы поставленной проблемы;
2. Изучение организационной структуры и кадрового состава архивного управления Новгородской области;
3. Анализ функциональных обязанностей архивного управления и его рабочих органов;
4. Изучение видов управленческих документов, формирующихся в деятельности архивного управления Новгородской области.
В данной дипломной работе мы использовали опубликованные и неопубликованные источники, и научную литературу по изучаемой теме.
К опубликованным источникам относятся Конституция Российской Федерации, Федеральный закон об архивном деле в Российской Федерации, Областной закон об архивном деле в Новгородской области, а также Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Так, Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда России и других архивных документов, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Причем законы и другие нормативные правовые акты Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, а также муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить Федеральному закону об архивном деле в Российской Федерации.
Областной закон от 21 марта 2005 года №441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области» регулирует отношения в сфере организации архивного дела и управления им в Новгородской области. Данный закон определяет полномочия области и муниципальных образований области в сфере архивного дела, хранение и учет архивных документов, комплектование архивов, а также устанавливает контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в области. Согласно статье 9 областного закона государственное управление архивным делом в области осуществляет Администрация области и специально создаваемый для этого орган – архивное управление Новгородской области. Управление архивным делом в муниципальных образованиях области осуществляют органы местного самоуправления.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами в министерствах и ведомствах, а также определяет порядок подготовки и оформления различных видов управленческой документации. Каждая организация на основе типовой инструкции разрабатывает свою инструкцию по делопроизводству, учитывая специфику своей деятельности. Затем созданная инструкция утверждается руководителем организации и становится обязательной для исполнения каждым сотрудником.
К опубликованным источникам, использованным в этой научной работе, также относятся Государственные стандарты Российской Федерации: ГОСТ
Р 6.30-97, ГОСТ Р 51141-98 и ГОСТ Р 6.30-2003.
Устаревший на сегодняшний день ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» сыграл огромную роль в наведении порядка, развитии и становлении современного делопроизводства. Он стал основой для конкретизации правил работы с документами в организациях с различной организационно-правовой формой. ГОСТ был разработан для усовершенствования управленческой деятельности и для стандартизации организационно-распорядительной документации. Стандарт устанавливал единые для всех учреждений правила и требования по разработке и оформлению документов. На его основе был разработан действующий Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» охватывает всю терминологию, используемую в документационном обеспечении, что существенно облегчает задачу изучения данной специализации и работу с документами. Установленные в стандарте термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему понятий и обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Причем для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Требования к оформлению организационно-распорядительных документов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Данный стандарт стал продолжением работы по стандартизации в области управленческой документации. В нем сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действующими ГОСТами. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций, а также зарубежная практика стандартизации в области документоведения. Подзаконный акт имеет огромное теоретическое, практическое, а также научное значение. Он усовершенствовал существующую систему работы с организационно-распорядительными документами и вывел ее на современный уровень развития. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.
К неопубликованным источникам, использованным в данной дипломной работе, относятся документы из архива организации – архивного управления Новгородской области. К ним относятся: Положение об архивном управлении области, утвержденное Постановлением Администрации Новгородской области от 28.07.2005 года №269, Положение о коллегии архивного управления области, утвержденное приказом начальника архивного управления области №12 от 28.03.2005 года, Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного управления области, утвержденное приказом начальника архивного управления области от 31.10.2005 года №34, Положение о научном совете архивного управления Новгородской области, утвержденное приказом начальника архивного управления области от 27.12.2000 года №28, а также Положение о методическом совете архивного управления области, утвержденное приказом начальника архивного управления области от 28.12.2005 года №42.
Положение об архивном управлении области определяет статус управления, его основные права, задачи, полномочия и организацию деятельности данного органа исполнительной власти. Вышеперечисленные положения также регулируют основные задачи, функции, права, организационные вопросы и структуру совещательных органов архивного управления Новгородской области, которые являются значимыми инструментами управленческой деятельности в архивной сфере области
К неопубликованным документам, проанализированным в этой научной работе, также относятся приказ «Об утверждении Положения о методическом совете», протокол заседания коллегии архивного управления Новгородской области и информационное письмо. Все перечисленные виды документов относятся к организационно-распорядительным и фиксируют управленческую деятельность архивного управления области.
К большому сожалению, в современной российской научной литературе пока еще крайне недостаточно внимания уделено вопросам организации государственного управления архивным делом и, в том числе, вопросам документационного обеспечения организаций архивного дела. Так, например, наиболее крупными и известными изданиями по данным вопросам являются труды профессора Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)». В данной работе широко рассмотрены проблемы регламентации делопроизводства, составления и оформления управленческих документов, дана полная характеристика законодательным актам и нормативно-методическим документам. Т.В. Кузнецова обозначила и описала ключевые термины и определения делопроизводства. Автор особо выделил вопросы документирования управленческой деятельности: понятие документа, его виды, разновидности, требования к составлению бланков документов, оформлению реквизитов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
Важное научное значение, на наш взгляд, имеют труды известного ученого, директора ВНИИДАД М.В. Ларина, в частности «Управление документацией в организациях». Автор сосредоточил свое внимание на этой актуальной проблеме и рассмотрел вопросы теории и практики управления документацией в организациях. Ученый глубоко исследует вопросы истории и современного состояния делопроизводства, а также изучает взаимосвязи управления документацией и информационного менеджмента. По мнению М.В. Ларина, решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Но, к сожалению, автор признает, что решение поставленной проблемы требует объединения усилий отечественных документоведов и не может быть полностью решено в отдельном труде.
В этой работе мы использовали также книгу А.В. Непогоды и П.А. Семченко «Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов)». В ней рассматриваются вопросы подготовки и издания документов, создаваемых в процессе деятельности любой организации на основе требований действующих государственных стандартов. Авторы объясняют важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Книга уникальна тем, что содержит образцы современных документов, которые наглядно помогли нам сравнить и изучить документацию архивного управления Новгородской области.
При изучении поставленной проблемы мы также использовали научные статьи Т.В. Кузнецовой «Унифицированные понятия, применяемые в работе с документами», М.В. Грудининой «Требования стандартов к оформлению документов (ГОСТ Р 15-2002 и ГОСТ Р 6.30-2003)», И.В. Топчиевой «Правила составления и оформления бланков писем организации на двух языках». Лаконичность изложенного материала, в перечисленных публикациях, позволяет четко определить значимость унифицированных понятий документационного обеспечения управления, охарактеризовать требования государственных стандартов, предъявляемых к оформлению документов, а также выявить главные моменты при составлении и оформлении бланков письма в организации.
Научные статьи Л.Н. Гайдуковой «Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения» и А.П. Афанасьевой «Электронные документы в документообороте и архиве организаций» помогли нам выявить основные проблемы развития бумажного делопроизводства и определить значимость электронного документа в организации управления.
При изучении проблемы организационно-правового и документационного обеспечения деятельности архивного управления Новгородской области мы руководствовались следующими методами исследования: проблемно-хронологическим, научно-аналитическим, синтетическим, а также критическим.
Данная дипломная работа, во-первых, может быть использована при подготовке методических пособий и инструкций по организации делопроизводства в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления.
Во-вторых, для проведения методических, обучающих семинаров для работников государственных и муниципальных архивов в курсе повышения квалификации этих работников.
В-третьих, для разработки административных регламентов органов исполнительной власти и должностных регламентов работников органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.
В-четвертых, для студентов занимающихся изучением и написанием работ по деятельности архивной отрасли Новгородской области.
Структурно данная дипломная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, а также приложений.
Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, предмет, объект исследования, цель, задачи дипломной работы, степень освещения выбранной проблемы в научной литературе, характеризуются методы исследования, определяется структура работы, а также практическая и теоретическая значимость научного труда.
Первая глава – Организационно-правовые основы деятельности архивного управления Новгородской области. В главе изучены проблемы, связанные с историей создания органов управления архивным делом и организационно-правовыми основами деятельности архивного управления области, а также описана структура этого органа исполнительной власти.
Вторая глава – Документационное обеспечение деятельности архивного управления Новгородской области. В данной главе рассмотрены вопросы документационного обеспечения деятельности и проанализированы главные инструменты управленческой работы архивного управления Новгородской области. Также формулируются предложения по совершенствованию деятельности архивного управления области в сфере документационного обеспечения управления.
В заключении делаются выводы по работе, представляющие практическую и теоретическую значимости.
Приложениями являются наиболее интересные, с нашей точки зрения, управленческие документы архивного управления Новгородской области и его структура в виде таблицы.
Общий объем дипломной работы составляет 73 страницы.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1.1. История создания органов управления архивным делом
Основой архивного строительства в России после революции 1917 года стал декрет Совета Народных Комиссаров РСФСР от 18 июня 1918 года «О реорганизации и централизации архивного дела», подписанный В.И. Лениным. Документ предусматривал создание Главного управления архивным делом (ГУАД или Главархив) при Наркомате просвещения Российской Советской Социалистической Республики (РСФСР) – первого в истории России органа управления централизованным архивным делом. В стране был создан Единый государственный архивный фонд Союза Советских Социалистических Республик (ЕГАФ). Декрет о реорганизации и централизации архивного дела исходил из двух главных идей будущего развития отечественного архивного строительства: сосредоточение функций архивного управления в руках специалистов и предоставление права пользования архивами всем исследователям.
Архивы оставались в ведении Наркомпроса ноября 1921 года, когда было издано постановление Президиума Всероссийского центрального исполнительного комитета (ВЦИК) о переводе Главного управления архивным делом из Наркомпроса в ведение ВЦИК. Затем, после принятия новой Конституции РСФСР, Президиум ВЦИК 30 января 1922 года утвердил Положение о Центральном архиве (Центрархив) РСФСР. И, соответственно, архивной системой вместо Главного управления архивным делом стало руководить Управление Центральным архивом при ВЦИК РСФСР. В его обязанности входило общее руководство деятельностью, планирование и контроль на территории Российской Федерации, а также прямое руководство всеми московскими и петроградскими центральными архивами.
28 января 1929 года ВЦИК и Совет Народных Комисаров (СНК) РСФСР утвердили положение об архивном управлении РСФСР. Согласно этому документу, архивные учреждения РСФСФ стали подведомственны Центральному архивному управлению РСФСР (ЦАУ РСФСР). Оно состояло при ВЦИК, подчиняясь непосредственно его Президиуму. Центральное архивное управление РСФСР выполняло общее руководство архивным делом в республике, а также непосредственное управление всеми центральными госархивами. В том же году Единый государственный архивный фонд был переименован в Государственный архивный фонд (ГАФ).
