ОРГАНИЗАЦИЯ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630 МЧС РФ

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………… 4

ГЛАВА 1. ВОИНСКАЯ ЧАСТЬ 01630. ИСТОРИЯ ОБРАЗОВАНИЯ, СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ЧАСТИ ………………………..
17
1.1. История создания войск гражданской обороны……………………….. 17
1.2. История образования воинской части 01630………………………….. 20
1.3. Структура, задачи и функции воинской части 01630………………… 23
1.4. Организация службы документационного обеспечения управления воинской части 01630…………………………………………………………
26
1.5. Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства и работы с документами воинской части 01630 ………
28

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630………………………….
34
2.1. Организация документооборота в воинской части 01630……………. 34
2.2. Порядок работы с входящими документами………………………….. 37
2.3. Порядок работы с исходящими документами………………………… 39
2.4. Организационно – распорядительная документация…………………. 41
2.5. Порядок работы с внутренними документами………………………… 43
2.6. Регистрация документов………………………………………………… 45
2.7. Организация контроля исполнения документов……………………… 49
2.8. Номенклатура дел……………………………………………………….. 50
2.9. Формирование дел………………………………………………………. 53
2.10. Подготовка документов к архивному хранению……………………… 55
2.11. Хранение дел в воинской части 01630…………………………………. 59

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630………

62
3.1. Рекомендации по исправлению существующих нарушений в системе документационного обеспечения воинской части 01630…………
62
3.2. Совершенствование документационного обеспечения управления на основе автоматизации………………………………………………………
73

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………… 84

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 88

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………. 97

ВВЕДЕНИЕ

Современный менеджмент определяет, что основные функции аппарата управления предприятием – планирование, организация, мотивация и контроль, а основное содержание управленческой деятельности – принятие решений.
Управленческие решения принимают на основе анализа информации, отражающей как процессы, происходящие внутри самого предприятия, так и состояние внешней среды, в которой функционирует предприятие. Своевременность поступления информации и ее качество непосредственно влияют на эффективность управленческого воздействия. Принятые руководителем решения также включаются в управленческие информационные потоки и таким образом передаются в структурные подразделения и отдельным должностным лицам.
Согласно исследованиям сотрудники организаций тратят на подготовку разного рода документов (сопровождение, заполнение, копирование и передачу) около 75% рабочего времени.
По данным International Standards Organization (ISO), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия.
Поэтому одной из важных задач, которая должна быть решена в системе управления предприятием, является создание высокоэффективного механизма сбора, обработки, передачи, использования и хранения информации. Эффективность управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, как организована работа с документами: насколько быстро и качественно обрабатывают и передают документы, как контролируют их исполнение, как обеспечивают сохранность необходимых для последующей деятельности предприятия документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.
В связи с этим возникает необходимость качественной и быстрой обработки информации, которая может быть обеспечена только при условии современного оснащения рабочего места, прежде всего, средствами связи и современной компьютерной техникой.
В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 г. двух документов – Федерального Закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» , существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме, и Постановления Правительства РФ от 28 января 2002 г. №65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» , предусматривающего «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».
Актуальность данной темы обусловлена двумя факторами: во-первых, воинская часть достаточно закрытая консервативная организация со сложившимися традициями в принятии управленческих решений, жестко регламентированная в своей деятельности приказами и распоряжениями вышестоящего командования; во-вторых, это организация со всеми атрибутами системы делопроизводства и документооборота, в которой действуют общие принципы построения и методического подхода к документам.
Объектом исследования данной дипломной работы является 346 Спасательный центр МЧС России (воинская часть 01630).
Предметом изучения и анализа является документооборот воинской части 01630, как процесс движения документов в соответствии с нормативно – правовыми актами и существующим законодательством.
В дипломной работе изучаются и анализируются вопросы организации и технологии документационного обеспечения деятельности 346 Спасательного центра МЧС России (воинская часть 01630), дислоцирующегося в г. Санкт – Петербург, Колпино.
Воинская часть интересна для изучения тем, что имеет большой исторический путь развития, что дает возможность оценить насколько рационально и эффективно организовано делопроизводство части.
Целью написания дипломной работы является: исследование организации документационного обеспечения деятельности; изучение и анализ организации технологии работы с документами воинской части; разработка и внесение рекомендаций и предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.
При работе над дипломной работой были поставлены следующие задачи:
– ознакомление с историей образования, структурой и функциями воинской части;
– изучение организации службы документационного обеспечения управления;
– исследование организационного обеспечения деятельности службы делопроизводства и работы с документами воинской части 01630;
– анализ документооборота;
-разработка рекомендаций и предложений по совершенствованию документооборота в соответствии с нормативно – методической базой документационного обеспечения управления;
– внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота.
Обозначенная тема дипломной работы до сегодняшнего дня оставалась малоизученной, что обусловило ограниченное количество научной, справочной и методической литературы.
При написании дипломной работы были использованы следующие виды источников:
1. Федеральное законодательство в сфере работы с документированной информацией.
– Федеральный Закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» . Этот закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
Закон определяет базовые термины в области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией. Закон устанавливает принципы, по которым осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации. Закон устанавливает также возможность информации являться объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений, а также требование к распространению, предоставлению и защите информации. В нем закреплено, что нарушение его требований влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.
– Федеральный Закон от 10.01. 2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» . Закон создает правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок.
– Федеральный Закон от 22.10. 2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . Этот закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дает определение основным терминам в области архивного дела. Этим законом к частной собственности отнесены архивные документы негосударственных организаций, а также созданные гражданами или законно приобретенные ими документы. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов за их несоблюдение.
2. Нормативно-методические документы по делопроизводству и организации архивного хранения документов.
– «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» ( ГСДОУ). Утверждена в 1988 году.
ГСДОУ устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях в целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования аппарата управления. Основные положения ГСДОУ отражают и закрепляют традиционную для России модель делопроизводства. В связи с изменением нормативно-правовой базы ДОУ и совершенствованием технологий работы с документами некоторые нормы ГСДОУ в настоящее время устарели.
– «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 года). Этот комплексный документ содержит основные правила документирования и работы с документами и отражает, в основном, традиционные технологии делопроизводства. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий. Инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своей индивидуальной инструкции по делопроизводству.
– «Основные правила работы архивов организаций» (2002 год). Правила регламентируют хранение документов в делопроизводстве, а также содержат методику работы с документами в архиве организации. Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и принимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.
– «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» . Этот нормативный документ предназначен для определения сроков хранения и используется при отборе на уничтожение управленческих документов. На сегодняшний день его содержание устарело – оно не отражает изменения законодательства и в нем отсутствуют многие виды появившихся в последние годы документов.
Российская законодательная и нормативная база в этой части в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью.
В соответствии с законодательством об архивном деле, сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.
3. Государственные стандарты.
– ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Этот стандарт является нормативно – техническим документом. Он носит рекомендательный характер, но ни о какой корпоративной культуре в управленческой деятельности предприятия не может быть и речи, если его документы не соответствуют основным требованиям этого стандарта. Стандарт устанавливает состав реквизитов документов унифицированной системы организационно – распорядительной документации (УСОРД) и требования к их оформлению, а также требования к бланкам документов. Стандарт определяет место расположения каждого реквизита на листе бумаги А4 (или бланке). Стандарт закрепляет два стандартных формата бумаги, которые используют при составлении и оформлении документов, а также размеры полей.
– ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Этот стандарт так же, как и другие российские стандарты, носит рекомендательный характер. В этом стандарте нормативно закреплена терминология ДОУ. Термины, установленные настоящим стандартом, должны использоваться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу. Структура стандарта состоит из трех разделов: Общие понятия; делопроизводство и архивное дело.
4. Научная литература.
Использовались исследования и научные труды известных в сфере делопроизводства авторов, таких как, Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов, Л.В. Санкина, В.С. Иритикова, М.И. Басаков, М.В. Ларин.
В издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство» освещен широкий комплекс вопросов по документированию управленческой деятельности и секретарскому делу. Рассмотрена организация делопроизводственной службы. Представлены сведения о нормативно-методической базе делопроизводства, регламентирующей работу данной службы. Подробно раскрыты вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения и информационно – справочной работы. Дается описание организации бездокументационного обслуживания.
В авторском издании Т.В. Кузнецовой «Секретарское дело» уделяется внимание совершенствованию документооборота и научной организации работы секретаря.
В издании подробно рассматриваются требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. Представлены образцы используемых в управленческой деятельности документов. Дается характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, список которых представлен в конце издания.
Используя материал книги М.Ю. Рогожина «Делопроизводство. Организация архива предприятия» , можно правильно и быстро организовать работу службы ДОУ и архива предприятия в соответствии с положениями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» . Вопросы практической организации делопроизводства и архивного хранения документов излагаются поэтапно, с опорой на действующее законодательство и нормативно-методическую базу в области делопроизводства и архивного дела. Используется обновленная терминология. Материал книги изложен доступным и ясным языком. Представлено большое количество примеров и образцов документации, необходимой для организации и обеспечения эффективного функционирования службы ДОУ и архива предприятия.
В справочном пособии М.И. Басакова «Справочник секретаря-референта» освещаются вопросы места и роли секретаря-референта в структуре управления, характеризуются его деловые и личные качества. Особое внимание уделяется оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации как основы оформления документов. Подробно излагаются вопросы разработки, учета и хранения служебной документации. Приводятся макеты и образцы основных видов управленческих документов. Дается краткая характеристика технических и программных средств, используемых в делопроизводстве.
В другом справочном пособии М.И. Басакова «Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003)» излагаются необходимые практическим работникам сведения о порядке разработки и оформления важнейших управленческих документов – приказов и деловых писем, а также ряда других документов (постановлений, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) в соответствии с положениями ГОСТ Р 6.30-2003. Пособие насыщено образцами и примерами оформления.
5. Периодические публикации.
Использовались материалы журналов «Секретарское дело» , «Делопроизводство»
Проанализированы и освещены вопросы, касающиеся этапов делопроизводства в статьях следующих авторов:
– Т.В. Кузнецова «Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами» и И.Л.Артамонова «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации» , которые затрагивают в своих статьях вопросы регистрации документов, в том числе, с учетом автоматизированных систем.
– Т.В. Кузнецова «Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря» и С.Л. Кузнецов «Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса» уделяют внимание этапам, методам и срокам контроля исполнения документов, как традиционным методом, так и с помощью автоматизированных систем.
– Н.В. Басакина «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности» , В.Д. Банасюкевич «Новый типовой перечень» и Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел» . В названных статьях рассматривают вопросы, связанные с хранением документов, подготовкой их к передаче на архивное хранение, а также подробно излагают этапы составления номенклатуры дел.
Вопросам и проблемам автоматизации делопроизводства и документооборота уделено внимание в статьях:
– А.Н. Соковой «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)» , «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве» и В.А. Еремченко – «О проблеме электронных документов» , где затрагиваются проблемы электронного документооборота и рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.
– Проблеме выбора системы автоматизации для конкретной организации посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса» и О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации» . В данных статьях даны рекомендации по выбору систем автоматизации и методические указания по их созданию, перечислены требования к программному обеспечению.
– В статьях А. Казуто «Шесть вопросов на тему автоматизации дело-производства» , А.В. Бадьиной «Электронный документооборот фирмы» , Бобылевой М.П. «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем» , С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота» содержатся сведения о современном состоянии и перспективах развития систем электронного делопроизводства, рассматриваются особенности и возможные пути автоматизации делопроизводства и документооборота.
– В публикациях Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства» и в статье С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап» проведен сравнительный анализ электронных и бумажных систем делопроизводства, рассмотрены преимущества компьютерных технологий перед традиционными, даны рекомендации по выбору электронной системы.
– В статье М.П. Бобылевой «Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота» показывается, как в номенклатуре дел отразить наличие на предприятии электронных документов и баз данных, как меняется технология работы с номенклатурой благодаря внедрению систем автоматизации делопроизводства. Наряду с вышеперечисленными видами источников, были использованы ведомственные приказы Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ в области организации деятельности делопроизводственных служб в воинских частях; материалы, опубликованные в ведомственном журнале министерства и местной периодической печати.
В основу написания дипломной работы легли также личные наблюдения за деятельностью службы делопроизводства воинской части 01630 и резуль-таты анализа общения с сотрудниками и руководством части.
Практическая значимость работы состоит в комплексном анализе состояния документационного обеспечения управления и документирования деятельности воинской части 01630, выявлении недостатков и внесении предложений по усовершенствованию документирования деятельности службы ДОУ.
Структурно дипломная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованных источников и литературы, приложений.
В первой главе описана история образования воинской части 01630. Рассмотрены организация документационного обеспечения управления воинской части, нормативное обеспечение деятельности службы делопроизводства и работы с документами.
Во второй главе проводится анализ деятельности службы документа-ционного обеспечения управления воинской части 01630.
В третьей главе даны пути устранения обнаруженных недостатков и основные направления совершенствования управления документооборотом части.
Общий объем работы составил 96 страниц.

