ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….. 3
ГЛАВА 1. ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАО «ТИМУР», ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОУ………………………………………
9
1.1. ЗАО «Тимур» и основные виды деятельности предприятия……………… 9
1.2. Организационная структура ЗАО «Тимур»…………………………………
1.3. Место ДОУ в структуре предприятия………………………………………. 12
18
1.4. Нормативно-правовые документы, регламентирующие
службу ДОУ………………………………………………………………………………………………
20
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОУ ЗАО “ТИМУР” И ОЦЕНКА СОВРЕМЕННЫХ ПРОБЛЕМ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ПРЕДПРИЯТИЯ…………………………………………………………………
37
2.1.Организация документооборота ЗАО «Тимур»……………………………….
2.2. Работа с входящими документами в ЗАО «Тимур»………………………..
2.3. Работа с исходящими документами в ЗАО «Тимур»………………………
2.4. Работа с внутренними документами в ДОУ ЗАО «Тимур»………………..
2.5. Оформление документов ЗАО «Тимур»…………………………………….
2.6. Организация хранения документов на предприятии………………………
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ ЗАО «ТИМУР»…………………………………………………………………………… 37
40
47
49
51
54
59
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………..
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…….
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….
63
66
71
ВВЕДЕНИЕ
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Это и определяет актуальность исследуемой темы.
Предметом исследования данной работы является – организация делопроизводства в ЗАО «Тимур».
Объектом исследования – служба документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур».
Целью данной дипломной работы являются предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления на предприятии. В связи с поставленной целью определены следующие задачи:
1. Изучить историю создания ЗАО «Тимур», его структуру и место службы ДОУ в ней.
2. Проанализировать делопроизводство и дать практические рекомендации по его улучшению.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. В рассматриваемой проблеме можно найти как исторически унаследованные характеристики, так и новые, связанные с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.
Степень не разработанности проблемы данного исследования состоит в том, что на данный момент существует недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ, что влечет за собой различные отрицательные последствия, в частности отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов.
Практическое значение дипломной работы в том, что ее можно использовать в качестве вспомогательного материала для совершенствования работы в документационном обеспечении управления ЗАО «Тимур».
Теоретической и методологической основой исследования явились труды отечественных исследователей по проблемам совершенствования документационного обеспечения управления, управления документационными ресурсами, законодательные акты в этой области.
Интеграция основных положений этих работ позволила сформировать:
1. Комплексный подход к изучаемому объекту.
2. Методологическую основу организации работы персонала в ДОУ предприятия.
В ходе исследования также использовались: а) системный подход, в соответствии с которым анализировались аспекты документационного обеспечения управления б) структурно-функциональный метод; в) классификационно-типологический анализ.
Для написания дипломной работы были исследованы такие основные источники, как:
– Конституция Российской Федерации – правовой акт высшей юридической силы, выступающий главным источником национальной системы права, гарантом законности, правопорядка и стабильности институтов власти. В Конституции устанавливаются права на труд и отдых работников;
– Гражданский кодекс Российской Федерации – систематизированный законодательный акт, который определяет правовое положение участников гражданского оборота, исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (интеллектуальной собственности), регулирующий договорные и иные обязательства, а также другие имущественные и связанные с ними личные неимущественные отношения. В ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации устанавливаются требования к содержанию информации, зафиксированной на документе, основы документирования информации;
– Трудовой кодекс Российской Федерации – законодательный акт, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
Трудовой кодекс устанавливает цели и задачи трудового законодательства, основания возникновения и расторжения трудовых отношений.
– Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует отношения, возникающие при: формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
– Федеральный закон «Об акционерных обществах», в котором, оговариваются правила управления акционерными обществами. Порядок работы общества, обязанности директора, функции акционеров и т.д.
– «Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией.
– ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения». Принятие этого стандарта является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в
соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли.
– ГОСТ Р 6. 30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» закрепляет общие правила составления и оформления документов.
– «Основные правила работы ведомственных архивов» – нормативно-методический документ, определяющий деятельность архивов организаций. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
– «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти» способствует совершенствованию документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти.
Также в дипломной работе были использованы неопубликованные источники ЗАО «Тимур» (Устав; официальный сайт; справочник, напечатанный к десятилетию завода «Пути становления», должностная инструкция заместителя директора по производству, должностная инструкция заместителя директора по коммерческим вопросам, должностная инструкция менеджеров отдела продаж, должностная инструкция начальника отдела кадров и секретаря).
При написании дипломной работы были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, С.Л. Кузнецовой, Андреевой С.В., Андреевой В.Ии др.
В книге Т.В. Кузнецовой и С.Л. Кузнецова «Кадровое делопроизводство» рассматривается современная организация работы с документами в службе кадров. Она написана на основе требований Трудового кодекса РФ и других законодательно-правовых и нормативно-методических актов, новых Правил и Инструкций.
В издании “Секретарское дело” Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов.
В другом издании Кузнецовой Т.В. «Делопроизводство» подробно изложены все основы документационного обеспечения управления. В конце учебника приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, излагаются требования к составлению документов (письмо, протокол, приказ). Приведен большой список приложений. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления.
В книге В.И. Андреевой «Практика делопроизводства» дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общим и специальным системам делопроизводства.
Наибольший интерес представила книга Рогожина М.Ю. « Офис-мастер», в котором подробно освещаются правовые и организационные основы делопроизводства, представлено большое количество приложений.
В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Справочник кадровика» и др.
Дипломная работа состоит из введения, где поставлена цель, определены задачи, проанализированы основные источники и литература, по которым писалась работа, трех глав с выводами и рекомендациями, списка используемых источников и литературы, а также приложений.
Общий объем работы составляет 70 листов.
ГЛАВА 1. ИCТОРИЯ СОЗДАНИЯ, ОРГАНИЗАЦИЯ ЗАО “ТИМУР», ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОУ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. ЗАО «Тимур» и основные виды деятельности предприятия
Компания “Тимур” была основана 26 мая 1997 года. ЗАО «Тимур» – это современное мясоперерабатывающее предприятие города Великий Новгород по производству колбасных изделий, ветчины, мясных деликатесов и мясных полуфабрикатов. Так, например, в 1999 году, на фестивале «Здоровый мир-99» ЗАО «Тимур» было выдано два аттестата, которые удостоверяют, что продукция предприятия соответствует категории: «Продукт для здоровья».
В 2000 году Новгородской Торгово-Промышленной Палатой на конкурсе «Лучшие продовольственные товары» ЗАО «Тимур» был вручен диплом «За высокое качество продукции».
В 2001 году предприятие стало победителем конкурса «10 лучших товаров Новгородской области».
В 2002 году завод получил диплом «За активное участие в межрегиональной выставке- ярмарке «Новгородское застолье»».
В 2003 году ЗАО «Тимур» завоевало «Золотые медали» за свою мясную продукцию.
В 2004 году, предприятию вручен диплом за высокое качество и конкурентоспособность продукции.
В 2005 году вручен диплом за художественное воплощение идей экспозиции на V-ой межрегиональной выставке-ярмарке «Новгородское застолье”.
В 2006 и 2007 годах руководству ЗАО «Тимур» вручены дипломы за стабильное качество на потребительском рынке города Великий Новгород и Новгородской области.
На сегодняшний день, предприятие ЗАО “Тимур” – это динамично развивающееся предприятие с высоким потенциалом, уверенно и стабильно работающее в условиях современного продовольственного рынка. Кроме сети фирменных магазинов, расположенных во всех районах города, продукция фирмы представлена и пользуется неизменным спросом в магазинах Новгорода, Боровичей и Валдая и других городов. Сбытовая политика предприятия позволяет успешно работать, учитывая интересы клиентов разных уровней: от крупных региональных оптовых фирм до небольших розничных торговых предприятий. ЗАО «Тимур» является коммерческой организацией, которая ведет самостоятельный баланс и имеет расчетный и другие банковские счета. Также завод «Тимур» является юридическим лицом, в своем управлении он имеет обособленное имущество, самостоятельную смету доходов и расходов, печать, бланки и штампы со своим наименованием.
Итак, основными видами деятельности предприятия является:
Во-первых, производство и реализация мясопродуктов, колбасных изделий в широком ассортименте.
Во-вторых, переработка и реализация сельхозпродукции.
Соответственно, за счет этих видов деятельности, завод получает финансовую прибыль, за счет которой формируется материальная база предприятия. И, за счет которой, происходит развитие инфраструктуры завода, выплата налогов и заработной платы работникам. ЗАО «Тимур» имеет в своей собственности цеха, непосредственно на которых происходит производство. И служебные помещения (кабинеты), в которых происходит управленческая работа предприятия.