В 1929 году также происходят изменения в организации архивного дела на союзном уровне. При ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР). Этот орган был создан для общего управления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию фондами общесоюзного значения. С этого времени архивы Российской Федерации стали отличать от так называемых центральных государственных архивов всесоюзного значения.
К 1935 году в ведении Центрального архивного управления СССР находилось пять союзных архивов: Центральный архив Красной Армии (ЦАКА), Военно-исторический архив (ВИА), Центральный фотофонокиноархив (ЦФФКА), Центральный архив профдвижения (ЦАПД), Государственный архив внешней политики (ГАВП). Однако ряд центральных государственных архивов, также хранивших документы общесоюзного значения, продолжали находиться в ведении ЦАУ РСФСР: Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), Центральный архив революции (ЦАР), Государственный архив феодально-крепостнической эпохи (ГАФКЭ), Центральный межевой архив, Архив народного хозяйства, культуры и быта и др. Эта структура органов управления архивным делом просуществовала до принятия Конституции 1936 года, согласно которой правительственные органы вновь были реорганизованы и усилен контроль со стороны органов безопасности над архивами.
На наш взгляд, логическим завершением этого процесса стало Постановление Президиума Верховного Совета СССР, принятое в 1938 году. Согласно этому документу, государственные архивы страны были переданы в ведение Народного комиссариата внутренних дел (НКВД) СССР. Таким образом, центральные и местные органы управления архивным делом потеряли свой независимый статус. Центральное архивное управление СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Постепенно в непосредственное подчинение последнего перешли важнейшие комплексы документов, которые образовали сеть центральных государственных архивов общесоюзного значения. К категории общесоюзных фондов были причислены и фонды центральных правительственных учреждений РСФСР, а также сеть центральных и местных архивов РСФСР. В 1948 году НКВД стал Министерством внутренних дел (МВД), соответственно изменилось и название архивного ведомства – Главное архивное управление МВД СССР. Республиканская архивная администрация в РСФСР была организована заново только в 1955 году, когда в составе Министерства внутренних дел было образовано Архивное управление (с 1960 года – ГАУ РСФСР).
В 1960 году, когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров (СМ) СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен, и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР).
В 1961 году Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, Главное архивное управление СССР – это общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В этом документе была закреплена командно-административная модель управления архивной отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 года Главное архивное управление СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические, а также многие другие направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза.
В непосредственном ведении Главного архивного управления при СМ РСФСР (ГАУ при СМ РСФСР), созданного также в 1960 году на базе Архивного управления МВД РСФСР, находились центральные государственные архивы РСФСР. Другими государственными архивами Главархив РСФСР руководил через архивные отделы (управления) республик, краев и областей.
В период определения своего суверенитета республиками бывшего СССР, 5 ноября 1990 года на базе Главархива РСФСР был создан административный орган управления – Комитет по делам архивов при СМ РСФСР (Роскомархив). Он отвечал за государственные архивы на всей территории Российской Федерации.
После провала путча, в августе 1991 года, президент Б. Н. Ельцин издал указ о передаче всех документов Коммунистической партии Советского Союза и Комитет государственной безопасности СССР в ведение Роскомархива. На основе документов Центрального комитета Коммунистической партии Советского союза (ЦК КПСС) было создано два новых государственных архива – РЦХИДНИ (бывший Центральный партийный архив) и ЦХСД (бывший текущий архив ЦК КПСС). Однако основная часть документации Комитета государственной безопасности (КГБ) до сих пор находится в самостоятельных ведомственных архивах.
Согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 12 октября 1991 года Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные государственные архивы, ранее подчиненные Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские организации последнего, его материально-техническую и финансово-экономическую базу в пределах Российской Федерации. Постановление было введено в действие только в начале 1992 года. Тогда же материалы архива бывшего Политбюро ЦК КПСС вошли составной частью в Архив Президента Российской Федерации.
В связи с распадом СССР в конце 1991 года с января 1992 года происходит реорганизация сети государственных архивов России. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 года. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение «центров», хотя они функционировали как архивы.
Президентский указ, подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 года, преобразовал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 года и «Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», принятых в июле 1993 года. Нужно также отметить, что «Основы законодательства» стали первым в истории России архивным законом.
Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в «Положении об Архивном фонде Российской Федерации», которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года. В том же году было принято новое «Положение о Государственной архивной службе России» как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела.
В соответствии с указом от 14 августа 1996 года Росархив был переименован в Федеральную архивную службу России. Новые «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 года. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России.
Новым Указом в марте 1999 года сеть федеральных архивов была вновь реорганизована. В настоящее время она состоит из четырнадцати архивов, тринадцать из которых находятся в Москве и Санкт-Петербурге. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ) после переезда из города Томска теперь базируется во Владивостоке.
Таким образом, мартовский указ, во-первых, объединил бывший комсомольский архив ЦХДМО с бывшим партийным архивом – РЦХИДНИ. Объединенный архив получил название Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ).
Во-вторых, Центр хранения историко-документальных коллекций – ЦХИДК (до 1992 года Особый архив – ЦГОА), созданный для хранения трофейных документов и бывший секретным до 1991года, был объединен с Российским государственным военным архивом. Одновременно, Центр хранения современной документации (ЦХСД) был переименован в Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ).
Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации.
Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, а также органами местного самоуправления, общественными и другими организациями.
Основными задачами Федерального архивного агентства являются:
– оказание государственных услуг в области архивного дела;
– государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации;
– а также обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 2 обслуживающие организации.
Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам.
В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации.
1.2. Организационно-правовые основы деятельности архивного управления области
Правовой основой работы архивной службы России являются Конституция Российской Федерации, законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации и субъектов Федерации, правовые акты Федерального органа исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Законодательной основой деятельности архивной службы Новгородской области является, главным образом, Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и областной закон от 21 марта 2005 года №441-ОЗ «Об архивном деле в Новгородской области».
Нашей задачей является анализ основных полномочий Новгородской области в архивном деле.
Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляет уполномоченный орган исполнительной власти Российской Федерации в области архивного дела. В субъектах Российской Федерации управление осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.
Государственное управление архивным делом в Новгородской области осуществляет Администрация области и создаваемый ею орган управления архивным делом области – архивное управление Новгородской области.
Архивное управление области – это уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Его работу координирует заместитель Главы Администрации области.
При осуществлении своей деятельности архивное управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, областными законами, постановлениями областной Думы, указами Губернатора области, нормативными правовыми актами Администрации области, а также Положением об архивном управлении области.
Архивное управление – юридическое лицо. Оно имеет круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки, лицевой счет в управлении федерального казначейства Министерства Финансов Российской Федерации по Новгородской области, а также счет по учету средств, полученных от предпринимательской и другой приносящей доход деятельности в кредитных учреждениях.
Основными задачами этого органа исполнительной власти являются:
1. Государственное управление архивным делом в Новгородской области;
2. Помощь в реализации законных прав физических и юридических лиц на доступ к архивным документам;
3. Информационное обеспечение деятельности Губернатора, Администрации и органов исполнительной власти области в рамках своих полномочий;
4. Защита интересов области в сфере гражданского оборота архивных документов;
5. А также участие в международном сотрудничестве и обмене информацией в сфере архивного дела.
Архивное управление уполномочено проводить государственную политику в сфере архивного дела на территории Новгородской области. Его основными полномочиями являются организация комплектования Архивного фонда области, хранение, учет, использование архивных документов и архивных фондов. Учреждение, реорганизация и ликвидация государственных областных архивных учреждений, а также утверждение их уставов.
Архивное управление разрабатывает и вносит на утверждение Администрации области проекты нормативных правовых актов, проекты областных целевых программ развития архивного дела в области и основных направлений развития архивного дела на следующий год. Участвует в разработке Концепции социально-экономического развития области по отраслевому разделу. Составляет ежегодный отчет о выполнении проделанной работы.
Управление организует прием граждан, обеспечивает своевременное и полное рассмотрение их письменных и устных обращений, принятие по ним решений и направление ответов заявителям в установленные сроки.
Проводит комплекс мероприятий по защите сведений, составляющих государственную, служебную тайну и тайну личной жизни. Организует комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, образовавшихся в процессе работы этого органа исполнительной власти.
В полномочия архивного управления также входит консультирование организаций области по проблемам архивного дела. Рассмотрение вопросов, связанных с отнесением документов Архивного фонда области к особо ценным и уникальным. Ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда области. Управление организует внедрение автоматизированных технологий в деятельность архивных учреждений области.
Архивное управление разрабатывает и согласовывает проекты методических документов по вопросам архивного дела. Проводит конференции, совещания, семинары, симпозиумы как областные, так и международные. А также занимается организацией профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников архивных учреждений Новгородской области.
Управление возглавляет начальник. Он назначается и освобождается от занимаемой должности Губернатором области в соответствии с действующим законодательством о государственной гражданской службе.
В настоящее время начальником архивного управления Новгородской области является С.Д. Трифонов. Он осуществляет руководство деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение задач возложенных на данный орган.
Начальник архивного управления действует без доверенности от имени управления. Издает приказы, дает указания, проверяет их исполнение. Он утверждает структуру, уставы, штатные расписания, сметы расходов, как управления, так и государственных областных архивных учреждений, а также регламенты о структурных подразделениях управления.
Начальник открывает и закрывает счета, заключает договоры, подписывает финансовые документы. Он назначает и освобождает от занимаемой должности работников управления и руководителей архивных учреждений, согласовывает назначение и освобождение от должности главных бухгалтеров архивных учреждений. А также применяет к работникам и руководителям меры поощрения и налагает взыскания.
Управление наделяется имуществом, переданным ему комитетом по управлению государственным имуществом области в пользование.
Его финансирование осуществляется за счет средств, предусмотренных в областном бюджете на содержание исполнительных органов государственной власти, а также других источников, предусмотренных действующим законодательством.
Реорганизация и ликвидация этого органа исполнительной власти осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Инструментами организации работы архивного управления Новгородской области являются, в том числе, совещательные, коллегиальные и другие органы, специально создаваемые для этого в управлении.