ГЛАВА 1. ВОИНСКАЯ ЧАСТЬ 01630. ИСТОРИЯ ОБРАЗОВАНИЯ. СТРУКТУРА, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

1.1. История создания войск гражданской обороны

Гражданская оборона (ГО) является одной из важнейших функций государства, составной частью оборонного строительства и обеспечения безопасности населения страны. Общее руководство гражданской обороной осуществляет Правительство Российской Федерации. Руководство гражданской обороной в федеральных округах исполнительной власти обеспечивают их руководители, которые по должности являются начальниками ГО. В настоящее время сформирована достаточно эффективная законодательная и нормативно-правовая база, направленная на обеспечение безопасности человека. Приняты Федеральные законы “О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера” , “Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей” и “О гражданской обороне” .
Защита населения достигается подготовкой и использованием современных сил и средств защиты, внедрением передовых технологий. Для совершенствования радиационной и химической защиты предусматривается создание и своевременное освежение резерва средств индивидуальной защиты, медицинских средств защиты, лекарственных препаратов и медицинской техники. Кроме того, важнейшей задачей ГО является повышение устойчивости функционирования важных объектов экономики. Действует отлаженный государственный механизм по предупреждению возникновения и развития чрезвычайных ситуаций, снижению потерь среди населения и материального ущерба в экономике. В связи с возросшей угрозой применения химического, биологического и других видов оружия, руководством гражданской обороны уделяется серьезное внимание использованию ресурсов ГО для противодействия терроризму, развитию сети наблюдения и лабораторного контроля. Специалисты гражданской обороны обращают внимание и на появление угроз невоенного характера, связанных с качественно новыми средствами воздействия — экономическими, технологическими, конфессиональными, нравственно-психологическими и некоторыми другими. Современная гражданская оборона должна быть готова и к противодействию подобным, не изученным до конца, опасностям и угрозам. Специалисты МЧС считают, что система защиты населения должна быть единой и глубоко интегрированной для условий мирного и военного времени.
В России государственная организация защиты населения берет свое начало 4 октября 1932 г., когда Совет Народных Комиссаров утвердил Положение о Местной противовоздушной обороне (МПВО). Ее первым серьезным испытанием стала Великая Отечественная война, во время которой подразделения МПВО обезвредили 40 тысяч зажигательных бомб, потушили 2700 пожаров, ликвидировали более 3 тысяч крупных аварий. В те годы впервые в нашей истории была организована система защиты населения, которая позволила сохранить жизни тысячам мирных граждан.
В послевоенный период МПВО совершенствовалась с учетом появления ядерного, химического и бактериологического оружия. С сентября 1971 года непосредственное руководство системой ГО стало осуществлять Министерство обороны. Однако в условиях прекращения холодной войны гражданская оборона уже не отвечала предъявляемым требованиям.
Войска ГО оказались не готовы к работе в условиях крупных аварий и катастроф и, в связи с образованием в 1991 году МЧС России, войска ГО были переданы в его состав.
Войска гражданской обороны — это государственная военная организация, включающая воинские формирования — соединения, воинские части и организации, входящие в состав российского МЧС. Сегодня войска ГО — часть Единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (РСЧС). Они составляют основу сил быстрого реагирования “чрезвычайного” ведомства и решают специальные задачи мирного и военного времени. Главными из них являются аварийно-спасательные работы в зонах крупных аварий и катастроф, обнаружение и обозначение районов радиоактивного, химического и биологического заражения, а также специальные мероприятия по защите людей и обеззараживанию техники, зданий и территорий. В последние годы войска гражданской обороны все чаще привлекаются к эвакуации населения, решению вопросов его первоочередного жизнеобеспечения, восстановлению пострадавших объектов и коммуникаций, сопровождению гуманитарных грузов, охране особо важных объектов, а также локализации и тушению крупных очагов лесных и торфяных пожаров.
Подразделения войск ГО не раз работали в зонах вооруженных конфликтов: Южной и Северной Осетии, Абхазии, Грузии, Приднестровье, Югославии, Таджикистане, Чечне, Афганистане. Они обеспечивали людей питьевой водой и продуктами питания, организовывали эвакуацию раненых и доставку почты. Не раз во время крупных эпидемий медики совместно с войсками ГО проводили эвакуацию больных, обеспечивали людей предметами первой необходимости. За прошедшее время войска гражданской обороны качественно изменились. На их оснащении сегодня современная специальная и инженерная техника, спасательный инструмент, приборы поиска пострадавших, средства жизнеобеспечения населения. Продолжающееся в настоящее время реформирование войск гражданской обороны позволит сделать их более мобильными и эффективными, а также улучшить специальную подготовку, систему управления и материально-техническое обеспечение.

1.2. История образования воинской части 01630

История воинской части 01630 берет свое начало в тридцатых годах прошлого столетия. За годы своего существования воинская часть имела множество преобразований.
Так, 30 июня 1936 года, Приказом Наркома НКВД в Ленинграде образован полк местной противоздушной обороны.
В августе 1940 года полку было присвоено новое наименование – 4-й Инженерно-противохимический полк. Под этим названием он встретил Великую Отечественную войну. Воины полка защищали город от налетов вражеской авиации, в составе санитарных дружин оказывали помощь пострадавшим от налетов. Отдельные формирования полка отправлялись на передовую в качестве снайперов.
С июня 1943 года полк переименован в 4-й Инженерно-противохимический полк местной противовоздушной обороны (МПВО) НКВД. В1943 году за образцовое выполнение боевых заданий и проявленные при этом доблесть и мужество Указом Президиума Верховного Совета СССР полк награжден орденом «Красного Знамени» № 48210.
После войны подразделения полка участвуют в уничтожении банд-формирований на территории западной Украины. В связи с реорганизацией НКВД 1 августа 1951 г., полк реорганизован во 2-й Краснознаменный отряд службы Местной Противовоздушной охраны МВД СССР.
В период с1959-1962 года полк передислоцируется в г. Колпино, где участвует в создании инфраструктуры части на новом месте.
В связи с изменением международной обстановки, появлением новых видов вооружения, изменением задач, стоящих перед местной противовоздушной обороной, в апреле 1960 года полк из МВД СССР передан в Министерство обороны (МО) СССР и вошел в состав Ленинградского Военного округа. В связи с переходом в МО СССР, 4-й отдельный инженерно-противохимический (ИПХ) Краснознаменный полк МПВО МВД СССР переименован в 75-й отдельный ИПХ Краснознаменный полк МПВО.
После преобразования местной противовоздушной обороны в граж-данскую оборону (ГО) страны, летом 1962 года 75-й отдельный инженерно-противохимический Краснознаменный полк МПВО был переформирован в
75-й отдельный ИПХ Краснознаменный полк ГО СССР, а с октября 1964 года 75-й отдельный инженерно-противохимический Краснознаменный полк ГО СССР переименован в 75-й отдельный механизированный полк ГО СССР. В феврале 1965 года 75-й отдельный механизированный полк ГО СССР переименован в 171-й отдельный механизированный полк ГО СССР.
27.02.1968 г. в целях воспитания личного состава на боевых традициях и в ознаменование 50-летия ВС СССР полку присвоено почетное наименование им. Ленсовета. Впредь полк стал именоваться как 171-й Отдельный Краснознаменный механизированный полк ГО СССР им. Ленсовета.
В июле 2000 года было принято решение о переформировании 171-го отдельного механизированного полка им. Ленсовета в 346-й Спасательный центр им. Ленсовета , с передачей ему Боевого Знамени, почетного наименования, ордена и исторического формуляра. В этом же году по общероссийской нумерации воинских частей, 346-му Спасательному центру присвоен номер – 01630.
В послевоенные годы полк решает задачи по сплошному разминированию местности, выполняет различные народнохозяйственные задачи. Вот некоторые вехи деятельности части в мирное время.
В 1995 году выполнено 14 заявок на разминирование, при этом обнаружено и уничтожено 14 авиабомб времен Великой Отечественной войны. С 15 января до 11 августа этого года личный состав в количестве 95 человек выполнял задачи в области защиты населения и территории от ЧС в Чеченской республике. С 3 по 11 июня личный состав участвовал в ликвидации последствий землетрясения на острове Сахалин, в г. Нефтегорск.
В период с 1996 по 2000 года войсковая часть выполнила 116 заявок на разминирование, при этом обнаружено и обезврежено 1624 взрывоопасных предметов времен ВОВ; личный состав принимал участие в тушении лесных и торфяных пожаров на площади 70 га.
В 2001 году выполнено 17 заявок на разминирование, при этом обнаружено и уничтожено 377 взрывоопасных предметов времен Великой Отечественной войны. В июне текущего года личный состав сводного мобильного отряда (СМО) привлекался к ликвидации чрезвычайной ситуации на СКБ «Технолог», 5 ноября проводились работы по извлечению экипажа из вертолета МИ-8, потерпевшего аварию в п. Красный Бор Тосненского района Ленинградской области.
В 2002 году с 3 по 5 июня личный состав сводного мобильного отряда принимал участие в ликвидации последствий обрушения жилого дома в г. Санкт – Петербург, ул. Двинская. В июле-августе военнослужащие центра принимали участие в тушении торфяных пожаров в Ленинградской области, и на территории г. Санкт-Петербурга (п. Шушары).
В июне-июле 2003 г. личный состав 346-го Спасательного центра принимал участие в ликвидации тушения лесных и торфяных пожаров на территории Ленинградской области.
За 2004 год выполнено более 270 заявок на разминирование, при этом обнаружено и уничтожено 4362 взрывоопасных предмета времен Великой Отечественной войны, в июне-сентябре личный состав 346 Спасательного центра принимал участие в ликвидации тушения лесных и торфяных пожаров на территории Ленинградской и Новгородской областей.
В 2005 году личный состав 346-го Спасательного центра принимал участие в разминировании территорий от взрывоопасных предметов времен Великой Отечественной войны на острове Большой Тютерс и в Новгородской области, где обезврежено и уничтожено более 6330 боеприпасов и авиационных бомб.
2006 год – личный состав 346-го Спасательного центра принимал участие в ликвидации последствий чрезвычайной ситуации при обрушении жилого дома в г. Выборге Ленинградской области. В ходе разбора завалов совместно с аварийно-спасательными формированиями спасено 18 человек.

1.3. Структура, задачи и функции воинской части 01630

В настоящее время структура части состоит из следующих подразделений: управление центра; 238-й отдельный спасательный отряд;
267-й отдельный отряд обеспечения действий спасателей; отдельные подразделения центра. Руководителем спасательного центра является командир, который единолично принимает решения и несет за них ответственность. У командира имеются штатные заместители по направлениям деятельности – это первый заместитель, начальник штаба, заместитель по воспитательной работе, заместитель по вооружению, заместитель по тылу (см. Приложение 1).
В структуре части подразделения делятся по видам деятельности. Это службы: инженерная, химическая, метрологическая, финансовая, техническая, продовольственная, вещевая. На правах служб в штате части имеются строевая часть и отдел кадров.
Для решения коллегиальных вопросов в части создана аттестационная комиссия, решения которой носят рекомендательный характер. Эта комиссия решает вопросы перемещения по службе, направления в высшие учебные заведения, увольнения в запас с военной службы.
Повседневная деятельность части регламентируется общевоинскими уставами Вооруженных сил Российской Федерации , распорядком дня, приказами командиров и начальников. Регламент гражданского персонала определяется действующим трудовым законодательством.
В части организована работа общественных организаций, таких как женский совет, офицерское собрание и суд офицерской чести, а также сержантское собрание.
Численность по штату – 633 человека.
В настоящее время 346-й Спасательный центр для экстренного реагирования на возможные чрезвычайные ситуации выделяет сводный мобильный отряд (СМО) с готовностью 1,5 часа.
На 346-й Спасательный центр, при организации и ведении в регионе мероприятий по гражданской обороне, возлагаются следующие основные задачи:
– обеспечение постоянной готовности вновь формируемых воинских частей гражданской обороны;
– своевременный их перевод с мирного на военное время;
– проведение аварийно-спасательных работ в случаях возникновения опасностей для населения при ведении военных действий или вследствие этих действий;
– обнаружение и обозначение районов, подвергшихся радиоактивному, химическому, биологическому и иному заражению;
– обеззараживание населения, техники, зданий, территорий и проведение других необходимых мероприятий.