Учредителями завода являются пять физических лиц. Размер уставного капитала и размеры долей учредителей в уставном капитале прописаны в документе о регистрации ЗАО. Уставный капитал акционерного общества составляется из номинальной стоимости акций, приобретенных акционерами. Учредительным документом общества является его устав, утвержденный его учредителями. Высшим органом управления в обществе является общее собрание его акционеров. В обычной деятельности руководство завода опирается на закон «Об акционерных обществах» № 208-ФЗ.
Общее собрание акционеров:
1. Назначает директора завода;
2. Реорганизовывает общество, в том числе утверждает договоры о слиянии или присоединении;
3. Увеличивает уставной капитал общества путем увеличения номинальной стоимости акций или путем размещения дополнительных акций;
4. Утверждает внутренние документы, регулирующие деятельность органов общества;
5. Принимает решения о выплате вознаграждений и (или) компенсаций.
Также Общее собрание акционеров принимает решения по иным вопросам, предусмотренных Федеральным законом «Об акционерных обществах».
Каждодневное управление заводом осуществляет директор, назначенный общим собранием акционеров.
В своей работе директор:
1. Планирует и контролирует деятельность завода;
2. Организовывает работу по составлению перспективных и текущих планов деятельности предприятия;
3. Разрабатывает совместно с общим собранием акционеров ценовую политику предприятия. Принимает меры по своевременному заключению договоров с потребителями продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по сбыту продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам);
4. Координирует работу подчиненных ему работников.
1.2. Организационная структура предприятия
В каждом учреждении имеется своя организационная структура. Для того, чтобы добиться успеха в любой сфере деятельности, крайне важно организовывать производство и работу надлежащим образом. Основным элементом в данном случае является организационная структура предприятия (или организующая схема – оргсхема). На организационной структуре предприятия (или организующей схеме) отражаются все функции, которые необходимо выполнять для производства качественного продукта в достаточном для развития предприятия объеме.
При составлении организационной структуры предприятия нужно учитывать следующее:
1. Разработку и описание всех бизнес-процессов компании, от идеи владельца и/или руководства, поиска и привлечения клиентов, до производства продукта (предоставления услуги) и менеджмента качества, включая управление персоналом и финансами.
2. Оптимизацию и согласование всех бизнес-процессов между собой, для создания быстрого потока частиц, документов и действий в компании.
3. Распределение и описание зон ответственности, обязанностей и действий по бизнес-процессам среди сотрудников, что ляжет в основу должностных инструкций.
4. Формирование и описание ожидаемых результатов от бизнес-процессов в каждой зоне ответственности и компании в целом.
5. Распределение бизнес-процессов по организационной структуре предприятия, описание взаимосвязей.
6. Схематическое отображение организационной структуры компании на бумажном и электронном носителе.
7. Обучение системе координации и согласования действий в разных структурных подразделениях для достижения поставленных целей.
Таким образом, организационную структуру ЗАО «Тимур» можно представить в следующем виде, изображенном на рисунке 1.
Рисунок 1. Блок-схема организационной структуры ЗАО «Тимур»
ЗАО «Тимур» возглавляет общее собрание акционеров, в подчинении у которых находится директор. В свою очередь, в подчинении у директора находится бухгалтерия, отдел кадров, отдел снабжения, юрист, а также его заместители и непосредственно сами работники.
Общая численность работников завода «Тимур» составляет 147 человек. Рассмотрим работу структурных подразделений завода, начальников, определим количество работающих управленцев и просто рабочих.
Начнем рассмотрение с общей характеристики работы заместителя директора по производству, т.к. функциональные обязанности общего собрания акционеров завода и директора были рассмотрены ранее.
Итак, заместитель директора по производству входит в состав правления предприятия, состоящего из общего собрания акционеров, директора, заместителя директора по коммерческим вопросам, начальника отдела по маркетингу и продажам, технического руководителя и административного управления. На сегодняшний день должность заместителя директора по производству занимает Кирюхина Людмила Павловна, она руководит всей производственной деятельностью предприятия.
В ее должностные обязанности входит:
1. Планирование разработок и конструирование моделей, закупок производства.
2. Контроль за складскими запасами, контроль за качеством.
3. Координирование работы с отделом продаж и маркетинга и другими отделами предприятия.
Основной задачей заместителя директора по производству является увеличение объема выпускаемой продукции путем повышения эффективности производства и производительности труда. Увеличение объема выпускаемой продукции сопровождается ростом ее качества и снижением себестоимости, благодаря постоянному введению новой производственной культуры и построения новых систем управления производством. Заместитель директора по производству, являясь членом управляющего звена компании, непосредственно участвует в принятии стратегических решений, связанных с деятельностью предприятия и находится в прямом подчинении у директора. В свою очередь, в подчинении у заместителя директора по производству находится колбасный цех, в который входит 80 работников, не считая административно-управленческий аппарат. Должность начальника цеха занимает Смирнова Наталья Владимировна.
Следующий, кто входит в состав правления предприятием, заместитель директора по коммерческим вопросам. Эту должность занимает Каспарсон Тамара Закировна.
В ее полномочия входит:
1. Руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения сырья, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания, обеспечивая эффективное и целевое использование материальных и финансовых ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств;
2. Принятие мер по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечение выполнения договорных обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок);
3. Организация работы складского хозяйства, создание условий для надлежащего хранения и сохранности материальных ресурсов и готовой продукции.
В своем подчинении Каспарсон Тамара Закировна имеет отдел продаж, службу маркетинга и автотранспортный участок.
Начальником отдела продаж является Каграманова Елена Викторовна. В целом в отдел входит 28 человек, из них 10 занимают должности управленцев (начальник отдела продаж, заместитель начальника отдела продаж, менеджеры по продажам-8 человек).
Состав должностей работников отдела продаж приведен на рисунке 2.
Рисунок 2. Состав должностей работников отдела продаж
Начальник отдела продаж, по ходу своей работы выполняет письменные и устные указания коммерческого директора, помогает коммерческому директору заботиться о формировании положительного имиджа завода на рынке области. Доводит и разъясняет ключевым сотрудникам отдела продаж указания и распоряжения вышестоящего руководства непосредственно их касающиеся и несет полную ответственность перед вышестоящим руководством за результаты работы отдела продаж. Принимает участие в решении конфликтных ситуаций с клиентами и в случае затруднения информирует об этом коммерческого директора.
Менеджеры отдела должны организовывать и вести продажи, искать потенциальных клиентов, вести коммерческие переговоры с клиентами в интересах предприятия. Важным условием при выборе кандидатуры на должность менеджера в отдел продаж было высшее экономическое образование и стаж работы, потому что эту должность занимают люди, которые постоянно находятся в контакте с клиентами завода, тем самым, играя не маловажную роль в управлении и процветании предприятия на потребительском рынке.
Также не мало важную роль в деятельности завода играет служба маркетинга, так как на сегодняшний день, без такой службы, обеспечивающей проведение маркетинговых исследований по изучению перспектив спроса, требований потребителей к товару и его свойствам, тенденций этих требований под влиянием различных факторов, производителям трудно выжить в конкурентной борьбе. Конечной целью функционирования маркетинговых служб является подчинение всей хозяйственной и коммерческой деятельности предприятия законам существования и развития рынка. В этом заинтересованы как изготовители, так и потребители продукции. Должность начальника службы маркетинга занимает Игнатов Денис Александрович.
Следующее структурное подразделение, которое находится в подчинении у заместителя директора по коммерческим вопросам – автотранспортный участок. В него входит 14 работников. Начальником автотранспортного участка является Паньков Валерий Николаевич.
Должность технического руководителя завода занимает Семенов Сергей Алексеевич. В его должностные обязанности входит руководство строительной группой, В их общую работу входит поддержание завода и его территории в надлежащем виде.
К административному управлению предприятия относятся (АУП):
1. Бухгалтерия;
2. Юрист;
3. Отдел снабжения;
4. Отдел кадров.
Бухгалтерия подготавливает финансовую, налоговую и статистическую управленческую отчетность. Ведет всю бухгалтерию завода. Должность главного бухгалтера занимает Титаренко Галина Николаевна, должность заместителя главного бухгалтера занимает Керсон Алла Федоровна.