Одним из таких органов является коллегия. Коллегия архивного управления – это совещательный орган при начальнике управления, который является ее председателем. В отсутствие председателя ее возглавляет заместитель начальника управления, который является также и заместителем председателя коллегии. В настоящее время заместителем начальника архивного управления Новгородской области является В.В. Павлов.
Документационное обеспечение деятельности этого совещательного органа осуществляет секретарь. Его назначает председатель из состава членов коллегии. Также в состав коллегии входят заведующий организационным отделом, главный бухгалтер управления, руководители государственных областных архивных учреждений. А также могут привлекаться работники Администрации области, управления, заведующие архивными отделами администраций городов и районов области, представители научной, педагогической, краеведческой общественности области, государственных, некоммерческих и общественных организаций.
Ключевыми задачами этого совещательного органа являются рассмотрение вопросов, связанных с развитием архивного дела в области, организация деятельности государственных областных архивных учреждений, а также подбор и расстановка кадрового состава.
Коллегия работает по утвержденному плану. Он составляется на один год и включается в первый раздел Основных направлений развития архивного дела в области на текущий год.
Заседания коллегии проводятся по мере необходимости, но не реже, чем один раз в квартал. Все заседания протоколируются секретарем. Через 7 дней после даты заседания готовые протоколы он представляет на подпись председателю коллегии. Принятые и утвержденные приказом начальника управления решения рассылаются по списку, определяемому председателем, не позднее, чем через 15 дней после даты заседания. Контролируют ход исполнения принятых решений заместитель председателя и секретарь коллегии, а также лица, ответственные за их выполнение.
Для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Российской Федерации, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов области, а также для осуществления научно-методического руководства деятельностью экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений области, центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций в архивном управлении области действует экспертно-проверочная комиссия.
Экспертно-проверочная комиссия является совещательным органом. Его решения носят нормативный характер и утверждаются начальником архивного управления, после чего являются обязательными для исполнения архивными и другими организациями.
В состав экспертно-проверочной комиссии входят председатель, секретарь и другие члены комиссии из числа специалистов архивных учреждений области, представителей органов государственной власти, архивов организаций, а также научных, учебных и других организаций. Количественный состав комиссии утверждается приказом начальника архивного управления области. Общее руководство ее деятельностью также осуществляет начальник управления или его заместитель.
При экспертно-проверочной комиссии может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом начальника архивного управления области по представлению председателя комиссии. Специалисты выступают содокладчиками членов комиссии по различным рассматриваемым вопросам.
К главным задачам экспертно-проверочной комиссии архивного управления области относятся определение видов и составов источников комплектования государственных и муниципальных архивов области, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению в этих архивах. Рассмотрение и принятие решений по вопросам уменьшения состава документов Архивного фонда России, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
Экспертно-проверочная комиссия организует выездные заседания в городах и районах области, в крупных организациях-источниках комплектования проводит совместные заседания экспертно-проверочной комиссии и центральных экспертных комиссий отраслевых органов управления. А также выполняет научно-методическое руководство деятельностью экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений области и экспертных комиссий организаций.
Организация деятельности экспертно-проверочной комиссии осуществляется в соответствии с Регламентом работы комиссии. Председатель планирует ее работу. Деятельность этого органа также предусматривается планами основных мероприятий архивного управления области.
Заседания комиссии проводятся ежемесячно и считаются правомочными, если присутствует большая часть ее членов.
Заседание комиссии протоколируется секретарем. Секретарь, по указанию ее председателя, обеспечивает созыв заседания, информирует заинтересованные лица и организации о решениях экспертно-проверочной комиссии, осуществляет учет и отчетность о работе комиссии, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет контроль за сроками прохождения документов и исполнением решений. Решения по каждому вопросу или документу принимаются отдельно большинством голосов присутствующих. В случае если голоса разделяются поровну, решение принимает председатель. Особые мнения членов и присутствующих на заседании экспертно-проверочной комиссии лиц записываются в протокол или прилагаются к нему. Протоколы экспертно-проверочной комиссии подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения этого совещательного органа являются обязательными для исполнения архивными учреждениями и организациями области.
Экспертно-проверочная комиссия имеет штампы об утверждении и согласовании документов предусмотренных Положением об экспертно-проверочной комиссии архивного управления области.
Для коллегиального рассмотрения и координации основных вопросов научно-исследовательской, научно-методической и издательской работы архивных учреждений области, укрепление и развитие творческих контактов с научной и научно-педагогической общественностью в архивном управлении Новгородской области был создан научный совет. Научный совет – это совещательный орган. Его положение и численный состав утверждаются приказом начальника архивного управления.
Основными задачами научного совета являются определение основных направлений научной деятельности архивной службы области, рассмотрение конечных результатов научной работы в области, обсуждение проблемных вопросов деятельности архивных учреждений области по использованию архивных документов, а также определение основных направлений деятельности в научном сотрудничестве с архивными учреждениями России и зарубежных стран.
В связи с возложенными на научный совет функциями он рассматривает проекты комплексных программ и планов научной работы, научно-публикаторской деятельности архивных учреждений и архивного управления области. Обсуждает вопросы совершенствования научно-справочного аппарата к архивным фондам, создания баз данных и автоматизированных архивных технологий, подготовки и издания справочно-информационной литературы о составе и содержании документов Архивного фонда области. Совет рассматривает тематические и экспозиционные планы выставок, проекты программ международного научного сотрудничества архивных учреждений и архивного управления области. А также совет обобщает отечественный и зарубежный опыт в области научного использования архивных документов.
Заседания научного совета проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в квартал. Совет возглавляет председатель, которым является начальник архивного управления области. Секретарь совета назначается приказом начальника управления. Он отвечает за своевременную подготовку материалов для рассмотрения на заседаниях, организует планирование работы совета и подготовку его заседаний, а также готовит информацию о деятельности этого органа для средств массовой информации.
Заседания научного совета протоколируются и его решения носят обязательный характер. Решения этого совещательного органа оформляются приказами начальника архивного управления.
Еще одним инструментом организации работы архивного управления Новгородской области является методический совет. Методический совет – это совещательный орган. Он был организован для контроля методической работы в архивах области, повышения научного уровня и эффективности методических разработок архивных учреждений, а также для внедрения передового опыта в практику работы архивов.
Главными задачами методического совета являются координация методической деятельности архивных учреждений области по решению вопросов, связанных с развитием архивного дела, изучение и обобщение передового опыта работы, а также содействие повышению профессионального уровня работников архивных учреждений области.
В соответствии с установленными задачами совет рассматривает предложения архивных учреждений области по разработке новых и переработке имеющихся методических пособий и их проекты. Изучает различные вопросы, связанные с основными направлениями деятельности архивных учреждений. Также этот совещательный орган рассматривает отзывы, заключения на проекты нормативных и методических документов, разработанных Росархивом, ВНИИДАД, а также архивными учреждениями Северо-Западного федерального округа, присланные для рецензирования.
Методический совет организует подготовку архивными учреждениями области методических разработок по проблемам архивного дела, рецензирование методических пособий, текстов лекций и докладов, консультирование заседаний и координационных совещаний соразработчиков методических пособий.
Состав этого совещательного органа и положение о нем утверждаются приказом начальника архивного управления области. В него входят наиболее квалифицированные и опытные сотрудники архивных учреждений Новгородской области. Председатель и секретарь избираются из числа членов совета и также утверждаются приказом начальника управления.
Заседания совета проводятся не реже двух раз в год. Для оперативного решения текущих вопросов собираются внеплановые заседания. Все заседания оформляются протоколами и подписываются председателем и секретарем. Решения методического совета принимается большинством голосов его членов, и носят рекомендательный характер. При необходимости они проводятся в жизни приказами начальника архивного управления области.
Другими важными инструментами управленческой деятельности в архивной сфере области являются комиссия архивного управления по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел и комиссия по установлению стажа государственной службы.
Так, например, комиссия по рассмотрению проверки наличия и розыска дел создается для рассмотрения вопросов организации и результатов проверки наличия и состояния документов в государственных и муниципальных архивах области. Комиссия проводит мероприятия по розыску необнаруженных дел, проверяет правильность подкладки дел и выверки книг их выдачи во временное пользование, а также выносить решения о снятии с учета не обнаруженных или неисправимо поврежденных документов. Решения комиссии является обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами области.
Ключевыми задачами комиссии являются повышение методического, организационного уровня работы по проверке наличия и состояния документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. Она аргументирует обоснованность принимаемых решений об исключении документов из состава Архивного фонда, а также обеспечивает повышение качества документов, представляемых на рассмотрение комиссии государственными и муниципальными архивами.
Заседания комиссии по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Каждое заседание протоколируется секретарем. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем комиссии.
Таким образом, государственное управление архивным делом в Новгородской области выполняет специально создаваемый для этого орган – архивное управление Новгородской области.
Структура архивного управления Новгородской области представлена в приложении 1. Управление возглавляет начальник. Он назначается и освобождается от занимаемой должности Губернатором Новгородской области. Начальник руководит деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение задач возложенных на данный орган. В его подчинении находятся заместитель начальника управления, бухгалтерия, редколлегия, отделы методической и экспертной работы и организационной и правовой работы. В структуру управления входят совещательные органы (коллегия, экспертно-проверочная комиссия, научный и методический советы), которые являются инструментами организации работы рассматриваемого органа исполнительной власти.
Коллегия архивного управления – это совещательный орган при начальнике управления, который является ее председателем. Коллегия анализирует вопросы, связанные с формированием архивного дела в области, организует деятельность государственных областных архивных учреждений, а также занимается подбором и расстановкой кадрового состава.
Другим совещательным органом является экспертно-проверочная комиссия. Ее решения имеют нормативный характер и утверждаются начальником архивного управления области, после чего становятся обязательными для исполнения архивными и другими организациями. Экспертно-проверочная комиссия определяет виды и составов источников комплектования государственных и муниципальных архивов области, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению в этих архивах. Комиссия рассматривает и принимает решения по вопросам уменьшения состава документов Архивного фонда России, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
Важным совещательным органом управления является и научный совет. Его положение и численный состав утверждаются приказом начальника архивного управления. Научный совет устанавливает основные тенденции развития научной деятельности архивной службы области, анализирует конечные результаты научной работы, обсуждает наболевшие вопросы деятельности архивных учреждений Новгородской области по использованию архивных документов, а также определяет ключевые направления деятельности в научном сотрудничестве с архивными учреждениями Российской Федерации и зарубежными странами.