Воинская часть организовывает и принимает участие:
– в обучении населения способам защиты от опасностей, возникающих при ведении военных действий или вследствие этих действий;
– в эвакуации населения, материальных и культурных ценностей в безопасные районы;
– в мероприятиях по первоочередному жизнеобеспечению населения, пострадавшего при ведении военных действий или вследствие этих действий;
– в борьбе с пожарами, возникающими при ведении военных действий или вследствие этих действий;
– в срочном захоронении трупов.
Кроме того, часть принимает участие в решении задач территориальной обороны в части охраны и обороны важных объектов в соответствии с закрытым перечнем, согласованным с Министерством обороны Российской Федерации и утвержденным Министром Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий.
В мирное время при чрезвычайных ситуациях на 346-й Спасательный центр возлагаются следующие задачи:
– проведение аварийно-спасательных и других неотложных работ при ликвидации чрезвычайных ситуаций (угроз чрезвычайных ситуаций) природного и техногенного характера, а также последствий террористических актов;
– ведение радиационной, химической и биологической разведки в зонах чрезвычайных ситуаций и на маршрутах выдвижения к ним;
– обнаружение и обозначение районов радиационного, химического, биологического и иного загрязнения (заражения);
– проведение работ по санитарной обработке населения, обеззараживанию объектов и территорий;
– проведение пиротехнических работ, связанных с обезвреживанием неразорвавшихся авиационных бомб;
– доставка и обеспечение сохранности грузов, перевозимых в зоны чрезвычайных ситуаций в качестве гуманитарной помощи, в том числе, в иностранные государства.
При ликвидации чрезвычайных ситуаций воинская часть выполняет следующие задачи:
– участвует в эвакуации населения, материальных и культурных ценностей в безопасные районы;
– проводит мероприятия по первоочередному жизнеобеспечению пострадавшего населения;
– проводит работы по восстановлению системы жизнеобеспечения населения, важных объектов и коммуникаций;
– участвует в локализации и ликвидации крупных лесных, торфяных и других пожаров.
346-й Спасательный Центр предназначен для проведения аварийно-спасательных и других неотложных работ на территории Северо-Западного региона.

1.4. Организация службы документационного обеспечения управления воинской части 01630.

Документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Согласно ГСДОУ документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
В воинской части работа по документационному обеспечению управления представлена строевой частью, которая организационно находится в штате штаба части и в прямом подчинении командиру воинской части 01630. Строевая часть, согласно штатному расписанию, представлена начальником строевой части, ответственным делопроизводителем, писарем – чертежником. В данный момент должность писаря-чертежника вакантна и его обязанности возложены на военнослужащего из числа солдат по призыву. Командир воинской части 01630, согласно Приказа МЧС России от 07 марта 2003 г. № 120 и своим функциональным обязанностям, отвечает за организацию делопроизводства части.
На начальника строевой части возложены обязанности по непосредственному руководству органом, специально созданным для ведения делопроизводства, разработке и распределению функциональных обязанностей среди сотрудников.
Несмотря на то, что в строевой части не разработаны должностные инструкции, работа с документами строится на основе сложившихся временем традиций.
Ответственный делопроизводитель отвечает за организацию документооборота.
Писарь-чертежник занимается разработкой и регистрацией распорядительных документов.
На строевую часть возлагаются следующие функции:
– разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
– разработка внутренних нормативно – методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
– участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
– осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическим руководством работы с документами в структурных подразделениях части;
– осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектностью приложений;
– обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
– разработка номенклатуры дел части;
– обеспечение хранения дел;
– обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
– организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.
Необходимо отметить, что в воинской части такое структурное подразделение как архив не существует.

1.5. Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства и работы с документами в воинской части 01630

Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства – обязательное условие ее успешного функционирования. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то необходима разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения. Регламентация в организационных вопросах традиционно достигается путем создания и утверждения таких документов, как положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников подразделений.
Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции относятся к группе организационных документов, т.е. являются составной частью Унифицированной системы организационно-распорядительной доку-ментации (УСОРД).
Положение о структурном подразделении определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения.
Согласно Перечню документов в воинской части 01630 должно быть разработано Положение о службе делопроизводства, т.е. о строевой части. В данной организации такой вид документа отсутствует.
Основной правовой акт, устанавливающий и регулирующий организа-ционные стороны деятельности должностных лиц, специалистов и работников других категорий, составляющих персонал современных учреждений, организаций и предприятий – должностная инструкция.
Должностная инструкция, как организационный документ:
– закрепляет правовой статус и место работника в системе управления;
– определяет его задачи, функции, права и обязанности;
– позволяет обоснованно оценить результаты деятельности;
– является правовой основой для аттестации работника, определения его дисциплинарной и материальной ответственности;
– устанавливает организационные основы работы сотрудника.
В соответствии с Перечнем документов, образующихся в деятельности воинских частей войск гражданской обороны, в воинской части 01630 для всех сотрудников структурных подразделений должна разрабатываться должностная инструкция. При рассмотрении организационного обеспечения деятельности строевой части, было отмечено, что должностные инструкции для сотрудников этого структурного подразделения не разработаны.
Основным нормативным актом в сфере работы с документами является Инструкция по ведению делопроизводства. Именно в Инструкции закрепляются все принципиальные положения, связанные с подготовкой, обработкой, хранением и поиском документов организации.
В Инструкции обобщается накопленный в организации опыт и отражаются особенности ее структуры, сферы деятельности, штатного состава и документационного обеспечения управления.
Инструкция по делопроизводству разрабатывается службой делопроизводства с участием представителей всех структурных подразделений организации. Согласованный проект Инструкции утверждается приказом руководителя организации. Инструкция является внутренним стандартом предприятия, обязательным для исполнения не только сотрудниками службы делопроизводства, но и всеми другими работниками, создающими документы и работающими с ними. За невыполнение или ненадлежащее выполнение требований инструкции по делопроизводству работники организации несут дисциплинарную ответственность, что должно найти отражение в соответствующих разделах должностных инструкций.
Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
Необходимо отметить, что весь документооборот воинской части ведется на основании Приказа МЧС РФ от 7 марта 2003 г. № 120 , который «разработан в соответствии с основными положениями ГСДОУ , с требованиями Типовой Инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти РФ , Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России» . Данный Приказ предназначен для утверждения «в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, воинских частях войск гражданской обороны и организациях МЧС России» и разработан «в целях совершенствования делопроизводства и повышения уровня исполнительской дисциплины» . Данная инструкция по делопроизводству содержит следующие разделы:
1. Общие положения. Это вводная часть Инструкции, где указывается, в соответствии с какими нормативно-методическими документами она разработана и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние делопроизводства в организации, осуществляет организационно- методическое руководство и контролирует работу с документами.
2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции.
3. Регистрация и отправка исходящих документов.
4. Общие требования к оформлению документов.
5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Порядок приема и учета письменных обращений граждан.
7. Контроль за исполнением служебных документов.
8. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
9. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
10. Изготовление и использование печатей, штампов и бланков документов.
11. Требования к составлению номенклатуры дел, формированию и хранению дел.
12. Подготовка и передача документов в архив органа управления, воинской части, организации системы МЧС России.
13. Прием-передача документов, дел при смене руководителя структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, реорганизации или ликвидации органа управления, воинской части, организации системы МЧС России (структурного подразделения).
К Инструкции по делопроизводству прилагаются также:
– образцы бланков официальных документов организации;
– регистрационные формы;
– разработанные в организации классификаторы и перечни;
– формы номенклатуры дел, описей документов и дел, листа-заверителя дела;
– табель форм документов, альбом форм, сборник типовых и трафаретных текстов.
Таким образом, изучив вопросы организации службы документационного обеспечения управления воинской части 01630, организационного обеспечения деятельности службы делопроизводства и работы с документами, приходим к следующему выводу:
– в службе делопроизводства воинской части 01630, представленной строевой частью, не существует основных организационных, нормативных актов, обеспечивающих деятельность службы и работу с документами, в результате чего работа строевой части не организована должным образом;
– делопроизводитель воинской части организует свою работу в соответствии с Приказом МЧС России от 7 марта 2003 г. № 120 , но не исполняет его в полном объеме, что является нарушением нормативно-правовых актов.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630

2.1. Организация документооборота в части

Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинте-ресованным организациям или сдачи на хранение в архив.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполнителю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и зак-реплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Принципы организации документооборота можно сформулировать следующим образом:
– перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
– движение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раз-дача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют);
– порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямо-точность в движении документов, однократность и единообразие их обра-ботки.
Необходимо отметить, что правильная организация работы с документами зависит и от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
Еще одной задачей службы документационного обеспечения управления является учет объема документооборота.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период : за год, полугодие, квартал. Учитываются все входящие, исходящие, внутренние документы и их копии.
Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют:
– входящий документопоток (документы, поступающие в организацию);
– исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации);
– внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Исходя из анализа документооборота воинской части 01630 за последние три года, представленного в диаграмме видно, что общее количество документов с каждым годом увеличивается, при этом наибольший рост отмечается у входящих документов (рис.1).
Рис. 1. Анализ документооборота воинской части 01630
Это связано с началом процесса реформирования части, когда из вышестоящих инстанций наряду с документами по повседневной деятельности поступают
указания и распоряжения по отдельным вопросам.
Количество внутренних документов выросло незначительно, так как задачи повседневной деятельности остались в объемах прошлых лет.

2.2. Порядок работы с входящими документами

Входящей документацией являются внешние (поступающие в организацию) документы, которые, пройдя стадию соответствующей обработ-ки в виде приказов, решений, постановлений, распоряжений и т. д., доставляют-ся непосредственно исполнителям.
На сегодняшний день существует несколько различных способов поступления внешней документации в организацию, предприятие или учреждение – традиционная доставка курьерскими службами, почтовыми службами, а также посредством факсимильной связи (факсы, телефаксы и т. д.), телеграфная доставка, и доставка электронной почтой.
В воинскую часть 01630 МЧС РФ (346-й Спасательный Центр) входящая корреспонденция поступает по почте или телеграфу, по каналам связи (факс, телефон) и от сотрудников, как вышестоящей организации (Северо-Западный Региональный Центр МЧС России), так и от подведомственных (38-й Пункт управления).
Прием и первичную обработку документов осуществляет делопроизводитель. Вся входящая корреспонденция обрабатывается в день поступления в воинскую часть или в первый рабочий день при ее поступлении в нерабочее время.
При приеме корреспонденции делопроизводитель проверяет правиль-ность адресования и целостность упаковки. После вскрытия упаковки, проверяется наличие всех указанных в документе вложений. В случае обнару-жения отсутствия документов или приложений к ним, делопроизводитель сообщает об этом отправителю. Как правило, в виде письма или телефонного звонка, без документальной фиксации отсутствия документов, приложений. Это квалифицируется как недоработка со стороны делопроизводителя, поскольку отсутствие документов в конвертах или бандеролях может приводить к конфликтным ситуациям.
Конверты с пометкой «лично» не вскрываются и передаются по назначению. В остальных случаях конверты вскрывают и уничтожают, без приложения к содержавшимся в них документам. Обязательно сохраняют конверты (прилагая их к документу), когда только по ним можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения для доказательства, в случае значительного временного разрыва между датой регистрации документа и датой его получения в воинской части.
В воинскую часть информация часто поступает и в виде телефонограмм, которые записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. О принятых телефонограммах дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге.
Первичная обработка входящих документов заканчивается сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые.
В приказе МЧС РФ № 120 , которым руководствуется делопроизводитель воинской части 01630, говорится о том, что командиром воинской части должен утверждаться перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции.
В воинской части 01630 такой перечень отсутствует, что является нарушением действующих норм и правил ведения документооборота.
На поступившие регистрируемые документы, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа, проставляется отметка о поступлении, на которой указаны дата поступления, порядковый учетный номер и количество листов.
Зарегистрированные документы передаются командиру части для рассмотрения и резолюции дважды в день, в определенные часы. Рассмотренные документы возвращаются в строевую часть, где делопроизводитель снимает копии и, согласно резолюции командира, передает на исполнение в структурные подразделения (исполнителям). Копии отдаются под роспись на оригинале документа, который подшивается в дело. Это противоречит ГСДОУ, т.к. оригинал должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.
Указания командира в виде резолюции на документе должны заноситься делопроизводителем в регистрационный журнал для взятия документа на контроль.
В воинской части контроль исполнения указаний командира не производится. Соответственно, регистрационный журнал для взятия документа на контроль, отсутствует. Это можно квалифицировать как грубое нарушение существующих нормативных актов.
После завершения работы над документом, на нем ставится отметка о направлении в дело. Документ вместе с копией ответа передается в строевую часть для подшивки в дело.