В работу юриста входит подготовка всех внутренних нормативных документов предприятия. Также юрист подготавливает различные договора: договор об аренде помещения, трудовые договора с работниками, партнерами, клиентами, поставщиками. Юрист ведет контроль над бухгалтерами в создании финансовых документов. Должность юриста-консультанта занимает Лифарь Ольга Викторовна.
Отдел снабжения занимается обеспечением хозяйственной деятельности предприятия. Это управление закупками основных материалов для производства, построение системы управления производственными запасами, взаимоотношения с поставщиками, транспортная и складская логистика. Учет движения материалов и комплектующих. Должность руководителя отдела снабжения занимает Семенова Алла Михайловна.
Таким образом, должности управленцев завода занимают 25 работников. Должности рабочих составляют 122 работника. В процентном соотношении, управленцы составляют 18% всех работников завода, рабочие составляют 82% всех должностей.
1.3. Место ДОУ в структуре предприятия
В связи с развитием и совершенствованием делопроизводства в системе управления, непосредственно совершенствуется и само управление. Правильно организованное делопроизводство приводит к ликвидации излишних документов, к снижению объемов информации, снижению затрат труда на все виды работ с документацией, повышается оперативность, надежность, экономичность и организация управленческого труда, культура работы аппарата, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Именно поэтому важно, чтобы на предприятии была правильно организована работа с документами.
Организацию документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур» осуществляет отдел кадров, путем совмещения кадровой работы и работы по документационному обеспечению управления.
В отдел входит: начальник отдела (Ковалева Наталья Евгеньевна) и секретарь (Соловьева Ирина Викторовна). Распределение их функциональных обязанностей происходит следующим образом:
Начальник отдела кадров осуществляет следующие функции:
1. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия,
принимает участие в разработке кадровой политики предприятия;
2. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия;
3. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке;
4. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
По работе с документами начальник отдела кадров:
1. Своевременно оформляет прием, перевод и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
2. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;
3. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению;
4. Производит учет личного состава;
5. Подготавливает документы к архивному хранению;
6. Подготавливает исходные данные для обработки на ЭВМ.
К основным функциям секретаря ЗАО «Тимур» относятся:
1. Прием и первичная обработка документов, поступающих на имя
руководства;
2. Регистрация входящих и исходящих документов;
3. Машинописные работы;
4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;
4. Распределение телефонных звонков;
5. Отправка документов;
6. Отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
Таким образом, в обязанности начальника отдела кадров и секретаря входит большой объем работы с документами. В их должностные обязанности входит организация работы, как по кадровой деятельности завода, так и по документационному обеспечению управления.
1.3. Нормативно-правовые документы, регламентирующие службу
ДОУ
На каждом предприятии, не зависимо от его формы собственности и рода деятельности, работник, ответственный за делопроизводство должен знать основные нормативно-правовые документы, которые регламентируют правила по работе с документацией предприятия.
В ЗАО «Тимур» пользуются следующими законодательными актами, регламентирующими работу ДОУ:
К основному документу относится Конституция Российской Федерации.
В ней оговариваются права работников на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» (статья 77).
Об обязательности документирования говорится и в Гражданском кодексе Российской Федерации, который определяет правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, статьи 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, статья 52 Гражданского кодекса Российской Федерации содержит требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Статья 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность. В статье 878 определен формуляр чека и т.д.
Следующий законодательный акт, который используется в работе, это Трудовой кодекс Российской Федерации. Весь кодекс построен на принципах: свобода труда; равенство прав; справедливые условия труда, справедливая заработная плата.
В первой части, говорится о целях и задачах трудового законодательства, об основании возникновения трудовых отношений. В пятой статье этой же части перечисляются законодательные и иные нормативные правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения.
Они указаны в последовательности их значимости:
1. Трудовой кодекс РФ
2. Иные федеральные законы
3. Указы Президента РФ
4. Постановления Правительства РФ и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти
5. Конституции (уставы), законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ
6. Акты органов местного самоуправления и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права
Таким образом, в Трудовом кодексе РФ прописана соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работниками, ответственными за делопроизводство в своей профессиональной деятельности.
Во – второй части Трудового кодекса говорится о понятиях социального партнерства в сфере труда, об обязанностях работодателя в создании условий, обеспечивающих деятельность представителей работников и т.д.
Четвертая часть разъясняет особенности регулирования труда отдельных категорий граждан (женщин и лиц с семейными обязанностями, работников в возрасте до 18 лет, работников, заключивших трудовой договор до двух месяцев или работников, работающих по совместительству, о работающих в районах крайнего севера и приравненных к ним местностям и др.).
В пятой части рассматривается защита трудовых прав и свобод работников. Эту часть Трудового кодекса должен знать каждый человек, заключивший трудовой договор с работодателем.
Следующий, законодательный акт, который используется в работе службы документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур» – закон «Об акционерных обществах». Наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание в этом законе уделяется порядку документирования деятельности, правилам составления и оформления ряда документов (статье 88 закона). Особое внимание уделено документам общества, которые подлежат обязательному хранению. Главенствующее место среди этих документов занимает Устав акционерного общества (статья 89).
Секретарь ЗАО «Тимур» отвечает за упорядоченность документов общества, старается проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный Фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, не зависимо от формы собственности организаций, в которых они образовались.
По защите информации работников, отдел использует закон «Об информации, информатизации и защите информации». Закон закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам.
Но, существует закон, который не используется в службе документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур». Это закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». В законе содержатся нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. Эти нормы определяют порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке. В силу не используемости закона, вся исходящая документация завода печатается на бланках, на которых отсутствует эмблема предприятия.
При документировании управленческой документации, служба документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур» использует:
– ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД.
– Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
При формировании и хранении дел, используются «Основные правила работы ведомственных архивов организации». В правилах оговариваются требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве, подготовка дел к передаче в архив, работа с документами в архиве.
Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Весь перечень нормативно-методических документов, образующих правовую основу делопроизводства, определен в приложении 1 к ГСДОУ.
Он включает в себя:
1. Основные положения ГСДОУ. Функциональное назначение этого документа заключается в закреплении основополагающих принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях. Положения носят нормативный характер, их соблюдение является обязательным для всех предприятий;
2. Общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам (направлениям) делопроизводства (ДОУ). Примером общефедерального методического документа служат регулярно издаваемые ВНИИДАД Росархива методические рекомендации по основным направлениям делопроизводства.
Эти документы подлежат выполнению согласно своей взаимосвязи:
1. Общефедеральные методические документы подлежат выполнению во взаимосвязи с положениями нормативных документов (нормативных правовых актов), регулирующих деятельность предприятий с учетом их специфики.
2. Отраслевые и субъектные методические документы подлежат выполнению предприятиями в зависимости от отраслевой (ведомственной) и (или) территориальной подчиненности (принадлежности) последних;
3. Документы по нормированию труда (видам работ по ДОУ). Функциональное назначение заключается в установлении единых норм (нормативов) времени, на основе которых рассчитываются временные затраты на выполнение видов работ по делопроизводству и определяет численность работников, выполняющих эти работы. Разработка единых норм (нормативов) времени производится Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России. Положения единых норм времени (нормативов) носят рекомендательный характер;
4. Документы по функциям, структуре и численности службы делопроизводства (службы ДОУ). Чаще всего из-за не большого штата сотрудников, на предприятии не создают службу делопроизводства, соответствующие функции возлагаются на специально уполномоченное лицо, ответственное за делопроизводство предприятия. Функции этого лица, как правило, фиксируются в его должностной инструкции. Должностная инструкция- это нормативный документ, регламентирующий повседневную деятельность конкретного должностного лица предприятия и устанавливающий порядок применения данным лицом положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления этой деятельности. При разработке должностной инструкции ответственного за делопроизводство следует принять во внимание текст Примерного положения о службе ДОУ, а также Примерную структуру текста должностной инструкции для работников службы (ДОУ);
5. Документы по организации рабочих мест и условий труда работников службы делопроизводства (службы ДОУ). Функциональное назначение документов по организации рабочих мест и условий труда работников службы делопроизводства (службы ДОУ) заключается в документировании требований, предъявляемых к организации рабочих мест и условий труда. Такие документы издаются соответствующими федеральными, отраслевыми и территориальными органами управления. К числу документов по организации рабочих мест и условий труда следует, в частности, отнести санитарные правила и нормы (СанПиН), санитарные нормы (СН), строительные нормы и правила (СНиП). Положения по организации рабочих мест и условий труда носят нормативный характер;
6. Документы по совершенствованию делопроизводства (ДОУ). Функциональное назначение документов по совершенствованию делопроизводства заключается в определении мероприятий (действий должностных лиц), направленных на совершенствование делопроизводства предприятия в целом или его отдельных направлений (вопросов);
7. ГОСТЫ и иные нормативно-технические документы (например: международные стандарты по делопроизводству, действующие и в Российской Федерации). Функциональное назначение нормативно-технических документов (стандартов) по делопроизводству состоит в установлении комплекса (упорядоченной совокупности) основополагающих норм, правил, требований к объекту стандартизации;
8. Межотраслевые унифицированные системы документации (УСД). Функциональное назначение унифицированной системы документации (УСД) заключается в регистрации форм документов, разрешенных к применению при осуществлении соответствующих видов деятельности. Уточним, что под УСД в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 следует понимать систему документации, созданную по единым правилам и требованиям и содержащую информацию, необходимую для управления определенной сферой деятельности, в том числе деятельностью предприятий.