Еще один совещательный орган архивного управления Новгородской области – это методический совет. Он был организован для контроля методической работы в архивах области, повышения научного уровня и эффективности методических разработок архивных учреждений, а также для внедрения передового опыта в практику работы архивов.
Главными задачами методического совета являются контроль над методической деятельностью архивных учреждений области по решению задач, связанных с развитием архивного дела, изучение и обобщение опыта работы, а также помощь в росте профессионального уровня сотрудников архивных учреждений области.
Другими значимыми инструментами управленческой деятельности в архивной сфере области являются комиссия архивного управления по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел и комиссия по установлению стажа государственной службы.
В структуру архивного управления Новгородской области также входят 22 муниципальных архива и 1354 архива организаций.
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
2.1 Документационное обеспечение деятельности архивного управления области
Архивная служба области отвечает, главным образом, за организацию сохранности, государственного учета и использования архивных документов. Документ является впервые зафиксированной информацией на любом носителе любым способом, которая имеет правовое или юридическое значение. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитам, позволяющими ее идентифицировать». Документ всегда был, есть и будет важнейшим инструментом разработки, принятия и исполнения управленческого решения.
Сфера деятельности, связанная с разработкой, оформлением документов и технологией работы с ними называется делопроизводством.
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих деятельность организации в целом.
С документированием связана деятельность всех сотрудников организации: от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления. Поэтому, в современных условиях, эффективность работы организации любой организационно-правовой формы зависит, в большей степени, от правильной постановки делопроизводства и знания его нормативно-методической базы.
В архивном управление Новгородской области, как и во всех других органах исполнительной власти области, документационное обеспечение управления осуществляется в соответствии с инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области, утвержденной распоряжением Администрации области от 17.01.2001 №13-рг. В свою очередь, данная инструкция разработана на основе действующего на тот период времени законодательства и государственных стандартов в сфере делопроизводства и архивного дела, в соответствии с Основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Так, инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан в Администрации области. Причем эти правила обязательны для выполнения всеми работниками Администраций области, комитетов, а также управлений.
Согласно инструкции по организации делопроизводства в Администрации области документы изготавливаются на бланках. Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5, также допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327-60.
Допускается изготавливать документы при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники или на пишущей машинке.
Отдельные внутренние документы, например, заявления, заявки, объяснительные записки, допускается писать от руки.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Причем номера проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без всяких знаков. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала. Расстояния между реквизитами 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр. Каждому виду документов соответствует свой формуляр.
В управленческой деятельности органов исполнительной власти основными видами документов в повседневной работе являются распорядительные документы (приказы, в том числе по основной деятельности и по личному составу), протоколы, акты заключения, деловая переписка, а также кадровая документация.
Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их подразделяют:
– на акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;
– акты межведомственного характера;
– акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными организациями.
Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года №30 и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 8 ноября 2005 года №536.
Главными инструментами управленческой деятельности в работе архивного управления Новгородской области являются приказы, протоколы и деловая переписка.
Приказ – это правовой акт, распорядительный документ, издаваемый начальником архивного управления области, действующего на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед управлением.
По содержанию и правилам оформления различают приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации управления, при утверждении и изменении его структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (например, положений, инструкций, правил, регламентов), при регулировании вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, а также выполнения задач, стоящих перед архивным управлением Новгородской области.
Рассмотрим приказ по основной деятельности, представленный в приложении 2. Документ оформлен на бланке приказа и имеет угловое расположение реквизитов. Распорядительный документ также имеет следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (Администрация Новгородской области), наименовании органа исполнительной власти – автора (архивное управление области), наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа (от 28.12.2005 №42), заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?» (Об утверждении Положения о методическом совете). Текст данного приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части дается обоснование предписываемых действий, а во второй изложена по пунктам приказная часть. Констатирующая часть отделена от распорядительной части словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Распорядительный документ подписан начальником архивного управления области и вступил в силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений, оформление командировок и иные вопросы управления персоналом в архивном управлении области.
Нужно также отметить, что приказы по основной деятельности нумеруются и подшиваются отдельно от приказов по личному составу.
Еще одним важным инструментом принятия управленческого решения является протокол. Протокол – это информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания и принятия решений совещательными органами архивного управления Новгородской области, а именно: коллегии, экспертно-проверочной комиссии, научного и методического советов.
По степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, темы докладов и выступлений и принятые решения. Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.
Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседания, стенограммы или звукозаписи, а также материалов, заранее подготовленных к заседанию совещательного органа. Секретари несут ответственность за оформление и правильность записей в протоколе.
Данный вид документа оформляется на общем бланке архивного управления или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Датой информационно-справочного документа является дата заседания совещательных органов архивного управления, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, то указывается дата начала заседания и через тире дата его окончания.
Так, например, рассмотрим протокол заседания коллегии архивного управления Новгородской области представленный в приложении 3. Данный документ оформлен на общем бланке управления и имеет угловое расположение реквизитов. При оформлении данного протокола также использованы следующие обязательные реквизиты: название вида документа (ПРОТОКОЛ), дата и номер документа (30.06.2004 №4) заголовок к тексту, текст, подпись председателя и секретаря коллегии. Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов: он отвечает на вопрос «Чего?», содержит указание вида коллегиальной деятельности, а также название коллегиального органа в родительном падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа. В заголовке к протоколу указано название заседания коллегиального органа (заседание коллегии архивного управления Новгородской области). Текст данного информационно-справочного документа состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указаны инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания коллегии, инициалы и фамилии присутствующих членов коллегии и приглашенные лица с указанием должности, инициалов, фамилии в алфавитном порядке. Вводная часть заканчивается повесткой дня, вопросы в которой расположены по степени сложности, важности и в порядке обсуждения. Основная часть текста протокола по двум вопросам повестки дня построена по схеме: СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ. К первому вопросу повестки дня прилагается информация заместителя директора ГИАНО С.В. Моисеева, главного архивиста ГИАНО Т.И. Антоновой, а также решение коллегии. Протокол заседания коллегии архивного управления подписан председателем и секретарем.
Обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между архивным управлением и другими организациями и архивными учреждениями, называется деловой перепиской. Она составляет более 75% от всего документооборота управления (Приложение 4). Самым распространенным документом деловой переписки является деловое письмо. Письмо – это основной информационно-справочный документ, который обеспечивает юридическую связь архивного управления с внешним миром. С его помощью поддерживаются отношения с другими организациями, предъявляются претензии и подтверждаются обязательства. Указанный вид документа выделяется в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.
При ведении деловой переписки в архивном управлении области соблюдаются следующие требования:
– документы оформляются на специальных бланках письма и подписываются начальником управления или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции;
– текст служебного письма составляется грамотно, аккуратно, без помарок и исправлений в официально-деловом стиле. Также не допускается неоднозначное толкование информации;
– события и факты, отражаемые в тексте делового письма, должны, в случае необходимости, иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
В зависимости от разновидности письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из двух частей – вступления и заключения, редко из одной части, в которой кратко формулируется суть вопроса. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение.
Во вступлении дается обоснование составления письма: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если причиной составления делового письма послужил какой-либо документ, то на него делается ссылка.
В основной части излагается сущность вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности или обоснованности предлагаемых решений.
В заключительной части лаконично формулируется основная цель документа.
По функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:
– письма, требующие ответа;
– письма, не требующие ответа.
К первой группе относятся письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-требования. Причем в письмах-ответах обязательно должна быть ссылка на дату и регистрационный номер письма, послужившего причиной для переписки.
Ко второй группе писем относятся: письма-предупреждения, письма-напоминания, письма-приглашения, письма-подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма, письма-извещения, информационные письма, письма-распоряжения, а также гарантийные письма.
Следует также отметить, что к составлению и оформлению служебного письма предъявляются те же требования, что и к составлению других организационно-распорядительных документов на основе ГОСТа Р 6.30-2003.
Рассмотрим, например, информационное письмо, представленное в приложении 5. Оно оформлено на бланке письма с угловым расположением реквизитов. При составлении данного документа были использованы следующие реквизиты: герб Новгородской области, наименование вышестоящей организации (Администрация Новгородской области), наименование исполнительного органа власти (Архивное управление области), справочные данные об управлении. Дата и регистрационный номер документа (29.10.2007 №497), ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат (Администрации муниципальных районов и городского округа области), заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?» (О проведении семинара), текст, подпись и отметка об исполнителе (Галкина Валентина Николаевна). Текст документа информирует о проведении архивным управлением области семинара и о планируемых вопросах для рассмотрения. Также в письме указано, где и когда состоится данное мероприятие. Документ подписан заместителем начальника архивного управления. Данный вид делового письма (информационное письмо) не требует обратного ответа.
В архивном управлении области, в том числе ведется и секретное делопроизводство. Эта сфера документационного обеспечения управления регулируется законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
2.2. Недостатки в документационном обеспечении деятельности архивного управления и пути их решения
С нашей точки зрения, инструкция по организации делопроизводства в Администрации области, утвержденная распоряжением Администрации области от 17.01.2001 №13-рг сыграла важную роль в наведении порядка, развитии и становлении современного делопроизводства в исполнительных органах власти Новгородской области. Инструкция была разработана для усовершенствования управленческой деятельности, она дисциплинировала службы документационного обеспечения управления во всех органах исполнительной власти области. Но, тем неменее, инструкция по организации делопроизводства в Администрации области изначально имела существенные недостатки.
Во-первых, наименование инструкции формально не могло быть распространено на все органы исполнительной власти, так как она в большей степени предназначена для Администрации Новгородской области. Поэтому, чтобы наименование соответствовало ее содержанию, она должна носить название типовая.
Во-вторых, эта инструкция по организации делопроизводства в Администрации области больше похожа на творческий документ, чем на нормативный акт. Так, ряд форм документов, в виде приложений, не соответствовал Государственной системе документационного обеспечения управления, а также Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действовавшей на тот период времени (2001 год). С 2003 года, когда был введен в действие Государственный стандарт Российской федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» эта инструкция потеряла свое правовое обоснование, а с 2005 года, когда была введена в действие новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, новгородская инструкция просто вошла в противоречие с действующими нормами и правилами организации делопроизводства в органах исполнительной власти Новгородской области.
Между тем, мы полагаем, что на основе исследуемых источников и изученной литературы можно сделать следующие предложения по совершенствованию деятельности архивного управления области в сфере документационного обеспечения управления:
1. Требуется более широкий спектр программных продуктов в работе структуры делопроизводства управления, поэтому мы предлагаем внедрить систему электронного документооборота, например NauDoc.