2.3. Порядок работы с исходящими документами

Исходящей документацией являются документы, разработанные и созданные соответствующими работниками организации, и предназначенные для передачи в другие организации или учреждения, то есть за ее пределы.
Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или нетребующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.
Отправление исходящей документации за пределы войсковой части осуществляется теми же способами, что и получение входящих документов – почта, факсимильная связь, телефонограммы и т.д.
Работа с исходящими документами в воинской части 01630, как инициативными, так и ответными, включает следующие этапы:
1. На первом этапе исполнитель подготавливает проект документа. Для чего собирает информацию по теме, изучает нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, изучает и анализирует ранее изданные документы войсковой части, обрабатывает необходимую информацию. Затем составляет черновой документ. После необходимых доработок черновика исполнитель оформляет проект документа. Необходимо отметить, что проект документа создается в электронном виде, затем распечатывается на принтере и передается на согласование. При этом реквизиты, определяющие юридическую силу документа, а также отражающие его движение, проставляются от руки (личная подпись, визы согласования, регистрационный номер и дата документа).
2. Далее подготовленный проект документа согласовывается с руководителями структурных подразделений, принимающих участие в разработке данного документа.
3. На третьем этапе согласованный документ дополняется всеми необходимыми реквизитами, соответствующими ГОСТам и оформляется в двух экземплярах: один на отправку, второй для подшивки в дело, за исключением факсов и телефонограмм. Они составляются в одном экземпляре.
4. После этого документ визируется составителем.
5. Далее документ, вместе с приложениями, передается на подпись командиру.
6. После утверждения исходящий документ передают в строевую часть для регистрации и отправки.
Перед отправкой делопроизводитель проверяет правильность оформления документа, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов.
Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим (входящим) документом в дело и на копии ставят отметку об исполнении.

2.4. Организационно – распорядительная документация

В любой организации, как бы она ни была мала, среди многочисленного разнообразия видов документов, применяемых в управлении, особое место занимает организационно-распорядительная документация.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа определяется следующим образом: « Вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц» .
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по функциям, исходя из которых, их можно классифицировать на четыре группы:
– организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
– распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
– информационно-справочная документация (письма, телеграммы, факсы, акты, протоколы, отчеты и др.);
– документация по личному составу (заявления, трудовые договоры, характеристики, личные карточки, учетные формы и др.)
Организационно-распорядительные документы являются наиболее распространенным, многочисленным видом документации. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность заключается в разработке и последующей реализации управленческих решений, документируемых в организационно-распорядительных документах и, прежде всего, в таких видах документов, как приказ и письмо.
В воинской части 01630 самым распространенным видом организационно-распорядительных документов являются приказы командира, которые подразделяются по двум основным видам деятельности:
– приказы командира по строевой части (см. Приложение 2);
– приказы командира по основной деятельности (см. Приложение 3).
Приказ (решение) принимается командиром лично на основе принципа единоначалия, однако на основе предложений соответствующих должностных лиц в установленном порядке.
Например, к приказам командира по основной деятельности относится приказ об организации стрельб.
За 7-10 дней до проведения стрельб командир заслушивает своих заместителей и должностных лиц по видам деятельности, подготовительной и организационной работе, по видам обеспечения занятий (начальника ракетно-артиллерийской службы – о количестве боеприпасов, начальника автомобильной службы – о расчете автотранспорта для перевозки личного состава и т.д.). После принятия командиром решения, начальник штаба готовит проект приказа. После подписания проекта приказа командиром, документ передается в строевую часть делопроизводителю для регистрации и доведения до исполнителей, для чего делаются выписки из приказа за подписью начальника строевого отделения.
Приказы командира по личному составу подготавливаются на основании рапортов командиров подразделений по различным аспектам перемещения личного состава. Делопроизводитель готовит проект приказа и передает на подпись командиру. На основании подписанного приказа выдаются командировочные и отпускные удостоверения, направления в лечебные заведения и т. п.
Эти виды документов так же, как исходящие и внутренние, изначально создают в электронном виде, затем распечатывают на принтере. В дальнейшем работа с ними происходит в бумажном виде.

2.5. Порядок работы с внутренними документами

Внутренней документацией являются документы, разработанные внутри предприятия или организации и предназначенные для решения внутренних, локальных задач.
Внутренний документопоток составляют документы, не выходящие за пределы организации. Происхождение документов совпадает со сферой их применения: они создаются и обеспечивают целенаправленное решение управ-ленческих задач в пределах одного учреждения, организации.
К внутренним, прежде всего относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и т. д. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д.
Основу управленческой деятельности воинской части, как и любой другой юридически самостоятельной организации, в мирное время составляют внутренние документы. В военное время и в особый период, ведение документооборота будет сопряжено с выполнением мероприятий по обеспечению режима секретности, скрытого управления войсками и будет регламентироваться другими нормативными документами (кодировочные таблицы, закрытые каналы связи, шифротелеграммы).
В воинской части работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформления организуется так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения движение внутренних документов совпадает с движением входящей документации.
Работа с этим видом документов начинается с подготовки исполнителем чернового варианта текста документа в электронном виде. Исполнитель назначается по распоряжению командира части, в инициативном порядке, или во исполнение ранее полученного документа, приказа.
При подготовке чернового варианта ответственный исполнитель определяет общий порядок исполнения и распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над проектом документа.
Далее предварительный вариант редактируют и корректируют с целью выявления и устранения всевозможных ошибок.
В случае, если в содержании документа есть поручения должностным лицам или структурным подразделениям, уточненный вариант текста документа согласовывается.
После согласования проект документа передается на оформление, которое производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 и Типовой инструкцией по делопроизводству . Правильность оформления контролирует ответственный исполнитель.
Правильно оформленный проект документа передается в строевую часть делопроизводителю для представления на утверждение командиру части.
Подписанный документ регистрируют и передают конкретному исполнителю. В случае необходимости (несколько исполнителей) делаются копии и передаются соответствующим должностным лицам под роспись на обороте последнего листа оригинала документа, который в свою очередь подшивается в дело.
Сразу после регистрации, внутренний документ, не требующий исполнения (например, акт), также подшивается в дело.
В соответствии с ГСДОУ , переданные на исполнение внутренние документы должны ставиться на контроль. В воинской части контроль исполнения документов отсутствует, что является грубым нарушением принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

2.6. Регистрация документов

Движение документов любого вида (входящих, исходящих, внутренних) сопровождается их регистрацией. Эта процедура обязательна для всех документов, «требующих учета, исполнения и использования в справочных целях» , т.е. регистрации подлежат все организационно-распорядительные, бухгалтерские, финансовые, кадровые и др. документы.
Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т. е. документы должны быть зарегистрированы.
Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля исполнения документов.
Регистрация придает документу юридическую силу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.
Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения.
Правила организации регистрации описаны в ГСДОУ и Типовой инструкции по делопроизводству.
В воинской части 01630 все документы регистрируются централизованно, в строевой части, делопроизводителем. Поступающие документы регистрируют в день их поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое, он вторично не регистрируется, т.е. документы в воинской части регистрируют один раз.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются в разные регистрационные журналы с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационные номера присваиваются в пределах календарного года. Следует отметить, что журнальная форма регистрации уже устарела, так как она затрудняет контроль исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.
Входящие документы регистрируются в день их поступления. Штамп о поступлении проставляется на лицевой стороне первого листа, в правом нижнем углу, в котором отмечается дата поступления, номер, присвоенный документу при его поступлении в часть и количество листов.
Данные входящего документа заносятся в «Журнал регистрации входящих документов» (табл.1).
Таблица 1
Форма журнала регистрации входящих документов воинской части 01630
Порядковый учетный номер Номер поступившего доку-мента и дата Откуда поступил документ Краткое содержание документа Кол-во листов, номера экземпляров Кому направ-лен на испол-нение, дата и роспись ис-полнителя Расписка принявшего документ обратно и дата Отметка о подшивке, возврате или унич-тожении Примечание
1 2 3 4 5 6 7 8 9

Правильно оформленные исходящие документы регистрируются в день их подписания. Регистрация производится путем простановки штампа, или на электронном, формализовано – типовом бланке с реквизитами войсковой части и внесения справочных данных о документе в «Журнал регистрации исходящих документов» (табл.2). Регистрируются также все приложения к документу и сопроводительный лист.
Таблица 2
Форма журнала регистрации исходящих документов воинской части 01630
Дата, индекс документа Куда направлен документ Краткое содержание, кем подписан документ Кол-во листов основного документа и приложения Ф.И.О.
Исполнителя Отметка о подшивке в дело копии документа Примечание
1 2 3 4 5 6 7

Регистрация внутренних документов производится в зависимости от вида документа, его содержания или автора. Например отдельно регистрируются приказы командира по строевой части, приказы командира по личному составу. Форма журналов для всех групп внутренних документов идентична и выглядит следующим образом (табл.3):
Таблица 3
Форма журнала регистрации внутренних документов воинской части 01630
Номер и дата документа Наименование документа (или от кого поступил, кому адресован) Количество листов документа Отметка о подшивке в дело Примечание
1 2 3 4 5

Регистрационные номера внутренним документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы, в хронологическом порядке.
Регистрация документов является первой ступенью в процессе контроля над исполнением документов, являясь основой для всей последующей процедуры контроля.
2.7. Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов, решений и заданий является неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления.
Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов
Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Различают два направления контрольной деятельности:
– контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов;
– контроль за сроками исполнения документов.
Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно – распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций – с даты их поступления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дается перечень типовых сроков исполнения документов, который используют при составлении инструкции по делопроизводству. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации.
В воинской части функция по контролю исполнения документов отсутствует, не ведется, соответственно, и «Журнал контроля исполнения документов». Это снижает эффективность управленческой деятельности и зачастую приводит к срыву, либо несвоевременному выполнению поставленных задач, а также является грубым нарушением ГСДОУ .

2.8. Номенклатура дел

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке; классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную, индивидуальную.
Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.
Индивидуальная номенклатура дел – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.
Основное требование к номенклатуре – охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.
Номенклатура дел в воинской части 01630 составляется делопроизводителем в соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления , Основными правилами работы ведомственных архивов , Перечнем документов с указанием сроков хранения . Согласно ГСДОУ в нее включены заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы части. Номенклатура дел подписывается начальником строевого отделения и утверждается командиром части (см. Приложение 4).
Номенклатура воинской части 01630 представляет собой таблицу из семи граф: индекс дела, заголовок дела, количество томов, дата начала и окончания дела, количество листов, срок хранения, статья перечня, примечание (табл. 4).
Таблица 4
Форма заполнения номенклатуры дел воинской части 01630
Индекс дела Заголовок дела Кол-во (дел) томов Дата начала и окончания дела Кол-во листов Срок хранения, статья перечня Примечание
1 2 3 4 5 6 7

В первой графе проставляется индекс дела, который включен в номенклатуру. В индекс дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения.
Во второй графе указывается название заголовков дел.
Третья графа заполняется по окончанию делопроизводственного года, так как дело может составлять несколько томов, и данные об этом можно получить только после окончания дела.
В четвертой графе указываются даты начала и окончания дела. Датой начала дела является дата первого включенного в него документа, соответственно дата окончания дела – дата регистрации последнего документа, включенного в дело.
На основании заверительной надписи дела в пятой графе указывается количество листов в деле.
В шестой графе указывают сроки хранения конкретного дела, делая ссылку на номера статей перечня документов со сроками их хранения.
В графе «примечания», в течение действия номенклатуры дел, отмечаются такие сведения как: заведение новых дел, о переходящих делах, о передаче дел в архив, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д.
На случай заведения непредусмотренных заранее в номенклатуре дел, в конце каждого раздела оставляют резервные номера.
В конце года в номенклатуре составляется итоговая запись о количестве дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и сроком хранения до 10 лет, а так же о делах переходящих на следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и указывается дата составления.