В совокупности унифицированные системы документации образуют Общероссийский классификатор управленческой документации (далее – ОКУД), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №29.
В соответствии с вышеперечисленным пакетом общегосударственных нормативно-методических документов в ЗАО «Тимур» разработаны индивидуальные организационные документы. Перечень таких документов зафиксирован в таблице 1.
Таблица 1.
Индивидуальные организационные документы ЗАО «Тимур
Локальные нормативные акты Ссылка на законодательство
1 2
Устав Закон «Об акционерных обществах», Гражданский кодекс РФ
Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
Приказ Минкультуры России № 536 от 8.11.2005 г.
Инструкция по делопроизводству Положения
Государственной системы документационного обеспечения
Правила внутреннего трудового распорядка
Ст. 189 ТК РФ
График сменности
Штатное расписание Ст. 103 ТК РФ
Постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Постановление Минтруда России № 69 от 10.10.2003 г.
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием
Единый тарифно-квалификационный справочник
Положение о персональных данных работников
Ст. 86 ТК РФ
1 2
Журнал инструктажа (ознакомление с инструкциями)
Раздел X ТК РФ
Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования
Ст. 69 ТК РФ
График отпусков Ст. 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г.
Положение о коммерческой тайне Федеральный закон
№ 98-ФЗ от 29.07.2004 г. «О коммерческой тайне»
Вышеперечисленные документы ЗАО «Тимур», прописанные в таблице, составлены согласно законодательству, но некоторые их них нуждаются в небольших корректировках.
Сначала, рассмотрим, основной документ ЗАО «Тимур» – Устав.
Устав составлен согласно закону РФ «Об акционерных обществах» и Гражданскому кодексу РФ.
В структуру Устава входят такие положения как:
1. Общие положения. В нем прописывается юридический адрес общества, состав учредителей завода, их паспортные данные;
2. Фирменное наименование и место нахождения общества;
3. Цели и предмет деятельности;
4. Правовое положение общества;
5. Ответственность общества;
6. Структура органов управления контроля;
7. Филиалы и представительства общества;
8. Уставный капитал общества;
9. Акции общества;
10. Размещение акций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
11. Порядок формирования уставного капитала;
12. Общее собрание акционеров;
13. Совет директоров общества;
14. Единоличный исполнительный орган общества;
15. Ответственность членов директоров и единоличного исполнительного органа общества;
16. Ревизионная комиссия общества;
17. Реестр акционеров общества;
18. Крупные сделки;
19. Заинтересованность в совершении обществом сделки;
20. Аффилированные лица общества;
21. Учет и отчетность. Фонды общества;
22. Аудитор общества;
23. Документы общества. Информация об обществе;
24. Хранение документов общества;
25. Реорганизация общества;
26. Порядок ликвидации общества. Ликвидация комиссии.
Необходимым документом общества является бухгалтерский учет. Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности общества, представляемых акционерам, кредиторам и в средства массовой информации, несет исполнительный орган общества, в данном случае, это директор ЗАО «Тимур».
Согласно Уставу, служба документационного обеспечения управления осуществляет хранение следующих документов общества:
1. Документов подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе;
2. Внутренних документов общества;
3. Положение о филиале или представительстве общества;
4. Годовые отчеты;
5. Документы бухгалтерского учета;
6. Документы бухгалтерской отчетности;
7. Протоколы общих собраний акционеров (решения акционера, являющегося владельцем всех голосующих акций общества), заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, ревизионной комиссии (ревизора) общества и коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции);
8. Бюллетени для голосования, а также доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров;
9. Отчеты независимых оценщиков;
10. Списки аффилированных лиц общества;
11. Списки лиц, имеющие право на участие в общем собрании акционеров, имеющих право на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые обществом для осуществления акционерами своих прав в соответствии с требованиями настоящего Федерального закона;
12. Заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора общества, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами;
Все положения Устава ЗАО «Тимур» содержат достаточно полный объем информации, который излагает организационные особенности управления на предприятии. В приложении 1 можно более четко ознакомиться с Уставом завода.
Еще к одному локальному нормативному акту относится инструкция по делопроизводству, разработанная в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, в целях совершенствования ДОУ предприятия и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения их контроля исполнения.
Инструкция по делопроизводству ЗАО «Тимур», разработана в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, и включает в себя следующие пункты:
1.Общие положения (прописывается суть создания инструкции);
2. Правила подготовки и оформления документов (описываются особенности подготовки и оформления отдельных видов документов, таких как приказ и распоряжение);
3. Требования к реквизитам документов (описывается порядок установленных реквизитов и порядок их расположения на бланках);
4. Организация документооборота;
5. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции;
6. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;
7. Организация контроля исполнения документов;
8. Поисковая система по документам;
9. Составление номенклатуры дел;
10. Формирование и оформление дел;
11. Экспертиза ценности документов;
12. Передача дел в архив.
Таким образом, инструкция по делопроизводству прописывает весь порядок работы с документами, который используется не только службой документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур», но и всеми работниками предприятия, которые имеют отношения к работе с документами.
Рассмотрим, следующие локальные нормативные документы:
– Правило внутреннего трудового распорядка. При разработке правил, служба документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур» пользовалась следующими статьями Трудового кодекса:
1. Основные права и обязанности работника и работодателя (ст. 21 ист. 22 ТК РФ);
2. Режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
3. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
4. Порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
5. Время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
6. Предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
7. Предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
8. Порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
9. Виды поощрений (ст. 191 ТК РФ);
В правилах прописывается организация трудового распорядка, с которым ознакомляется каждый работник предприятия. Правило утверждено директором с учетом мнения представительного органа работников.
– Штатное расписание. Его структура содержит следующие положения:
1. Перечень структурных подразделений;
2. Перечень должностей;
3. Сведения о количестве штатных единиц;
4. Сведения о должностных окладах (тарифных ставках), надбавках и месячном фонде заработной платы.
Согласно штатному расписанию, в ЗАО «Тимур» происходит оформление структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом.
– Книга учета трудовых книжек. Она состоит из следующих пунктов:
1. Ф.И.О. работника;
2. Дата рождения работника;
3. Серия и номер трудовой книжки;
4. № и дата приказа о приеме, увольнении, либо иные перемещения;
5. Подпись работника.
Данный документ обеспечивает функцию контроля над трудовыми книжками работников ЗАО «Тимур».
– Журнал инструктажа и журнал прохождения работниками обязательного медицинского страхования. Журналы состоят из методических рекомендаций по их ведению. В них прописаны лица, ответственные за их ведение и хранение. В первую очередь сотрудников ЗАО «Тимур» знакомят с правилами техники безопасности. Это делают сразу после заключения с работником трудового договора. Если руководитель допустит к работе сотрудника, который не прошел инструктаж по охране труда или обязательное медицинское обследование, ему грозит штраф. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях, он составляет от 500 до 5000 рублей.
– График отпусков. Он определяет очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году. Перед тем, как службе ДОУ составить такой график, проводится предварительный опрос работников. Сбор пожеланий ложится на плечи руководителей структурных подразделений, так как именно они оценивают очередность предоставления отпусков, исходя из производственной необходимости. График отпусков составляется по форме Т-7, согласно Постановлению Госкомстата России от 06.04.2001 N 26.
– Положение о коммерческой тайне ЗАО «Тимур» состоит из 8 разделов:
1. Общие положения
2. Размещение спецподразделения
3. Учет документов, содержащих коммерческие секреты
4. Отправка документов с грифом “коммерческая тайна”
5. Размножение документов с грифом “коммерческая тайна”
6. Уничтожение документов с грифом “коммерческая тайна.”