NauDoc – это программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный компанией NAUMEN. Данная система позволяет управлять процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнения документов и поручений, получая исчерпывающую информацию о ходе выполняемой работы.
NauDoc распространяется бесплатно, поэтому все желающие могут установить популярную систему электронного документооборота, чтобы быстро и без лишних затрат начать проект внедрения в своей организации. Такой подход компании к лицензированию позволяет уменьшить финансовый риск для организаций, планирующих перейти на электронный документооборот. Благодаря бесплатной лицензии NauDoc и использованию только бесплатных компонентов с открытым исходным кодом (операционная система, сервер приложений, СУБД и другое) организация, внедряющая NauDoc, избавлена от груза лицензионных отчислений.
На наш взгляд, используя систему NauDoc, архивное управление Новгородской области получит хорошую возможность организовать единое хранилище управленческих документов с разграничением прав доступа к информации на основании должностей. Это позволит сотрудникам в любое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки найти всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволят регистрировать входящую, исходящую и внутреннюю документацию, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри архивного управления.
Наличие у системы NauDoc средств контроля исполнительской дисциплины позволит назначать сотрудникам архивного управления задания в системе, контролировать их выполнение, отслеживать сроки исполнения, направлять документы на согласование и рассылать их для ознакомления другим пользователям системы. Настройка жизненного цикла для различных категорий документов рассматриваемого органа исполнительной власти позволит указать типовые маршруты движения документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий. Также нужно отметить, что все действия с документами и заданиями выполняются через web-интерфейс, что позволяет подключаться к системе из любой точки России и мира, тем самым, создавая единое информационное пространство архивного управления, включая муниципальные архивы и архивы организаций.
Преимуществами использования данной системы электронного документооборота NauDoc являются:
1.Упрощение работы с организационно-распорядительными документами.
Данный программный продукт предполагает создание электронных документов по заранее определённому шаблону. При их создании специалисту необходимо только указать значения реквизитов в регистрационной карточке документа, и они будут автоматически добавлены в текст документа. При необходимости можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
Для каждого типа документов может быть задан специфический набор реквизитов (реквизитные карточки легко могут быть изменены пользователем с правами «Технолога»). После того, как документ создан, специалист отправляет его на согласование определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
Порядок согласования документации хранится в системе. Поэтому она самостоятельно ведет автоматический контроль регламентных сроков, проводит уведомление ответственных лиц, а также оповещает о ходе процедуры согласования документа.
Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата регистрации.
2. Управление процессами.
Система электронного документооборота NauDoc позволяет автоматизировать документооборот, связанный с управленческими процессами организации или органа исполнительной власти. Для каждого процесса есть возможность настроить его представление в системе, включая отдельные этапы, ответственных лиц и регламентные сроки. Имеющиеся в NauDoc средства формирования отчетов позволяют контролировать, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить проблемные места и выявлять ответственных лиц, из-за которых происходит срыв регламентных сроков. На основе собранных данных может быть проведен анализ процесса деятельности перед внесением изменений.
3. Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами.
После того, как документ создан, специалист отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
При коллективной работе все действия выполняются с одним и тем же экземпляром документа. Пользователи системы NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в ходе процедуры визирования. На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа.
4. Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе.
Регистрация документа в журнале происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к которой может быть присоединен графический образ документа, полученный путем сканирования.
5. Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию.
Система электронного документооборота NauDoc позволяет оперативно найти документ по значению определённого реквизита (например, регистрационному номеру или краткому описанию), по содержанию документов, а также по содержанию вложенных файлов.
6. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
NauDoc позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией, получая и отправляя электронную почту через почтовый сервер организации, при этом каждое письмо обрабатывается в системе как обычный документ.
При обработке входящей корреспонденции письма поступают к секретарю, который регистрирует их в журнале входящей корреспонденции. Этому документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю согласно порядку, принятому в организации. После чего рассмотренный документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
При обработке исходящей корреспонденции специалист создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в журнале и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.
7. Создание корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании.
Предлагаемая для внедрения система NauDoc позволяет создавать интернет- и интранет-сайты, а также управлять размещением контента (функционал CMS). В роли контента могут выступать документы, графические изображения и другие объекты NauDoc.
Удобная разработка и редактирование страниц сайта во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
Управление публикацией новостей, анкет и голосований.
Встроенные возможности разработки и изменения дизайна страниц сайта.
Централизованное управление доступом в разделах сайта, возможность проведения согласования документов перед публикацией на сайте.
8. Технологические особенности данной системы включают:
100%-ный web-интерфейс, который позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации и ее филиалов.
Система интегрирована с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader Scripting Edition.
Система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, например LDAP или Microsoft Active Directory.
В системе имеется модуль работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и заложена возможность ее использования любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI.
9. Стоимость системы электронного документооборота NauDoc.
Серверная лицензия – 0 рублей.
Лицензия на рабочее место – 0 рублей.
Для организаций, решивших использовать NauDoc, компания NAUMEN предлагает услуги по обучению и технической поддержке. В отличие от лицензий услуги поддержки и обучения предоставляются на платной основе, и их стоимость ориентирована на возможности средних организаций.
Таким образом, предложенная нами для внедрения система NauDoc позволит усовершенствовать существующую организацию делопроизводства в архивном управлении Новгородской области и выведет ее на качественно новый уровень развития. Использование электронного документооборота позволит повысить прозрачность деятельности архивного управления, разграничит права доступа сотрудников к информации на основании должностей и обеспечит согласованную работу всех его подразделений. Система NauDoc позволит упростить работу с документами тем самым, повышая и ее эффективность. Следовательно, увеличится производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов.
2. Требует расширения и ежегодной модернизации компьютерный парк и парк оргтехники;
3. Существует потребность в более коротких сроках, по истечении которых сотрудники службы документационного обеспечения управления должны проходить повышение квалификации. По нормативным требованиям, в настоящее время, сотрудники должны проходить повышение квалификации один раз в пять лет. Но, учитывая современное развитие законодательства в области делопроизводства, мы полагаем, что этот срок нужно сократить до трех лет;
4. Действующая на данный период времени инструкция по организации делопроизводства в Администрации области, утвержденная распоряжением Администрации области от 17.01.2001 года №13-рг требует серьезной переработки и дополнения. Поэтому ее нужно привести в соответствие с нормами Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536.
5. Также считаем необходимым, что каждый орган исполнительной власти, в том числе и архивное управление Новгородской области, должен иметь индивидуальную инструкцию по делопроизводству, основанную на нормах типовой.
Таким образом, архивная служба области отвечает за сохранность, государственный учет и использование документов. Документ – это источник информации, единица информационных ресурсов. С латинского языка термин «документ» переводится, как доказательство, то есть зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. На наш взгляд, документ всегда был, есть и будет ключевой основой разработки, принятия и реализации управленческого решения. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Делопроизводство – это одна из функций управления, сфера деятельности, обеспечивающая документирование и порядок работы с документами. В настоящее время термин «делопроизводство» употребляется наравне с термином «документационное обеспечение управления». Второе понятие более точно охватывает весь комплекс работ с документами в организации. Поэтому, в современных условиях развития науки и техники, эффективность деятельности организаций всех форм собственности зависит от хорошо поставленного делопроизводства.
В архивном управлении Новгородской области документационное обеспечение управления осуществляется строго в соответствии с инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области. Данная инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан.
В повседневной деятельности архивное управление области использует различные виды организационно-распорядительной документации, а также кадровую документацию. Главными инструментами управленческой деятельности в работе управления являются приказы, протоколы, а также деловая переписка.
В архивном управлении Новгородской области, в том числе ведется и секретное делопроизводство. Эта сфера документационного обеспечения управления регулируется законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
Между тем, мы полагаем, что на основе исследуемых источников и изученной литературы можно сделать следующие конкретные предложения по совершенствованию деятельности архивного управления области в сфере документационного обеспечения управления, а именно:
– внедрить систему электронного документооборота, например NauDoc;
– ежегодно модернизировать компьютерный парк и парк оргтехники;
– учитывая современное развитие законодательства в области делопроизводства, предлагаем сотрудникам службы документационного обеспечения управления проходить повышение квалификации один раз в три года;
– инструкцию по организации делопроизводства в Администрации области, утвержденную распоряжением Администрации области от 17.01.2001 года №13-рг привести в соответствие с нормами Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536;
– разработать для архивного управления Новгородской области индивидуальную инструкцию по делопроизводству, основанную на нормах типовой инструкции.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Архивное управление Новгородской области является органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Управление осуществляет свою деятельность строго в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и ставит перед собой главную задачу – государственное управление архивным делом в Новгородской области.
Архивное управление – это юридическое лицо. Оно имеет круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки, лицевой счет в управлении федерального казначейства Министерства Финансов Российской Федерации по Новгородской области, а также счет по учету средств, полученных от предпринимательской и другой приносящей доход деятельности.
Управление возглавляет начальник. Он назначается и освобождается от занимаемой должности Губернатором области. В настоящее время начальником архивного управления Новгородской области является С.Д. Трифонов. Он руководит деятельностью управления и несет персональную ответственность за выполнение задач возложенных на данный орган исполнительной власти. В подчинении у руководителя находятся заместитель начальника управления, бухгалтерия, редколлегия, отделы методической и экспертной работы и организационной и правовой работы. В структуру архивного управления также входят важные совещательные органы (коллегия, экспертно-проверочная комиссия, научный и методический советы), которые являются инструментами организации работы анализируемого органа исполнительной власти.
Коллегия архивного управления – это совещательный орган при начальнике управления, который является ее председателем. Коллегия анализирует вопросы, связанные с формированием архивного дела в области, организует деятельность государственных областных архивных учреждений, а также занимается подбором и расстановкой кадрового состава сотрудников.
Другим совещательным органом, находящимся в подчинении у начальника управления, является экспертно-проверочная комиссия. Ее решения имеют нормативный характер и утверждаются начальником архивного управления области, после чего становятся обязательными для реализации архивными и другими организациями. Экспертно-проверочная комиссия определяет виды и составов источников комплектования государственных и муниципальных архивов области, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации и подлежащих хранению в этих архивах. Комиссия рассматривает и принимает решения по вопросам уменьшения состава документов Архивного фонда России, научно-методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных, муниципальных архивов и архивов организаций.