2.9. Формирование дел

После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки, т.е. в дела.
Дело – это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное распределение документов в дела – важная задача. Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела.
ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов.
В воинской части 01630 дела формируются и хранятся согласно ГСДОУ – централизованно, по месту регистрации документов, т.е. в строевой части.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: исполненные документы распределяют и раскладывают в дела (обязательно проверяют наличие подписей на документах и их приложениях, наличие регистрационного номера и даты, списание документа «в дело»). Внутри дел документы располагают в определенной последовательности, затем оформляются обложки дел.
Дела в воинской части формируются с начала года. На каждое указанное дело в номенклатуре заводится отдельная папка-скоросшиватель.
В дела помещаются только исполненные документы в одном экземпляре. Приложения и дополнительные материалы подшиваются вместе с документами, к которым они относятся, независимо от даты их утверждения. В дела подшиваются документы одного календарного года.
Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам направления в возрастающем порядке), кроме приказов командира по строевой части и по личному составу, которые располагаются в нумерационном порядке.
Распорядительные документы формируются в дела по видам. Внутри дел они располагаются вместе с приложениями, относящимися к ним.
Поручения вышестоящих организаций, а так же документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года. Документы располагаются в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается сразу после документа-запроса.
Листы документов, оформленные в дела, нумеруются карандашом в правом верхнем углу.
Для каждого дела составляется внутренняя опись документов, которую помещают в начале дела. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

2.10. Подготовка документов к архивному хранению

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов – это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:
– экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;
– оформление дел;
– составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения;
– обеспечение их сохранности;
– передачу дел в архив организации.
В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 экспертиза ценности – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. В задачу экспертизы входит охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.
Критериями оценки документов являются характеристики источника происхождения документа, его содержание и внешние особенности.
Для проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом ее руководителя создают экспертную комиссию. Основными задачами экспертной комиссии являются – организация и проведение:
– экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
– экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
– отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив .
Экспертизу ценности документов осуществляют ежегодно работники службы ДОУ совместно с экспертной комиссией организации под методическим руководством архива.
Целью проведения экспертизы — является освобождение структурных подразделений организации от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям.
В структурных подразделениях:
– отбирают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;
– выделяют к уничтожению дела за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяют качество и полноту номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляют архивные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В воинской части такой важный этап в документообороте, как экспертиза ценности документов, не существует. Отсутствует и экспертная комиссия, соответственно нет в части и основного документа, регламентирующего деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов – Положения о постоянно действующей экспертной комиссии . Но частично функции экспертной комиссии все же выполняются, их осуществляет делопроизводитель, который:
– организовывает ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
– подготавливает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению (см. Приложение 5);
– производит опись дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.
Описи и акты, без рассмотрения экспертной комиссии, передают на утверждение командиру части.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, оформляют, составляют опись в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.
Оформление дела – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и т.д.).
Оформлением дел в воинской части занимается делопроизводитель. Дела с различными сроками хранения оформляются по-разному. Дела временного хранения (до 10 лет) остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и хранятся в строевой части. Эти дела используют в справочной работе.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляются полностью. Их помещают в твердую обложку (картонную) и прошивают прочной ниткой на три-четыре прокола. Все листы внутри дела нумеруют простым карандашом в правом верхнем углу. Составляется лист заверительной надписи, который не нумеруется. Он располагается в конце дела. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью число пронумерованных листов дела и через знак «+» – число листов внутренней описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов дела и располагаются в начале дела. Согласно ГОСТ Р 51141-98 внутренняя опись содержит сведения о документах дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
После прошивки документов и нумерации листов оформляется обложка дела.
В верхней части указывается название организации, название вышестоящей организации и структурного подразделения.
В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре (он будет служить адресом хранения дела).
Затем переносится заголовок, соответствующий номенклатуре дел.
Ниже указывается дата дела, которая показывает временной период группировки документов в данном деле. Дата дела – это крайние даты документов, т. е. даты регистрации (составления, подписания) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Внизу обложки указывается срок хранения дела.
На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

2.11. Организация хранения дел в воинской части 01630

Когда дела сформированы (закончены), их в течение определенного времени хранят по месту формирования в структурных подразделениях до передачи в архив организации, где должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела размещают в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках.
Данные рекомендации в воинской части 01630 не соблюдаются.
Специального или приспособленного помещения под архив в части не предусмотрено. Дела хранятся в отделе строевой части в хаотичном порядке в антресолях, в рабочих столах, в неприспособленных шкафах (стеклянные двери, отсутствие дверей), что является грубым нарушением ГСДОУ, где сказано, что «Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.»
Каких либо мер, ограничивающих физический доступ, также не предусмотрено (отсутствие замков и запоров на дверцах шкафов, столов, антресолей).
Контроль выдачи документов или дел из «архива» должным образом не ведется. Они выдаются без записи о получении и без отслеживания движения. В результате это может привести, а зачастую и приводит, к утере документа или к долгим выяснениям его движения по части или ее структурным подразделениям.
Таким образом, в воинской части 01630 можно констатировать отсутствие не только архива, как такового, но и отсутствие элементарных условий, обеспечивающих сохранность архивных документов. Это противоречит Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.
В результате анализа системы документационного обеспечения управления воинской части 01630 были выявлены следующие недостатки и нарушения:
1. Отсутствие ряда организационных документов и нормативных актов.
– Положение о службе делопроизводства;
– Должностная инструкция делопроизводителя;
– Положение об экспертной комиссии.
2. Ненадлежащее выполнение требований инструкции по делопроизводству. Это является самостоятельным недостатком, который определяется следующими нарушениями в ее исполнении, отсутствием:
– контроля исполнения и выдачи документов;
– экспертизы ценности документов;
– архива;
– обеспечения сохранности дел.
3. Выявлены недостатки в технологии работы с документами:
– отсутствие перечня нерегистрируемой документации;
– отсутствие документального подтверждения недостающих документов при обработке входящей корреспонденции;
– неэффективность журнальной формы регистрации документов.
Необходимость устранения данных недостатков очевидна, поскольку повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и организациях, а в данном случае войсковой части, делопроизводство, т.е. только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630

3.1. Рекомендации по исправлению существующих нарушений в системе документационного обеспечения воинской части 01630

В результате изучения и анализа организации документооборота в воинской части 01630 было выявлено, что в делопроизводственном процессе, включающем оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную работу, имеются нарушения и недостатки. Выявлено также отсутствие необходимых нормативно-методических документов.
По итогам анализа, изучения документооборота этой части, руководящему составу были даны рекомендации по устранению обнаруженных недостатков и предложения по совершенствованию документооборота.
В ходе исследования было обнаружено отсутствие необходимых организационных документов, таких как Положение о службе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников.
Организационное обеспечение деятельности службы делопроизводства – обязательное условие ее успешного функционирования. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение, необходима разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения. Регламентация в организационных вопросах традиционно достигается путем создания и утверждения таких документов, как положения о
структурных подразделениях и должностные инструкции работников подразделений.
Таким образом, для эффективного механизма управления деятельностью воинской части и полноценного функционирования системы управления документами части предлагаются следующие пути решения выявленных проблем:
1. В связи с тем, что Положение о службе делопроизводства относится к числу важнейших организационных документов, где закрепляется правовой статус работников службы делопроизводства, руководящему составу войсковой части была доведена значимость наличия этого Положения и были обозначены пути разработки данного документа.
Положение о службе делопроизводства разрабатывается на основе типовых, которые содержат максимальный набор функций службы и с учетом требований Государственной системы документационного обеспечения управления.
Текст Положения должен включать следующие основные разделы:
– Общие положения. Здесь определяется правовой статус структурного подразделения, его подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности руководителя структурного подразделения, квалификационные требования, предъявляемые к руководителю, порядок замещения в период его отсутствия. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должно руководствоваться структурное подразделение в своей деятельности.
– Основные задачи. Здесь излагаются направления деятельности данного структурного подразделения.
– Функции. Перечисляются конкретные виды производственно-хозяйственной деятельности, закрепленные за данным структурным подразделением.
– Права и обязанности. Указываются права структурного подразделения, необходимые для выполнения возложенных на него функций, и обязанности, которые структурные подразделения выполняют по отношению к другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
– Ответственность. Устанавливается в соответствии с действующим законодательством ответственность руководителя структурного подразделения за несвоевременное и некачественное выполнение структурным подразделением возложенных на него функций, неиспользование предоставленных прав.
– Взаимоотношения, связи. Определяются служебные взаимоотношения структурного подразделения с другими подразделениями предприятия и сторонними организациями по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д.
– Организация работы. Определяется порядок деятельности структурного подразделения, организации контроля и проверки деятельности подразделения, его реорганизации и ликвидации.
Положение оформляется на бланке, с изложением текста от третьего лица единственного или множественного числа.
Положение утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом)
Текст Положения должен быть подписан руководителем структурного подразделения, при необходимости текст Положения согласовывается с заинтересованными должностными лицами (руководитель кадровой службы, юрисконсульт и т.п.).
Положение должно быть зарегистрировано в учетной форме.
Работники структурного подразделения должны быть ознакомлены с Положением под расписку посредством оформления виз ознакомления (с простановкой даты ознакомления от руки). Проект Положения о службе делопроизводства представлен в приложении (см. Приложение 6).
2. Отсутствие в войсковой части такого важного документа как должностная инструкция, также отрицательно сказывается на деятельности делопроизводственной службы – строевой части. Значимость этого документа велика и актуальна, поскольку его наличие является важнейшей предпосылкой рациональной организации деятельности каждого сотрудника организации.
Начальнику строевой части рекомендуется разработать должностные инструкции для каждого работника отдела, основываясь на том, что должностная инструкция является средством управления и выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Более того, она позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника службы.
Кроме того, предлагается проект должностной инструкции, специально разработанный для делопроизводителя данной части (см. Приложение 7), а также методические рекомендации по разработке должностных инструкций для остальных сотрудников строевой части.
Структура текста должностной инструкции должна включать следующие разделы:
– Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист, в своей деятельности.
– Функции. Определяются направления деятельности специалиста.
– Должностные обязанности. Здесь перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе – руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет и т.д.
– Права. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.
– Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.
– Взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и представления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документа.
В соответствии с примерной структурой текста должностной инструкции для работников службы документационного обеспечения управления, приведенной в ГСДОУ, начальнику строевой части рекомендовано включить в должностную инструкцию раздел «Оценка деятельности ». В этом разделе должны быть перечислены критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями будут являться качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.
Внесение в инструкцию данного раздела обусловлено тем, что сотрудники строевой части не в полной мере выполняют свои должностные обязанности.
Должностная инструкция, также как и Положение о службе делопроизводства, должна оформляться на бланке и регистрироваться в учетной форме. Текст должностной инструкции подписывается руководителем структурного подразделения, а утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При необходимости текст должностной инструкции согласовывается с заинтересованными должностными лицами (руководитель кадровой службы, юрисконсульт и т.п.). Работники организации должны быть ознакомлены с должностной инструкцией под расписку посредством оформления виз ознакомления (с простановкой даты ознакомления от руки).
В связи с тем, что делопроизводитель организует полностью всю работу по документообороту в воинской части 01630, к его профессиональной подготовке должны предъявляться повышенные требования . Для этого рекомендуется внести в инструкцию такой пункт, в котором будут перечислены квалификационные требования.
3. Неисполнение требований инструкции по делопроизводству является существенным самостоятельным недостатком, который образуется нарушениями в ее исполнении, такими, как: отсутствие контроля исполнения и выдачи документов; экспертизы ценности документов; отсутствие архива (обеспечение сохранности дел).
Для того, чтобы устранить этот недостаток, руководящему составу войсковой части следует усилить контроль за деятельностью строевой части и ликвидировать нижеуказанные нарушения:
– Контроль исполнения документов. В воинской части контролю исполнения документов особого значения не придают, хотя контроль является обязательной функцией аппарата управления и важнейшей составляющей процесса документационного обеспечения деятельности любого предприятия. В связи с этим, руководству воинской части предлагается отнестись более ответственно к исполнению Приказа МЧС РФ № 120 от 7 марта 2003 года, где сказано, что «обязательному контролю подлежат все служебные документы» и «ответственные сотрудники обязаны постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения». В соответствии с этим, предлагается «приказом командира по основной деятельности» назначить ответственное лицо по контролю своевременного и качественного исполнения служебных документов, под роспись об ознакомлении. При этом необходимо внесение данного пункта, об осуществлении контрольных функций, в должностную инструкцию в раздел «должностные обязанности». Рекомендуется также указать и виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение своих должностных обязанностей.
Ответственному лицу, за контроль исполнения документов, рекомендуется организовать работу в этом направлении с помощью ручной сроковой картотеки.
Для этого необходимы регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями, где тридцать один разделитель это числа месяца, а за тридцать второй разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. За несколько дней до конца месяца эти карточки расставляются по числам нового месяца. Перед первым разделителем ставят карточки с просроченным сроком исполнения, где они находятся до тех пор, пока не укажут новый, продленный срок исполнения.
Полностью зарегистрировав документы, расставляются карточки по срокам их исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число, на которое документ должен быть исполнен. Можно на отдельные карточки выписывать и все пункты распорядительных документов, также устные поручения руководства.
Таким образом, по сроковой картотеке можно контролировать, что и на какой день должно быть исполнено.
В случае, если необходимо изъять документ из дела для временного
пользования, делопроизводителю, в целях контроля выдачи документов, рекомендуется разработать лист – заместитель (рис.2).