7. Проверка наличия документов с грифом “коммерческая тайна”
8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом “коммерческая тайна ”
Таким образом, положение определяет обязательные для всех исполнителей требования по учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну.
Согласно разделу VI ТК РФ в делопроизводстве предприятия должны быть «Положения об оплате труда работников» и «Положения о премировании и материальном стимулировании работников» в том случае, если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах. В ЗАО «Тимур», эти вопросы, зафиксированы в трудовом договоре работника.
В делопроизводстве предприятия, также может быть «Положение об охране труда» (раздел X ТК РФ), но в ЗАО «Тимур» этого положения нет, так как в законе оно считается не обязательным документом в ДОУ.
Теперь, рассмотрим локально нормативные акты ЗАО «Тимур», которые
нуждается в небольших корректировках:
Согласно законодательству, должностные инструкции являются важными документами предприятия, потому что на их основании составляются трудовые договора с работниками.
В структуру должностных инструкций ЗАО «Тимур» входят следующие пункты:
1. «Общие положения». Устанавливается сфера деятельности специалиста;
2. «Функции». Определяются направления деятельности специалиста;
3. «Должностные обязанности». Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста;
4. «Права»;
5. «Ответственность»;
6. «Взаимоотношения»;
7. «Оценка работы»;
Согласно установленной структуре, следует внести корректировки в должностную инструкцию водителя – экспедитора завода, в связи с отсутствием такого пункта как: «Функции». Поправки необходимы из-за того, что трудовой договор и должностная инструкция часто используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между администрацией предприятия и сотрудниками завода.
Также, небольшие изменения нужно внести и в положение о персональных данных работника. Положение определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных работников, а также ведения их личных дел в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации. В положении отсутствует раздел о хранении этих данных и ответственность за нарушение норм защиты.
Таким образом, из первой главы, данной дипломной работы, можно сделать выводы о том, что документационное обеспечение управление ЗАО «Тимур» занимает одно из ведущих мест в организационной структуре завода, потому что, благодаря ее работе, происходит легализация организационных процессов управления предприятием.
Согласно, общегосударственному нормативно-методическому пакету документов, в ЗАО «Тимур» составлен целый комплекс локальных нормативных актов, которые регламентируют работу службы ДОУ.
Сделанный анализ этих документов, показал, что некоторые из них нуждаются в небольших корректировках, а именно:
-Инструкция водителя-экспедитора;
– Положение о персональных данных работника.
Также, в небольших изменениях нуждается организационная структура ЗАО «Тимур», так как, на данный момент, на предприятии отсутствует такое структурное подразделение как архив.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОУ ЗАО “ТИМУР” И ОЦЕНКА СОВРЕМЕННЫХ ПРОБЛЕМ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1.Организация документооборота
Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Организация работы с документами на заводе включает в себя документооборот, создание информационно – поисковых систем по документам, подготовку документов к их хранению.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает
эффективность работы аппарата управления организации.
Документационное обеспечение – важнейшая функция управления, которая нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами
определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и
эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
«Работа с документами – основной вид деятельности всех работников аппарата управления, начиная от технических исполнителей и до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможно осуществление планирования, финансирования, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения». Необходимо отметить, что основу правильной, рациональной организации работы с
документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них
обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей
повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает
дублирование операций при работе с документами .
Под объемом документооборота завода понимается количество документов, полученных и созданных заводом за определенный период времени. Анализируя документооборот ЗАО «Тимур» можно выявить тенденцию к его росту, это связано расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, увеличения количества работников.
Таким образом, за прошедший 2007 год, количество входящих документов достигло 450 документов, количество исходящих документов достигло 305 документов, количество внутренних документов достигло 130 документов. Что, в общем количестве составило 885 документов за 2007 год.
В процентном соотношении это выглядит так:
1. Входящие документы- 48 % от всей документации;
2. Исходящие документы- 35 % от всей документации;
3. Внутренние документы- 17 % от всей документации.
Входящие документы завода складываются из:
1. Документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. К такому роду документов, можно отнести письма, которые приходят на имя ЗАО «Тимур», от органов местного самоуправления с предложениями о спонсорской помощи;
2. Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. К подведомственным организациям предприятия относится сеть фирменных магазинов ЗАО «Тимур», которые в процессе своей работы создают отчеты о своей финансовой и хозяйственной деятельности;
3. Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. К таким документам, например, относятся договора и документы, сопровождающие выполнение договоров от других мясоперерабатывающих предприятий города, о единых закупках сырья с одной конкретной базы;
4. Обращения граждан. К роду таких документов, можно отнести жалобы, по несвоевременным поставкам товара на рынки города.
Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы также создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы. К этому роду документов, например, можно отнести жалобу руководителя отдела технического обслуживания в Управление энергоснабжения, в связи с незапланированным прекращением подачи электроэнергии на предприятие.
Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. К внутренним документам относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т.д.
Функцию оперативного регулирования деятельности организации выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством,- приказы, указания, распоряжения. Например, поводом, для написания распоряжения может служить внедрение новой должности в структуру ЗАО.
Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету оборудования, личного состава и т.д. Например, протокол заседания совета акционеров завода об отчете работы мясоперерабатывающего предприятия ЗАО «Тимур».
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники завода
используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д.
Существует три формы работы с документами:
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешенная
В ЗАО «Тимур» используется централизованная форма работы с документами, потому что она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении. При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения, как правило, разобщенных территориально. Смешенная форма (частично централизованная) работы с документами сейчас используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций при работе с документами (прием, отправка, контроль исполнения) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрацию, формирование дел, текущее хранение) выполняют структурные подразделения .
2.2. Работа с входящими документами в ЗАО «Тимур»
Прием всех входящих документов в ЗАО «Тимур» осуществляется секретарем ЗАО «Тимур». Доставка документов на предприятие осуществляется средствами курьерской службы, почтовой и электрической связи. Через курьерскую связь осуществляется доставка наиболее важных и ценных отправлений. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи на предприятии поступают факсимильные сообщения.
В первичную обработку документов входит:
1. Проверка адреса, целостность конверта. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом
проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного
времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
1. Адрес отправителя;
2. Время отправки и получения документа при поступлении личных или доплатных документов.
Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы
регистрируемые и нерегистрируемые.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от
правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по
принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения
руководства. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в первый день их поступления. Но, на заводе, бывают случаи, когда секретарь передает корреспонденцию на следующий день, что противоречит законодательству. Это происходит тогда, когда секретарю нужно уехать на почту, отвезти заявки (на медицинский осмотр, на обучение персонала), что занимает большую часть рабочего времени.
Документы, поступившие по адресу, регистрируются в журнале учета входящих документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам завода, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. В ЗАО «Тимур» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку. Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. Форма журнала регистрации отображена в таблице 2.
Таблица 2.
Журнал учета входящей документации в ЗАО «Тимур»
№ п/п Дата регист. Отк.
поступ Наимдок. Вход № Кол
лист. В т.ч. Прил. Помещ.
в дело Отметка о получ.
Кроме того, на каждый входящий документ заводится регистрационно-контрольная форма (РКФ). В нее входят такие реквизиты как: «Автор корреспондент», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Дата получения», «Индекс поступления», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Срок исполнения», «Отметка об исполнении документа», «Дело №».
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию, распределяет поручения между заместителями. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит документ на контроль и вносит данные в журнал «Контроля об исполнении». На контроль ставятся все документы, подлежащие исполнению, включая внутренние документы предприятия. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Практическую работу по контролю осуществляет служба ДОУ предприятия. Для обеспечения требуемой эффективности контроля выделяются из общего числа документов наиболее важные, например, документы, исполняемые в соответствии с решениями (поручениями) вышестоящих органов управления (власти), внутренние документы, документы, отражающие приоритеты деятельности предприятия, документы с сокращенными сроками исполнения (подлежащие срочному или оперативному исполнению) и т.д.
Организация контроля исполнения документов завода осуществляется по следующим основным направлениям:
1. Контроль сроков исполнения документов;
2. Контроль полноты исполнения документов;
3. Контроль точности исполнения документов.
Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ЗАО «Тимур». При определении срока исполнения учитывается сложность вопросов, содержащихся в документе.
Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан,
документ исполняется в течение 14 дней. Срок исполнения
исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.