Важным совещательным органом управления является и научный совет. Его положение и численный состав утверждаются приказом начальника архивного управления. Научный совет ведет работу по установлению основных тенденций развития научной деятельности архивной службы области, анализирует конечные результаты научной работы, обсуждает наболевшие вопросы деятельности архивных учреждений Новгородской области по использованию архивных документов, а также определяет ключевые направления деятельности в научном сотрудничестве с архивными учреждениями Российской Федерации и зарубежными странами.
Еще один совещательным орган архивного управления Новгородской области является методический совет. Он был сформирован для контроля методической работы в архивах области, роста научного уровня и эффективности методических разработок архивных учреждений, а также для внедрения передового опыта в практику работы архивов.
Главными задачами методического совета являются контроль над методической деятельностью архивных учреждений области по решению задач, связанных с развитием архивного дела, изучение и обобщение опыта работы, а также помощь в росте профессионального уровня сотрудников архивных учреждений области.
Иными значимыми инструментами управленческой деятельности в архивной сфере области являются комиссия архивного управления по рассмотрению итогов проверки наличия и розыска дел и комиссия по установлению стажа государственной службы.
Нужно также отметить, что архивное управление Новгородской области руководит 22 муниципальными архивами и 1354 архивами организаций.
Работа с документами является важной частью деятельности любой организации в целом. В современном делопроизводстве нет мелочей. Каждый документ отражает определенную управленческую функцию, и работа с ним требует максимума внимания, четкости и оперативности. В Архивном управлении Новгородской области, как и в других учреждениях области, ведется делопроизводство. Можно сказать, что делопроизводство – это одна из важнейших функций управления, область деятельности, обеспечивающая документирование и порядок работы с документами. В настоящее время термин «делопроизводство» используется наряду с термином «документационное обеспечение управления». На наш взгляд, второе понятие более точно и полно охватывает весь комплекс работ с документами в организации. Из этого следует, что при современных тенденциях развития науки и техники, результативность деятельности организаций всех форм собственности зависит, в большей степени, от хорошо поставленного делопроизводства.
В архивном управлении Новгородской области документационное обеспечение управления осуществляется строго в соответствии с инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области. Данная инструкция определяет систему организации делопроизводства, устанавливает единые правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан. Причем эти правила обязательны для выполнения всеми работниками Администраций области, комитетов, а также управлений.
В архивном управлении области ведется секретное делопроизводство. Эта сфера документационного обеспечения управления регулируется законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
В повседневной работе архивное управление области использует различные виды организационно-распорядительной документации, а также кадровую документацию. Главными инструментами управленческой деятельности в работе управления являются приказы, протоколы, а также деловая переписка.
Между тем, мы полагаем, что на основе исследуемых источников и изученной литературы можно сделать следующие предложения по совершенствованию деятельности архивного управления области в сфере документационного обеспечения управления, а именно:
– внедрить систему электронного документооборота, например NauDoc. Система NauDoc позволит усовершенствовать существующую организацию делопроизводства в архивном управлении Новгородской области и выведет ее на качественно новый уровень развития;
– ежегодно модернизировать компьютерный парк и парк оргтехники;
– учитывая современное развитие законодательства в области делопроизводства, предлагаем сотрудникам службы документационного обеспечения управления проходить повышение квалификации один раз в три года;
– инструкцию по организации делопроизводства в Администрации области, утвержденную распоряжением Администрации области от 17.01.2001 года №13-рг привести в соответствие с нормами Типовой инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536.
– разработать для архивного управления Новгородской области индивидуальную инструкцию по делопроизводству, основанную на нормах типовой инструкции.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1. Опубликованные
1. Конституция Российской Федерации. Основной закон. Принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года // Российская газета. 1993.
2. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон [от 22 октября 2004 года №125-ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
3. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон [от 20 февраля 1995 года №24-ФЗ] // СПС Консультант Плюс.
4. Об архивном деле в Новгородской области: областной закон [от 21 марта 2005 года №441-ОЗ] // Новгородские ведомости. – 2005. – №12. – С. 2-4.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 // СПС Консультант Плюс.
6. Инструкция по организации делопроизводства в Администрации области: утверждена распоряжением Администрации области от 17.01.2001 №13-рг // Новгородские ведомости. – 2001. – №10. – С. 2-3.
7. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 // СПС Консультант Плюс.
8. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: утвержден Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65 // СПС Консультант Плюс.
9. Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // СПС Консультант Плюс.
1.2. Неопубликованные
1. Архив архивного управления области. Положение об архивном управлении области от 28.07.2005 года №269.
2. Архив архивного управления области. Положение о коллегии архивного управления области от 28.03.2005 года №12.
3. Архив архивного управления области. Положение об экспертно-проверочной комиссии архивного управления области от 31.10.2005 года №34.
4. Архив архивного управления области. Положение о научном совете архивного управления Новгородской области от 27.12.2000 года №28.
5. Архив архивного управления области. Положение о методическом совете архивного управления области от 28.12.2005 года №42.
6. Архив архивного управления области. Письмо о проведении семинара от 29.10.2007года №497.
7. Архив архивного управления области. Приказ об утверждении Положения о методическом совете от 28.12.2005 года №42.
8. Архив архивного управления области. Протокол заседания коллегии архивного управления Новгородской области от 30.06.2004 года №4.
2. Литература
1. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организаций / Л.П. Афанасьева // Секретарское дело. – 2006. – №1. – С. 26-34.
2. Белов А.А. Делопроизводство и документооборот / А.А. Белов, А.Н. Белов. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Книжный мир, 2004. – 340 с.
3. Березин Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березин, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2006. – 256 с.
4. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.Н. Гайдунова // Секретарское дело. – 2006. – №10. – С. 17-22.
5. Грудинина М.В. Требования стандартов к оформлению документов (ГОСТ Р 15-2002 и ГОСТ Р 6.30-2003) / М.В. Грудинина // Секретарское дело. – 2005. – №7. – С. 21-26.
6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
7. Кузнецова Т.В. Унифицированные понятия, применяемые в работе с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2005. – №6. – С. 5-7.
8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях / М.В. Ларин. – М.: Научная книга, 2002. – 288с.
9. Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов) / А.В. Непогода, П.А. Семченко. – М.: Омега-Л, 2007. – 480 с.
10. Топчиева И.В. Правила составления и оформления бланков писем организации на двух языках / И.В. Топчиева // Секретарское дело. – 2006. – №1. – С. 10-13.
11. Ульянина Е.А. Архивоведение: конспект лекций / Е.А. Ульянина, А.С. Якименко. – М.: Высшее образование, 2007. – 148 с.
3. Адреса Интернет-ресурсов
1. Архивы России [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru
2. Официальный веб-сайт архивной службы Новгородской области [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.novarchiv.bu.ru/upr-news-old
3. NAUDOC системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:// www.naudoc.ru
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Структура архивного управления Новгородской области
ПРИЛОЖЕНИЕ 2Администрация Новгородской области
Архивное управление области
Новолучанская ул., 10 Великий Новгород, Россия, 173001, тел. 17-22-59, факс (8-8162) 136-834
01.12.2004г. №
на № от 200 г.
ПРИКАЗ
от 28.12.2005
№42
Об утверждении Положения о методическом совете
В соответствии с пунктом 4.6. Положения об архивном управлении области, утвержденного постановлением Администрации Новгородской области от 28.07.2005 № 269
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемое Положение о методическом совете
архивного управления области
2. Приказ архивного управления области от 11.12.98 № 21 считать
утратившим силу.
Начальник управления С.Д.Трифонов
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРОТОКОЛ
заседания коллегии Архивного управления Новгородской области
30.06.2004 № 4
Председатель коллегии: С.Д.Трифонов Секретарь коллегии: Л.В.Федина
Присутствовали члены коллегии: А.В.Алексеева, Т.М.Воронина, В.Н.Галкина,
Т.Б.Чуйкова
Приглашенные: Заместители директоров Государственного
исторического архива Новгородской области (ГИАНО) и Государственного архива новей-шей истории Новгородской области (ГАНИНО) С.В.Моисеев, И.Р.Искра, А.А.Кравченко,гл. хранитель фондов ГИАНО Л.Б.Лаврешина, заведующие отделами и со¬трудники ГИАНО и ГАНИНО О.В.Снытко, Т.А.Данько, Л.И.Федченкова, Т.И.Антонова
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О состоянии работы с книжными памятниками в ГИАНО в соответствии с
решением коллегии Росархива от 04.06.2003 “О совершенствовании учета,
описания и хранения рукописных и старопечатных книг в государственных
архивах РФ”
2. Информация “О разработке областной целевой программы “Архивы
Новгородской области в 2005 – 2007 годах””
1. СЛУШАЛИ:
1.1. Информацию заместителя директора ГИАНО С.В.Моисеева “О состоянии
работы с книжными памятниками в Государственном историческом архиве
Новгородской области в 1997-2004 годах” (текст прилагается )
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
Вопросы задали: Л.В.Федина, С.Д.Трифонов (о возможности дальнейшего комплектования архива рукописными книгами и о физическом состоянии книжных памятников)
1.2. Т.И.Антонова, гл. архивист ГИАНО сделала информацию о книгах из
фондов личного происхождения и книгах с автографами, хранящимися в
научно-справочной библиотеке ГИАНО (текст информации прилагается).
1.3. С.Д.Трифонов предложил продумать вопрос о возможности подготовки в будущем областного реестра уникальных книжных памятников. Т.Б.Чуйкова, директор ГИАНО, ответила, что архив предполагает изучить опыт коллег из архивных учреждений Северо-Западного федерального округа в этом направлении деятельности и доложить в конце года результаты и свои предложения
РЕШИЛИ: (решение прилагается) 2. СЛУШАЛИ:
2.1. С.Д.Трифонов проинформировал о ходе разработки областной целевой программы “Архивы Новгородской области в 2005 – 2007 годах”. В настоящее время разрабатываются основные моменты по структуре программы, но уверенности в том, что она будет принята, нет, т.к. слишком велик поток поступающих в Администрацию области целевых программ по здравоохранению (не подкрепленных финансовыми средствами). Но Архивное управление области будет принимать все меры к тому, чтобы программа “Архивы Новгородской области…” была рассмотрена и принята. Архивное управление надеется в этом на 1-го заместителя губернатора области В.П.Антюфеева. Программа будет построена четко в соответствии с методическими указаниями Администрации области, содержать график проведения работ, ответственных исполнителей и денежное обеспечение. При разработке программы будет учитываться финансирование только главных болевых (базовых) задач, таких как:
– Обеспечение работ по реставрации и микрофильмированию документов Архивного фонда и усиление в связи с этим материально технической базы Специализированной лаборатории обеспечения сохранности документов Архивного фонда Новгородской области
– Строительство нового здания для ГИАНО
– Проведение ремонтных работ на зданиях ГИАНО, ГАНИНО, ГАСПДНО и Архивного управления области.