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № __________от _______, поступивший из _______________________
по вопросу ____________________________________________________________
выдан по распоряжению руководителя на _________________________________
Дата выдачи ________________
Кому ________________________________________________________________
Выдал ___________________________ получил ____________________________

Рис 2. Оформление листа – заместителя
Если же требуется выдать дело целиком, карту – заместитель, где будет указываться номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов
(рис. 3). Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело __________________________________________________________________
номер и заголовок
Опись _________________________________________________________________
номер и название

Выдано ________________________________________________________________
дата выдачи, кому выдано

во временное пользование до _____________________________________________
дата возврата

Наименование должности
сотрудника, выдавшего дело _____________________________________________________
подпись, расшифровка подписи

Рис. 3. Оформление карты – заместителя дела
– Экспертиза ценности документов. Несмотря на богатый исторический опыт и существование в воинской части системы управления документами, до настоящего времени в ее организации отсутствует экспертиза ценности документов.
Для устранения этого недостатка рекомендуется создать приказом командира части экспертную комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав комиссии необходимо включить лицо, ответственное за архив.
Деятельность экспертной комиссии следует регламентировать Положением об экспертной комиссии воинской части 01630, для разработки которого рекомендуется воспользоваться примерным положением, разработанным Росархивом. Проект Положения об экспертной комиссии воинской части 01630 представлен в приложении (см. Приложение 8).
В своей работе экспертная комиссия должна руководствоваться Федеральным законом, Положением об архивном фонде Российской Федерации, приказами Федеральной архивной службы России, нормативно-методическими документами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.
– Архив и хранение документов. В воинской части 01630, в результате анализа, было обнаружено не только отсутствие архива, но и условий, обеспечивающих сохранность документов. Это отрицательно сказывается на работе с документами прошлых лет, для поиска конкретного документа требуются значительные временные затраты.
Документы, подлежащие постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), должны находиться в определенных условиях, обеспечивающих их защиту от вредных воздействий окружающей среды, повреждений утраты.
Для решения этой проблемы, руководству воинской части предлагается создать специальное структурное подразделение – архив, которое будет осуществлять хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. Необходимо также приобрести оборудование специального помещения для хранения документов, где будет возможно соблюдать соответствующий световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический и охранный режим.
4. Ввиду того, что в воинской части 01630 отсутствует перечень нерегистрируемой документации, делопроизводителю предлагается специально разработанный перечень для части с учетом анализа входящей документации и согласно приказа , которым руководствуется делопроизводитель в своей деятельности (см. Приложение 9).
5. Рассмотрев процесс регистрации документации в воинской части, было отмечено, что использование журнальной формы регистрации неэффективно, в связи с тем, что данная форма регистрации затрудняет контроль исполнения документов и требует много времени для проведения справочной работы по ним.
Для совершенствования данного этапа работы с документами, делопроизводителю воинской части предлагается перейти на более удобную карточную форму регистрации (рис. 4). Регистрационные графы в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных различий не имеют. Эта форма удобна еще и тем, что сегодня регистрационно-контрольные карточки (РКК) изготавливаются с помощью компьютера. Их можно печатать в нескольких экземплярах, что дает возможность создавать несколько справочных картотек (деятельность, корреспонденты, виды документов и т.п.) и контрольную картотеку.
Следует также отметить, что в необходимых случаях, вызванных спецификой деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Распо¬ложение реквизитов не регламентировано.
Применение карточек для регистрации заметно повысит возможность оперативного нахождения документа или группы документов и одновременно сократит трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Помимо этого регистрационно-контрольные карточки используются при организации контроля исполнения документов, что является необходимостью в виду отсутствия в войсковой части функции контроля исполнения документов, т.е. регистрационно-контрольные карточки будут способствовать осуществлению данной функции.
Предлагается следующая форма регистрационно-контрольной карточки (рис. 4):

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент ____________________________________________

Дата поступления и индекс документа
00.00.200___. № __________
Дата и индекс документа
00.00.200__. №____________
Краткое содержание _____________________________________________________

Резолюция или кому направлен документ __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Срок_______________________

Отметка об исполнении документа
В дело №_____ Дата исполнения 00.00.200__.

Рис. 4. Форма регистрационно-контрольной карточки

6. В некоторых случаях отсутствия документов в конвертах или бандеролях может приводить к конфликтным ситуациям, поэтому делопроизводителю воинской части 01630, рекомендуется факт отсутствия наиболее важных документов подтверждать составлением акта в двух экземплярах. Один экземпляр оставлять в службе делопроизводства, а второй экземпляр высылать для информации в организацию – отправителю корреспонденции. Форма акта указана в приложении (см. Приложение 10).
3.2. Совершенствование документационного обеспечения управления воинской части 01630 на основе автоматизации

Эффективность документационного обеспечения управления в значительной степени влияет на успешность протекания управленческих процессов. Как следствие возникает необходимость совершенствования форм и методов работы с документами. Одним из наиболее эффективных способов совершенствования любого процесса, в том числе связанного с обработкой документов, является его автоматизация.
Автоматизированная система делопроизводства учреждения, организации, предприятия, фирмы должна строиться на основе существующих схем работы с документами и, конечно же, в целях достижения наилучших результатов. Обычно система автоматизации делопроизводства состоит из нескольких модулей (частей), каждый из которых может устанавливаться отдельно:
– система регистрации документов и контроля исполнения;
– система организации движения документов внутри организации (модуль маршрутизации);
– система архивного хранения документов.
На сегодняшний день существует три основных способа, которые могут решить задачи автоматизации делопроизводства.
– разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства;
– инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства;
– настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.
Разработка оригинальной системы автоматизации делопроизводства подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом максимально учитываются особенности этой организации, что делает новую систему удобной в использовании.
Инсталляция типовой системы автоматизации делопроизводства является полной противоположностью разработке оригинальной системы. Компании – производители систем автоматизации делопроизводства разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, внедряются в минимальные сроки.
Настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства является промежуточным между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций, а с другой – данная система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации.
Очень трудно сделать вывод о том, какой же способ наиболее эффективен. Необходимо тщательно оценить достоинства и недостатки всех трех способов с учетом особенностей автоматизируемой деятельности и выбрать наиболее подходящие средства автоматизации, исходя из функциональных потребностей и материально-финансового обеспечения.
Для оптимизации системы документооборота, исходя из имеющейся оргтехники и специфики решаемых управленческих задач, для войсковой части наиболее эффективным будет являться настройка инструментальных средств автоматизации делопроизводства.
Существуют различные инструментальные средства, с помощью которых можно решить следующие задачи делопроизводства (табл. 5):

Таблица 5
Инструментальные средства и их функции
Задачи делопроизводства Инструментальные средства
Документирование Традиционные средства подготовки документов (текстовые и табличные процессоры, средства работы с графикой и т. п.)
Специализированные средства (встроенные редакторы и т. п.)
Организация документооборота Электронная почта
Системы обеспечения групповой работы
Системы управления деловыми процессами
Организация хранения Системы управления базами данных
Системы управления документами
Системы обеспечения групповой работы

Основными критериями выбора системы автоматизации документооборота в войсковой части должны быть следующие:
– на каких технических платформах работает система и как это согласуется с характером решаемых частью задач.
– на какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в части;
– какова организация распределения, хранения и обмена документами между Северо-Западным центром МЧС России и войсковой частью 01630, эффективность сетевого взаимодействия;
– определиться с финансовыми затратами .
– численность личного состава, наличие структурных подразделений, специфика боевой подготовки;
– уровень оснащенности современной оргтехникой и наличие подготовленных специалистов, подключение рабочих мест должностных лиц к локальной сети;
– организационно-штатная структура управления, механизм принятия управленческих решений;
– опыта и традиций работы, сложившейся в практике документооборота.
При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.
В результате внедрения полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов, но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое .
При этом системы автоматизированного делопроизводства должны осуществлять передачу и прием внутренних документов в электронном виде с компьютера на компьютер в локальной сети, а входящие и исходящие с помощью электронной почты и сети Интернет.
Компьютерная локальная сеть, объединяющая несколько компьютеров, расположенных внутри организации, позволяет руководителю обращаться к документам секретаря, бухгалтера и других специалистов, выводить эти документы на экран, обмениваться информацией с сотрудниками организации. Исходя из этого, системы автоматизированного делопроизводства должны предоставлять следующие возможности:
1. ввод, подготовку и редактирование документов;
2. составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти ПК;
3. осуществление регистрации документов;
4. осуществление контроля исполнения документов;
5. списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
6. хранение и поиск документов;
7. обмен документами с руководством и сотрудниками;
8. пересылка документов, формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправка документов с помощью систем электронной почты .
Основные принципы использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) можно рассмотреть на примере системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система построена на принципах традиционных отечественных технологий делопроизводства, полностью соответствует нормативным требованиям к документационному обеспечению управленческой деятельности в организациях различных организационно-правовых форм. Она поддерживает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до его списания в дело и передаче в архив.
Сотрудники организации, непосредственно работающие в системе с документами, так называемые пользователями, выполняют технологические функции, вводя данные о документах, их местонахождении и исполнении.
В свою очередь, специалисты информационно-технической службы организации выполняют функции администраторов системы: установку системы управления базы данных и системы автоматизации делопроизводства и документооборота на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.
В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки организации, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица – работники организации, являющиеся официальными участниками документооборота – корреспондентами и адресатами документов.
Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:
– получает данные о документах, направленных ему на обработку;
– выполняет необходимые действия;
– направляет документ для дальнейшей работы.
При этом автоматически фиксируется и накапливается информация о движении документов в организации.
При регистрации документа в системе автоматизации делопроизводства и документооборота создают электронную регистрационную карточку, с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображения).
Регистрационная карточка, выводимая на экране компьютера, аналогична традиционной, однако содержит значительно больше сведений о документе. Можно включить показатели в зависимости от специфики организации.
Основным достоинством использования электронной картотеки является однократность ввода повторяющейся информации и возможность использования одной информации в различных формах и базах данных.
При наличии в организации системы комплексной автоматизации делопроизводства данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги. В случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и в последствии пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер и номенклатура дел.
Затратив один раз время на создание списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
После регистрации регистрационная карта документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией – в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения регистрационной карточки и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.
Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов.
Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать процесс подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа могут его завизировать, высказать свои замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять электронная цифровая подпись должностного лица. С вступлением в силу закона об электронной подписи стало возможным «обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе» .
После подписания документа на основе регистрационной карточки проекта автоматически создается регистрационная карточка исходящего или внутреннего документа.
В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:
– единая регистрация всех документов организации путем создания регистрационных карточек;
– регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;
– ввод резолюций в регистрационные карточки и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
– пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
– контроль работниками службы ДОУ движения регистрационных карточек и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;
– контроль за своевременным и правильным исполнением документов;
– поиск документов по совокупности реквизитов регистрационных карточек текста прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;
– создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;
– составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;
– предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;
– хранение регистрационных карточек и электронных образов документов;
– списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;
– протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.
Также программные продукты способны выполнять функции архива электронных документов, а именно:
– принимать исполненные документы для формирования и оформления дел, или регистрировать самостоятельно дела и документы;
– по заданным параметрам проводить экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;
– вести учет архивных дел и документов и формировать основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;
– позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.
Развитие системы электронного документооборота, повышение информационной насыщенности решаемых задач, внедрение современных технологий требует повышения эффективности управления во всех звеньях, в том числе с помощью предлагаемого программного обеспечения.
Основными факторами эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения являются:
1. Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.
2. Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.
3. Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
4. Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.
Таким образом, исходя из решаемых строевой частью задач, объемов документооборота, руководству части 01630 рекомендуется: систему автоматизации делопроизводства «Дело», работающую на платформе Microsoft Windows® 2000 и SQL Server™ 2000, после незначительных адаптационных доработок, внедрить для использования в данной войсковой части, так как она эффективна в управлении и проста в обращении.
Итак, в первом параграфе данной главы, на основе анализа и изучения деятельности документационного обеспечения управления воинской части 01630, были предложены пути решения и устранения всех выявленных недостатков и нарушений в организации документооборота части.
В целях регламентации организационных вопросов работы службы делопроизводства и работы с документами были разработаны следующие акты:
– Положение о строевой части;
– должностная инструкция делопроизводителя;
Кроме этого, разработаны:
– список нерегистрируемой корреспонденции;
– акт об отсутствии документов в полученной корреспонденции.
Ввиду отсутствия экспертизы ценности документов в воинской части 01630, рекомендовано создание экспертной комиссии. Для регламентации ее деятельности предлагается специально разработанное Положение о постоянно действующей экспертной комиссии воинской части 01630.
Доработки требует также и методика ведения документооборота.
Для этого предлагается взамен менее эффективной журнальной формы регистрации документов перейти на более совершенную – регистрационно-контрольные карточки (далее РКК). Тем более, что с помощью РКК можно осуществлять функцию контроля за исполнением документов, которая в данной части отсутствует. Таким образом, введение РКК решает две проблемы:
– совершенствование формы регистрации документов;
– организацию контроля исполнения документов.
Для контроля выдачи документов и дел предлагается использовать лист-заместитель документа и карту – заместитель дела.
Для решения проблемы хранения законченных делопроизводством дел, рекомендовано создать архив, где будут обеспечены необходимые условия сохранности и использования архивных документов.
Во втором параграфе главы рекомендовано совершенствование документационного обеспечения управления с помощью внедрения системы автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело», поскольку она обеспечивает оптимальное соотношение «цена /производительность» и проста в эксплуатации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие документы в организациях или на предприятиях существуют для фиксации различной управленческой информации и являют собой инструмент реализации управленческих воздействий.
В соответствии с ГСДОУ «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации». Служба делопроизводства выполняет функции, связанные с разработкой норм и правил, совершенствованием форм и методов работы с документами, а также выполнением отдельных делопроизводственных операций в организации.
Правильная организация делопроизводства повышает эффективность системы управления предприятием. Следовательно, к управлению документами руководитель должен подходить точно так же, как и к организации других направлений деятельности организации, т.е. планировать, организовывать и осуществлять контроль. Руководитель организации должен знать основные положения нормативно-правовой базы в сфере ДОУ, общие правила документирования управленческой деятельности, работы с документами и создания системы управления документами организации. Это позволит ему своевременно и адекватно оценивать компетентность работников службы делопроизводства и четко формулировать требования с точки зрения эффективного руководства организацией в отношении задач и функций ДОУ.
В результате анализа документооборота воинской части 01630 было определено, что информационно – документационное обеспечение части нуждается в четко продуманной организации, так как от четкости, оперативности движения и обработки документов зависит скорость получения информации, необходимой для управленческой работы.
При изучении документационного обеспечения управления воинской части 01630 основное внимание уделялось таким важным вопросам, как:
– организация службы делопроизводства;
– технология работы с документами;
– подготовка документов к сдаче в архив;
– хранение документов.
Проведенный анализ организационного обеспечения деятельности службы делопроизводства, представленной, как указывалось выше, строевой частью, показал отсутствие нормативно-правовой базы, регламентирующей структуру, задачи и функции данной службы, организацию ее работы, права, обязанности и ответственность сотрудников строевой части.
В целях исключения данных нарушений были разработаны Положение о строевой части и должностная инструкция делопроизводителя воинской части 01630. Начальнику строевой части рекомендовано разработать должностные инструкций для каждого сотрудника службы.
В результате исследований обнаружены нарушения в технологии работы с документами, вследствие чего страдает система управления части в целом, понижается эффективность работы ее аппарата управления.
Среди недостатков в технологии работы с документами выделяются следующие:
– отсутствие функции контроля исполнения документов;
– отсутствие перечня нерегистрируемой документации;
– отсутствие документального подтверждения недостающих документов при обработке входящей корреспонденции;
– неэффективность журнальной формы регистрации документов.
Для устранения указанных недостатков рекомендовано:
– приказом командира назначить ответственное лицо по контролю исполнения служебных документов; внести в должностную инструкцию ответственного лица пункт об осуществлении контрольных функций, указав виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение его должностных обязанностей; организовать систему постановки документов на контроль и реализовать ведение контроля с помощью РКК;
– перейти с журнальной формы регистрации документов на более эффективную форму регистрации с помощью регистрационно-контрольных карточек;
– использовать специально разработанный для части «Перечень нерегистрируемой документации воинской части 01630»;
– использовать при первичной обработке, в случае необходимости, разработанный акт о недостающих документах входящей корреспонденции.
Изучение вопросов подготовки документов к последующему хранению и использованию позволило сделать вывод о том, что экспертиза ценности документов производится с нарушением нормативных актов.
Для проведения в воинской части работы по экспертизе ценности документов рекомендуется приказом командира создать экспертную комиссию. Для регламентации деятельности комиссии предлагается воспользоваться разработанным проектом Положения о постоянно действующей экспертной комиссии.
Руководящему составу воинской части рекомендуется обратить пристальное внимание на создание архива, как структурного подразделения части, поскольку от соблюдения установленных в наше время требований по созданию архивов во многом зависит будущая сохранность документации и возможность ее дальнейшего использования. Работа по созданию архива воинской части 01630 должна строиться в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» и существующим Российским законодательством в данной области.
В целях совершенствования и модернизации всей системы делопроизводства воинской части 01630, рекомендуется внедрение современной системы автоматизации документооборота и делопроизводства. Данные изменения по обработке документов позволят коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания воинской части, значительно повысить оперативность обработки документов, поднять работу службы делопроизводства воинской части на качественно новый уровень развития, что будет способствовать повышению ее производительности.
Проанализировав организацию работы с документами и обобщив полученную информацию о состоянии документационного обеспечения деятельности воинской части 01630, нельзя сделать однозначный вывод о том, что в части не ведется работа по информационно-документационному обеспечению, что у руководящего состава отсутствует заинтересованность в создании четкой организации службы делопроизводства. Тем не менее, для приведения службы делопроизводства в соответствие с требованиями нормативных правовых актов и реалиями сегодняшнего дня, необходимо провести комплекс кадровых, организационных и технических мероприятий.
Необходимо не только правильно подготавливать и оформлять документы, но и организовывать их рациональное движение, эффективное исполнение и использование в справочных целях в текущей деятельности части, а затем и хранение.
Знание функций управленческих документов, принципов и основных правил работы с документной информацией, а также возможностей и рисков применения в этой области современных автоматизированных технологий, поможет командиру части в планировании, организации и контроле за деятельностью службы документационного обеспечения управления в целях формирования системы управления документами предприятия.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники
1.1. Опубликованные