Для ведения контроля используются регистрационные карточки и карточный ящик с 32 подвижными разделителя. Тридцать один разделитель- это числа месяца. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко узнается, что на какой день должно быть исполнено . Но, не смотря, на простоту использования картотеки, более рациональной системой контроля за исполнением документов в ЗАО «Тимур» может являться автоматизированный контроль исполнения документов.
Сведения о сроках исполнения документов, отображены в таблице 3, которая составлена согласно инструкции по делопроизводству ЗАО «Тимур».
Таблица 3.
Сведения о сроках исполнения документов
Наименование вида документа Срок исполнения
С конкретной датой
В указанный срок
Без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «Срочно»
В 3- дневный срок
Без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «Оперативно»
В 10-дневный срок
По запросу Администрации Не позднеечем через 30 дней со дня получения
По обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки
До одного месяца со дня их регистрации
То же, не требующим дополнительного изучения и проверки
Не более 15 дней
Факсимильные сообщения и сообщения электронной почты принимаются и докладываются руководителю предприятия по мере поступления и в зависимости от срочности содержащейся в сообщениях информации. Прием сообщений электронной почты, в том числе с прикрепленными электронными документами (ЭД) производится на единый официальный адрес электронной почты ЗАО «Тимур».
На исполненном документе ставится слово «Исполнено», подпись и расшифровка подписи исполнителя, дата исполнения. О возврате документа в журнале учета делается отметка, после чего документ помещается в дело .
Оперограмму движения входящих документов ЗАО «Тимур» можно представить в следующем виде:
Кто выполняет операции
Секретарь
Генеральный директор Начальники структурных подразделений
Исполнители
1 2 3 4 5
1.Прием документов
*
Вскрытие *
Сортировка *
Регистрация *
Передача на рассмотрение руководству *
Рассмотрение руководством *
Получение от руководства рассмотренных документов *
Фиксация резолюции *
Постановка на контроль *
Передача в подразделение *
Передача на исполнение *
2.3. Работа с исходящими документами в ЗАО «Тимур»
Исходящий документ – официальный документ, отправляемый предприятием за его пределы другому юридическому лицу, согласно ГОСТ Р51141-98.
Порядок работы с документами, отправляемыми за пределы предприятия, включает следующие основные этапы:
1. Разработка проекта документа;
2. Составление документа;
3. Согласование;
4. Внесение изменений;
5. Подпись;
6. Регистрация;
7. Оформление почтовых реквизитов;
8. Конвертирование;
9. Сортировка;
10. Отправка;
11. Помещение контрольного экземпляра в дело.
Для того, чтобы работнику отправить какой-либо документ с завода, документ нужно отдать секретарю. Секретарь проверяет правильность оформления исходящего документа. Исходящая корреспонденция составляется на обычных листах формата А4, на котором ставится подпись начальника структурных подразделений, либо директора и печать завода. В случае, неправильного оформления, секретарь вносит изменения и дополнения в исходящий документ или возвращает его исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Надлежаще оформленный документ, секретарь ЗАО «Тимур» регистрирует в журнале исходящих документов. Форма журнала регистрации отображена в таблице 4.
Таблица 4.
Журнал регистрации исходящих документов
№ п/п Дата регист. Наим.
Док. Исх.
№ Кол
лист. В т.ч. Прил. Куда отправл. Дата отправл. Контр.
экземпл.в деле 10№
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, секретарь фиксирует этот номер и дату рукописным способом на обоих экземплярах. Оформление почтовых реквизитов на конверте осуществляется в соответствии со сведениями, предоставленными работником, которому нужно отправить документ. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с исходящей перепиской.
Оперограмму движения исходящих документов ЗАО «Тимур» можно представить в следующем виде:
Кто выполняет
операции Исполнители Начальники
Структур. Подраз. Юрист Генер. директор Секретарь
1 2 3 4 5 6
Составление проекта *
1 2 3 4 5 6
Согласование *
Внесение изменений *
Печать *
Визирование *
Подписание *
1 2 3 4 5 6
Передача на регистрацию *
Регистрация *
Отправка *
2.4. Работа с внутренними документами в ДОУ ЗАО «Тимур»
Работу по составлению документов на заводе осуществляет секретарь. При предании документу юридической силы, секретарь, всегда помнит о том, что при оформлении документов необходимо, соблюдать, во-первых, нормы, установленные законодательством, во-вторых, нормы, определенные учредительными документами, и, наконец, правила оформления документов.
Порядок работы с внутренними документами ЗАО «Тимур» включает следующие основные этапы:
1) Получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) Составление проекта. Согласование документа с директором (начальниками структурных подразделений), корректировка по результатам согласования;
3) Распечатывание документа в двух экземплярах;
4) Регистрация в журнале (проставляется дата документа, его название и
№ );
5) Представление документа на подпись (утверждение);
6) Передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе;
7) Помещение 2 экземпляра в дело.
При изучении материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе, секретарь, как правило, использует:
1) нормативно-правовые акты и организационно- распорядительные документы по данному вопросу;
2) документы служебной переписки;
3) справочные документы (служебные записки, акты, отчеты и пр.).
Рассмотрим, как протекает работа секретаря ЗАО «Тимур» по составлению приказа директора предприятия.
Сначала, поступает распоряжение на подготовку приказа. Далее, на основании, указанных директором распоряжений, секретарь формирует черновик документа. После набора текста и печати черновика приказа его содержание редактируется и корректируется. После чего проект приказа распечатывается в двух экземплярах. Один экземпляр, секретарь хранит у себя, пока в нем есть надобность. Второй экземпляр документа, направляется на согласование директору завода. Результат согласования отражается на оборотной стороне последнего листа документа, прописываются замечания и изменения, которые необходимо будет внести в структуру текста. После согласования приказа, секретарь вносит в текст изменения, либо дополнения. После чего, приказ вновь распечатывается в двух экземплярах и предоставляется на подпись директору завода. Подписанный документ, регистрируется, путем внесения данных о документе в журнал регистрации.
Первый экземпляр приказа, помещается в дело, второй передается ответственному исполнителю документа.
Таким образом, происходит работа со всеми внутренними документами ЗАО «Тимур».
2.5. Оформление документов ЗАО «Тимур»
Все документы, ЗАО «Тимур», печатаются на компьютере, благодаря программе MS WORLD-97. Например, для того, чтобы секретарю, отправить письмо, нужно всего лишь найти готовый образец бланка, поменять на нем данные реквизитов, распечатать и заверить подписью и печатью.
Документы завода имеет следующие обязательные реквизиты:
1. Наименование предприятия;
2. Название вида документа (не указывается на письмах);
3. Заголовок к тексту;
4. Дата (датой документа является дата подписания). Для документа, принимаемого коллективным органом – дата его принятия, для утверждаемого документа дата утверждения.
Дата документа в ЗАО «Тимур» проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ, после чего документ считается вступившим в силу;
5. Индекс (индекс документа состоит из порядкового номера в пределах
регистрируемого массива документов);
6. Текст;
7. Визы (виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования). При необходимости указывается и должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на заводе, ниже реквизита “подпись” на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты, визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа);
8. Подпись (документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются директором и главными специалистами. Две и более подписей ставятся в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций).
Приказы и распоряжения завода печатаются на общих бланках ЗАО
«Тимур».
Тексты состоят из двух частей: вводной и
распорядительной.
В вводной части излагаются основания для издания документа.
Распорядительная часть содержит конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами “ПРИКАЗЫВАЮ” (в приказе). Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в
соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами,
перечисленными в приказе на листе ознакомления. Образец приказа находится в приложении 2.
Протоколы предприятия ЗАО «Тимур» фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
В протоколе заполняют следующие реквизиты:
1. Наименование завода;
2. Название вида документа (протокол);
3. Дата;
4. Индекс;
5. Грифы утверждения;
6. Заголовок;
7. Текст;
8. Подписи председателя и секретаря.
Текст протокола также состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица, секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос “О чем?” Протокол ЗАО «Тимур» подписывается председателем и секретарем. Образец протокола находится в приложении 3.
Письмо является одним из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями.
Текст письма завода, обычно освещает один вопрос и состоит из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности. Тогда в первой части письма прписываются мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д.
При написании секретарь формулирует:
1. Заголовок письма (отвечающий на вопрос “О чем?”);
2. Проставляет дату и регистрационный номер документа (в случае ответных писем, из бланка инициативного документа на который дается ответ переписывается дата и регистрационный номер);
3. Место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
4. Должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже);
5. Почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов);
6. Отметку о наличии приложений (при наличии таковых);
7. Подпись;
8. Отметку об исполнителе.