– Решение комплекса проблем материального характера по муниципальным
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
– архивам (перевод в новое здание Крестецкого архива, продолжение строительства здания Боровичского архива и ремонтно-реконструктивные работы ещё по 3 муниципальным архивам – Маревскому, Окуловскому, Холмскому). Не позднее 26 октября 2004 года будет готов проект программы.
По вопросам компьютеризации архивных учреждений будет подготовлена отдельная программа.
РЕШИЛИ: информацию принять к сведению
Председатель коллегии: подпись С.Д. Трифон
Секретарь коллегии: подпись Л.В. Федина
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
Информация
о состоянии работы с книжными памятниками в Государственном историческом архиве Новгородской области в 1997-2004гг.
Начало работе с книжными памятниками в ГИАНО было положено в 1997г. с моим приходом на должность методиста. Работа не планировалась, а была обусловлена профессиональным интересом (5-летний опыт предшествующей работы с редкой книгой в НГОМЗ) и значимостью её для гуманитарных исследований.
До этого, насколько нам известно по документам фонда ГИАНО Р-1280 (“Архив архива”), работа с книжными памятниками в архиве не проводилась.
Имелась лишь статья 1958г. С.Н. Азбелева в XV томе ТОДРЛ Пушкинского дома “Описание древнерусских рукописей Новгородского областного архива”. Азбелев выявил 45 рукописей и в основном, за редким исключением, описал грамоты (столбцы) XVII B. ИЗ фондов архива, которые к книжным памятникам отнести невозможно.
На протяжении ряда лет моя деятельность в рассматриваемой области сводилась к выявлению книжных памятников как в составе архивных фондов, так и НСБ, их атрибуции и попутному составлению картотеки по видам книг:
1. Старопечатной (кириллической).
2. Рукописной (здесь выделены синодики).
3. Редкой книги гражданской печати XVIII -1 трети ХГХ вв., а также книг с
маргиналиями, происходящих из библиотек новгородских и центральных учреждений и
частных собраний Х1Х-ХХвв.
Мы опустим книги из личных библиотек, поступившие с фондами личного происхождения в последние годы и книги с автографами, о которых информацию представит главный архивист ГИАНО Т.И. Антонова.
В 1999, 2001г. в Твери, а в 2002г. в Костроме я являлся слушателем 2-3-4-й Школ-семинаров повышения квалификации сотрудников библиотек, музеев и архивов, работающих с книжными памятниками.
Школы были организованы Археографической лабораторией Исторического факультета МГУ (рук. – д.и.н. И.В. Поздеева – ведущий специалист по работе с книжными памятниками не только в России, но и в мире) и др. учреждениями системы Министерства культуры РФ.
На Школах был рассмотрен практически весь комплекс вопросов работы с книгой, а привлечение к работе Школы ведущих отечественных специалистов явилось знаменательным фактором получения уникальных теоретических и практических навыков работы.
В июле 2001г. ГИАНО ответил на запрос Росархива – “Анкету для проведения анализа состояния учета, описания и хранения книжных памятников”.
Отметим, что отсутствие критериев и профессионализма у её составителей, о чем мы заметили в июне 2004г. на Научно-методическом совете архивных учреждений Северо-Западного Федерального округа (Санкт-Петербург) зам. руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизову (и с чем он согласился), не позволило полноценно отразить состояние работы и состав книжных памятников в ГИАНО. (Об этой проблеме мы подробнее скажем в заключении нашего сообщения).
В мае 2004г. от коллег-архивистов из Вологды на рецензию была получена “Памятка по описанию редких и особо ценных книг. Этот вопрос рассматривался на Научно-методическом совете Архивных учреждений Северо-Западного Федерального
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
округа, где мы выступали в роли рецензентов. Отрадно, что все наши замечания были приняты вологжанами и реализуются при доработке Памятки.
Итак, в настоящее время в ГИАНО выявлено 70 книжных памятников XV-XIX BB. (РЯД памятников сюда не вошел, т.к. требует атрибуции или уточнения критериев, определяющих книги). Также мы не затрагиваем редкие книги с маргиналиями, автографами и происходящие из определенных исторически значимых книжных собраний. Мы имеем в виду, например, собрания регионального историко-культурного значения, как библиотеки Юрьева монастыря, Новгородской мужской гимназии и т.д. работа по которым ведется, в частности, в фонде Редкой книги НГОМЗ и важна для межведомственного справочника в пределах региона.
Из 70 памятников ГИАНО хранится в фондах – 26 ед. в НСБ – 44.
Состав памятников следующий:
1. Рукописная книга:
полуустав XV и XVI BB. – 2
рукописная книга XVII- XIX BB. – 18
2. Кириллическая книга
XVIII-XIX BB. – 13
3. Книга гражданской печати:
иностранная XVIII B. – 1
отечественная XVIII- 1 треть XIX BB. – 36.
По жанрам среди рукописной выделяются 5 Синодиков и 2 житийных сборника. Гражданская печать представлена в основном периодикой: это труды вольного экономического общества 1774, 1811гг. Продолжение древней Российской вивлиофики 1790г. Вестник Европы 1819г. Московский телеграф [1826], сын Отечества 1824,1825гг., сын Отечества и Северный архив 1829-1830гг.
Имеются исторические сочинения новгородцев нач. Х1Х в. (еп. Евгений Болховитинов, Н.Н. Муравьев и др.)
Надо отметить, что ГИАНО в предыдущие годы стремился к введению в научный оборот особо ценных книжных памятников путем публикации.
В результате этой работы были атрибутированы 2 самых древних памятника – фрагмент Евангелия-апракос от Матфея 1 половины ХУ в. (пергамен; Ф 513 Вяжищский монастырь) и Минея служебная 1520-х гг. из собрания НСБ. Оба памятника – рукописная книга -подверглись тщательному изучению ведущими отечественными специалистами – Ольгой Александровной Князевской (Институт славяноведения и балканистики РАН) и Миленой Всеволодовной Рождественской (Институт русской литературы (Пушкинский Дом) РАН).
Оба памятника получили солидные научные публикации в 1-м и 3-м номерах “Новгородского архивного вестника” и тем самым введены в научный оборот. Фрагмент Евангелия-апракос в 2003г.
Решением центральной ЭПК при Росархиве включен в Государственный реестр уникальных документов архивного фонда РФ.
Минея служебная в 2003г. предложена архивом к включению в Государственный реестр. Заключение ЦЭПК пока не получено.
В отличии от музеев, которые тратят на комплектование сотни тысяч рублей, архивы не имеют возможности приобретения пусть и по заниженным ценам, книжных памятников. Отметим, что в антикварном магазине Великого Новгорода на протяжении 2-х лет была выставлена большеформатная Елизаветинская Библия (1740-е гг.). Цена её – 2400р., тогда как
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
истинная стоимость, была по крайней мере в 4-5 раз больше. Увы, и на внебюджетные средства приобрести её не удалось.
Но и в таких условиях ГИАНО находит пути собирания книжных памятников.
За последние 5 лет в архив поступило 6 книг
В антикварном магазине на внебюджетные средства приобретено 3 кириллических издания Х1Хв., причем одно с автографом архимандрита Иверского Валдайского монастыря
Леонида (1892г.).
От друзей архива в дар получены 3 кириллических издания:
1. Последование на преславный день Воскресения Господа нашего Иисуса Христа;
отпечатанное в типографии Киево-Печерской Лавры 1756г.
2. Служба и житие преподобного Михаила Клопского. СПб., 1816г.
3. Сборник из двух псалтирей (конволют) Могилев 1771г. и синодальной типографии
нач. Х1Хв.
Перечисленное выше, в контексте Решения коллегии федеральной архивной службы России от 3 июня 2003г. “О совершенствовании учета, описания и хранения рукописных и старопечатных книг в гос. архивах РФ”, позволило рассмотреть вопрос об организации в ГИАНО работы с книжными памятниками.
Вопрос в прикладном его характере был рассмотрен (заметим дату:) 6 июня 2003г. на экспертно-методической комиссии ГИАНО (протокол № 7) и был сформулирован как предложение обсуждения возможности открытия в архиве самостоятельного фонда книжных памятников – “Коллекции редких и особо ценных книг: рукописной, старопечатной (кириллической) и гражданской печати XVI – ХХ вв.” (См. приложение № 1).
Значительно осложняет работу с книжными памятниками позиция Росархива (Федерального архивного агентства). Мы имеем в виду отсутствие выработанных критериев определения книги, применительно к архивной сфере.
Почему-то Росархив считает старопечатной книгу только до 1830г., тогда как общепринятым в науке последнего времени старопечатными являются все издания выпущенные кириллическим шрифтом, в т.ч. в XIX- XX- и начале XXI BB.
Не определены критерии рукописной книги XIX-ХХ вв. Так, в ряде музеев личные дневники относят к рукописной книге, с чем мы принципиально не можем согласиться. Совсем не уделяет внимания Росархив книге гражданской печати.
Резюмируя вышеизложенное на Решение коллегии Росархива от 3 июня 2003 г. имеем сказать следующее:
По п.2. “о завершении выявления книжных памятников”. Этот вопрос был задан и на научно-методическом совете в июне 2004г. в СПб. А.Н. Артизовым начальнику комитета по делам архивов Вологодской области О.А. Наумовой.
Сошлись на мнении, что завершить выявление в архивных фондах невозможно, т.к. в любом деле может быть обнаружен книжный памятник если не в цельном виде, то объемом в несколько или 1 лист. Это процесс постоянный. Так, в конце 2003г. в ГИАНО в обложке дела 1792г., нами были обнаружены фрагменты рукописной и старопечатной книг и полный кожаный переплет вторичного использования. Фрагменты по извлечении были собраны в несколько листов и отреставрированы благодаря высочайшей квалификации сотрудника специализированной лаборатории обеспечения сохранности документов АФ Новгородской области О.Е. Андреевой.