1. Федеральный закон «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» от 21.12.1994 № 68-ФЗ // СПС Консультант плюс.
2. Федеральный закон «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» от 22.08.1195 № 151-ФЗ // СПС Консультант плюс.
3. Федеральный закон «О гражданской обороне» от 12.02.1998 № 28-ФЗ // СПС Консультант плюс.
4. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ // СПС Консультант плюс.
5. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ // СПС Консультант плюс.
6. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ // СПС Консультант плюс.
7. Приказ МЧС РФ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России» от 27.12.2001 № 560. – М., 2001. – 59с.
8. Приказ МЧС РФ «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации ЧС, в составе или при органах исполнитель ной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России» от 07.03.2003 № 120. – М., 2003. – 46с.
9. Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002-2010гг.)» от 28.01.2002 № 65-ФЗ // СПС Консультант плюс.
10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения // СПС Консультант плюс.
11. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» // СПС Консультант плюс.
12. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // СПС Консультант плюс.
13. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993г.
№ 299.
14. Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988, 172 с.
15. Основные правила работы архивов организаций – М.: Росархив, 2002. – 152с.
16. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000. – 107с.
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности воинских частей войск гражданской обороны и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом МЧС РФ от 30.12.2004 № 630. – М., 2004. – 274с.
18. Приказ Росархива «Об утверждении примерных положений о дирекции, экспертно-методической комиссии государственного архива, центра хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа» от 10.05.1995 №32 // СПС Консультант плюс.
19. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. – М.: ВНИИДАД, 1998.
20. Общевоинские уставы Вооруженных Сил Российской Федерации. – М.: Издательство Эксмо, 2005. – 496с.
21. Боевой устав Войск ГО. – М., 1997. – 372с.

1.2. Неопубликованные
22. Директива МЧС России «О реорганизации отдельных частей и подразделений МЧС России» от 11.02.2000 № 23/398/15-р.
23. Приказ «Об организации боевой подготовки, служебной деятельности и внутреннем распорядке дня воинской части 01630» от 27.12.2007 № 214.

2. Литература

1. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. – 272с.
2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова., Г.А. Осичкина // Секретарское дело. – 1999.-№ 1. С.38-46.
3. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации / И.Л. Артамонова // Секретарское дело. – 1997.- №3. С.27-35.
4. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы / А.В. Бадьина // Делопроизводство. – 1999. – № 1. С.17-24.
5. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень / В.Д. Банасюкевич // Делопроизводство. – 2001. – № 1. С.9-17.
6. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов /В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. – 1998.- №3. С.19.
7. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности / Н.В. Басакина // Секретарское дело. – 2000. – №3.- С.39-52.
8. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие / М.И. Басаков. – 2-е изд. испр. и доп. – Ростов н/Д : Феникс, 2004. – 224с.
9. Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие / М.И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 480с.
10. Басаков М.И. Справочник секретаря – референта : Практическое пособие. / М.И. Баков. – 4-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д : Феникс, 2007. – 480с.
11. Березина Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Воронцова, Л. М. Лысенко.- 2-е изд. – СПб.: Питер, 2007.
12. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2001. – №1. С. 21-38.
13. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 1999. – №1. С.78.
14. Бобылева М.П. Подготовка номенклатуры дел организации в условиях использования элементов электронного документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007.- №1. С.6-15.
15. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В.Санкина. Под общ. Ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560с.
16. Васильева И.Н. Организация делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие. – 2-е изд./ И.Н.Васильева, Г.С. Желнинский. – М.: Вузовский учебник, 2004. – 272с.
17. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с.
18. Елпатьевская О.А. Воины – спасатели на Колпинской земле / О.А Елпатьевская // Мой район. – 2006. -№6. С.3-5.
19. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов / В.А Еремченко // Секретарское дело. – 2001. – №3. С.42-61.
20. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства, попытка анализа и классификации / О.А. Ефимова // Секретарское дело. – 2000.- №4. С.40.
21. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций / В.С. Иритикова // Секретарское дело. – 1998.- №3. С.42.
22. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства /
А. Казуто // Делопроизводство. – 1998.-№1. С.7-19.
23. Каменева Е.М. Все секреты регистрации документов / Е.М. Каменева //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №11. С.33-48.
24. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие./ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2007. – 364с.
25. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота / С. Короткий // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». – 2000. – №3. С.23-29.
26. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2000. – №1. С.33-41.
27. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 1997. – №1. С.19- 32.
28. Кузнецов С.Л. Методические рекомендации по организации хранения электронных документов / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2006.- №4. С.41-53.
29. С.Л. Программы автоматизации делопроизводства. Общий обзор / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2001.- №1. С.31-34.
30. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2000.- №4. С.43.
31. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 1999.- №4. С.12-22.
32. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002.- 360с.
33. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2002.- №1. С.4.
34. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2000.-№1. С.6.
35. Кузнецова Т.В. Секретарское дело / Кузнецова Т.В. – М., «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001.- 324с.
36. Кузнецова Т.В. Способы создания документов (документирования) и их развитие / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. – 2004.- №9. С.14.
37. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА – М., 2008. – 268с.
38. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях / М.В.Ларин // Экономика и жизнь. – 1999.- №4. С.18.
39. Ларин М.В. Электронные документы в управлении: Научн.- метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков; ВНИИДАД. – М., 2005. – 148с.
40. Максимович Г.Ю. Новые возможности автоматизации делопроизводства / Г.Ю. Максимович, А.М. Андреев // Секретарское дело. – 1999.- №4. С.31.
41. Митченко О.Ю. Форматы электронных документов, применяемых в управленческой деятельности / О.Ю. Митченко, О.И. Рысков // Секретарское дело. – 2004.- №10. С.20.
42. Овсяник В.А. Итоги деятельности Министерства по ЧС за 10 лет существования / В.А. Овсяник // Гражданская защита. – 2001.- №12. С.36-39.
43. Паневчик В.В. Делопроизводство: Учеб. пособие. / В.В. Паневчик. – 2-е изд., испр. и доп.– Мн.: Выш. шк., 2003. – 315с.
44. Подолина О.Г. Современное делопроизводство. Как определить срок хранения документа / О.Г. Подолина // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007.- №10. С.49-61.
45. Пындычук С.И. Войска гражданской обороны. Вчера, сегодня, завтра / С.И. Пындычук // Гражданская защита. – 2007.- №10. С.12-16.
46. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 160с.: ил. – (Серия «Современный офис-менеджмент»).
47. Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению / Л.В. Санкина // Трудовое право. – 2002. – №2. С.18.
48. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя / Л.В. Санкина // Секретарское дело. – 1998. – №2. С.29.
49. Симонов В.А. Гуманитарные операции Войск гражданской обороны / В.А. Симонов // Гражданская защита. – 2007.- №6. С.19-21.
50. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях) / А.Н. Сокова // Делопроизводство. – 2000. – № 1. С.38.
51. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве / А.Н. Сокова // Делопроизводство. – 2001. – № 1. С.27.
52. Тихонов В.И. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения / В.И. Тихонов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- №2. С.48.
53. Храмцовская Н.А. Новый архивный перечень научно-технических и производственных документов / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2007. – №11. С.22-26.
54. Храмцовская Н.А. Сроки хранения документов: тенденции происходящих перемен / Н.А. Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006.- №1. С.52.
55. Чуковенков А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». / А.Ю. Чуковенков, В.Ф. Янковая. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Велби; Проспект, 2005. – 216с.
56. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел / Н.В. Шатина // Секретарское дело. – 2000.- №1. С. 24.
57. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии / В.Ф. Янковая // Делопроизводство. – 2001.- №1. С.41.

3. Адреса Интернет – ресурсов

1. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» // Официальный сайт компании «Электронные офисные системы». [Электронный ресурс]. – http: //www.eos.ru.
2. Официальный сайт МЧС России. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.mchs.gov.ru.
3. Официальный сайт Северозападного Регионального центра МЧС России. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.szrc.mchs.gov.ru.
4. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации [от 08.11.2005 № 536]. – [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.garant.ru.