Образец письма, можно просмотреть в приложении 4 данной дипломной работы.
Таким образом, было рассмотрено, оформление основных документов ЗАО «Тимур». Все документация завода оформляются в соответствии с Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления.
2.6. Организация хранения документов на предприятии
Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
«Номенклатура дел должна охватывать все документируемые участки работы завода. Это означает, что любой, созданный или полученный в организации документ, должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он должен быть помещен».
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. В нашем случае, на заводе разрабатывается конкретная номенклатура, которая отражает документы одного конкретного учреждения. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой – обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел отдела делопроизводства предприятия.
Документы ЗАО «Тимур» не передаются на государственное хранение, поэтому номенклатура дел, ежегодно утверждается директором. Первый экземпляр номенклатуры хранится в течении 10 лет.
«Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года».
С момента заведения и до момента передачи документов на хранение, документы хранятся по месту их формирования в дела. Хранение дел на заводе осуществляется в кабинете секретаря, которая несет ответственность за правильную организацию оперативного хранения дел и обеспечение их сохранности. Дела 2007 года хранятся в шкафу, для удобного доступа к ним в работе. Дела 2006, 2005, 2004 и 2003 гг. хранятся в железном сейфе. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. Копия номенклатуры помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.
Формирование дел — это группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой. При формировании дел в ЗАО «Тимур» учитываются следующие основные правила:
1) В дела подшиваются только исполненные, правильно оформленные документы в строгом соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) Документы, относящиеся к разрешению одного вопроса помещаются в одно дело;
3) Группировка документов в делах производится в пределах одного календарного года, за исключением переходящих дел (дел, сроки ведения которых превышают календарный год в соответствии с утвержденной номенклатурой.);
4) В дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики и пр.;
5) Объем дел не превышает 250 листов. В необходимых случаях в дополнение к делу заводятся дополнительные тома, которым присваивается порядковая нумерация.
На обложке дела указываются следующие реквизиты:
1) Наименование предприятия, наименование структурного подразделения;
2) Индекс дела;
3) Заголовок дела;
4) Дата дела (тома, части);
5) Количество листов в деле;
6) Срок хранения дела.
Положения, инструкции, утвержденные организационно -распорядительными документами предприятия, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Протоколы предприятия в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие аналогичные документы ЗАО «Тимур» группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах работников предприятия располагаются по мере их поступления.
Деловая и служебная переписка предприятия группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, помещенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом.
После завершения нумерации листов, в конце дела, начальник отдела кадров ставит свою подпись, с указанием наименования должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Сроки хранения документов работники службы ДОУ просматривают в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден в 2000 г.
Также, завод обеспечивает подготовку документов к хранению, срок оперативного хранения которых истек.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков их хранения. Отбор документов и дел на уничтожение и составление соответствующего акта производится после подготовки описей дел постоянного и долговременного хранения за тот же период времени. Акты о выделении документов и дел к уничтожению утверждаются директором завода. После утверждения актов, документы и дела, уничтожаются.
Подготовка документов и дел на хранение включает:
1) Проведение экспертизы ценности документов. На заводе, экспертизу ценности документов проводят работники службы ДОУ, что противоречит ГСДОУ, так как в состав экспертной комиссии должны входить не менее 3, максимум пяти человек.
2) Оформление дел;
3) Составление описей дел;
4) Составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Дела временного срока хранения, хранятся централизованно в отделе. В исключительных случаях, по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив .
Таким образом, во второй главе данной дипломной работы был сделан анализ документационного обеспечения управления, путем рассмотрения организации работы сотрудников службы ДОУ. В связи с этим, можно сделать вывод о том, что отдел правильно организовывает свою работу по составлению документов. На заводе хорошо поставлена организация документооборота, особое внимание уделяется организации формирования документов в дело. Текущее хранение дел, способствует хорошей информационно-справочной работе с документами.
Некоторые погрешности были выявлены в оформлении документов, в связи с отсутствием на документе логотипа предприятия. Также стоит уделить должное внимание регистрации документов и их ведомственному хранению.
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ ЗАО «ТИМУР»
Для того, чтобы совершенствовать документационное обеспечение управления ЗАО «Тимур» нужно ликвидировать все выявленные недоработки в службе ДОУ, противоречащие законодательству.
Проведенное исследование и анализ документационного обеспечения управления завода позволяет сделать ряд выводов и внести предложения по совершенствованию ДОУ.
Главным направлением по совершенствованию документационного обеспечения управления должна являться хорошая осведомленность работников отдела делопроизводства законодательной базой (изменения, дополнения законов), регламентирующей правила работы с документами. Поэтому, необходимым является установка информационно-справочной системы такого типа как: «Гарант» или «Консультант плюс».
– Следует внести изменения в Положение о персональных данных работника, путем внесения таких разделов как: 1. Хранение персональных данных работников и 2. Ответственность за нарушение норм защиты персональных данных работников. Разработанное положение находится в приложении 5.
– Следует дополнить должностную инструкцию водителя – экспедитора таким положением как: «функции». Измененная должностная инструкция водителя – экспедитора находится в приложении 6.
– Следующим направлением по совершенствованию ДОУ ЗАО «Тимур» является разработка логотипа завода. Так как неотъемлемой частью правильного составления и оформления документов является наличие всех реквизитов предприятия на документе.
– Необходимо завести новый журнал для регистрации приказов по личному составу. На данный момент, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируются в одном журнале, что противоречит ГСДОУ, т.к. сроки хранения у этих документов различны.
– Следует создать список нерегистрируемой документации. На данный момент в ЗАО «Тимур» регистрируются все входящие документы, среди которых прайс-листы и приглашения. В состав не регистрируемой документации могут входит следующие документы:
1. Периодические печатные издания (журналы, бюллетени и пр.);
2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, конференций и пр.;
3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;
4. Материалы, посылаемые для сведения;
5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание;
6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки;
7. Ответы на запросы структурных подразделений;
8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
9. Отчеты по командировкам;
10. Различные заявки;
11. Копии;
12. Нормы расхода материалов;
13. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.
– Также необходимо наделить секретаря дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого можно составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.
– Необходимо создать экспертную комиссию, в состав которой входили бы: работники службы ДОУ, секретарь, юрист, бухгалтер.
– Организовать ведомственный архив. Так как, на сегодняшний день структура службы делопроизводства в ЗАО «Тимур» организована с противоречием Государственной системы документационного обеспечения управления, так как архив на предприятии должен быть самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением директору.
– Для полного усовершенствования можно было бы ввести электронный документооборот. Он значительно облегчил бы работу службы ДОУ, сократил время работы за счет таких операций как: настройка принтера, распечатывание документа, подшивание его в дело и т.д. Также можно ввести автоматизированную систему контроля за исполнением документов, где постановка на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения».
На сегодняшний день, существует множество программных продуктов, которые автоматизируют процессы делопроизводства. Мы рассмотрим одну из них, наиболее выигрышную для предприятий по своей ценовой политике.
Программа называется «ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы». Внедрение продукта позволяет существенно повысить управляемость хранением и движением практически любых типов информации в компании, обеспечить прозрачность и управляемость бизнес-процессами организации и вывести на качественно новый уровень контроль их выполнения сотрудниками. С помощью “ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы” проектируется и поддерживается единая система электронного документооборота и бизнес-процессов с четкими ответами на вопросы: “кто делает?”, “что делает?”, “в какой последовательности?”, “что получает на входе и предоставляет на выходе?”, и самое главное «кто за все это отвечает?».
Программа помогает:
– Организовывать традиционное делопроизводство (электронный архив) и интеграцию с бизнес-процессами (workflow);
– Автоматизировать документооборот, полный жизненный цикл работы с документами всех видов (систематизация, создание, редактирование, утверждение, поиск, хранение и т.д.);
– Создать прозрачную систему ответственности и выполнения работ в организации (управленческий контроллинг);
– Осуществить оперативный контроль сроков и других параметров выполнения задач и целых процессов;
– Реализовать оперативную коллективную работу с документами и процессами, и гибкое разграничение прав доступа;
– Внедрить автоматизацию рутинных бизнес-процессов (схемы бизнес-процессов), и согласование документов (маршруты документов);
– Сократить время на принятие решений путем описания четких инструкций;
– Повысить производительность труда офисных сотрудников за счет снижения времени на передачу информации в ходе бизнес-процесса;
– Обеспечить надежное и безопасное хранение информационных материалов;
– Снизить влияние «человеческого фактора» на бизнес компании.