По нашим предварительным наблюдениям рукописные листы представляют собой отрывок богословского сборника XVI B.
Кириллический текст (печатный) принадлежит богослужебному изданию, по-видимому XVII B.
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
Т.о. ГИАНО может обрести 3-й по древности памятник, вернее, сразу 3 самостоятельных книжных памятника. Однако, требуется провести значительную, трудоемкую работу по атрибуции этих листов и переплета, с привлечением специалистов-палеографов, филиграниоведов и др.
Процесс определения круга книжных памятников, как уже мы замечали, чрезвычайно затруднен отсутствием четких критериев “книжного памятника” в виду разнообразия его понятийности.
Все книжные памятники в ГИАНО заинвентаризированы, как в фондах, так и в НСБ. Сплошная проверка (после 2003г.) в виду их ограниченного количества нецелесообразна, т.к. все книги были просмотрены в 2001-2003гг.
В НСБ организовано их обособленное, а наиболее ценным – сейфовое хранение.
В Гос. реестр, как уже отмечалось включен один и предложен второй книжные памятники ГИАНО.
3. Участие в семинарах обусловлено бюджетным финансированием и внебюджетными
средствами архива.
4. Методические пособия (в т.ч. сводные каталоги, альбомы филиграней и проч.) для
работы с книжными памятниками – наиболее уязвимое место для архивов. Во-первых, в
большинстве областных архивов они отсутствуют, а во-вторых, по причине
библиографической редкости и дороговизны приобретение их затруднено.
В ГИАНО, например, нет ни одного сводного каталога русских книг А.С. Зерновой, В.Л. Лукьяненко и др.
Отсутствует целый ряд альбомов филиграней, в т.ч. альбом филиграней русской бумаги XVIII-XIX BB. C.A. Клепикова, которым мы пользуемся при необходимости в б-ке НГОМЗ и который жизненно необходим для определения бумаги многих тысяч архивных дел, хранящихся в ГИАНО.
И здесь Федеральному архивному агентству, по нашему убеждению, следует озаботиться не составлением и публикацией списков метододических пособий, которые всем прекрасно известны, а обеспечением архивных учреждений самими пособиями.
При невозможности их закупки агентством, последнее могло бы стимулировать их издание (переиздание), о чем уже неоднократно говорилось, в т.ч. на Школах-семинарах.
Тем не менее, работа проведенная ГИАНО позволяет говорить об актуальности открытия самостоятельного архивного фонда – “Коллекция редких и особо ценных книг: рукописной, кириллической (старопечатной) и гражданской печати XVI-XX BB.”
По нашему мнению книжные памятники в фонде должны быть систематизированы в 3 описи:
Оп. 1. Книга рукописная
Оп. 2. Книга кириллическая (старопечатная)
Оп. З. Книга гражданской печати.
Заместитель директора ГИАНО
по научной работе подпись С.В. Моисеев <^7/ J^ С.В. Моисеев
.
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
Приложение № 1
Российская Федерация
Администрация
Новгородской области
Архивное управление
Государственный исторический архив Новгородской области
Выписка из
ПРОТОКОЛА заседания экпертно-методической комиссии
06.06.2003 ‘.№7
Присутствуют члены комиссии ; Моисеев СВ., Снытко О.В., Чуйкова Т,Б.
Лаврешина Л.Б., АнтоноваТ.И.
Отсутствует (отпуск) Данько Т.А.
Председатель комиссии Кравченко А.А.
Секретарь комиссии Киселева И.В.
ПОВЕСТКА ДНЯ
2. Об открытии в ГИАНО самостоятельного фонда рукописной, кириллической книги и редкой книги гражданской печати 16-20 веков.
2.СЛУШАЛИ:Моисеев СВ., зам. директора, предложил ЭМК рассмотреть вопрос о необходимости открытия в ГИАНО самостоятельного фонда рукописной, кириллической книги и редкой книги гражданской печати 16-20 веков в виде коллекции. В настоящее время имеющиеся в наличии экземпляры хранятся в библиотеке и в сейфе, что не соответствует условиям хранения. При комплектовании фонда можно опираться на имеющийся опыт работы архивов России. Фонд будет состоять из трех описей: рукописная книга, кириллическая книга, книга гражданской печати 16-20 веков и пополняться новыми поступлениями. Имеющиеся в других фондах такие издания изыматься из них не будут.
Лаврешина Л.Б. предложила выявленные из НСБ ГИАНО книги передавать во вновь формируемый фонд и на хранение в соответствии с ведущимся учетом. Необходимо рассмотреть вопрос о составлении описей, исторических справок, об условиях хранения. Моисееву СВ. предложить составить научное описание документов. РЕШИЛИ:2.1.Открыть новый фонд.
2.1.Научное описание возложить на Моисеева СВ.
2.3.Осуществить передачу по акту.
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
ИНФОРМАЦИЯ О КНИГАХ ИЗ ФОНДОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ И КНИГАХ С АВТОГРАФАМИ НСБ ГИАНО
Фонд научно-справочной библиотеки (НСБ) Государственного исторического архива Новгородской области (ГИАНО) насчитывает около 11 тыс. экземпляров различных изданий. Источники пополнения фонда самые различные это: книжные магазины г. Великого Новгорода, издательства СПб и Москвы, дар и т. д. Так же в библиотеку поступают издания из фондов личного происхождения. За последнее время поступило в фонд НСБ около 200 экз. книг и других изданий , поэтому можно говорить о коллекции книг поступивших из фонда личного происхождения. Например: из фонда ветерана архивного дела, старшего научного сотрудника Государственного архива Новгородской области – Труниной Марианны Федоровны поступила архивная литература прошлых лет.
Из фонда Кулагина Владимира Александровича – поэта, члена Союза писателей СССР, ветерана Великой Отечественной войны в НСБ поступило 19 книг и 13 журналов, некоторые издания имеют дарственные надписи и автографы автора. В основном это сборники стихов самого автора.
Из фонда личного происхождения поэта, секретаря Новгородского областного добровольного общества любителей книги, ветерана Великой Отечественной войны -Грувмана Михаила Иосифовича переданы в фонд НСБ художественная литература новгородских писателей: Ежова А.В., Воробьева Л.И., Кулагина В.А., Кострова М.Л., и т.д. Многие книги имеют дарственные надписи и автографы авторов.
Из фонда личного происхождения первого ректора НовГУ, профессора, доктора физико-математических наук – Сороки Л.М. передано в фонд НСБ около 40 книг научного характера, а также учебные издания.
Из библиотеки покойного М.М.Шумилова – профессора, доктора исторических наук было приобретено ГИАНО для НСБ 43 издания, в основном «новгородика», что имеет ценность для архива. На каждом издании имеется пометка – “Приобретено из библиотеки М.М.Шумилова”.
В НСБ сложилась давняя традиция по возможности брать автографы от авторов, составителей книг, сборников и т. д., поэтому было принято решение о создании коллекции автографов. На данный момент выявлено около 100 автографов. Самый ранний автограф – ректора Московской духовной академии Архимандрита Кирилла, датируемый 1822 годом.
Имеется автограф первого директора Новгородского архива – Муравьева Василия Валериановича.
Наибольшее количество автографов имеется от известных людей новгородчины: Героя Советского Союза, летчика – Каберова Игоря Александровича; Архиепископа Новгородского и Старорусского Льва; академика В.Л.Янина; археологов Е.А.Рыбиной, П.Г. Гайдукова; архитекторов – реставраторов Н.Н.Кузьминой, Т.Ю. Царевской; научных сотрудников НГОМЗ – Л.А.Секретарь, Е.В.Игнашиной, Ю.Б.Комаровой; Героя России, депутата Госдумы – Е.А.Зеленова; а также большое количество автографов от новгородских писателей и журналистов (В.А.Соколова, М.Л. Кострова, В.П.Катерова, Л.Воробьева, И.Вязинина, А.Тэммо и многих других).
Есть автографы и от коллег архивистов: начальника архивного отдела Тверской области – Л.М.Сориной; Е.Н.Сусловой, а так же от сотрудника ВНИИДАД – И.В.Волковой; директора АТЦГУСПб Г.Г.Лисициной; сотрудника СПбГУ Н.Н.Жервэ.
29 июня 2004 года Гл. архивист Т.И.Антонова подпись
ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 3
Решение
коллегии архивного управления Новгородской области
1. Информацию о состоянии работы с книжными памятниками в ГИАНО за 1997-2004 года принять к сведению
2. Государственному историческому архиву Новгородской области :
Внести в план работы на 2005 год мероприятия по работе с книжными памятниками:
2.1. Продолжение их выявления, ведение картотек, работу по атрибуции,
создание самостоятельного архивного фонда. Информацию представить в
архивное управление области с годовым отчетом за 2005 год.
2.2. Продолжить практику повышения квалификации сотрудников, работающих
с книжными памятниками, путем участия в Школах-семинарах и других
формах повышения квалификации.
2.3. Исходя из финансовых возможностей, продолжить комплектование
ГИАНО книжными памятниками и методической литературой.
3. Контроль за исполнением решения возложить на заведующую
организационным отделом управления В.Н.Галкину.
Председатель коллегии подпись С.Д.Трифонов
Секретарь коллегии подпись Л.В.Федина
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Диаграмма процентного соотношения документооборота в делопроизводстве архивного управления Новгородской области
Процент иной управленческой документации
Процент деловой переписки в
документообороте архивного
управления
Документооборот а
Документооборот архивного
управления (100%)
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Администрация
Новгородской области
Архивное управление области Администрации муниципальных
Новолучанская ул., 10 районов и городского округа области
Великий Новгород, Россия, 173001, тел. 77-22-59, факс (8-8162)736-834
29.10.2007 №497
на № от 200_ г.
О проведении семинара
Информируем о том, что 15 ноября 2007 года архивным управлением области проводится семинар по теме «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук», М.,2007.
Кроме того, планируется рассмотрение вопроса о порядке планирования работы на 2008 год и отчетности за 2007 год.
Начало семинара в 11 часов в читальном зале ГОУ «Государственный архив новейшей истории Новгородской области».
Для участия в семинаре приглашаются заведующие архивными отделами администраций муниципальных районов и заведующая отделом по вопросам архивного дела Администрации Великого Новгорода.
Заместитель начальника управления подпись В.В.Павлов