Приложение 1

Приложение 2

ПРИКАЗ
КОМАНДИРА ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ 01630
№ 96
28 мая 2007 г. г. Санкт – Петербург,
Колпино
(по строевой части)

§ 1

Командир войсковой части 01630
полковник В.В. Осипов
Начальник штаба войсковой части 01630
подполковник А.Р. Пушкин

Приложение 3
ВОЙСКОВАЯ ЧАСТЬ 01630

ПРИКАЗ

«___» ____________ 2007 г. г. Колпино № _____

О назначении пожарно-технической комиссии части.

В целях выполнения задач пожарной профилактики и выявления пожароопасных нарушений на объектах войсковой части на основании приложения № 7 Приказа МЧС РФ от 5 марта 1998г. № 152, приказываю:

1. Назначить пожарно-техническую комиссию в составе:
председатель комиссии: заместитель командира войсковой части 01630 по вооружению подполковник Рамазанов Г.Т
члены комиссии: старший помощник начальника ОМО войсковой части 01630 майор Попов Д.В.; командир кадра отряда (РХБЗ) войсковой части 01630 майор Куковеров О.В.; помощник начальника ОМО войсковой части 01630 – лейтенант Серебрякова Е.В.
2. Комиссии в своей работе руководствоваться Уставом внутренней службы Вооруженных Сил РФ, приказом МЧС РФ № 152 , ППБ 01-2000 и другими нормативными документами по усилению противопожарной защиты в РФ. Проверку противопожарного состояния всех объектов войсковой части

продолжение Приложения 3

проводить не реже одного раза в квартал с составлением акта, о результатах проверки докладывать мне.
3. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой.
4. Приказ довести до всего личного состава в части его касающегося.

Командир войсковой части 01630
полковник В.В. Осипов

Начальник штаба войсковой части 01630
подполковник А.Р.Пушкин

Приложение 4
Воинская часть 01630 УТВЕРЖДАЮ

КОМАНДИР ВОИНСКОЙ ЧАСТИ 01630
полковник В. Осипов

«___» ______________ 200__г.
г. Колпино

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2008 год

Индекс дела Заголовок дела Кол-во дел (томов) Дата начала и оконча
ния дела Кол-во листов Срок хранения, статья перечня Примечание
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
СТРОЕВОЕ ОТДЕЛЕНИЕ. Индекс – 1
1-01 Положение о в/ч 01630 Министерства РФ по делам ГО, ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий (346 Краснознаменный СЦ им. Ленсовета С-ЗРЦ по делам ГО, ЧС и ликвидации последствий стихийных бедствий) пост.
ст. 19 а)

1-02 Приказы, директивы, распоряжения МЧС России. Копии ДМН
ст. 9 в)

1 2 3 4 5 6 7
19-17 Номенклатура дел начальников складов. Выписка ДМН
ст. 55
19-18

_________________________________________ ___________________________ _________________________
(наименование должности руководителя (подпись) (расшифровка подписи)
структурного подразделения, созданного
для ведения делопроизводства)

________________________
(дата)

Виза зав. архивом
(лица, ответственные за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протоколом ЭК Протокол ЭПК соответствующего архива, принимающего
от __________ № __________________ дела
от __________________ № __________

Приложение 5

Воинская часть 01630
АКТ
__________№________
____________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов (дел), не подлежащих
хранению
УТВЕРЖДАЮ
Командир воинской части 01630
п – к В.В.Осипов
00.00.200__

На основании _____________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием

____________________________________________________________________________________
сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно – исторической ценности и утратившие практическое значение документы (дела)

№
п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за годы Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи Количес-тво дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Приме
ча
ние
1 2 3 4 5 6 7 8

Итого _______________________документов (дел) за ________________годы
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК (наименование архива, принимающего дела)
(протокол от _______________№________)

Наименование должности лица, проводившего
Экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАННО
Протокол ЭК (воинской части, организации системы МЧС России)
От ______________ № __________

Приложение 6

Воинская часть 01630
Положение о службе делопроизводства

00.00.200__№___
Колпино, Санкт – Петербург. УТВЕРЖДАЮ
Командир воинской части 01630
п – к В.В.Осипов
00.00.200__

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Документационное обеспечение управления воинской части 01630 осуществляет служба делопроизводства, выраженная строевой частью.
1.2. Строевая часть является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно командиру части.
1.3. Строевая часть в своей деятельности руководствуется требованиями общевоинских уставов Вооруженных сил Российской Федерации, нормативно-методическими документами в области документационного обеспечения управления, приказами и распоряжениями командира части. Деятельность работников строевой части регламентируется должностными инструкциями.
1.4. На должность начальника строевой части назначается лицо, имеющее высшее военное образование по представлению командира части.
1.5. В состав строевой части входят: начальник строевой части, делопроизводитель, старший писарь – чертежник штаба.
1.6. Строевая часть имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
2.1. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.
2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2.3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, контроля исполнения документов и подготовки документов к передаче в архив войсковой части.
2.4. Сокращение документооборота, унификация форм документов.
2.5. Разработка и внедрение нормативно – методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления войсковой части 01630.
2.6. Внедрение прогрессивных технологий обработки документов на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ
В соответствии с возложенными задачами строевая часть осуществляет следующие функции:
3.1. Разработка, внедрение, ведение альбома унифицированных форм документов войсковой части 01630, внесение в них изменений.
3.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу командиру части поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись командиру.
3.4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленный срок. Регулирование исполнения документов.
3.5. Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
3.6. Разработка номенклатуры дел части 01630, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
3.7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
3.8. Осуществление контроля, в структурных подразделениях войсковой части 01630, за правильностью оформления и формирования дел, подлежащих сдаче в архив.
3.9. Организация работы архива войсковой части 01630.
3.10. Организация рабочих мест строевой части, совершенствование условий их труда.
3.11. Повышение квалификации военнослужащих строевой части.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ
4.1. Строевая часть имеет право:
4.1.1. Требовать от начальников структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в войсковой части.
4.1.2. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.
4.1.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.4. Участвовать в обсуждении руководством части вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.
4.1.5. Вносить на рассмотрение руководства части представления о назначении, перемещении и увольнении служащих строевой части, их поощрении и наложении взысканий.
4.2. Строевая часть обязана:
4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство части информацией, необходимой для принятия управленческих решений.
4.2.2. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общегосударственных нормативных актов.
4.2.3. Совершенствовать работу с документами на основе автоматизации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Строевая часть несет ответственность за:
5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в части.
5.2. Невыполнение указаний руководства части и несоблюдение необходимых условий труда сотрудников строевой части.
5.3. Неиспользование предоставленных прав.
5.4. Несоблюдение трудовой и воинской дисциплины.
5.5. Несвоевременное и некачественное предоставление информации руководству части.
5.6. Разглашение государственной тайны.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ
Строевая часть взаимодействует:
6.1. Со структурными подразделениями части – по вопросам документационного обеспечения управления.
6.2. С отделом кадров – по вопросам подбора и расстановки кадров строевой части и повышения их квалификации.
6.3. С органами государственной власти, органами местно самоуправления организациями по вопросам повседневной деятельности части.

7.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
7.1. Сотрудники строевой части работают по распорядку, утверждаемому командиром части, а также имеют нормированный рабочий день согласно требований трудового законодательства.
7.2. Сотрудники строевой части выполняют задачи во внеслужебное время по распоряжению командира части, с последующим предоставлением выходных дней.
7.3. Изменения в настоящее Положение вносятся приказами командира части.

Начальник строевой части к – н Д.В. Матвеев

С Положением ознакомлены:
Должности служащих звание расшифровка
строевой части подписи

даты

Приложение 7

Воинская часть 01630
Должностная инструкция
делопроизводителя
00.00.200__№___
Колпино, Санкт – Петербург. УТВЕРЖДАЮ
Командир воинской части 01630
п – к В.В.Осипов
00.00.200__

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Делопроизводитель войсковой части по своей служебной деятельности подчиняется начальнику строевой части
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом командира части по представлению начальника отдела кадров или строевого отдела.
.
2. ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ ДОЛЖЕН ЗНАТЬ:
2.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в части.
2.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
2.3. Структуру воинской части и его подразделений.
2.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
2.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
2.6. Основы организации труда.
2.7. Правила эксплуатации вычислительной техники
2.8. Законодательство о труде.
2.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
2.10. Правила и нормы охраны труда.
2.11. На время отсутствия делопроизводителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное начальником строевой части. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

3. ФУНКЦИИ
3.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности строевой части
3.2. Подготовка документационного обеспечения совещаний, заслушиваний, отчетных материалов.
3.3.Организация приема посетителей.
3.4. Передача информации по каналам связи.

4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Делопроизводитель обязан:
4.1. Выполняет работы по приему и обработке корреспонденции поступившей в организацию из вышестоящих организаций, органов государственной власти, органов местного самоуправления и других организаций. Регистрация исходящих документов (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек.
4.2. Подготовка документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей).
4.3. Передача законченных делопроизводством дел в архив.
4.4. Прием документов и личных заявлений от военнослужащих части на подпись командира.
4.5. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.
4.6. Осуществляет подготовку проектов писем, запросов, ответов по поручению начальника строевой части.
4.7. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией командира.
4.8. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в строевую часть, со всеми материалами по их исполнению.
4.9. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
4.10. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях части.

5. ПРАВА
Делопроизводитель имеет право:
5.1. Вносить на рассмотрение начальника строевой части предложения по улучшению деятельности, форм и методов работы с документами.
5.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, направленных для исполнения.
5.3. Докладывать непосредственному начальнику о всех недостатках в деятельности делопроизводства части, выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Делопроизводитель несет ответственность:
6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, уставами Вооруженных сил РФ.
6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
6.4. Делопроизводитель, несет персональную ответственность за:
6.4.1. Состояние учета и регистрации документов
6.4.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.
6.4.3. Неразглашение военной и государственной тайны.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ И ОЦЕНКА РАБОТЫ
7.1. Делопроизводитель работает в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
7.2. Делопроизводитель имеет нормированный рабочий день, согласно трудовому законодательству.
7.3. Работа делопроизводителя оценивается по следующим основным показателям :
7.3.1. Своевременное и качественное выполнение предусмотренных настоящей инструкцией задач и функций.
7.3.2. Соблюдение требований, предъявляемых к работе с документами, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в войсковой части 01630.
7.3.3. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины, Правил внутреннего трудового распорядка.
7.3.4.Неразглашение военной и государственной тайны.
7.3.5. Работа делопроизводителя оценивается в ходе аттестации и по итогам работы за квартал по представлению начальника строевой части.

Начальник строевой части к – н
(подпись) (фамилия, инициалы) и

00.00.200_г.

С инструкцией ознакомлен:

Делопроизводитель

с – на.

(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.200_г.

Приложение 8

Воинская часть 01630
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
00.00.200__№___
Колпино, Санкт – Петербург.
УТВЕРЖДАЮ
Командир воинской части 01630
п – к В.В.Осипов
00.00.200__
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности войсковой части 01630.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при командире части 01630. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения командиром части. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется начальником штаба части. Секретарем назначается начальник строевой части. Персональный состав ЭК назначается приказом командира части из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих служб части, представителя строевой части.

2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации и документации, образующейся в процессе деятельности войсковой части 01630.

3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов части для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов части и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
3.3.1. На утверждение ЭПК архивного учреждения, а за тем на утверждение командиру части:
– Описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации,
– Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне.
3.3.2. На согласование ЭПК архивного учреждения, а за тем на утверждение командиру части:
– номенклатуру дел части,
– описи дел по личному составу,
– Акты об утрате или неисправимом повреждении документов,
– Постоянного хранения
3.3.3. На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:
– Предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;
3.3.4. На утверждение командира части:
– Акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п. 3.3.1.)
– Акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.
3.4. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. ПРАВА ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам части по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
– Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного
уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
– Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях начальников структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя или секретаря комиссии, имеют право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы
4.6. Информировать руководство части по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК
5.1. Экспертная комиссия части работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией Северо-Западного Регионального центра МЧС России, получает от неё соответствующие организационно-методические указания.
5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному командиром части.
5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство части.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.

Приложение 9

Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1.Периодические издания (газеты, журналы, сборники и т.д.)
2. Литературные произведения
3. Научные труды
4. Плакаты, рекламные проспекты
5. Поздравительные письма
6. Пригласительные билеты
7. Первичные документы бухгалтерского учета
8. Прейскуранты
9. Планово – финансовые документы
10.Пакеты с пометкой «лично»

Приложение 10

Воинская часть 01630
АКТ
_________________ № ________

Сотрудниками строевой части ____________________________________
( должность, фамилия, инициалы)

в присутствии __________________________________________________,
( должность, фамилия, инициалы)

при вскрытии пакета (бандероли) от __________________ № __________,
поступившего из ________________________________________________
(наименование организации)

было обнаружено отсутствие ______________________________________
_______________________________________________________________.
(наименование документов, материалов)

Составлен в двух экземплярах:
1-й экз. – в дело № ______
2-й экз. – в организацию – отправитель полученной корреспонденции

Должности Расшифровка подписей