Продукт ориентирован и успешно применяется в средних и крупных организациях вне зависимости от направления деятельности и формы собственности.
Реализация хотя бы части этих предложений позволит значительно оптимизировать работу службы документационного обеспечения управления ЗАО «Тимур».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведя анализ документационного обеспечения управления в ЗАО «Тимур», можно сказать о том, что от ДОУ напрямую зависит работа административного аппарата предприятия. От правильно организованного делопроизводства зависит четкость и оперативность обработки и движения документа, зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому, всегда следует уделять должное внимание рациональной организации документооборота предприятия.
Анализ показал, что на предприятии, существуют не большие отклонения от законодательства, регулирующего документационное обеспечение управления. Но, благодаря выявленным недостаткам, в ближайший период времени будут идти работы по их ликвидации.
Одной из причин проблем совершенствования документооборота на предприятиях является объем документации, который имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту.
Причины роста объема документации подразделяют на объективные и субъективные. Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, усложнение процессов управления. К субъективным причинам относят: бюрократизацию аппарата управления, с которой связано увеличение количества проверяющих инстанций, разбухание контролирующих органов. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью. К следующим причинам можно отнести незнание и несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. Еще одной проблемой совершенствования является несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д. Отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями или разрешениями спорных вопросов. Также проблемы по совершенствованию документооборота возникают в связи с отсутствием в управленческом аппарате регламентации документообразования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей и т.д. Таким образом, в числе субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и с нарушениями требований законодательства.
Но, можно выделить несколько направлений по совершенствованию документационного обеспечения управления на предприятиях:
1. Необходимость государственного регулирования и дальнейшего совершенствования нормативно-методической базы в области ДОУ.
2. Унификация и стандартизация систем документации, отражающих основные функции государственного управления.
3. Формирование единой научно-технической политики в области ДОУ с учетом использования новейших информационных технологий.
4. Совершенствование документооборота в организациях (оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота).
5. Контроль за сохранностью документов, входящих в состав АФ РФ.
6. Организация подготовки и переподготовки специалистов в области работы с документами.
В целом, в ЗАО «Тимур» успешно поставлена работа по делопроизводству, что говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству структурных подразделений, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1. Опубликованные
1.Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая [от 30 ноября 1994. №52-ФЗ]. Часть вторая [от 26 января 1996 г. №14-ФЗ]. Часть третья [от 26 ноября 2001 г. №147-ФЗ]// Полный сборник кодексов Российской Федерации.-2005.-Ст. 185;186;878
2. Трудовой кодекс Российской Федерации. Часть первая, часть вторая, часть третья, часть четвертая [с изменениями на 1 ноября 2005.]// Полный сборник кодексов Российской Федерации.-2005.
3. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -М.: ВНИИДАД, 1991.
4. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-2003.- М.: Госстандарт России, 2003.
1.2. Неопубликованные
1. Устав ЗАО «Тимур»
2. Справочник «Пути становления» (напечатанный к десятилетию завода)
3. Должностная инструкция директора ЗАО «Тимур»
4. Должностная инструкция заместителя директора по производству ЗАО «Тимур»
5. Должностная инструкция заместителя директора по коммерческим вопросам ЗАО «Тимур»
6. Должностная инструкция менеджера по продажам ЗАО «Тимур»
7. Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства ЗАО «Тимур»
8. Должностная инструкция секретаря отдела делопроизводства
9. Должностная инструкция водителя-экспедитора ЗАО «Тимур»
2. Литература
1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: /В.И. Андреева.-9-е изд., испр. и доп.-М.: Интел-Синтез, 2006. С. 53.
2. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо/М.И. Басаков.- Ростов-на-Дону.: Феникс, 2004.-219 С.
3. Васильева И.Н., Желинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент /И.Н Васильева, Г.С Желинский.- 2-е изд. – М.., 2004. – С. 8.
4. Комышев А. Л. Основы документационного обеспечения управления/ А. Л. Комышев// учеб. пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров.- М.: Дело и Сервис, 2000.- С. 78.
5. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические
документы по делопроизводству/ Т.В. Кузнецова // Секретарское дело.- 2002.- №1.- С.4.
6. Кузнецова Т.В. Правила обработки исходящих документов/ Т.В. Кузнецова //Делопроизводство.-2003.- с.238
7. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.и др. Делопроизводство: учебник для вузов/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.//.-М.:ЮНИТИ-ДАНА,2003.-359 с.
8. Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Кадровое делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов.- М.: ООО «Интел-синтез АПР», 2005. -c. 28-29.
9. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях/ М.В. Ларин // Экономика и жизнь.- 1999.- №4.- С. 18.
10. Мингалев В.С. Общие закономерности документирования в социально-экономических системах управления/ В.С. Мингалев.- М.:МГИАИ, 1983.- С.28.
11. Рогожин М.Ю. Офис-мастер/ М.Ю. Рогожин //Порядок работы с входящими документами предприятия: М., С.50.
12. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел/ Н.В. Шатина//Секретарское дело.- 2000.- №1. -С. 20.
13. Шкаттула В.И. Настольная книга менеджера по кадрам./В.И. Шкаттула/- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: НОРМА, 2001. – С. 175.
14. Янковая В.Ф. Юридическая сила кадровых документов / В.Ф. Янковая // Вестник отдела кадров. 2005.№1.
3. Адреса Интернет-ресурсов
1. Конституция Российской Федерации [от 12 декабря 1993.].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://constitution.ru/
2. Об информации, информатизации и защите информации: закон Рос. Федерации [от 20 февраля 1995. №24-ФЗ].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://consultant.ru/
3. Об акционерных обществах: закон Рос. Федерации [от 26 декабря 1995. №208-ФЗ].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://pravovoy-partner.ru/2.html
4. О бухгалтерском учете: закон Рос. Федерации [от 21 ноября 1996. №129-ФЗ].- [Электронный ресурс].-Режим доступа: http://consultant.ru/
5. Об архивном деле в Российской Федерации: закон Рос. Федерации [от 22 октября 2004. № 125-ФЗ].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://consultant.ru/
6. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: ГОСТ Р51141-98 [утв. Госстандартом РФ от 27 февраля 1998.№28].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.docflow.ru/project_full.asp?param=34286
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения [Федер.арх.служба России в ред. Росархива от 27 октября 2003.].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://consultant.ru/
8. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти [от 8 ноября 2005. № 536].-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.termika.ru/dou/docs/na536.html
9. Деловое письмо».-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.mytests.ru/articles/558.html
10. Основные правила работы ведомственных архивов: нормативно-методический документ [от 6 февраля 2002.].-[Электронный ресурс].- Режим доступа: http://archiv.ru/info/rules/?from_partner=63301
11. Официальный сайт ЗАО «Тимур».-[Электронный ресурс].-Режим доступа://http://timurvn.ru/
12. Суровцева И.А. Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления / И.А Суровцева.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://humanities.edu.ru/db/msg/45969
13. График отпусков.- [Электронный ресурс].- Режим доступа:
http://ametta.ru/business/jurisprudence_and_the_right/a/aeajbk.1.html
14. Задачи и функции управления делопроизводства.-[Электронный ресурс].-Режим доступа:http://www.vlc.ru/authority/structure/deloproiz/task/htm
15. Клуб профессиональных секретарей.-[Электронный ресурс].-
http://www.clubsecretary.ru/nomenklatura.shtml
16. Организация хранения документов.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.letograf.ru/
17. Официальный сайт национального союза кадровиков.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www/kadrovik/ru/index/php?name=PNphpBB2gfile=viewtopicgt=34611
18. Номенклатура дел.–[Электронный ресурс].-Режим доступа: http:// www.sekretar.best-host.ru
19. Положение о персональных данных работников.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.psu.ru/psu/files/0039/0006.doc
20. Эффективная организационная структура предприятия (оргсхема).- [Электронный ресурс].-Режим доступа: http:www/isee.ru/service/consulting/model/orgshem.htm//
21. Кирсанова М.В.Формирование дел/М.В. Кирсанова//Современное делопроизводство.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://www.bddo.ru/dog_61_121.htm
22. ИНТАЛЕВ: Корпоративные документы и процессы.-[Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www.intalev.ru/index.php?id=980
23.Систематизация документов и подготовка дел к передаче на хранение в государственные архивы.-[Электронный ресурс].-Режим доступа: http://ekdel.ru/026.html
